تصدير بيانات إلى Excel

إن باستخدام "معالج التصدير"، تستطيع تصدير بيانات من قاعدة بيانات Access إلى تنسيق ملف يمكن قراءته بواسطة Excel. توضح لك هذه المقالة كيفية تحضير البيانات وتصديرها إلى Excel، كما توفر لك بعض التلميحات حول استكشاف المشاكل الشائعة التي قد تحدث وحلها.

في هذه المقالة

تصدير البيانات إلى Excel: الأساسيات

التحضير لعملية التصدير

تشغيل عملية التصدير

ما الذي يجب معرفته أيضاً حول التصدير؟

استكشاف القيم المفقودة وغير الصحيحة وتصحيحها

تصدير بيانات إلى Excel: الأساسيات

عند تصدير بيانات إلى Excel، يقوم Access بإنشاء نسخة من البيانات المحددة، ثم تخزين البيانات المُنسوخة في ملف يمكن فتحه في Excel. وإذا قمت بنسخ بيانات من Access إلى Excel بشكلٍ متكرر، فبإمكانك حفظ تفاصيل عملية التصدير لاستخدامها في المستقبل، حتى أنه يمكنك جدولة عملية التصدير بحيث يتم تشغيلها تلقائياً في فواصل زمنية معينة.

السيناريوهات الشائعة لتصدير بيانات إلى Excel

  • يستخدم القسم لديك أو مجموعة العمل الخاصة بك كلاً من Access وExcel للعمل على البيانات. فأنت تقوم بتخزين البيانات في قواعد بيانات Access، لكنك تستخدم Excel لتحليل البيانات وتوزيع نتائج التحليل. ويقوم فريقك حالياً بتصدير البيانات إلى Excel عند الحاجة إلى ذلك، إلا أنك ترغب في جعل هذه العملية أكثر فعالية.

  • تعتبر أنت من مستخدمي Access منذ زمن بعيد، إلا أن مديرك يفضل العمل على البيانات في Excel. فأنت تقوم بنسخ البيانات إلى Excel في فواصل زمنية منتظمة، إلا أنك ترغب في تنفيذ هذه العملية تلقائياً لتوفير الوقت.

حول تصدير بيانات إلى Excel

  • لا يتضمن Access الأمر "حفظ باسم" لتنسيق Excel. ولنسخ بيانات إلى Excel، يجب أن تستخدم ميزة "التصدير" الموضحة في هذه المقالة، أو تستطيع نسخ بيانات Access إلى الحافظة ثم لصقها في جدول بيانات Excel.

  • يمكنك تصدير جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير. تستطيع أيضاً تصدير سجلات محددة في طريقة عرض متعددة السجلات، مثل ورقة بيانات.

  • يتضمن Microsoft Excel أمراً لاستيراد البيانات من قاعدة بيانات Access. يمكنك استخدام هذا الأمر بدلاً من أمر التصدير في Access؛ ومع ذلك، يتيح لك أمر الاستيراد في Excel استيراد الجداول أو الاستعلامات فقط. لمزيد من المعلومات، راجع المقالة الاتصال ببيانات خارجية (أو استيرادها) الموجودة في "تعليمات" Excel.

  • لا يمكنك تصدير وحدات الماكرو أو الوحدات النمطية إلى Excel. وعند تصدير نموذج أو تقرير أو ورقة بيانات يحتوي أي منها على نماذج أو تقارير أو أوراق بيانات فرعية، فإنه يتم تصدير النموذج أو التقرير الرئيسي أو ورقة البيانات الرئيسية فقط. يجب تكرار عملية التصدير لكل نموذج أو تقرير فرعي أو ورقة بيانات فرعية ترغب في تصديره أو تصديرها إلى Excel.

  • يمكنك تصدير عنصر قاعدة بيانات واحد فقط في عملية تصدير واحدة. ومع ذلك، تستطيع دمج أوراق عمل متعددة في Excel بعد إكمال عمليات التصدير الفردية.

أعلى الصفحة

التحضير لعملية التصدير

قبل تنفيذ إجراء التصدير، يُفضل مراجعة البيانات التي تريد تصديرها للتأكد من أنها لا تحتوي على أية مؤشرات أخطاء أو قيم أخطاء. إذا تم العثور على أية أخطاء، فحاول حلها قبل تصدير البيانات إلى Excel. وإلا، فمن الممكن أن تحدث مشاكل أثناء عملية التصدير، وقد يتم إدراج قيم خالية في الخلايا بورقة عمل Excel. لمزيد من المعلومات حول المشاكل التي يمكن أن تحدث عند التصدير إلى Excel، راجع المقطع استكشاف القيم المفقودة وغير الصحيحة وتصحيحها.

إذا كان العنصر المصدر عبارة عن جدول أو استعلام، فحدد ما إذا كنت ترغب في تصدير البيانات بتنسيقها أم بدونه. يؤثر هذا القرار على جانبين من المصنف الناتج  — كمية البيانات التي يتم تصديرها وتنسيق عرض البيانات. يصف الجدول التالي نتيجة تصدير البيانات المنسقة وغير المنسقة.

التصدير

العنصر المصدر

الحقول والسجلات

التنسيق

بدون تنسيق

جدول أو استعلام

ملاحظة: لا يمكن تصدير النماذج والتقارير بدون تنسيقها.

يتم تصدير جميع الحقول والسجلات الموجودة في العنصر الأساسي.

يتم تجاهل إعدادات الخاصية "تنسيق" أثناء تنفيذ العملية.

بالنسبة لحقول البحث، فلا يتم تصدير سوى قيم معرّف البحث.

بالنسبة لحقول الارتباطات التشعبية، يتم تصدير المحتويات كعمود نص يعرض الارتباطات بالتنسيق displaytext#address#.

بتنسيق

جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير

يتم تصدير الحقول والسجلات التي يتم عرضها في طريقة العرض الحالية أو العنصر الحالي فقط. ولا يتم تصدير السجلات المُصفاة، والأعمدة المخفية في ورقة بيانات، والحقول غير المعروضة في نموذج أو تقرير.

يحافظ المعالج على إعدادات الخاصية "تنسيق".

بالنسبة لحقول البحث، يتم تصدير قيم البحث.

بالنسبة لحقول الارتباطات التشعبية، يتم تصدير القيم كارتباطات تشعبية.

بالنسبة لحقول النص المنسق، يتم تصدير النص بدون التنسيق.

  1. اختر المصنف الوجهة وتنسيق الملف. لاحظ أنه يمكن تصدير التقارير بتنسيق الملف الأقدم ‎*.xls فقط، وليس بتنسيق الملف الأحدث ‎*.xlsx.

    أثناء عملية التصدير، يطالبك Access بتعيين اسم المصنف الوجهة. يلخص الجدول التالي متى يتم إنشاء مصنف (إذا لم يكن موجوداً بالفعل) ومتى تتم الكتابة فوقه (إذا كان موجوداً بالفعل).

إذا كان المصنف الوجهة

وكان العنصر المصدر عبارة عن

وترغب في تصدير

عندئذِ

غير موجود

جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير

البيانات بالتنسيق أو بدونه

يتم إنشاء المصنف أثناء عملية التصدير.

موجوداً بالفعل

جدول أو استعلام

البيانات ولكن بدون التنسيق

لا تتم الكتابة فوق المصنف. تتم إضافة ورقة عمل جديدة إلى المصنف، وتتم تسميتها باسم العنصر الذي يتم تصدير البيانات منه. وإذا كانت هناك ورقة عمل بهذا الاسم موجودة بالفعل في المصنف، فسيطالبك Access إما باستبدال محتويات ورقة العمل المطابقة أو تعيين اسم آخر للورقة الجديدة.

موجوداً بالفعل

جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير

البيانات، مُتضمناً التنسيق

تتم كتابة البيانات التي تم تصديرها فوق المصنف. فتتم إزالة جميع أوراق العمل الموجودة، ويتم إنشاء ورقة عمل جديدة ذات اسم العنصر نفسه الذي تم تصديره. وترث البيانات الموجودة في ورقة عمل Excel إعدادات تنسيق العنصر المصدر.

تتم دوماً إضافة البيانات في ورقة عمل جديدة. ولا يمكنك إلحاق البيانات بأية ورقة عمل موجودة أو أي نطاق مسمى موجود.

أعلى الصفحة

تشغيل عملية التصدير

  1. إذا كان المصنف الوجهة مفتوحاً في Excel، فقم بإغلاقه قبل المتابعة.

  2. حدد العنصر الذي تريد تصديره في "جزء التنقل" بقاعدة البيانات المصدر.

    تصدير جزء من البيانات فقط

    إذا كان العنصر عبارة عن جدول أو استعلام أو نموذج وكنت ترغب في تصدير جزء من البيانات فقط، فافتح العنصر في طريقة عرض "ورقة البيانات" وحدد السجلات التي تريدها.

    لفتح نموذج في طريقة عرض "ورقة البيانات":    

    1. انقر نقراً مزدوجاً فوق النموذج لفتحه.

    2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق النموذج، ثم انقر فوق طريقة عرض ورقة البيانات. في حالة عدم توفر هذا الخيار:

      1. انقر فوق طريقة عرض التصميم.

      2. اضغط على F4 لعرض جزء مهام "ورقة الخصائص".

      3. حدد نموذج من القائمة المنسدلة الموجودة في أعلى "ورقة الخصائص".

      4. ضمن علامة التبويب "تنسيق" في "ورقة الخصائص"، قم بتعيين الخاصية السماح بطريقة عرض ورقة بيانات إلى نعم.

      5. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة طرق عرض، انقر فوق طريقة عرض ورقة البيانات.

        ملاحظة: لا يمكنك تصدير جزء من تقرير. ومع ذلك، تستطيع تحديد الجدول أو الاستعلام الذي يستند إليه التقرير أو فتحه، ثم القيام بتصدير جزء من البيانات الموجودة في ذلك العنصر.

  3. على علامة التبويب بيانات خارجية، ضمن المجموعة تصدير، انقر فوق Excel.

  4. راجع اسم الملف المُقترح لمصنف Excel (يستخدم Access اسم العنصر المصدر) في مربع الحوار تصدير ـ جدول بيانات Excel. ويمكنك، إذا أردت، تعديل اسم الملف.

  5. حدد تنسيق الملف الذي تريده في المربع تنسيق الملف.

  6. إذا كنت تقوم بتصدير جدول أو استعلام وتريد تصدير بيانات منسقة، فحدد تصدير البيانات مع التنسيق والتخطيط. لمزيد من المعلومات، راجع المقطع التحضير لعملية التصدير.

    ملاحظة: إذا كنت تقوم بتصدير نموذج أو تقرير، فسيكون هذا الخيار محدداً بشكلٍ دائم إلا أنه غير متوفر (يبدو باهتاً).

  7. لعرض مصنف Excel الوجهة بعد إكمال عملية التصدير، حدد خانة الاختيار فتح الملف الوجهة بعد إكمال عملية التصدير.

    إذا كان العنصر المصدر مفتوحاً وقمت بتحديد سجل واحد أو أكثر في طريقة العرض قبل بدء تشغيل عملية التصدير، فبإمكانك تحديد تصدير السجلات المحددة فقط. ولتصدير جميع السجلات المعروضة في طريقة العرض، اترك خانة الاختيار هذه دون تحديد.

    ملاحظة: تظل خانة الاختيار هذه غير متوفرة (باهتة) إذا لم يتم تحديد أية سجلات.

  8. انقر فوق موافق.

    إذا فشلت عملية التصدير بسبب خطأ ما، فسيعرض Access رسالة توضح سبب الخطأ. وإلا، فيقوم Access بتصدير البيانات، وفتح المصنف الوجهة في Excel، استناداً إلى التحديد الذي أجريته في الخطوة 7. بعد ذلك، يعرض Access مربع حوار يمكنك فيه إنشاء مواصفة تستخدم التفاصيل من عملية التصدير.

أعلى الصفحة

ما الذي يجب معرفته أيضاً حول التصدير؟

أعلى الصفحة

استكشاف القيم المفقودة وغير الصحيحة وتصحيحها

يشرح الجدول التالي طرقاً متنوعةً لاستكشاف الأخطاء الشائعة وإصلاحها.

تلميح: إذا وجدت أنه هناك بضع قيم فقط مفقودة، فقم بإصلاحها في مصنف Excel. وإلا، فقم بإصلاح العنصر المصدر في قاعدة بيانات Access، ثم كرر عملية التصدير.

المشكلة

الوصف والحل

الحقول المحسوبة

يتم تصدير نتائج الحقول المحسوبة؛ ولا يتم تصدير التعبيرات الأساسية التي تقوم بتنفيذ العمليات الحسابية.

الحقول متعددة القيم

يتم تصدير الحقول التي تعتمد القيم المتعددة كقائمة قيم مفصولة بفواصل منقوطة (؛).

الصور والعناصر والمرفقات

لا يتم تصدير العناصر الرسومية (مثل الشعارات ومحتويات حقول عنصر OLE والمرفقات التي تكون جزءاً من البيانات المصدر). قم بإضافتها إلى ورقة العمل يدوياً بعد إكمال عملية التصدير.

الرسم البياني

عند تصدير نموذج أو تقرير يحتوي على عنصر Microsoft Graph، فلا يتم تصدير عنصر الرسم البياني.

وجود البيانات في العمود الخطأ

يتم أحياناً استبدال القيم الخالية الموجودة في ورقة العمل الناتجة بالبيانات التي يجب أن توجد في العمود التالي.

قيم التواريخ مفقودة

لا يتم تصدير قيم التواريخ الأقدم من 1 يناير، 1900. وستحتوي الخلايا المطابقة في ورقة العمل على قيمة خالية.

التعبيرات مفقودة

لا يتم تصدير التعبيرات المُستخدمة لحساب القيم إلى Excel. ويتم تصدير نتائج العمليات الحسابية فقط. أضف الصيغة إلى ورقة عمل Excel يدوياً بعد إكمال عملية التصدير.

النماذج والتقارير وأوراق البيانات الفرعية مفقودة

عند تصدير نموذج أو تقرير أو ورقة بيانات، يتم تصدير النموذج أو التقرير الرئيسي أو ورقة البيانات الرئيسية فقط. ويجب تكرار عملية التصدير لكل نموذج أو تقرير فرعي أو ورقة بيانات فرعية ترغب في تصديره أو تصديرها.

الأعمدة مفقودة أو منسقة بشكلٍ غير صحيح

إذا لم يبدو أي من الأعمدة منسقاً في ورقة العمل الناتجة، فكرر عملية التصدير وتأكد من تحديد خانة الاختيار تصدير البيانات مع التنسيق والتخطيط في المعالج. وعلى العكس من ذلك، إذا كانت بعض الأعمدة فقط تبدو منسقة بشكلٍ مختلف عن الإصدارات في العنصر المصدر، فقم بتطبيق التنسيق الذي تريده في Excel يدوياً.

تنسيق عمود في Excel‏

  1. افتح مصنف Excel الوجهة، ثم اعرض ورقة العمل التي تحتوي على البيانات المُصدرة.

  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق عمود أو نطاق محدد من الخلايا، ثم انقر فوق تنسيق الخلايا.

  3. في علامة التبويب رقم، ضمن فئات، حدد تنسيقاً مثل نص أو رقم أو تاريخ أو وقت.

  4. انقر فوق موافق.

قيمة "#" في عمود

قد تشاهد القيمة # في عمود تتطابق مع الحقل "نعم/لا" في نموذج. يمكن أن يكون ذلك نتيجة بدء عملية التصدير من "جزء التنقل" أو في طريقة عرض "النموذج". لحل هذه المشكلة، افتح النموذج في طريقة عرض "ورقة البيانات" قبل تصدير البيانات.

مؤشرات أو قيم الأخطاء

تحقق من الخلايا بحثاً عن أية مؤشرات أخطاء (مثلثات خضراء في الزوايا) أو قيم أخطاء (سلاسل تبدأ بالحرف # بدلاً من البيانات المناسبة).

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×