تحضير مصدر بيانات Excel 2016 لدمج بريد Word

تحضير مصدر بيانات Excel 2016 لدمج بريد Word

إذا أنشأت قائمة جهات اتصال وبيانات أخرى تريد استخدامها لدمج البريد في Word، وكان مصدر بياناتك هو جدول بيانات Excel موجود، فما عليك سوى إعداد البيانات لدمج البريد. ولكن إذا كان مصدر البيانات الخاص بك ملف محدد بعلامات جدولة (txt.) أو ملف مقسوم بفاصلة (.csv)، فستحتاج أولاً إلى استيراد البيانات إلى Excel، ثم إعدادها لدمج البريد.

ملاحظة: في إصدار سابق من Excel، ربما تكون قد استخدمت التبادل الديناميكي للبيانات (DDE) مع «معالج دمج البريد خطوة بخطوة» في Word. لم يعد Excel يدعم التبادل الديناميكي للبيانات (DDE). إذا كنت تريدنا أن نضع هذه الميزة في الاعتبار في الإصدار التالي من Excel، فاترك لنا تعليقاً في مربع اقتراح Excel‏.

الخطوة 1: إعداد مصدر البيانات في Excel

إذا كنت تستخدم جدول بيانات في Excel كمصدر بيانات لدمج البريد في Word، فانتقل إلى الخطوة 2 من هذا الموضوع. إذا كان مصدر البيانات ملف .txt أو csv. يحتوي على جهات اتصال Gmail على سبيل المثال، فاستخدم معالج استيراد النص لإعداد بياناتك في Excel.

  1. افتح Excel.

  2. في علامة التبويب البيانات، اختر استدعاء بيانات خارجية > من النص.

    تم تمييز الخيار "من النص" على علامة التبويب "بيانات".

  3. اختر ملف txt. أو csv. الذي تريده، ثم اختر استيراد.

  4. في معالج استيراد النص، في جزء نوع البيانات الأصلية، اختر محدد.

    إحضار Excel البيانات الخارجية من نص، معالج استيراد النص، الخطوة 1 من 3

  5. حدد خانة الاختيار البيانات تحتوي على رؤوس الموجودة أعلى جزء المعاينة إذا كان الملف الذي تقوم باستيراده يحتوي على رؤوس ثم اختر التالي.

  6. في الجزء محددات، حدد خانة الاختيار التي تتطابق مع المحدد (كعلامة تبويب أو فاصلة) الذي تستخدمه بياناتك ثم اختر التالي.

    يتم تمييز خيارات "المحددات" في "معالج استيراد النص".

    تلميح: يُظهر لك الجزء معاينة البيانات شكل ظهور النتائج في تنسيق الجدول.

  7. ضمن معاينة البيانات، حدد العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية، وضمن تنسيق بيانات العمود، اختر النص.

    يتم تمييز الخيار "نص" لتنسيق بيانات "عمود" في "معالج استيراد النص".

    ملاحظة: في كل مرة تطبق فيها تنسيق بيانات—العام أو النص أو التاريخ-لعمود، سيظهر اسم التنسيق في رأس الجدول لهذا العمود.

  8. كرر الخطوة 7 إذا كان هناك ضرورة، وذلك باختيار العمود الذي تريد تغييره وتنسيق البيانات الذي تريد تطبيقه.

  9. حدد إنهاء.

  10. في مربع الحوار استيراد البيانات، قم بقبول الإعداد الافتراضي لـ ورقة عمل حالية وعنوان الخلية، ثم اختر موافق.

    في مربع الحوار "استيراد البيانات"، اختر وضع البيانات في ورقة عمل موجودة أو الإعداد الافتراضي أو في ورقة عمل جديدة

    إنذار: يعرض عنوان الخلية في مربع حوار استيراد البيانات الخلية المحددة حالياً. يتم استيراد البيانات بدءاً من عنوان الخلية المحددة.

  11. قم بحفظ جدول البيانات باستخدام اسم ملف جديد.

بعد نجاح استيراد ملف csv. أو txt.، انتقل إلى الخطوة 2.

الخطوة 2: إعداد مصدر البيانات

في مصدر بيانات Excel الذي سيتم استخدامه للحصول على قائمة بريدية في دمج البريد Word، تأكد من تنسيق أعمدة البيانات الرقمية بالشكل الصحيح. حدد تنسيق عمود يتضمن أرقاماً، على سبيل المثال، ليتطابق مع فئة معينة مثل عملة.

إذا قمت باختيار النسبة المئوية كفئة، فاعلم أن تنسيق النسبة المئوية سيؤدي إلى ضرب قيمة الخلية في 100. إذا كنت تريد تجنب عامل الضرب هذا، فقم بتنسيق عمود النسب المئوية كنص. وعلاوة على ذلك، يجب تنسيق عمود يحتوي على الرموز البريدية كنص للمحافظة على البيانات أثناء عملية دمج البريد. يتم إسقاط الأصفار البادئة في الرموز، على سبيل المثال، 00399، أثناء عملية دمج البريد إذا لم تكن منسقة كنص.

  1. قم بفتح مصدر البيانات Excel واختر العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية.

  2. في علامة تبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة رقم، اضغط على السهم لأسفل لمربع تنسيق الأرقام (عام)، ثم حدد أحد الخيارات في القائمة.

    في Excel، في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، في المجموعة "رقم"، اختر السهم لأسفل في المربع «عام» لاختيار تنسيق الأرقام الذي ستستخدمه.

تأكد من أنك تقوم بإضافة الرمز المناسب قبل حقل الدمج أو بعده. على سبيل المثال، إليك كيفية إظهار قيم العملة والنسب المئوية إذا حذفت الرموز.

يقرأ مستند دمج البريد «مساهمتك بـ 50.00» و«يقدم لك خصماً 20.»

إذا قمت بتضمين الرموز، فستكون الأرقام مفهومة أكثر.

يقرأ مستند نتائج دمج البريد «مساهمتك بـ $50.00» و«يقدم لك خصماً بنسبة 20%.»

يمكنك إضافة الرموز قبل حقول الدمج المماثلة أو بعدها كما يلي:

يتم وضع علامة دولار تسبق نموذج مستند دمج البريد في حقل اسمه «تبرع»، وحقل اسمه «النسبة المئوية» يتبعه علامة النسبة المئوية.

انظر أيضاً

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×