تخزين معلومات حول الحسابات في Business Contact Manager

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

إن حساب عبارة عن عمل أو مؤسسة تتعامل معها. بإمكان الحساب أن يكون أيضاً عميلاً في مجال عمل خدماتي، على سبيل المثال عيادة لطب الأسنان. يمكنك استخدام سجلات الحسابات لتنظيم المعلومات حول الشركات والمؤسسات التي تتعامل معها ولتخزين تلك المعلومات.

تشرح هذه المقالة كيفية إكمال نموذج الحساب وتحريره.

ماذا تريد أن تفعل؟

تحرير سجلات الحسابات

إنشاء حساب جديد من سجل عميل

أعلى الصفحة

يمكنك القيام بالأمور التالية باستخدام سجلات الحسابات:

  • إضافتها أو استيرادها

  • تعيينها إلى موظف أو زميل في العمل.

  • ربط جهات اتصال العمل وأنواع سجلات أخرى بها.
    يسرد سجل الحساب عناصر محفوظات الاتصالات لكل جهة اتصال عمل مرتبطة به، بالإضافة إلى سرد محفوظات الاتصالات الخاصة به.
    يمكنّك هذا الأمر من وضع كل المعلومات ذات الصلة بحساب ما في سجل واحد. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل مع جهتي اتصال عمل مختلفتين تعملان لصالح الشركة نفسها، فيمكنك ربط جهتي الاتصال بسجل حساب. يسرد سجل الحساب محفوظات الاتصالات لجهتي اتصال العمل.

    ملاحظة: من غير الضروري ربط سجلات الحسابات وسجلات العملاء بسجلات أخرى. ومع ذلك، يجب ربط معظم أنواع السجلات الأخرى، باستثناء تلك المتعلقة بالأنشطة التسويقية ومهام المشاريع، بحساب أو جهة اتصال عمل.

  • ربط عناصر محفوظات الاتصالات بسجلات الحساب لتعقب الاتصالات والعناصر ذات الصلة بالحساب، مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والملفات والمواعيد.

    يمكنك ربط رسائل البريد الالكتروني تلقائيا ب# سجلات الحسابات. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع رسائل البريد الالكتروني "الارتباط و# التعقب" في Business Contact Manager.

  • تحرير المعلومات في سجلات الحسابات.

  • تخصيص نموذج الحساب عبر إضافة حقول وعناصر إلى قوائم الحقول أو إزالتها.

    يمكنك أيضاً إنشاء أنواع سجلات مخصصة تستند إلى نموذج الحساب.

    • أنشئ التقارير لعرض المعلومات المتعلقة بالحسابات وتحليلها.

أعلى الصفحة

فتح نموذج حساب

يمكنك إضافة سجل حساب جديد بشكل يدوي عبر كتابة المعلومات على النموذج، أو يمكنك استيراد السجل من برنامج آخر مثل ACT! ‎ أو Microsoft Excel. للحصول على معلومات حول كيفية استيراد حسابات وسجلات أخرى، راجع استيراد البيانات إلى Business Contact Manager.

لن تحتاج إلا إلى دقيقة واحدة لفتح نموذج حساب فارغ وإدخال بعض البيانات حول حساب جديد. يؤدي حفظ النموذج إلى إنشاء سجل الحساب الجديد. ويمكنك إعادة فتح السجل في وقت لاحق وإضافة المزيد من التفاصيل، بينما تعمل على تطوير علاقتك مع الحساب.

  1. في جزء التنقل، ضمن Business Contact Manager، انقر فوق إدارة اتصالات العملاء.
    يتم تحديد علامة تبويب الحسابات.

  2. على الشريط، في المجموعة جديد، انقر فوق حساب جديد.

أعلى الصفحة

إكمال نموذج حساب

يتضمّن نموذج الحساب ثلاث صفحات: عام والتفاصيل والمحفوظات. تحتوي كل صفحة على مقطع واحد أو أكثر.

يمكنك إدخال كمية المعلومات التي تريدها في الحقول. الحقل الوحيد الذي يجب تعبئته لكي تتمكّن من حفظ السجل هو اسم الحساب على الصفحة عام.

يمكنك تخصيص النموذج عبر نقل المقاطع والحقول، وإعادة تسمية الحقول والصفحات، وإضافة العناصر إلى القوائم.

الصفحة "عام"

مقطع الحساب

  1. أدخل اسم الحساب واسم المكتب الذي يوجد فيه الشخص.
    قد يكون هذا رقم الحساب، أو قد يكون "باريس"، لأن الحساب يقع في باريس، مكتب تكساس.

  1. تعيين الحساب إلى زميل في العمل أو موظف     انقر فوق الاسم في القائمة تعيين إلى.

    وتكون الأسماء الموجودة في القائمة "تعيين إلى" هي أسماء الموظفين الذين قمت بمشاركة قاعدة بيانات Business Contact Manager معهم. للحصول على معلومات حول المشاركة، راجع الاتصال بقاعدة بيانات Business Contact Manager مشتركة.

    مقاطع الإنترنت وأرقام الهواتف والعناوين

  2. أدخل عنوان البريد الإلكتروني وعناوين صفحات ويب وأرقام الهواتف وعنوان العمل.
    يشير السهم الموجود إلى جانب اسم حقل (على سبيل المثال، البريد الإلكتروني) إلى أنه يمكنك إجراء إدخالات متعددة في الحقل.

    إذا أدخلت أكثر من عنوان واحد لحساب، فحدد خانة الاختيار هذا هو العنوان البريدي لتحديد العنوان الذي سيتم استخدامه أثناء دمج المراسلات.

    المقطع "معلومات المصدر"

  3. في المقطع معلومات المصدر، أدخل المعلومات في الحقول التالية:

    • المصدر     انقر فوق الأسلوب أو الإجراء، على سبيل المثال، مرجع خارجي، حيث تعرّف هذا الحساب على عملك.

    • تبدأ بـ     انقر فوق هذا الزر لتحديد النشاط التسويقي أو الشخص (مثل العميل المتوقع) الذي أحضر هذا الحساب لك.

      يتيح إدخال اسم نشاط تسويقي لـ Business Contact Manager for Outlook تعقّب نوع السجلات الناتجة من النشاط وعددها. وهو يريط سجل النشاط التسويقي بالحساب.

      المقطع "جهات الاتصال المرتبطة"

ربط جهات اتصال العمل بحساب     أضف جهات اتصال العمل أو العملاء المتوقعين المرتبطين إلى الحساب. تكون محفوظات الاتصالات الخاصة بكل جهة اتصال عمل وعميل متوقع مذكورة أيضاً على صفحة "المحفوظات" التابعة للحساب.

  1. انقر فوق إضافة.

  2. في مربع الحوار حدد جهات اتصال العمل لربطها بهذا الحساب، قم بما يلي:

    1. في قائمة نوع العنصر، انقر فوق الخيار كافة أنواع جهات اتصال العمل، الذي يتضمّن جهات اتصال العمل والعملاء المتوقعين؛ انقر فوق جهات اتصال العمل؛ أو فوق العملاء المتوقعون.

      نموذج العميل المتوقع هو جهة اتصال عمل مخصصة، لأن نموذج العميل المتوقع يستند إلى نموذج جهة اتصال العمل.

    2. انقر فوق أنواع جهات اتصال العمل التي تريد ربطها بسجل الحساب، ثم انقر فوق موافق.

      كيف يمكنني تحديد أكثر من سجل واحد؟

      لتحديد سجلات متجاورة، اضغط على المفتاح SHIFT، ثم انقر فوق السجلين الأول والأخير من المجموعة التي تريد إضافتها. لتحديد سجلات غير متجاورة، اضغط على المفتاح CTRL، ثم انقر فوق السجلات الفردية. لتحديد كافة السجلات، انقر فوق أحد السجلات، ثم اضغط على CTRL+A.

  3. بشكل افتراضي، تكون جهة اتصال العمل الأولى في القائمة معينة كجهة اتصال رئيسية، أي الشخص الذي تتعامل معه في معظم الأحيان. لتحديد جهة اتصال رئيسية مختلفة، انقر فوق رئيسية.

  4. إلغاء ربط جهة اتصال العمل     لإلغاء ربط جهة اتصال عمل من حساب، في المقطع جهات الاتصال المرتبطة، انقر فوق جهة اتصال العمل، ثم انقر فوق إزالة.

أعلى الصفحة

صفحة "التفاصيل"

مقطع "معلومات الشركة"

  1. أدخل معلومات حول الشركة أو العميل مثل رقم الحساب الداخلي للشركة الخاص بالحساب، ومقدار الإيرادات وعدد الموظفين.

    المقطع "تصنيف"

    تكون خانة الاختيار نشط محددة بشكل افتراضي. يشير الخيار نشط إلى أن الشركة مستمرة في التعامل معك.

    يمكنك أيضاً تحديد خانة الاختيار نشط أو مسحها على الصفحة عام على نموذج الحساب. على الشريط، في مجموعة العلامات، انقر فوق الزر غير نشط. إذا كان الزر غير نشط محدداً، تكون خانة الاختيار نشط غير محددة.

  2. صنّف الشركة عبر النقر فوق أحد الخيارات في المربع تصنيف الحساب . قد يرتبط التصنيف بقيام الشركة بتسديد فواتيرها في الوقت المناسب.

  3. انقر فوق حالة السداد الخاصة بالحساب.

  4. انقر فوق مجال الاهتمام.

    مقطع "الاتصال"

  5. انقر فوق أسلوب الاتصال المفضّل لدى الحساب.

    حدد خانات الاختيار عدم الاتصال أو عدم إرسال فاكس أو عدم إرسال بريد إلكتروني أو عدم إرسال بريد للإشارة إلى نماذج الاتصالات التي يجب عدم استخدامها لهذا الحساب.

    المقطع "تعليقات"

  6. في المقطع تعليقات، اكتب الملاحظات والصق التعليقات من ملفات أخرى، أو أرفق الملفات أو عناصر Outlook.

  7. قد يكون من المفيد تسجيل الوقت الذي أدخلت فيه تعليقاً. انقر فوق إضافة طابع زمني لتسجيل التاريخ والوقت لكل إدخال.

أعلى الصفحة

صفحة "المحفوظات

  1. على الشريط، في المجموعة إظهار، انقر فوق المحفوظات لعرض صفحة "المحفوظات".

  2. أضف عناصر محفوظات الاتصالات أو اعرضها، من عناصر محفوظات الاتصالات هذه رسائل البريد الإلكتروني أو ملاحظات العمل أو المواعيد.

    كيف أضيف عنصر محفوظات اتصالات؟

    1. ضمن محفوظات الاتصالات، انقر فوق جديد، ثم انقر فوق نوع العنصر الذي تريد إضافته.

    2. اكتب المعلومات في النموذج، ثم انقر فوق حفظ وإغلاق.

  3. إذا كنت تبحث عن عنصر معين، فيمكنك البحث في قائمة عناصر محفوظات الاتصالات أو تصفيتها.

    1. كيف أبحث في قائمة عناصر محفوظات الاتصالات؟

      • في المربع بحث، اكتب المعلومات التي تبحث عنها، ثم انقر فوق الزر بحث الأيقونة "بحث" .

        ملاحظة: يتم البحث في الحقلين الموضوع ومرتبط بـ. لسرد كل العناصر من نوع معين، مثل رسائل البريد الإلكتروني، استخدم عامل تصفية.

    2. كيف أقوم بتصفية قائمة عناصر محفوظات الاتصالات؟

      • على الشريط، انقر فوق علامة التبويب عرض.

      • في المجموعة تصفية، قم بواحد مما يلي:

        • انقر فوق نوع عامل التصفية، مثل نوع العنصر الذي تريد تطبيقه، ثم انقر فوق عامل التصفية.

        • انقر فوق تصفية، ثم حدد معايير التصفية.

          لمزيد من المعلومات حول التصفية، انظر تصفية السجلات في Business Contact Manager.

  4. عند الانتهاء، انقر فوق حفظ وإغلاق.

أعلى الصفحة

تحرير سجلات الحسابات

يمكنك فتح سجل حساب لإضافة معلومات أو تحريرها أو للاطلاع على عناصر محفوظات الاتصالات المرتبطة بسجلات أخرى مرتبطة بالحساب أو موروثة منه.

إذا كان أحد عناصر محفوظات الاتصالات مذكوراً على صفحة "المحفوظات" لأكثر من مرة واحدة، فهذا يعني أن العنصر مرتبط بأكثر من سجل واحد.

  1. في جزء التنقل، ضمن Business Contact Manager، انقر فوق إدارة اتصالات العملاء.

  2. على علامة تبويب الحسابات، انقر نقراً مزدوجاً فوق سجل حساب لفتحه للتحرير.

  3. أضف معلومات أو حررها كما تقتضي الحاجة.

    تلميح: اذا كان لديك عنوان البريد الكتروني ل# الحساب، يمكنك التاكد من ان رسائل البريد الالكتروني من الحساب و# يتم تضمينها تلقائيا في محفوظات الاتصالات ل# السجل. في المجموعه تحرير، انقر فوق تعقب البريد الالكتروني، ثم فوق اداره الارتباط و# التعقب. حدد خانه الاختيار ل# عنوان البريد الالكتروني ل# الحساب، و# من ثم انقر فوق موافق. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول ربط رسائل البريد الالكتروني تلقائيا ب# السجلات، راجع رسائل البريد الالكتروني "الارتباط و# التعقب" في Business Contact Manager.

  4. عند الانتهاء، انقر فوق حفظ وإغلاق.

أعلى الصفحة

تصنيف الحسابات

إن الفئة عبارة عن لون أو كلمة أو عبارة تقوم بإقرانها بسجل حساب بهدف مساعدتك في العثور على السجلات المرتبطة أو فرزها أو تصفيتها أو تجميعها. على سبيل المثال، قد تقوم بتعيين اللون الأحمر إلى كل الحسابات التي قامت بعمليات شراء وصل مجموعها إلى 5000 ر.س. على الأقل في ربع السنة المنصرم.

  1. في جزء التنقل، ضمن Business Contact Manager، انقر فوق إدارة اتصالات العملاء.

  2. على علامة تبويب الحسابات، انقر فوق السجل الذي تريد تصنيفه.

    كيف يمكنني تحديد أكثر من سجل واحد؟

    لتحديد سجلات متجاورة، اضغط على المفتاح SHIFT، ثم انقر فوق السجلين الأول والأخير من المجموعة التي تريد إضافتها. لتحديد سجلات غير متجاورة، اضغط على المفتاح CTRL، ثم انقر فوق السجلات الفردية. لتحديد كافة السجلات، انقر فوق أحد السجلات، ثم اضغط على CTRL+A.

  3. على الشريط، في مجموعة العلامات، انقر فوق تصنيف،‏ ثم فوق الفئة.

    ملاحظة: لا يمكن لمستخدمي قاعدة بيانات Business Contact Manager الآخرين رؤية الفئات التي تقوم بتعيينها إلى السجلات. تُعد الفئات مخصصة للاستخدام الفردي.

أعلى الصفحة

إنشاء حساب جديد من سجل عميل

استخدم الإجراء التالي لإنشاء جساب جديد من سجل عميل. تربط العملية أيضاً جهة اتصال العمل بسجل الحساب الجديد أو تربط جهة اتصال العمل بسجل حساب مختلف.

  1. في جزء التنقل، ضمن Business Contact Manager، انقر فوق إدارة اتصالات العملاء.

  2. انقر فوق علامة التبويب جهة اتصال العمل، ثم انقر نقراً مزدوجاً فوق جهة اتصال العمل التي تريد استخدامها لإنشاء سجل الحساب.

  3. على الشريط، في مجموعة تحرير، انقر فوق حساب مرتبط،‏ ثم فوق حساب جديد.

  4. في سجل الحساب، أدخل اسم حساب.

    تحتوي الحقول الأخرى، مثل رقم هاتف العمل والعنوان على معلومات من سجل العميل.

  5. إذا لزم الأمر، أدخل أي بيانات إضافية على نموذج الحساب.

  6. انقر فوق حفظ وإغلاق لإغلاق سجل الحساب.

    يتم بشكل تلقائي ربط جهة اتصال العمل بسجل الحساب الجديد. لن يعرض سجل الحساب اسم جهة اتصال العمل إلا بعد أن تعيد فتح سجل الحساب.

أعلى الصفحة

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

انظر أيضاً

تخصيص نماذج Business Contact Manager عبر الحقول المعرفة بواسطة المستخدم

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×