تحضير مصدر بيانات Excel لدمج بريد Word

لقد قمتَ بإنشاء قائمة جهات اتصال وبيانات أخرى تريد استخدامها لدمج المراسلات في Word. إذا كان مصدر بياناتك عبارة عن جدول بيانات Excel موجود، فما عليك سوى تحضير البيانات لعملية دمج مراسلات. ولكن إذا كان مصدر بياناتك عبارة عن ملف محدد بعلامات تبويب (‎.txt) أو ملف قيم مفصولة بفواصل (‎.csv)، فعليك أولاً استيراد البيانات إلى Excel، ثم تحضيرها لعملية دمج مراسلات.

الخطوة 1: إعداد مصدر البيانات في Excel

إذا كنت تستخدم جدول بيانات Excel كمصدر بياناتك لعملية دمج مراسلات في Word، فتخطَّ هذه الخطوة. إذا كان مصدر البيانات عبارة عن ملف ‎.txt أو ملف ‎.csv، فاستخدم "معالج استيراد النص" لإعداد بياناتك في Excel.

بعد نجاح استيراد ملف ‎.csv أو ‎.txt، انتقل إلى الخطوة 2.

  1. افتح Excel.

  2. انتقل إلى البيانات > من نص/ملف CSV.

    تحديد نص/ملف CSV من علامة التبويب "البيانات"

  3. اختر ملف ‎.txt أو ‎.csv الذي تريده، ثم حدّد استيراد.

  4. في نافذة المعاينة، حدّد تحويل البيانات.

  5. حدّد رمز ZIP أو الرمز البريدي أو العمود الآخر المطلوب تنسيقه.

  6. انتقل إلى تحويل > نوع البيانات: وحدّد نص.

    نافذة Power Query مع تحديد النص

  7. حدّد استبدال الحالي.

  8. كرر الخطوات من 5-7 حسب الحاجة.

  9. حدّد إغلاق وتحميل.

  10. انتقل إلى ملف > حفظ باسم وقم بالحفظ باسم مختلف.

  1. افتح Excel.

  2. Excel 2016    انتقل إلى البيانات > إحضار بيانات خارجية > من نص.

    تم تمييز الخيار "من النص" على علامة التبويب "بيانات".

  3. اختر ملف ‎.txt أو ‎.csv الذي تريده، ثم حدّد استيراد.

  4. في معالج استيراد النص، في جزء نوع البيانات الأصلية، اختر محدد.

    إحضار Excel البيانات الخارجية من نص، معالج استيراد النص، الخطوة 1 من 3

  5. حدّد بياناتي تحتوي على رؤوس الموجودة أعلى جزء المعاينة إذا كان الملف يحتوي على رؤوس، ثم اختر التالي.

  6. في الجزء محددات، حدد خانة الاختيار التي تتطابق مع المحدد (كعلامة تبويب أو فاصلة) الذي تستخدمه البيانات، ثم اختر التالي.

    يتم تمييز خيارات "المحددات" في "معالج استيراد النص".

  7. ضمن معاينة البيانات، حدد العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية، وضمن تنسيق بيانات العمود، اختر النص.

    يتم تمييز الخيار "نص" لتنسيق بيانات "عمود" في "معالج استيراد النص".

    ملاحظة: في كل مرة تطبق فيها تنسيق بيانات—العام أو النص أو التاريخ-لعمود، سيظهر اسم التنسيق في رأس الجدول لهذا العمود.

  8. كرر الخطوة 7 إذا كان هناك ضرورة، وذلك باختيار العمود الذي تريد تغييره وتنسيق البيانات الذي تريد تطبيقه.

  9. حدد إنهاء.

  10. في مربع الحوار استيراد البيانات، قم بقبول الإعداد الافتراضي لـ ورقة عمل حالية وعنوان الخلية، ثم اختر موافق.

    في مربع الحوار "استيراد البيانات"، اختر وضع البيانات في ورقة عمل موجودة أو الإعداد الافتراضي أو في ورقة عمل جديدة

    إنذار: يعرض عنوان الخلية في مربع حوار استيراد البيانات الخلية المحددة حالياً. يتم استيراد البيانات بدءاً من عنوان الخلية المحددة.

  11. قم بحفظ جدول البيانات باستخدام اسم ملف جديد.

الخطوة 2: إعداد مصدر البيانات

في مصدر بيانات Excel الذي سيتم استخدامه للحصول على قائمة بريدية في دمج البريد Word، تأكد من تنسيق أعمدة البيانات الرقمية بالشكل الصحيح. حدد تنسيق عمود يتضمن أرقاماً، على سبيل المثال، ليتطابق مع فئة معينة مثل عملة.

إذا قمت باختيار النسبة المئوية كفئة، فاعلم أن تنسيق النسبة المئوية سيؤدي إلى ضرب قيمة الخلية في 100. إذا كنت تريد تجنب عامل الضرب هذا، فقم بتنسيق عمود النسب المئوية كنص.

يتعين تنسيق رموز ZIP أو الرموز البريدية كنص للحفاظ على البيانات أثناء عملية دمج المراسلات. إذا لم يتم ذلك عند استيرادها، فقم بتنسيقها الآن. يتم إسقاط الأصفار البادئة- على سبيل المثال، 00399-في الرموز أثناء عملية دمج المراسلات إذا لم تكن منسّقة كنص.

  1. اختر العمود الذي يحتوي على رموز ZIP أو الرموز البريدية أو البيانات الأخرى المطلوب تنسيقها.

  2. انتقل إلى الصفحة الرئيسية، وفي المجموعة رقم، حدّد السهم لأسفل لمربع تنسيق الأرقام، ثم حدد أحد الخيارات في القائمة (مثل "نص").

    في Excel، في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، في المجموعة "رقم"، اختر السهم لأسفل في المربع «عام» لاختيار تنسيق الأرقام الذي ستستخدمه.

تأكد من أنك تقوم بإضافة الرمز المناسب قبل حقل الدمج أو بعده. على سبيل المثال، إليك كيفية إظهار قيم العملة والنسب المئوية إذا حذفت الرموز.

يقرأ مستند دمج البريد «مساهمتك بـ 50.00» و«يقدم لك خصماً 20.»

إذا قمت بتضمين الرموز، فستكون الأرقام مفهومة أكثر.

يقرأ مستند نتائج دمج البريد «مساهمتك بـ $50.00» و«يقدم لك خصماً بنسبة 20%.»

يمكنك إضافة الرموز قبل حقول الدمج المماثلة أو بعدها كما يلي:

يتم وضع علامة دولار تسبق نموذج مستند دمج البريد في حقل اسمه «تبرع»، وحقل اسمه «النسبة المئوية» يتبعه علامة النسبة المئوية.

انظر أيضاً

يعتبر إعداد مصدر بيانات وتحضيره بمثابة خطوة أساسية في عملية دمج المراسلات في Word. يمكنك استخدام مصدر بيانات Excel موجود أو إنشاء واحد جديد عن طريق استيراد ملف محدد بعلامات تبويب (‎.txt) أو قيمة مفصولة بفواصل (‎.csv). بعد إعداد مصدر بياناتك وتحضيره، يمكنك إجراء دمج مراسلات باستخدام تبادل ديناميكي للبيانات (DDE) مع "معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة" أو باستخدام طريقة دمج مراسلات يدوية.

إذا كنت لا تستخدم مصدر بيانات Excel موجودًا لدمج مراسلاتك، فيمكنك استخدام قائمة جهات اتصال أو دفتر عناوين في ملف ‎.txt أو ملف ‎.csv. يرشدك "معالج استيراد النص" من خلال الخطوات المذكورة لإدخال البيانات الموجودة في ملف ‎.txt أو ملف ‎.csv في Excel.

  1. افتح Excel.

  2. في علامة التبويب بيانات، اختر من نص/ملف CSV.

  3. اختر ملف ‎.txt أو ‎.csv الذي تريده، ثم اختر استيراد.

  4. في معالج استيراد النص، في جزء نوع البيانات الأصلية، اختر محدد.

    إحضار Excel البيانات الخارجية من نص، معالج استيراد النص، الخطوة 1 من 3

  5. حدد خانة الاختيار البيانات تحتوي على رؤوس الموجودة أعلى جزء المعاينة إذا كان الملف الذي تقوم باستيراده يحتوي على رؤوس ثم اختر التالي.

  6. في الجزء محددات، حدد خانة الاختيار التي تتطابق مع المحدد (كعلامة تبويب أو فاصلة) الذي تستخدمه بياناتك ثم اختر التالي.

    يتم تمييز خيارات "المحددات" في "معالج استيراد النص".

    تلميح: يُظهر لك الجزء معاينة البيانات شكل ظهور النتائج في تنسيق الجدول.

  7. ضمن معاينة البيانات، حدد العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية، وضمن تنسيق بيانات العمود، اختر النص.

    يتم تمييز الخيار "نص" لتنسيق بيانات "عمود" في "معالج استيراد النص".

    ملاحظات: 

    • التنسيقات المتاحة هي عام، ونص، وتاريخ. في كل مرة تطبق فيها تنسيق بيانات على عمود، يظهر اسم التنسيق في رأس الجدول لذلك العمود.

    • لا يمكن تنسيق عمود يحتوي على بيانات رقمية كنسبة مئوية أو قيمة عملة، مثلاً، إلا بعد استيراد الملف. راجع القسم الفرعي "تنسيق البيانات الرقمية في Excel" الذي يُتبع للحصول على مزيد من المعلومات.

  8. كرر الخطوة 7 إذا كان هناك ضرورة، وذلك باختيار العمود الذي تريد تغييره وتنسيق البيانات الذي تريد تطبيقه.

  9. حدد إنهاء.

  10. في مربع الحوار استيراد البيانات، قم بقبول الإعداد الافتراضي لـ ورقة عمل حالية وعنوان الخلية، ثم اختر موافق.

    في مربع الحوار "استيراد البيانات"، اختر وضع البيانات في ورقة عمل موجودة أو الإعداد الافتراضي أو في ورقة عمل جديدة

    إنذار: يعرض عنوان الخلية في مربع حوار استيراد البيانات الخلية المحددة حالياً. يتم استيراد البيانات بدءاً من عنوان الخلية المحددة.

  11. عند الانتهاء، احفظ مصدر بياناتك باسم ملف جديد.

تنسيق البيانات الرقمية في Excel

يمكنك تنسيق أي بيانات رقمية مثل النسب المئوية أو قيم العملة في أي مصدر بيانات جديد أو موجود في Excel تنوي استخدامه في دمج المراسلات في Word. للحفاظ على البيانات الرقمية التي قمت بتنسيقها كنسبة مئوية أو كعملة أثناء عملية دمج مراسلات، اتبع الإرشادات الموجودة في القسم "الخطوة 2: استخدام التبادل الديناميكي للبيانات (DDE) لعملية دمج مراسلات".

في مصدر بيانات Excel الذي سيتم استخدامه للحصول على قائمة بريدية في دمج البريد Word، تأكد من تنسيق أعمدة البيانات الرقمية بالشكل الصحيح. حدد تنسيق عمود يتضمن أرقاماً، على سبيل المثال، ليتطابق مع فئة معينة مثل عملة.

  1. افتح مصدر بيانات Excel لديك.

  2. اختر عمودًا تريد تنسيقه.

  3. في علامة تبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة رقم، اضغط على السهم لأسفل لمربع تنسيق الأرقام (عام)، ثم حدد أحد الخيارات في القائمة.

    في Excel، في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، في المجموعة "رقم"، اختر السهم لأسفل في المربع «عام» لاختيار تنسيق الأرقام الذي ستستخدمه.

  4. كرر الخطوتين 2 و3 حسب الضرورة.

  5. وعند الانتهاء، اختر حفظ.

عندما يكون لديك مصدر بيانات Excel يحتوي على أرقام منسّقة مثل النسب المئوية وقيم العملة، فقد لا تحتفظ بعض البيانات الرقمية بتنسيقها أثناء عملية دمج المراسلات. ستحصل على نتائج دمج المراسلات التي تريدها ويمكنك الاحتفاظ بتنسيق بياناتك الرقمية في Excel باستخدام DDE (التبادل الديناميكي للبيانات).

تنسيق بيانات Excel مُقارنة بحقل "دمج العمل" باستخدام "التبادل الديناميكي للبيانات" أو عدم استخدامه

ملاحظة: إذا قررت عدم استخدام DDE (التبادل الديناميكي للبيانات)، فاتبع الإرشاد الوارد في استخدام دمج المراسلات لإرسال رسائل البريد الإلكتروني المجمعة.

  1. افتح Word، واختر ملف > خيارات > خيارات متقدمة.

  2. ضمن عام، حدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.

    الخيار "تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح"

  3. اختر موافق.

  4. في علامة التبويب المراسلات، اختر بدء دمج المراسلات > معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.

    في Word، ضمن علامة التبويب "المراسلات"، اختر "بدء دمج المراسلات"، ثم اختر "معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة"

  5. في جزء دمج المراسلات، ضمن تحديد المستلمين، اختر استخدام قائمة موجودة.

    في Word، جزء المهام في "دمج المراسلات" الذي يفتح عند اختيار "معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة" في مجموعة "دمج المراسلات"

  6. ضمن استخدام قائمة موجودة، اختر استعراض، ومن ثم افتح جدول البيانات المنسّق.

  7. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، حدد خانة الاختيار إظهار الكل، واختر MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) > موافق.

    مربع الحوار "تأكيد مصدر البيانات"

  8. في مربع الحوار Microsoft Excel، اختر جدول البيانات بالكامل > موافق.

    مربع الحوار Microsoft Excel في Word

  9. عند فتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، اختر موافق.

    مربع الحوار "مستلمو دمج المراسلات" الذي يعرض محتويات جدول بيانات Excel تم استخدامه كمصدر بيانات لقائمة مراسلات

  10. يمكنك متابعة دمج الخطاب، أو رسالة البريد الإلكتروني، أو الملصق، أو المغلف الخاص بك.

تلميح: يمكنك منع مطالبتك من قِبل Word في كل مرة تفتح فيها ملف بيانات. بعد الاتصال بقائمة مراسلاتك، انتقل إلى ملف > خيارات > خيارات متقدمة. ضمن عام، امسح تحديد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.

إذا قمت بإنشاء قائمة جهات اتصال في جدول بيانات Excel، من المهم تنسيق أي رموز بريدية كنص لتجنب فقدان البيانات. إذا كنت تقوم باستيراد أي جهات اتصال إلى جدول بيانات جديد سواءً من ملف نص (.txt) أو ملف قيمة مقسومة بفاصلة (.csv)، فمن الممكن أن يساعدك "معالج استيراد النصوص" على استيراد بياناتك وتنسيقها.

الخطوة 1: إعداد مصدر البيانات في Excel

إذا كنت تستخدم جدول بيانات Excel كمصدر بيانات لدمج البريد في Word، فانتقل إلى الخطوة 2 من هذا الموضوع. إذا كان مصدر البيانات ملف (‎.txt) أو (‎.csv) يحتوي على جهات اتصال Gmail على سبيل المثال، فاستخدم «معالج استيراد النص» لإعداد بياناتك في Excel.

  1. افتح Excel، ومن علامة التبويب بيانات، اختر من نص.

    حدد "من نص" ضمن علامة التبويب "البيانات"

  2. اختر ملف (csv.) أو (txt.) الذي تريده، ثم اختر إحضار البيانات.

  3. في معالج استيراد النص، اختر التالي.

  4. في المحددات، حدد المربع الذي يتطابق مع المحدد الذي يفصل بين كل عنصر موجود ببياناتك (مثل علامة تبويب أو فاصلة). ثم اختر التالي.

    تلميح: تعرض لك جزء معاينة البيانات المحددة الشكل الذي ستبدو عليه النتائج بتنسيق جدول.


    الخطوة 2 من "معالج استيراد النص"
     

  5. في معاينة البيانات المحددة، اختر العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية. بعد ذلك، في تنسيق بيانات عمود، اختر النص.

    "الخطوة 3" في "معالج استيراد النص"
     

  6. كرر الخطوة 5 إذا لزم الأمر، وذلك باختيار العمود الذي تريد تغييره وتنسيق البيانات الذي تريد تطبيقه.

    ملاحظة: في كل مرة تطبق فيها تنسيق بيانات على عمود، سيظهر اسم التنسيق في رأس الجدول لهذا العمود.

  7. انقر فوق إنهاء.

  8. في مربع حوار استيراد البيانات، اختر المكان الذي تريد Excel أن تضع بياناتك به، ثم انقر فوق موافق.

    ملاحظة: قم بحفظ جدول البيانات باستخدام اسم ملف جديد.

الخطوة 2: تنسيق بيانات رقمية في جدول بيانات Excel

للتأكد من دمج الرموز البريدية بدون فقدان أي أصفار، قم بتنسيق عمود الرموز كنص يحتوي على هذه الرموز كنص.

  1. افتح جدول البيانات وحدد العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية.

  2. من علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المربع تنسيق، اختر نص.

    على علامة التبويب "الشريط الرئيسي"، في المجموعة "تنسيق"، حدد "نص"

الآن، يمكنك استخدام هذه البيانات من أجل دمج البريد.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×