تحويل عروض الأسعار إلى فواتير مدفوعة باستخدام قالب قاعدة بيانات الخدمات على ويب

ملاحظة:  نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

يُنشئ قالب قاعدة بيانات Access 2010 Services على ويب قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تسمح لك بتعقب عروض الأسعار والفواتير والعملاء وبيانات أخرى مقترنة بإدارة شركة تُعنى بالخدمات.

يعرض الفيديو التاليه سيناريو مختصر ل# كيفيه قد استخدام هذا القالب.

لا يدعم المستعرض الفيديو. ثبّت Microsoft Silverlight أو Adobe Flash Player أو Internet Explorer 9.

اذا لم تكن قد مسبقا، قم ب# تنزيل قالب الخدمات.

اقرأ هذه المقالة لمعرفة كيفية استخدام القالب لإنشاء قاعدة بيانات خاصة بك وبدء استخدامها لمساعدتك على إدارة شركتك.

ملاحظة: لا تنطبق هذه المقاله علي تطبيقات Access علي ويب.

في هذه المقالة

بدء تشغيل قاعده البيانات ل# المره الاولي

بدء الاستخدام: اضافه بيانات موجوده الي قاعده بيانات الخدمات

علامه تبويب الترحيب: التعليمات و# موارد اخري

علامه تبويب معلومات الشركه: ادخال معلومات شركتك

علامه تبويب الموظفون: ادخال معلومات عن الموظفين

علامه تبويب الخدمات: ادخال معلومات عن الخدمات

اضافه بيانات الخدمات التي قمت ب# تخزينها في Excel

تبديل موضع بيانات Excel من الصفوف الي الاعمده

اعاده ترتيب اعمده بيانات Excel ذات الترتيب مختلف عن ورقه بيانات الخدمات

لصق بيانات من الاعمده ذات الترتيب نفسه كما الاعمده علي ورقه بيانات الخدمات

اضافه خدمات واحده في كل مره

علامه تبويب المنتجات: ادخال معلومات عن المنتجات

اضافه بيانات المنتجات التي قمت ب# تخزينها في Excel

تبديل موضع بيانات Excel من الصفوف الي الاعمده

اعاده ترتيب اعمده Excel ذات الترتيب مختلف عن ورقه بيانات المنتجات

لصق بيانات من الاعمده ذات الترتيب نفسه كما الاعمده علي ورقه بيانات المنتجات

اضافه منتج واحد في كل مره

علامه تبويب عروض الاسعار و# الفواتير: ادخال عروض الاسعار و# الفواتير

لوحه المعلومات: تعقب عروض الاسعار النشطه و# الفواتير

عرض تفاصيل حول عرض اسعار او فاتوره

انشاء عرض اسعار جديد او فاتوره

عروض الاسعار: اداره كل عروض اسعارك

عرض تفاصيل حول عرض اسعار

نموذج تفاصيل عرض الاسعار

انشاء عرض اسعار جديد

ارسال عرض اسعار ل# الموافقه عليها

قبول او رفض علي عرض اسعار مرسل

تحويل عرض اسعار تمت الموافقه عليه الي فاتوره

طباعه او بريد الكتروني عرض اسعار

الفواتير: اداره كل فواتيرك

عرض تفاصيل حول فاتوره

نموذج تفاصيل الفاتوره

انشاء فاتوره جديده

ارسال فاتوره ل# الدفع

طباعه او بريد الكتروني فاتوره

وضع علامه علي فاتوره ك# مدفوعه

مركز التقارير: عرض التقارير و# طباعتها

خيارات متقدمه: اداره الخدمات و# المنتجات، و# الموظفين و# العملاء

الخطوات التاليه

بدء تشغيل قاعدة البيانات للمرة الأولى

يظهر مربع حوار يسمح لك باختيار ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بعينة البيانات أو حذفها بحيث يمكنك البدء بإدخال بياناتك الخاصة:

نموذج بدء التشغيل لقالب قاعدة بيانات الخدمات على ويب

انقر فوق الزر إلى اليمين لفتح قاعدة البيانات واستخدام عينة البيانات. سيقوم Access بتعبئة قاعدة بيانات الخدمات ببيانات من الشركة الوهمية Northwind Traders.

انقر فوق الزر إلى اليسار لحذف عينة البيانات بحيث يمكنك البدء بإدخال بياناتك الخاصة.

ملاحظة:  يؤدي حذف عينة البيانات أيضاً إلى منع ظهور مربع حوار بدء التشغيل مرة أخرى لاحقاً.

قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار لمنع ظهور مربع الحوار مرة أخرى لاحقاً.

ملاحظة: تستخدم كافة الحقول وعناصر التحكم في قالب الخدمات التي تعرض بيانات العملة علامة دولار ($) كرمز العملة. إذا كانت إعداداتك المحلية تستخدم رمز عملة آخر، فيمكنك أن تأخذ في الاعتبار إمكانية ضبط الحقول وعناصر التحكم المتأثرة قبل إزالة عينة البيانات. لمزيد من المعلومات، راجع القسم انظر أيضاً.

بدء الاستخدام: اضافه بيانات موجوده الي قاعده بيانات الخدمات

تتضمّن علامة التبويب بدء الاستخدام علامات التبويب الأخرى التالية لمساعدتك على تكوين البيانات الخاصة بشركتك وجعلها جاهزة للاستخدام.

علامات تبويب "بدء الاستخدام"

الميزات

اهلا وسهلا

ارتباطات إلى موارد مفيدة

معلومات الشركه

حقول لتخزين معلومات حول شركتك لاستخدامها على فواتير وتقارير أخرى

الموظفين

طريقة عرض ورقة البيانات للموظفين. يتم تسجيل الموظف الذي قام بتسجيل دخوله على عروض الأسعار والفواتير الجديدة

خدمات

طريقة عرض ورقة البيانات للخدمات التي يمكنك إضافتها إلى عروض الأسعار والفواتير

المنتجات

طريقة عرض ورقة البيانات للمواد التي تعيد بيعها أو تستخدمها. يمكنك إضافة هذه المنتجات إلى عروض الأسعار والفواتير

عروض الاسعار و# الفواتير

طريقتان لعرض ورقة البيانات؛ عروض أسعارك وفواتيرك

عند النقر فوق بدء إدخال بياناتي في مربع حوار بدء التشغيل، ينقلك Access إلى علامة التبويب بدء الاستخدام والترحيب، حيث يمكنك بدء عملية إدخال البيانات في قاعدة بيانات الخدمات الجديدة.

علامة التبويب "بدء الاستخدام" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات على ويب"

لست بحاجة إلى استخدام علامة التبويب بدء الاستخدام لإدخال كل بياناتك. توجد علامة التبويب في هذا المكان لتسهيل بدء الاستخدام بشكل سريع. معظم المعلومات التي يمكنك إدخالها على علامات تبويب "بدء الاستخدام" التالية يمكن أيضاً إدخالها على علامات التبويب الرئيسية، مثل علامة تبويب عروض الأسعار أو علامة تبويب الفواتير. ومع ذلك، يمكنك إدخال معلومات شركتك فقط (تظهر على عروض الأسعار والفواتير) باستخدام علامة تبويب معلومات الشركة.

علامه تبويب الترحيب: التعليمات و# موارد اخري

تشير الارتباطات الموجودة على علامة تبويب الترحيب إلى أحدث الموارد لمساعدتك على تحقيق أقصى قدر من الاستفادة من قاعدة بيانات الخدمات. على الرغم من أن الارتباطات لا تتغيّر، غير أنه يتم تحديث أهداف الارتباطات كلما توفرت موارد جديدة.

  • عندما تنتهي من عرض المعلومات على علامة تبويب الترحيب، انقر فوق التالي للمتابعة إلى علامة تبويب معلومات الشركة.

علامه تبويب معلومات الشركه: ادخال معلومات شركتك

على علامة تبويب معلومات الشركة، يمكنك إدخال معلومات عن شركتك، كالاسم والموقع والهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. سيتم عرض هذه المعلومات على فواتير وتقارير أخرى تم إنشاؤها بواسطة قاعدة البيانات.

علامة التبويب "معلومات الشركة" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات"

  • اكتب معلومات شركتك في المربعات، ثم انقر فوق التالي.

علامه تبويب الموظفون: ادخال معلومات عن الموظفين

على علامة تبويب الموظفون، يمكنك أن تبدأ بإضافة الموظفين إلى قاعدة البيانات. سيساعدك ذلك على تعقب عمل كل موظف. على سبيل المثال، عند إنشاء عرض أسعار جديد، سيكون الموظف الذي قام بتسجيل دخوله جزءاً من عرض الأسعار الجديد.

  • اكتب معلومات كل موظف في ورقة البيانات، ثم انقر فوق التالي.

    يمكنك أيضاً عرض الموظفين وتحريرهم وإضافتهم على علامة تبويب الموظفون الرئيسية.

علامه تبويب الخدمات: ادخال معلومات عن الخدمات

على علامة تبويب الخدمات، يمكنك إضافة معلومات عن الخدمات التي توفرها، كالأجر في الساعة لكل واحدة منها. يمكنك أيضاً إزالة الخدمات عن طريق حذفها أو وضع علامة عليها كخدمات تم إيقافها. يمكنك حذف الخدمة فقط إذا توقفت عن الظهور في أي عروض أسعار أو فواتير.

ملاحظة:  عندما تضيف خدمة إلى عرض أسعار أو فاتورة، يُضاف الأجر في الساعة لتلك الخدمة إلى عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط الأجر في الساعة لأي خدمة قبل أن ترسل أي عرض أسعار أو فاتورة معينة. لن يؤثر ضبط المعدل على عرض الأسعار أو الفاتورة في المعدل الافتراضي للأجر بالساعة الخاص بالخدمة.

إضافة بيانات الخدمات التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات من Excel ولصقها في ورقة بيانات في Access. من شأن نسخ هذه البيانات ولصقها أن يساعدك على توفير الوقت، وبشكل خاص إذا كانت البيانات في Excel موجودة في صفوف أو أعمدة هي نفسها الأعمدة الموجودة على ورقة البيانات أو شديدة الشبه بها.

هناك عاملان رئيسيان يجب مراعاتهما عند التحضير لعملية نسخ البيانات من Excel ولصقها في Access:

هام:  يجب أن يتضمّن العمود رمز الخدمة قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة، أي لا يمكن لخدمتين أو أكثر أن تحمل الاسم نفسه.

ملاحظة:  تفترض الخطوات في هذا القسم أن لديك بيانات للأعمدة الأربعة كلها في ورقة بيانات الخدمات. إذا لم تتوفر لديك بيانات لكل هذه الأعمدة، فيمكنك نسخ البيانات المتوفرة لديك. العمود الواحد المطلوب والذي يجب أن يتضمّن قيماً فريدة هو عمود رمز الخدمة.

تبديل موضع بيانات Excel من الصفوف إلى الأعمدة

تلميح:  إذا لم تكن بياناتك مرتبّة بالطريقة نفسها كما في أعمدة ورقة بيانات Access، فيمكنك إدراج ورقة عمل في Excel، وتبديل موضع البيانات إلى ورقة العمل الجديدة. من شأن استخدام ورقة عمل جديدة أن يسهّل عملية ترتيب البيانات كما تم ترتيبها في أعمدة ورقة بيانات Access‏.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  1. زر الماوس الايمن فوق خليه موجوده خارج البيانات المحدده (علي سبيل المثال، خليه الموجوده اسفل الصف اقل من التحديد)، ثم ضمن خيارات اللصق، انقر فوق الزر تبديل موضع:
    لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب أعمدة بيانات Excel ذات الترتيب المختلف عن ورقة بيانات الخدمات
  1. افتح مصنف Excel الذي يحتوي على بيانات عن خدماتك.

  2. ادراج ورقه عمل جديده. ل# الحصول علي المساعده ب# استخدام هذه الخطوه، راجع المقاله Excel ادراج او حذف ورقه عمل.

  3. على ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب او الصق رمز الخدمه في الخليه A1.

    2. اكتب او الصق وصف الخدمه في الخليه B1.

    3. اكتب او الصق الافتراضيه الاجر ب# الساعه في الخليه C1.

    4. اكتب الملاحظات او الصقها في الخليه D1.

  4. انسخ أسماء أو رموز الخدمات إلى العمود A:

    1. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز، ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف الخدمات إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة التساوي (=).

    2. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      يلصق Excel مرجع الخلية في الخلية B2 على ورقة العمل الجديدة.

    4. علي ورقه العمل الجديده، انقر فوق الخليه B2 مره اخري و# ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة .
      يلصق Excel مراجع الخلايا ل# الجزء المتبقي القائمه في العمود b.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ الأجور بالساعة الافتراضية لخدماتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ ملاحظات خدماتك.

لصق بيانات من الأعمدة ذات الترتيب نفسه للأعمدة الموجودة على ورقة بيانات الخدمات
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  1. في Access، علي علامه تبويب الخدمات، انقر نقرا مزدوجا فوق العلامه النجميه الموجوده في ورقه البيانات، و# من ثم انقر فوق لصق.
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة خدمات مرة واحدة

  • انقر فوق إضافة خدمة جديدة لفتح نموذج تفاصيل الخدمة وإدخال معلومات عن إحدى الخدمات.
    - أو –

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة تبويب الخدمات.

علامه تبويب المنتجات: ادخال معلومات عن المنتجات

على علامة تبويب المنتجات، يمكنك إضافة معلومات عن المنتجات التي تعيد بيعها أو تستخدمها أثناء الخدمة.

ملاحظة: عند إضافة منتج إلى عرض أسعار أو فاتورة، يتم تسجيل سعر الوحدة كجزء من عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط سعر الوحدة لأي منتج قبل أن ترسل أي عرض أسعار أو فاتورة معينة. لن يؤثر ضبط السعر على عرض أسعار أو فاتورة في سعر الوحدة للمنتج.

إضافة بيانات المنتجات التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات من Excel ولصقها في ورقة بيانات في Access. من شأن نسخ هذه البيانات ولصقها أن يساعدك على توفير الوقت، وبشكل خاص إذا كانت البيانات في Excel موجودة في صفوف أو أعمدة هي نفسها الأعمدة الموجودة على ورقة البيانات أو شديدة الشبه بها.

هناك عاملان رئيسيان يجب مراعاتهما عند التحضير لعملية نسخ البيانات من Excel ولصقها في Access:

هام:  يجب أن يتضمّن العمود رمز المنتج قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة، أي لا يمكن لخدمتين أو أكثر أن تحمل الاسم نفسه.

ملاحظة:  تفترض الخطوات في هذا القسم أن لديك بيانات للأعمدة الأربعة كلها في ورقة بيانات المنتجات. إذا لم تتوفر لديك بيانات لكل هذه الأعمدة، فيمكنك نسخ البيانات المتوفرة لديك. العمود الوحيد المطلوب والذي يجب أن يتضمّن قيماً فريدة هو عمود رمز المنتج.

تبديل موضع بيانات Excel من الصفوف إلى الأعمدة

إذا كانت بياناتك مرتّبة في صفوف (على عكس الأعمدة)، فيجب تبديل موضع البيانات في Excel قبل لصقها في Access.

تلميح:  إذا لم تكن بياناتك مرتبّة بالطريقة نفسها كما في أعمدة ورقة بيانات Access، فيمكنك إدراج ورقة عمل في Excel، وتبديل موضع البيانات إلى ورقة العمل الجديدة. من شأن استخدام ورقة عمل جديدة أن يسهّل عملية ترتيب البيانات كما تم ترتيبها في أعمدة ورقة بيانات Access‏.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  1. زر الماوس الايمن فوق خليه موجوده خارج البيانات المحدده (علي سبيل المثال، خليه الموجوده اسفل الصف اقل من التحديد)، ثم ضمن خيارات اللصق، انقر فوق الزر تبديل موضع:
    لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب أعمدة Excel ذات الترتيب المختلف عن ورقة بيانات المنتجات
  1. افتح مصنف Excel الذي يحتوي على بيانات عن منتجاتك.

  2. ادراج ورقه عمل جديده. ل# الحصول علي المساعده ب# استخدام هذه الخطوه، راجع المقاله Excel ادراج او حذف ورقه عمل.

  3. على ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب او الصق رمز المنتج في الخليه A1.

    2. اكتب او الصق وصف المنتج في الخليه B1.

    3. اكتب سعر الوحده او الصقه في الخليه C1.

    4. اكتب الكمية لكل وحدة أو الصقها في الخلية D1.

    5. اكتب الملاحظات او الصقها في الخليه E1.

  4. انسخ أسماء أو رموز المنتجات إلى العمود A:

    1. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز، ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف المنتجات إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة التساوي (=).

    2. انقر فوق علامة التبويب الخاصة بورقة العمل حيث تم إدراج الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      يلصق Excel مرجع الخلية في الخلية B2 على ورقة العمل الجديدة.

    4. علي ورقه العمل الجديده، انقر فوق الخليه B2 مره اخري و# ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة .
      يلصق Excel مراجع الخلايا ل# الجزء المتبقي القائمه في العمود b.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ سعر الوحدة لمنتجاتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ الكمية لكل وحدة لمنتجاتك.

  8. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود E وانسخ ملاحظات خدماتك.

لصق بيانات من الأعمدة ذات الترتيب نفسه للأعمدة الموجودة على ورقة بيانات المنتجات.
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات من الخلايا غير المتجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. في Access، علي علامه التبويب Products، انقر نقرا مزدوجا فوق العلامه النجميه الموجوده في ورقه البيانات، و# من ثم انقر فوق لصق.
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة منتج واحد في كل مرة

  • انقر فوق إضافة منتج جديد لفتح نموذج تفاصيل المنتج وإدخال معلومات عن أحد المنتجات.
    - أو –

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة تبويب المنتجات.

علامه تبويب عروض الاسعار و# الفواتير: ادخال عروض الاسعار و# الفواتير

إذا توفرت لديك بعض عروض الأسعار والفواتير، فيمكنك إدخالها في أوراق البيانات على علامة تبويب عروض الأسعار والفواتير.

  1. لإدخال عرض أسعار، انقر فوق إضافة عرض أسعار جديد. لإدخال فاتورة، انقر فوق إضافة فاتورة جديدة.

  2. في نموذج التفاصيل الذي يفتح، أدخل المعلومات المتوفرة لديك، مثل الحالة والموظف الذي أنتج عرض الأسعار أو الفاتورة والعميل.

  3. إذا قمت بإدخال عميل غير موجود في قاعدة البيانات، فسيطالبك Access بإدخال العميل الجديد. انقر فوق نعم، ثم قم بتعبئة المعلومات المتوفرة لديك عن العميل الجديد. عند إغلاق ورقة البيانات، يصبح العميل متوفراً في قائمة العميل المنسدلة.

  4. انقر فوق حفظ وإغلاق بعد الانتهاء من كل عرض أسعار أو فاتورة. يتم حفظ البيانات ويغلق النموذج.

  5. عند الانتهاء من إضافة عروض الأسعار والفواتير، انقر فوق التالي.

لوحه المعلومات: تعقب عروض الاسعار النشطه و# الفواتير

توفر علامة التبويب لوحة المعلومات مكاناً ملائماً لتعقب عروض الأسعار المفتوحة والفواتير غير المدفوعة، ولإضافة عرض أسعار أو فاتورة جديدة.

علامة التبويب "لوحة المعلومات" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

عرض تفاصيل حول عرض أسعار أو فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار لعرض الأسعار هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل عرض الاسعار قبل ارساله – اي، اذا كانت حالهجديد.

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة لهذه الفاتورة.

إنشاء عرض أسعار جديد أو فاتورة جديدة

  • انقر فوق عرض أسعار جديد، أو فاتورة جديدة، ثم قم بتعبئة النموذج الذي يظهر.

    إذا لم تقم بتسجيل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة مندوب المبيعات لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار أو الفاتورة.

عروض الاسعار: اداره كل عروض اسعارك

توفر علامة تبويب عروض الأسعار طرق عرض لمساعدتك على إدارة عروض الأسعار بالاستناد إلى حالتها.

علامة التبويب "عروض الأسعار" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد عروض الأسعار على علامات التبويب التالية:

  • نشط    سرد عروض الأسعار غير المفوترة أو المرفوضة أو المنتهية الصلاحية.

  • "تمت الموافقه"    سرد عروض الاسعار التي تمت الموافقه عليها او فوترتها.

  • فوتره    سرد عروض الاسعار التي تتم فوترتها. يمكنك عرض الفاتوره الاسعار المدرجه.

  • منتهي الصلاحيه    سرد عروض الاسعار التي انتهت صلاحيه دون تتم فوترتها بعد.

  • رفض    سرد عروض الاسعار التي قد رفضت. يمكنهم الموافقه علي عرض اسعار مرفوض ل# جعله متوفرا ل# الفوتره.

عرض تفاصيل حول عرض أسعار

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار لعرض الأسعار هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل عرض الاسعار قبل ارساله – اي، اذا كانت حالهجديد.

نموذج تفاصيل عرض الأسعار

يظهر رقم عرض الأسعار وحالته في الزاوية العلوية اليمنى من نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

استخدم الأزرار في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار لإرسال عرض أسعار أو الموافقة عليه أو رفضه أو فوترته، ولإنشاء تكرار لعرض الأسعار، ومشاهدة عرض أسعار جارٍ تحضيره للطباعة.

تنتقل المعلومات العامة المتعلقة بعرض الأسعار إلى المربعات الواقعة تماماً أسفل الأزرار في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

تتعلق علامات التبويب الموجودة في وسط نموذج تفاصيل عرض الأسعار بتفاصيل عرض الأسعار: بنود السطر (الخدمات والمنتجات) وموقع الخدمة والضرائب والشروط والملاحظات. يمكنك ضبط الأسعار وأسعار الوحدات لبنود السطر على أي عرض أسعار دون التأثير في القيمة الافتراضية للمنتج أو الخدمة المقترنة.

تظهر المبالغ الإجمالية للخدمات والمنتجات والضرائب في الزاوية اليسرى السفلى من نموذج تفاصيل عرض الأسعار. إذا قمت بتحديث التفاصيل على علامة تبويب بنود السطر أو الضرائب والشروط، فانقر فوق تحديث الإجماليات لتحديث المبالغ المعروضة في هذه المنطقة.

إنشاء عرض أسعار جديد

  • على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق عرض أسعار جديد، ثم قم بتعبئة نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

    إذا لم تقم بتسجيل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة مندوب المبيعات لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار.

إرسال عرض أسعار للقبول

لا تملك عروض الاسعار التي لم يتم ارسالها رقم عرض اسعار؛ يتم عرض القيمه […] تحت رقم عرض الاسعار.

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق […] في الصف الذي يحتوي على عرض الأسعار الذي تريد إرساله.
    يفتح Access نموذج تفاصيل عرض الأسعار ويُظهر عرض الأسعار.

  2. راجع المعلومات العامة والتفاصيل المتعلقة بعرض الأسعار وأدخل أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة بنود سطر أو إزالتها، أو ضبط السعر أو سعر الوحدة لبند سطر، أو إضافة ملاحظات.

  3. في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار، انقر فوق إرسال.

الموافقة على عرض أسعار مرسل أو رفضه

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار وإظهار عرض الأسعار.

  2. راجع معلومات عرض الأسعار وقم بواحد مما يلي:

    • إذا كان عرض الأسعار مقبولاً، فانقر فوق موافقة في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

    • إذا كان عرض الأسعار مقبولاً مع تغييرات بسيطة، فانقر فوق تكرار في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار. ينشئ Access عرض أسعار جديداً بالاستناد إلى عرض الأسعار الأصلي. يمكنك بعد ذلك مراجعة عرض الأسعار الجديد وإرساله، ثم الموافقة عليه.

    • إذا لم يكن عرض الأسعار مقبولاً، فانقر فوق رفض في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار.

تحويل عرض أسعار موافق عليه إلى فاتورة

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق علامة التبويب موافق عليه.
    يعرض Access عروض الأسعار التي تمت الموافقة عليها، بما فيها عروض الأسعار التي لم تتم فوترتها بعد.

  2. انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار لعرض الأسعار هذا.

  3. راجع معلومات عرض الأسعار.

    ملاحظة: لا يمكنك تغيير تفاصيل عرض أسعار تمت الموافقة عليه. ومع ذلك، يمكنك إنشاء عرض أسعار مكرر بالنقر فوق تكرار، ومراجعة عرض الأسعار المكرر وإرساله، ثم الموافقة على عرض الأسعار هذا واستخدامه لإنشاء فاتورة.

  4. في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار، انقر فوق فاتورة.

طباعة عرض أسعار أو إرساله بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة تبويب عروض الأسعار، انقر فوق قيمة ضمن رقم عرض الأسعار لفتح نموذج تفاصيل عرض الأسعار وإظهار عرض الأسعار.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار، انقر فوق إظهار عرض الأسعار.
    يفتح Access عرض الأسعار في النموذج الذي ستتم طباعته فيه.

    لا تظهر الأزرار في أعلى عرض الأسعار على النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى عرض الأسعار.

الفواتير: اداره كل فواتيرك

على علامة تبويب الفواتير، يمكنك إنشاء فواتير جديدة ومراجعة الفواتير حسب حالتها.

علامة التبويب "فواتير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد الفواتير على علامات التبويب التالية:

  • غير مدفوعة    سرد الفواتير غير المدفوعة، ولكنها لم تتجاوز تاريخ الاستحقاق.

  • تجاوزت تاريخ الاستحقاق   سرد الفواتير غير المدفوعه، و# قد تجاوزت تاريخ الاستحقاق.

  • المدفوعه   سرد الفواتير المدفوعه.

عرض تفاصيل حول فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة لهذه الفاتورة.

    يمكنك تحرير تفاصيل الفاتوره قبل ارسالها – اي، اذا كانت حالهجديد.

نموذج تفاصيل الفاتورة

نموذج تفاصيل الفاتورة

يظهر رقم الفاتورة وحالتها في الزاوية العلوية اليمنى من نموذج تفاصيل الفاتورة.

استخدم الأزرار في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة لإرسال فاتورة أو وضع علامة عليها كمدفوعة، ولإنشاء تكرار لفاتورة، ولعرض المظهر الذي ستتخذه الفاتورة عند طباعتها، ولحفظ التغييرات التي تم إدخالها على فاتورة وإغلاق نموذج تفاصيل الفاتورة.

تنتقل المعلومات العامة المتعلقة بالفاتورة إلى المربعات الواقعة تماماً أسفل الأزرار في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة. إذا كان قد تم إنشاء الفاتورة من عرض أسعار، فسترث هذه المعلومات من عرض الأسعار هذا، ولكن يمكنك إدخال تغييرات على الفاتورة بدون التأثير في عرض الأسعار الأصلي.

تتعلق علامات التبويب الموجودة في وسط نموذج تفاصيل الفاتورة بتفاصيل الفاتورة: بنود السطر (الخدمات والمنتجات) وموقع الخدمة والضرائب والشروط والملاحظات. إذا كان قد تم إنشاء الفاتورة من عرض أسعار، فسترث هذه التفاصيل من عرض الأسعار هذا، ولكن يمكنك إدخال تغييرات على تفاصيل الفاتورة بدون التأثير في عرض الأسعار الأصلي. يمكنك أيضاً ضبط الأسعار وأسعار الوحدات لبنود السطر على أي فاتورة دون التأثير في القيمة الافتراضية للمنتج أو الخدمة المقترنة.

تظهر المبالغ الإجمالية للخدمات والمنتجات والضرائب في الزاوية اليسرى السفلى من نموذج تفاصيل الفاتورة. إذا قمت بتحديث التفاصيل على علامة تبويب بنود السطر أو الضرائب والشروط، فانقر فوق تحديث الإجماليات لتحديث المبالغ المعروضة في هذه المنطقة.

إنشاء فاتورة جديدة

  • انقر فوق فاتورة جديدة، ثم قم بتعبئة نموذج تفاصيل الفاتورة.

    إذا لم تقم بتسجيل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة مندوب المبيعات لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار.

إرسال فاتورة للدفع

لا تملك الفواتير التي لم يتم ارسالها رقم فاتوره؛ يتم عرض القيمه […] تحت رقم الفاتوره.

  1. على علامة تبويب الفواتير، انقر فوق […] في الصف الذي يحتوي على الفاتورة التي تريد إرسالها للدفع.
    يفتح Access نموذج تفاصيل الفاتورة ويعرض الفاتورة.

  2. راجع المعلومات العامة والتفاصيل المتعلقة بالفاتورة وأدخل أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة بنود سطر أو إزالتها، أو ضبط السعر أو سعر الوحدة لبند سطر، أو إضافة ملاحظات.

  3. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة، انقر فوق إرسال.

طباعة فاتورة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة تبويب الفواتير، انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة، انقر فوق عرض الفاتورة.
    يفتح Access الفاتورة في النموذج الذي ستتم طباعتها فيه.

    لا تظهر الأزرار في أعلى الفاتورة على النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى الفاتورة.

وضع علامة على فاتورة كمدفوعة

  1. على علامة تبويب الفواتير، وعلى علامة التبويب غير مدفوعة، انقر فوق قيمة ضمن رقم الفاتورة لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة، انقر فوق وضع علامة كمدفوعة.

مركز التقارير: عرض التقارير و# طباعتها

يتضمن قالب قاعدة بيانات الخدمات أربعة تقارير: قائمة العملاء وثلاثة تقارير مبيعات (شهرية وربع سنوية وسنوية).

علامة التبويب "مركز التقارير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

لمعاينة تقرير:

  • انقر فوق علامة التبويب مركز التقارير، ثم ضمن تحديد تقرير، انقر فوق التقرير الذي تريد عرضه.
    يعرض Access التقرير في جزء المعاينة.

يمكنك تخصيص المعاينة باستخدام الخيارات التي تظهر في أعلى جزء المعاينة. تتوقف الخيارات التي تظهر على التقرير الذي تقوم بمعاينته.

لطباعة تقرير:

  1. عاين التقرير الذي تريد طباعته.

  2. على علامة تبويب مركز التقارير، انقر فوق فتح في علامة تبويب جديدة، ثم اضغط على CTRL+P.

خيارات متقدمه: اداره الخدمات و# المنتجات، و# الموظفين و# العملاء

توفر علامة التبويب خيارات متقدمة مكاناً مناسباً لإدارة القوائم التالية:

  • العملاء

  • الموظفون

  • المنتجات

  • الخدمات

تظهر كل قائمة كورقة بيانات، حيث يكون من السهل تحديد موقع حالات عدم التناسق وإدخال تغييرات كبيرة على البيانات.

علامة التبويب "خيارات متقدمة" من قالب قاعدة البيانات "خدمات"

الخطوات التالية

عندما تبدأ باستخدام قاعدة بيانات الخدمات لإدارة شركتك، ستفكر على الأرجح في طرق جديدة لتمكينك من تصفية بياناتك أو إنشاء استعلام لها. قد تكتشف أيضاً أنك تريد تعديل قاعدة البيانات لكي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل. تنقلك الارتباطات الموجودة في هذا القسم إلى المزيد من المعلومات حول المهام النموذجية والتعديلات التي يمكنك القيام بها.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×