تحويل عروض الأسعار إلى فواتير مدفوعة باستخدام قالب قاعدة بيانات الخدمات على ويب

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يُنشئ قالب قاعدة بيانات Access 2010 Services على ويب قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تسمح لك بتعقب عروض الأسعار والفواتير والعملاء وبيانات أخرى مقترنة بإدارة شركة تُعنى بالخدمات.

يعرض الفيديو التاليه سيناريو مختصر ل# كيفيه قد استخدام هذا القالب.

لا يدعم المستعرض الفيديو. ثبّت Microsoft Silverlight أو Adobe Flash Player أو Internet Explorer 9.

اذا لم تكن قد مسبقا، قم ب# تنزيل قالب الخدمات.

اقرأ هذه المقالة لمعرفة كيفية استخدام القالب لإنشاء قاعدة بيانات خاصة بك وبدء استخدامها لمساعدتك على إدارة شركتك.

في هذه المقالة

بدء تشغيل قاعده البيانات ل# المره الاولي

بدء الاستخدام: اضافه بيانات موجوده الي قاعده بيانات الخدمات

لوحه المعلومات: تعقب عروض الاسعار النشطه و# الفواتير

عروض الاسعار: اداره كل عروض اسعارك

الفواتير: اداره كل فواتيرك

مركز التقارير: عرض التقارير و# طباعتها

خيارات متقدمه: اداره الخدمات و# المنتجات، و# الموظفين و# العملاء

الخطوات التاليه

بدء تشغيل قاعدة البيانات للمرة الأولى

يظهر مربع حوار يسمح لك باختيار ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بعينة البيانات أو حذفها بحيث يمكنك البدء بإدخال بياناتك الخاصة:

نموذج بدء التشغيل لقالب قاعدة بيانات الخدمات على ويب

1. انقر فوق الزر في الجهه اليمني ل# فتح قاعده البيانات و# العمل ب# استخدام نموذج البيانات. سيتم ملء الوصول الي قاعده بيانات الخدمات ب# البيانات من شركه الخياليه Northwind Traders.

2. انقر فوق الزر علي اليسار ل# حذف عينه البيانات ب# حيث يمكنك البدء ب# ادخال بياناتك الخاصه.

يؤدي حذف عينة البيانات أيضاً إلى منع ظهور مربع حوار بدء التشغيل مرة أخرى لاحقاً.

3. قم ب# الغاء تحديد خانه الاختيار ل# منع ظهور مره اخري لاحقا في مربع الحوار.

ملاحظة: تستخدم كافة الحقول وعناصر التحكم في قالب الخدمات التي تعرض بيانات العملة علامة دولار ($) كرمز العملة. إذا كانت إعداداتك المحلية تستخدم رمز عملة آخر، فيمكنك أن تأخذ في الاعتبار إمكانية ضبط الحقول وعناصر التحكم المتأثرة قبل إزالة عينة البيانات. لمزيد من المعلومات، راجع القسم انظر أيضاً.

بدء الاستخدام: اضافه بيانات موجوده الي قاعده بيانات الخدمات

تتضمّن علامة التبويب بدء الاستخدام علامات التبويب الأخرى التالية لمساعدتك على تكوين البيانات الخاصة بشركتك وجعلها جاهزة للاستخدام.

علامات تبويب "بدء الاستخدام"

الميزات

اهلا وسهلا

ارتباطات إلى موارد مفيدة

معلومات الشركه

حقول لتخزين معلومات حول شركتك لاستخدامها على فواتير وتقارير أخرى

الموظفين

طريقة عرض ورقة البيانات للموظفين. يتم تسجيل الموظف الذي قام بتسجيل دخوله على عروض الأسعار والفواتير الجديدة

خدمات

طريقة عرض ورقة البيانات للخدمات التي يمكنك إضافتها إلى عروض الأسعار والفواتير

المنتجات

طريقة عرض ورقة البيانات للمواد التي تعيد بيعها أو تستخدمها. يمكنك إضافة هذه المنتجات إلى عروض الأسعار والفواتير

عروض الاسعار و# الفواتير

طريقتان لعرض ورقة البيانات؛ عروض أسعارك وفواتيرك

عند النقر فوق بدء إدخال بياناتي في مربع حوار بدء التشغيل، ينقلك Access إلى علامة التبويب بدء الاستخدام والترحيب، حيث يمكنك بدء عملية إدخال البيانات في قاعدة بيانات الخدمات الجديدة.

علامة التبويب "بدء الاستخدام" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات على ويب"

لست بحاجة إلى استخدام علامة التبويب بدء الاستخدام لإدخال كل بياناتك. توجد علامة التبويب في هذا المكان لتسهيل بدء الاستخدام بشكل سريع. معظم المعلومات التي يمكنك إدخالها على علامات تبويب "بدء الاستخدام" التالية يمكن أيضاً إدخالها على علامات التبويب الرئيسية، مثل علامة تبويب عروض الأسعار أو علامة تبويب الفواتير. ومع ذلك، يمكنك إدخال معلومات شركتك فقط (تظهر على عروض الأسعار والفواتير) باستخدام علامة تبويب معلومات الشركة.

علامه تبويب الترحيب: التعليمات و# موارد اخري

تشير الارتباطات الموجودة على علامة تبويب الترحيب إلى أحدث الموارد لمساعدتك على تحقيق أقصى قدر من الاستفادة من قاعدة بيانات الخدمات. على الرغم من أن الارتباطات لا تتغيّر، غير أنه يتم تحديث أهداف الارتباطات كلما توفرت موارد جديدة.

  • عندما تنتهي من عرض المعلومات على علامة تبويب الترحيب، انقر فوق التالي للمتابعة إلى علامة تبويب معلومات الشركة.

علامه تبويب معلومات الشركه: ادخال معلومات شركتك

على علامة تبويب معلومات الشركة، يمكنك إدخال معلومات عن شركتك، كالاسم والموقع والهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. سيتم عرض هذه المعلومات على فواتير وتقارير أخرى تم إنشاؤها بواسطة قاعدة البيانات.

علامة التبويب "معلومات الشركة" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات"

  • اكتب معلومات شركتك في المربعات، ثم انقر فوق التالي.

علامه تبويب الموظفون: ادخال معلومات عن الموظفين

على علامة تبويب الموظفون، يمكنك أن تبدأ بإضافة الموظفين إلى قاعدة البيانات. سيساعدك ذلك على تعقب عمل كل موظف. على سبيل المثال، عند إنشاء عرض أسعار جديد، سيكون الموظف الذي قام بتسجيل دخوله جزءاً من عرض الأسعار الجديد.

  • اكتب معلومات كل موظف في ورقة البيانات، ثم انقر فوق التالي.

    يمكنك أيضاً عرض الموظفين وتحريرهم وإضافتهم على علامة تبويب الموظفون الرئيسية.

علامه تبويب الخدمات: ادخال معلومات عن الخدمات

على علامة تبويب الخدمات، يمكنك إضافة معلومات عن الخدمات التي توفرها، كالأجر في الساعة لكل واحدة منها. يمكنك أيضاً إزالة الخدمات عن طريق حذفها أو وضع علامة عليها كخدمات تم إيقافها. يمكنك حذف الخدمة فقط إذا توقفت عن الظهور في أي عروض أسعار أو فواتير.

عندما تضيف خدمة إلى عرض أسعار أو فاتورة، يُضاف الأجر في الساعة لتلك الخدمة إلى عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط الأجر في الساعة لأي خدمة قبل أن ترسل أي عرض أسعار أو فاتورة معينة. لن يؤثر ضبط المعدل على عرض الأسعار أو الفاتورة في المعدل الافتراضي للأجر بالساعة الخاص بالخدمة.

إضافة بيانات الخدمات التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات من Excel ولصقها في ورقة بيانات في Access. من شأن نسخ هذه البيانات ولصقها أن يساعدك على توفير الوقت، وبشكل خاص إذا كانت البيانات في Excel موجودة في صفوف أو أعمدة هي نفسها الأعمدة الموجودة على ورقة البيانات أو شديدة الشبه بها.

هناك عاملان رئيسيان يجب مراعاتهما عند التحضير لعملية نسخ البيانات من Excel ولصقها في Access:

هام:  يجب أن يتضمّن العمود رمز الخدمة قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة، أي لا يمكن لخدمتين أو أكثر أن تحمل الاسم نفسه.

ملاحظة:  تفترض الخطوات في هذا القسم أن لديك بيانات للأعمدة الأربعة كلها في ورقة بيانات الخدمات. إذا لم تتوفر لديك بيانات لكل هذه الأعمدة، فيمكنك نسخ البيانات المتوفرة لديك. العمود الواحد المطلوب والذي يجب أن يتضمّن قيماً فريدة هو عمود رمز الخدمة.

تبديل موضع بيانات Excel من الصفوف إلى الأعمدة

تلميح:  إذا لم تكن بياناتك مرتبّة بالطريقة نفسها كما في أعمدة ورقة بيانات Access، فيمكنك إدراج ورقة عمل في Excel، وتبديل موضع البيانات إلى ورقة العمل الجديدة. من شأن استخدام ورقة عمل جديدة أن يسهّل عملية ترتيب البيانات كما تم ترتيبها في أعمدة ورقة بيانات Access‏.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

    تلميح:  لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. زر الماوس الايمن فوق خليه موجوده خارج البيانات المحدده (علي سبيل المثال، خليه الموجوده اسفل الصف اقل من التحديد)، ثم ضمن خيارات اللصق، انقر فوق الزر تبديل موضع:
    لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب أعمدة بيانات Excel ذات الترتيب المختلف عن ورقة بيانات الخدمات
  1. افتح مصنف Excel الذي يحتوي على بيانات عن خدماتك.

  2. ادراج ورقه عمل جديده. ل# الحصول علي المساعده ب# استخدام هذه الخطوه، راجع المقاله Excel ادراج او حذف ورقه عمل.

  3. على ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب او الصق رمز الخدمه في الخليه A1.

    2. اكتب او الصق وصف الخدمه في الخليه B1.

    3. اكتب او الصق الافتراضيه الاجر ب# الساعه في الخليه C1.

    4. اكتب الملاحظات او الصقها في الخليه D1.

  4. انسخ أسماء أو رموز الخدمات إلى العمود A:

    1. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز، ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف الخدمات إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة التساوي (=).

    2. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      يلصق Excel مرجع الخلية في الخلية B2 على ورقة العمل الجديدة.

    4. علي ورقه العمل الجديده، انقر فوق الخليه B2 مره اخري و# ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة .
      يلصق Excel مراجع الخلايا ل# الجزء المتبقي القائمه في العمود b.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ الأجور بالساعة الافتراضية لخدماتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ ملاحظات خدماتك.

لصق بيانات من الأعمدة ذات الترتيب نفسه للأعمدة الموجودة على ورقة بيانات الخدمات
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. في Access، علي علامه تبويب الخدمات، انقر نقرا مزدوجا فوق العلامه النجميه الموجوده في ورقه البيانات، و# من ثم انقر فوق لصق.
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة خدمات مرة واحدة

  • انقر فوق إضافة خدمة جديدة لفتح نموذج تفاصيل الخدمة وإدخال معلومات عن إحدى الخدمات.
    - أو –

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة تبويب الخدمات.

علامه تبويب المنتجات: ادخال معلومات عن المنتجات

على علامة تبويب المنتجات، يمكنك إضافة معلومات عن المنتجات التي تعيد بيعها أو تستخدمها أثناء الخدمة.

عند إضافة منتج إلى عرض أسعار أو فاتورة، يتم تسجيل سعر الوحدة كجزء من عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط سعر الوحدة لأي منتج قبل أن ترسل أي عرض أسعار أو فاتورة معينة. لن يؤثر ضبط السعر على عرض أسعار أو فاتورة في سعر الوحدة للمنتج.

إضافة بيانات المنتجات التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات من Excel ولصقها في ورقة بيانات في Access. من شأن نسخ هذه البيانات ولصقها أن يساعدك على توفير الوقت، وبشكل خاص إذا كانت البيانات في Excel موجودة في صفوف أو أعمدة هي نفسها الأعمدة الموجودة على ورقة البيانات أو شديدة الشبه بها.

هناك عاملان رئيسيان يجب مراعاتهما عند التحضير لعملية نسخ البيانات من Excel ولصقها في Access:

هام:  يجب أن يتضمّن العمود رمز المنتج قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة، أي لا يمكن لخدمتين أو أكثر أن تحمل الاسم نفسه.

ملاحظة:  تفترض الخطوات في هذا القسم أن لديك بيانات للأعمدة الأربعة كلها في ورقة بيانات المنتجات. إذا لم تتوفر لديك بيانات لكل هذه الأعمدة، فيمكنك نسخ البيانات المتوفرة لديك. العمود الوحيد المطلوب والذي يجب أن يتضمّن قيماً فريدة هو عمود رمز المنتج.

تبديل موضع بيانات Excel من الصفوف إلى الأعمدة

إذا كانت بياناتك مرتّبة في صفوف (على عكس الأعمدة)، فيجب تبديل موضع البيانات في Excel قبل لصقها في Access.

تلميح:  إذا لم تكن بياناتك مرتبّة بالطريقة نفسها كما في أعمدة ورقة بيانات Access، فيمكنك إدراج ورقة عمل في Excel، وتبديل موضع البيانات إلى ورقة العمل الجديدة. من شأن استخدام ورقة عمل جديدة أن يسهّل عملية ترتيب البيانات كما تم ترتيبها في أعمدة ورقة بيانات Access‏.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. زر الماوس الايمن فوق خليه موجوده خارج البيانات المحدده (علي سبيل المثال، خليه الموجوده اسفل الصف اقل من التحديد)، ثم ضمن خيارات اللصق، انقر فوق الزر تبديل موضع:
    لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب أعمدة Excel ذات الترتيب المختلف عن ورقة بيانات المنتجات
  1. افتح مصنف Excel الذي يحتوي على بيانات عن منتجاتك.

  2. ادراج ورقه عمل جديده. ل# الحصول علي المساعده ب# استخدام هذه الخطوه، راجع المقاله Excel ادراج او حذف ورقه عمل.

  3. على ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب او الصق رمز المنتج في الخليه A1.

    2. اكتب او الصق وصف المنتج في الخليه B1.

    3. اكتب سعر الوحده او الصقه في الخليه C1.

    4. اكتب الكمية لكل وحدة أو الصقها في الخلية D1.

    5. اكتب الملاحظات او الصقها في الخليه E1.

  4. انسخ أسماء أو رموز المنتجات إلى العمود A:

    1. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز، ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف المنتجات إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة التساوي (=).

    2. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      يلصق Excel مرجع الخلية في الخلية B2 على ورقة العمل الجديدة.

    4. علي ورقه العمل الجديده، انقر فوق الخليه B2 مره اخري و# ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة .
      يلصق Excel مراجع الخلايا ل# الجزء المتبقي القائمه في العمود b.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ سعر الوحدة لمنتجاتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ الكمية لكل وحدة لمنتجاتك.

  8. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود E وانسخ ملاحظات خدماتك.

لصق بيانات من الأعمدة ذات الترتيب نفسه للأعمدة الموجودة على ورقة بيانات المنتجات.
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. في Access، علي علامه التبويب Products، انقر نقرا مزدوجا فوق العلامه النجميه الموجوده في ورقه البيانات، و# من ثم انقر فوق لصق.
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة منتج واحد في كل مرة

  • انقر فوق إضافة منتج جديد لفتح نموذج تفاصيل المنتج وإدخال معلومات عن أحد المنتجات.
    - أو –

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة تبويب المنتجات.

علامه تبويب عروض الاسعار و# الفواتير: ادخال عروض الاسعار و# الفواتير

إذا توفرت لديك بعض عروض الأسعار والفواتير، فيمكنك إدخالها في أوراق البيانات على علامة تبويب عروض الأسعار والفواتير.

  1. لإدخال عرض أسعار، انقر فوق إضافة عرض أسعار جديد. لإدخال فاتورة، انقر فوق إضافة فاتورة جديدة.

  2. في نموذج التفاصيل الذي يفتح، أدخل المعلومات المتوفرة لديك، مثل الحالة والموظف الذي أنتج عرض الأسعار أو الفاتورة والعميل.

  3. إذا قمت بإدخال عميل غير موجود في قاعدة البيانات، فسيطالبك Access بإدخال العميل الجديد. انقر فوق نعم، ثم قم بتعبئة المعلومات المتوفرة لديك عن العميل الجديد. عند إغلاق ورقة البيانات، يصبح العميل متوفراً في قائمة العميل المنسدلة.

  4. انقر فوق حفظ وإغلاق بعد الانتهاء من كل عرض أسعار أو فاتورة. يتم حفظ البيانات ويغلق النموذج.

  5. عند الانتهاء من إضافة عروض الأسعار والفواتير، انقر فوق التالي.

اعلي الصفحه

لوحه المعلومات: تعقب عروض الاسعار النشطه و# الفواتير

توفر علامة التبويب لوحة المعلومات مكاناً ملائماً لتعقب عروض الأسعار المفتوحة والفواتير غير المدفوعة، ولإضافة عرض أسعار أو فاتورة جديدة.

علامة التبويب "لوحة المعلومات" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

عرض تفاصيل حول عرض أسعار أو فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار لعرض الأسعار هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل عرض الاسعار قبل ارساله – اي، اذا كانت حالهجديد.

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة لهذه الفاتورة.

إنشاء عرض أسعار جديد أو فاتورة جديدة

  • انقر فوق عرض أسعار جديد، أو فاتورة جديدة، ثم قم بتعبئة النموذج الذي يظهر.

    ملاحظة: إذا لم تقم بتسجيل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة مندوب المبيعات لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار أو الفاتورة.

اعلي الصفحه

عروض الاسعار: اداره كل عروض اسعارك

توفر علامة تبويب عروض الأسعار طرق عرض لمساعدتك على إدارة عروض الأسعار بالاستناد إلى حالتها.

علامة التبويب "عروض الأسعار" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد عروض الأسعار على علامات التبويب التالية:

  • نشط    سرد عروض الأسعار غير المفوترة أو المرفوضة أو المنتهية الصلاحية.

  • تمت الموافقة    سرد عروض الأسعار التي تمت الموافقة عليها أو فوترتها.

  • مفوتر    سرد عروض الأسعار التي تمت فوترتها. يمكنك عرض الفاتورة الخاصة بعرض أسعار مدرج.

  • منتهي الصلاحية    سرد عروض الأسعار التي انتهت صلاحيتها بدون أن تتم فوترتها.

  • مرفوض    سرد عروض الأسعار التي تم رفضها. يمكنك قبول عرض أسعار مرفوض لجعله قابلاً للفوترة.

عرض تفاصيل حول عرض أسعار

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار لعرض الأسعار هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل عرض الاسعار قبل ارساله – اي، اذا كانت حالهجديد.

نموذج تفاصيل عرض الأسعار

نموذج تفاصيل عرض الأسعار

1. تظهر يظهر رقم عرض الاسعار و# حالته في الزاويه العلويه اليمني من نموذج تفاصيل عرض الاسعار.

2. استخدم الازرار في اعلي نموذج تفاصيل عرض الاسعار ل# ارسال الموافقه علي، و# رفضها او فاتوره عروض اسعار، ل# انشاء تكرار الاسعار، و# عرض عرض اسعار التحضير ل# الطباعه.

3. مزيد من المعلومات حول عرض اسعار الي المربعات الواقعه تماما اسفل الازرار في اعلي نموذج تفاصيل عرض الاسعار.

4. علامات تبويب الجزء الاوسط من نموذج تفاصيل عرض الاسعار ل# الحصول علي تفاصيل عرض الاسعار: الخدمه بنود السطر (الخدمات و# المنتجات)، الموقع و# الشروط و# الضرائب و# الملاحظات. يمكنك ضبط الاسعار و# اسعار الوحدات ل# العناصر المضمنه في اي عرض اسعار دون التاثير علي القيمه الافتراضيه ل# المنتج او الخدمه المقترنه.

5. يتم عرض المبالغ الاجمالي ل# الخدمات و# المنتجات و# الضريبه في الزاويه السفليه اليسري من نموذج تفاصيل عرض الاسعار. اذا قمت ب# تحديث تفاصيل علي علامه التبويب خط عناصر او علامه الضرائب و# الشروط، انقر فوق الاجماليات تحديث ل# تحديث المبالغ هو مبين في هذه المساحه.

إنشاء عرض أسعار جديد

  • على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق عرض أسعار جديد، ثم قم بتعبئة نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

    ملاحظة: إذا لم تقم بتسجيل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة مندوب المبيعات لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار.

إرسال عرض أسعار للقبول

لا تملك عروض الاسعار التي لم يتم ارسالها رقم عرض اسعار؛ يتم عرض القيمه […] تحت رقم عرض الاسعار.

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق […] في الصف الذي يحتوي على عرض الأسعار الذي تريد إرساله.
    يفتح Access نموذج تفاصيل عرض الأسعار ويُظهر عرض الأسعار.

  2. راجع المعلومات العامة والتفاصيل المتعلقة بعرض الأسعار وأدخل أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة بنود سطر أو إزالتها، أو ضبط السعر أو سعر الوحدة لبند سطر، أو إضافة ملاحظات.

  3. في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار، انقر فوق إرسال.

الموافقة على عرض أسعار مرسل أو رفضه

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار وإظهار عرض الأسعار.

  2. راجع معلومات عرض الأسعار وقم بواحد مما يلي:

    • إذا كان عرض الأسعار مقبولاً، فانقر فوق موافقة في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

    • إذا كان عرض الأسعار مقبولاً مع تغييرات بسيطة، فانقر فوق تكرار في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار. ينشئ Access عرض أسعار جديداً بالاستناد إلى عرض الأسعار الأصلي. يمكنك بعد ذلك مراجعة عرض الأسعار الجديد وإرساله، ثم الموافقة عليه.

    • إذا لم يكن عرض الأسعار مقبولاً، فانقر فوق رفض في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

تحويل عرض أسعار موافق عليه إلى فاتورة

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق علامة التبويب موافق عليه.
    يعرض Access عروض الأسعار التي تمت الموافقة عليها، بما فيها عروض الأسعار التي لم تتم فوترتها بعد.

  2. انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار لعرض الأسعار هذا.

  3. راجع معلومات عرض الأسعار.

    ملاحظة: لا يمكنك تغيير اي تفاصيل عرض الاسعار التي تمت الموافقه. و# مع ذلك، يمكنك جعل عرض اسعار مكرره ب# النقر فوق المكرره، و# مراجعه و# ارسال عرض اسعار المكرره، و# ثم الموافقه و# استخدام عرض الاسعار هذا ل# انشاء فاتوره.

  4. في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار، انقر فوق فاتورة.

طباعة عرض أسعار أو إرساله بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار وإظهار عرض الأسعار.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار، انقر فوق إظهار عرض الأسعار.
    يفتح Access عرض الأسعار في النموذج الذي ستتم طباعته فيه.

    ملاحظة:  لا تظهر الأزرار في أعلى عرض الأسعار على النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى عرض الأسعار.

 اعلي الصفحه

الفواتير: اداره كل فواتيرك

على علامة تبويب الفواتير، يمكنك إنشاء فواتير جديدة ومراجعة الفواتير حسب حالتها.

علامة التبويب "فواتير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد الفواتير على علامات التبويب التالية:

  • غير مدفوعة    سرد الفواتير غير المدفوعة، ولكنها لم تتجاوز تاريخ الاستحقاق.

  • تجاوزت تاريخ الاستحقاق   سرد الفواتير غير المدفوعه، و# قد تجاوزت تاريخ الاستحقاق.

  • المدفوعه   سرد الفواتير المدفوعه.

عرض تفاصيل حول فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة لهذه الفاتورة.

    يمكنك تحرير تفاصيل الفاتوره قبل ارسالها – اي، اذا كانت حالهجديد.

نموذج تفاصيل الفاتورة

نموذج تفاصيل الفاتورة

1. تظهر يظهر رقم الفاتوره و# حالتها في الزاويه العلويه اليمني من نموذج تفاصيل الفاتوره.

2. استخدم الازرار في اعلي نموذج تفاصيل الفاتوره ل# ارسال فاتوره او وضع علامه المدفوعه ل# انشاء تكرار الفاتوره، ل# عرض ما فاتوره ستبدو مماثله عند طباعه، و# حفظ التغييرات الي فاتوره و# اغلاق نموذج تفاصيل الفاتوره.

3. مزيد من المعلومات حول فاتوره الي المربعات الواقعه تماما اسفل الازرار في اعلي نموذج تفاصيل الفاتوره. اذا تم انشاء الفاتوره من عرض اسعار ترث هذه المعلومات من عرض الاسعار هذا، و# لكن يمكنك ادخال تغييرات علي الفاتوره دون التاثير علي عرض الاسعار الاصلي.

4. علامات تبويب الجزء الاوسط من نموذج تفاصيل الفاتوره ل# الحصول علي تفاصيل الفاتوره: الخدمه بنود السطر (الخدمات و# المنتجات)، الموقع و# الشروط و# الضرائب و# الملاحظات. اذا تم انشاء الفاتوره من عرض اسعار ترث هذه التفاصيل من عرض الاسعار هذا، و# لكن يمكنك ادخال تغييرات علي تفاصيل الفاتوره دون التاثير علي عرض الاسعار الاصلي. يمكنك ايضا ضبط الاسعار و# اسعار الوحدات ل# العناصر المضمنه في اي فاتوره دون التاثير علي القيمه الافتراضيه ل# المنتج او الخدمه المقترنه.

5. يتم عرض المبالغ الاجمالي ل# الخدمات و# المنتجات و# الضريبه في الزاويه السفليه اليسري من نموذج تفاصيل الفاتوره. اذا قمت ب# تحديث تفاصيل علي علامه التبويب خط عناصر او علامه الضرائب و# الشروط، انقر فوق الاجماليات تحديث ل# تحديث المبالغ هو مبين في هذه المساحه.

إنشاء فاتورة جديدة

  • انقر فوق فاتورة جديدة، ثم قم بتعبئة نموذج تفاصيل الفاتورة.

    ملاحظة: إذا لم تقم بتسجيل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة مندوب المبيعات لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار.

إرسال فاتورة للدفع

لا تملك الفواتير التي لم يتم ارسالها رقم فاتوره؛ يتم عرض القيمه […] تحت رقم الفاتوره.

  1. على علامة تبويب الفواتير، انقر فوق […] في الصف الذي يحتوي على الفاتورة التي تريد إرسالها للدفع.
    يفتح Access نموذج تفاصيل الفاتورة ويعرض الفاتورة.

  2. راجع المعلومات العامة والتفاصيل المتعلقة بالفاتورة وأدخل أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة بنود سطر أو إزالتها، أو ضبط السعر أو سعر الوحدة لبند سطر، أو إضافة ملاحظات.

  3. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة، انقر فوق إرسال.

طباعة فاتورة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة تبويب الفواتير، انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة، انقر فوق عرض الفاتورة.
    يفتح Access الفاتورة في النموذج الذي ستتم طباعتها فيه.

    ملاحظة:  لا تظهر الأزرار في أعلى الفاتورة على النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى الفاتورة.

وضع علامة على فاتورة كمدفوعة

  1. على علامة تبويب الفواتير، وعلى علامة التبويب غير مدفوعة، انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة، انقر فوق وضع علامة كمدفوعة.

اعلي الصفحه

مركز التقارير: عرض التقارير و# طباعتها

يتضمن قالب قاعدة بيانات الخدمات أربعة تقارير: قائمة العملاء وثلاثة تقارير مبيعات (شهرية وربع سنوية وسنوية).

علامة التبويب "مركز التقارير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

لمعاينة تقرير:

  • انقر فوق علامة التبويب مركز التقارير، ثم ضمن تحديد تقرير، انقر فوق التقرير الذي تريد عرضه.
    يعرض Access التقرير في جزء المعاينة.

يمكنك تخصيص المعاينة باستخدام الخيارات التي تظهر في أعلى جزء المعاينة. تتوقف الخيارات التي تظهر على التقرير الذي تقوم بمعاينته.

لطباعة تقرير:

  1. عاين التقرير الذي تريد طباعته.

  2. على علامة تبويب مركز التقارير، انقر فوق فتح في علامة تبويب جديدة، ثم اضغط على CTRL+P.

خيارات متقدمه: اداره الخدمات و# المنتجات، و# الموظفين و# العملاء

توفر علامة التبويب خيارات متقدمة مكاناً مناسباً لإدارة القوائم التالية:

  • العملاء

  • الموظفون

  • المنتجات

  • الخدمات

تظهر كل قائمة كورقة بيانات، حيث يكون من السهل تحديد موقع حالات عدم التناسق وإدخال تغييرات كبيرة على البيانات.

علامة التبويب "خيارات متقدمة" من قالب قاعدة البيانات "خدمات"

الخطوات التالية

عندما تبدأ باستخدام قاعدة بيانات الخدمات لإدارة شركتك، ستفكر على الأرجح في طرق جديدة لتمكينك من تصفية بياناتك أو إنشاء استعلام لها. قد تكتشف أيضاً أنك تريد تعديل قاعدة البيانات لكي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل. تنقلك الارتباطات الموجودة في هذا القسم إلى المزيد من المعلومات حول المهام النموذجية والتعديلات التي يمكنك القيام بها.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×