تجميع البيانات باستخدام رسائل البريد الإلكتروني

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يجعل Microsoft Office Access 2007 من السهولة تجميع البيانات من أشخاص موجودين في أي مكان في العالم، مثل فريق المبيعات لديك أو المشاركين في الاستطلاع أو جهات الاتصال. يعمل Office Access 2007 مع Microsoft Office Outlook 2007 ليساعدك على إنشاء رسالة بريد إلكتروني تتضمن نموذج إدخال بيانات. عندما يقوم المستلمون بتعبئة النماذج وإرسالها مرة أخرى إليك، تتم معالجة الردود وفقًا للمواصفات الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا اخترت أن تتم معالجة الردود تلقائيًا، تتم إضافة محتويات النموذج إلى الجدول المناسب في قاعدة البيانات بمجرد أن يصل الرد إلى علبة الوارد. تساعدك هذه الميزة الجديدة، معالج تجميع البيانات عبر البريد الإلكتروني، على توفير كثير من الوقت الذي قد تقضيه في إدخال البيانات نيابة عن المستخدمين.

في هذا المقال

متي يجب استخدام تجميع البيانات

قبل بدء الاستخدام

التنقل عبر المعالج

بعد ارسال رساله البريد الالكتروني

تجميع البيانات من خلال رسائل البريد الإلكتروني

متى تستخدم تجميع البيانات

تعرض القائمة التالية بعض السيناريوهات حيث يمكنك استخدام هذه الميزة الجديدة.

  • الاستطلاعات    عندما تريد إجراء استطلاع ثم جمع النتائج في Access. قم أولاً بإنشاء قاعدة بيانات Access تتضمن الجداول اللازمة لتخزين النتائج. ثم يمكنك بعد ذلك استخدام المعالج لإنشاء نموذج يحتوي على الأسئلة (المعروضة كحقول) وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى المشاركين في الاستطلاع. عندما يقوم المشاركون بالرد، تذهب الردود تلقائيًا إلى الجدول الذي تحدده في قاعدة البيانات.

  • تقارير الحالة    سواء كانت هذه التقارير عن أحدث مستويات الجرد أو تضمنت معلومات حديثة عن المسائل المعلقة، يمكن لفريقك إرسال رسائل بريد إلكتروني إليك تحتوي على المعلومات الحالية بفواصل زمنية محددة لتبقى دائمًا متابعًا للأحداث.

  • إدارة الحدث    عند تنظيم حدث، مثل مؤتمر أو حلقة تدريب، يمكنك إرسال نموذج واحد أو أكثر كرسالة بريد إلكتروني لتجميع معلومات عن جهة الاتصال وتفضيلات السفر والإقامة وما إلى لك. إذا اخترت أن تتم معالجة الردود تلقائيًا، يتمكّن المشاركون من تغيير التفضيلات الخاصة بهم في أي وقت دون الحاجة إلى إعلامك بذلك، وتكون لديك دائمًا إمكانية الوصول إلى أحدث البيانات لأغراض اتخاذ القرار.

لتيسير عملية إنشاء نموذج إدخال البيانات وإرساله كرسالة بريد إلكتروني، استخدم معالج تجميع البيانات عبر البريد الإلكتروني للمرور بكافة الخطوات الرئيسية في العملية، بما في ذلك الطريقة التي تريد معالجة الردود بها عندما تصل إلى علبة الوارد.

اعلي الصفحه

قبل أن تبدأ

إذا كانت تلك هي المرة الأولى التي تقوم فيها بتجميع البيانات باستخدام رسائل البريد الإلكتروني، قم بتنفيذ الخطوات التالية لضمان إتمام عملية تجميع البيانات بنجاح.

  1. تأكد من أنك قمت بتثبيت التطبيقات التالية على الكمبيوتر:

    • Office Access 2007    يتوفر "معالج" تجميع البيانات عبر البريد الإلكتروني فقط في Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    يجب أن يكون Office Outlook 2007 مثبتًا ومهيئًا على الكمبيوتر الذي تستخدمه لإرسال رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان Outlook مثبتًا لديك ولكن ليس مهيئًا بعد، ابدأ تشغيل Outlook واتبع الإرشادات في "معالج بدء تشغيل Outlook". للحصول على تعليمات حول المعالج، راجع تعليمات Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (اختياري)    عندما تقوم بإنشاء نموذج إدخال بيانات، يمكنك اختيار نموذج جديد بتنسيق HTML أو نموذج سهل الاستخدام يتم إنشاؤه بواسطة InfoPath. إذا لم يكن Office InfoPath 2007 أو الإصدار الأحدث مثبتًا على الكمبيوتر، أو إذا لم تكن متأكدًا من أن Office InfoPath 2007 أو الإصدار الأحدث مثبت لدى كافة مستلمي الرسائل، يجب اختيار نموذج HTML.

      ملاحظة: تذكر أن النموذج المستخدم لتجميع البيانات عبر البريد الإلكتروني ليس نموذج Access. ينشئ المعالج نموذج خاص يستند إلى اختيارك لتنسيق HTML أو لتنسيق InfoPath.

  2. تأكد أن التطبيقات التالية مثبتة على كمبيوتر المستخدم الذي سيستلم رسالة البريد الإلكتروني. بدون البرنامج المطلوب، لن يتمكّن المستخدمون من عرض النموذج أو تحريره.

    • برنامج العميل للبريد إلكتروني يدعم تنسيق HTML    إذا قمت بإرسال نموذج بتنسيق HTML، يجب أن يكون لدى المستلم برنامج بريد إلكتروني يدعم تنسيق HTML.

    • Office Outlook 2007 وOffice InfoPath 2007 (اختياري)    إذا قمت بإرسال نموذج InfoPath، يجب أن يكون Office Outlook 2007 وOffice InfoPath 2007 مثبتين لدى المستلمين لعرض نموذج InfoPath وتحريره.

  3. حدد قاعدة البيانات الوجهة. يمكن أن تكون قاعدة البيانات إما بتنسيق mdb. أو accdb.. يتم كذلك دعم ملفات mde. وaccde..

    إذا لم تكن ترغب في استخدام قاعدة البيانات الموجودة، يجب إنشاء قاعدة بيانات جديدة.

  4. قم بتحديد أو إنشاء الجداول التي ترغب ملئها بالبيانات من ردود المستخدمين على رسائلك. إذا كنت تقوم بتجميع البيانات من جداول موجودة، تأكد أن الجداول ليست للقراءة فقط وأن لديك الأذونات اللازمة لإضافة المحتويات أو تحديثها.

    ل# مزيد من المعلومات حول انشاء الجداول، راجع المقاله انشاء الجداول في قاعده بيانات.

    ملاحظة: 

    • يتعذر تجميع الحقول ذات أنواع البيانات التالية باستخدام رسائل البريد الإلكتروني:

      • مرفق

      • ترقيم تلقائي

      • حقول متعددة القيم

      • OLE

    • في حاله عمليه تجميع البيانات الخاص بك ب# ملء جدولين او اكثر، يجب انشاء استعلام تحديد و# استخدامه ك# مصدر السجلات ل# النموذج. تاكد من ان الاستعلام يتضمن كل الحقول المطلوبه من الجداول الاساسيه. اذا كنت تستخدم استعلام موجود، تاكد من ان الاستعلام ليس ل# القراءه فقط و# ان لديك الاذونات اللازمه ل# اضافه الي او تحديث محتوياته. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول انشاء استعلام يستند الي جدولين او اكثر، راجع انشاء استعلام يستند الي جداول متعدده.

  5. في معظم الأحوال، ستتمكّن من تقرير ما إذا كنت تريد تخزين البيانات المجمّعة كسجلات جديدة، أو استخدام البيانات لتحديث السجلات. في المواقف التالية، يمكنك فقط تخزين البيانات كسجلات جديدة:

    • تجميع البيانات لملء جدولين أو أكثر.

    • لا يحتوي الجدول الأساسي على حقل مفتاح أساسي. تعتبر قيم المفتاح الأساسي ضرورية لتعيين كل رد إلى سجل موجود. إذا لم يكن الجدول الوجهة يحتوي على حقل مفتاح أساسي، يجب أن تقوم بإضافته الآن أو تعيين حقل موجود يحتوي على قيم فريدة كمفتاح أساسي.

    • لا يحتوي الجدول الأساسي على أي سجلات. إذا كان الجدول فارغًا، يفترض المعالج أنك تريد إضافة سجلات.

    • عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين ليست مخزنة كحقل في قاعدة البيانات. عند تجميع البيانات لتحديث السجلات، لن تتمكّن من كتابة العناوين يدويًا في الرسالة التي ينشئها المعالج. يجب أن يكون حقل العنوان موجوداً في الجدول الوجهة، أو في جدول مرتبط بعلاقة مع الجدول الوجهة. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتجميع بيانات لتحديث جدول "الطلبات"، يجب تخزين العناوين كحقل إما في جدول "الطلبات" أو في جدول مرتبط (مثل جدول "العملاء").

اعلي الصفحه

التنقل خلال المعالج

أنت الآن مستعد لتشغيل المعالج الذي سيساعدك في إعداد عملية تجميع البيانات.

في هذا المقطع

بدء تشغيل المعالج

اختيار نوع نموذج ادخال البيانات

حدد ما تريد القيام بها ب# استخدام البيانات

حدد حقول النموذج

تحديد كيفيه معالجه البيانات

حدد كيف تريد تعيين عناوين البريد الالكتروني ل# المستلمين

تحديد حقل عنوان البريد الالكتروني

تخصيص رساله البريد الالكتروني

انشاء و# ارسال رسائل بريد الكتروني

بدء تشغيل المعالج

  1. افتح قاعدة البيانات الوجهة.

  2. لملء جدول واحد، حدد الجدول في "جزء التنقل". لملء جدولين مرتبطين أو أكثر، حدد الاستعلام الذي يربط تلك الجداول.

  3. قم بواحد مما يلي لبدء المعالج:

    • علي علامه التبويب بيانات خارجيه، في المجموعه تجميع البيانات، انقر فوق انشاء بريد الكتروني. شكل الزر

    • انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول أو الاستعلام، ثم انقر فوق تجميع البيانات وتحديثها عبر البريد الإلكتروني.

      إذا لم يكن الجدول يحتوي على أية حقول، أو يحتوي فقط على حقول من نوع "ترقيم تلقائي" أو "كائن OLE" أو "مرفق" أو حقل بحث متعدد القيم، يعرض Access الرسالة لا يحتوي الجدول أو الاستعلام المحدد على أي حقول تعتمد تجميع البيانات باستخدام البريد الإلكتروني.

      إذا كان الجدول يحتوي على حقول تدعم تجميع البيانات، يبدأ المعالج. تعرض الصفحة الأولى من المعالج الخطوات الرئيسية في العملية. إذا كان الجدول الوجهة يدعم كل من إضافة البيانات وتحديثها، يجب تنفيذ ست خطوات رئيسية في المعالج:

      الخطوات الست الأساسية عندما يدعم الجدول الوجهة إضافة البيانات وتحديثها

      إذا كان الكائن يدعم فقط إضافة السجلات، يجب تنفيذ خمس خطوات رئيسية.

      الخطوات الخمس الرئيسية عندما يدعم جدول الوجهة إضافة البيانات فقط

  4. انقر فوق التالي.

    يطالبك المعالج بتحديد نوع النموذج الذى تريد إنشاءه.

اختيار نوع نموذج إدخال البيانات

في هذه الخطوة، يجب اختيار إنشاء إما نموذج HTML أو نموذج InfoPath. كما تم ذكره مسبقًا في هذا المقال، يتعذر استخدام نموذج Access لتجميع البيانات عبر البريد الإلكتروني — يجب استخدام إما نموذج HTML أو نموذج InfoPath الذي تنشئه في المعالج.

اختيار نوع نموذج إدخال البيانات الذي تريد إرساله إلى المستخدمين

إذا لم يكن InfoPath مثبتًا على الكمبيوتر لديك، لا يتوفر الخيار نموذج Microsoft Office InfoPath.

يعتمد نوع النموذج الذي تنشئه على عاملين — سهولة الاستخدام، وما إذا كان البرنامج اللازم مثبتًا لدى كافة المستلمين أم لا. يعتبر نموذج InfoPath أكثر سهولة في الاستخدام، غير أن نموذج HTML يتطلب برامج أقل.

يوفر نموذج InfoPath بيئة أفضل لإدخال البيانات وتحريرها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لنموذج InfoPath تنفيذ القواعد الأولية للتحقق من البيانات عندما يقوم المستخدم بالنقر فوق الزر إرسال، مما يمنح المستخدم الفرصة لتصحيح البيانات الخاطئة قبل إرسال الرد إليك.

في المجمل، يعتبر لنموذج InfoPath العديد من المزايا التي تفوق نموذج HTML، إلا أن نموذج HTML يمكن أن يتم عرضه وتحريره من قبل أي مستخدم له عميل بريد إلكتروني يدعم HTML.

  1. في المعالج، حدد الخيار نموذج Microsoft Office InfoPath فقط إذا كان كل من Office InfoPath 2007 وOffice Outlook 2007 مثبتين لدى كافة المستلمين. وإلا حدد الخيار نموذج HTML.

  2. انقر فوق التالي.

    تعتمد صفحة المعالج التي يتم عرضها على ما إذا كان الكائن الوجهة يدعم تحديث البيانات أم لا. إذا كان الكائن استعلامًا يستند إلى جدولين أو أكثر، أو جدولاً لا يحتوي على حقل مفتاح أساسي أو أية سجلات، يفترض المعالج أنك تريد إضافة سجلات جديدة، ويطالبك بتحديد حقول النموذج. في كافة الأحوال الأخرى، يطالبك المعالج بتحديد ما إذا كنت تريد إضافة بيانات أم تحديثها قبل مطالبتك بتحديد حقول النموذج.

    اذا يطالبك المعالج ب# تحديد حقول النموذج، انتقل مباشره الي المقطع تحديد حقول النموذج من هذه المقاله.

تحديد ما تريد فعله باستخدام البيانات

في هذه الخطوة، حدد ما إذا كنت تريد إضافة سجلات جديدة إلى قاعدة البيانات أم تحديث السجلات الموجودة.

هل تعمل على جمع بيانات جديدة أم تحديث بيانات موجودة؟

يؤثر نوع النموذج الذي تستخدمه على عدد السجلات الجديدة التي يمكن للمستلم إرسالها إليك في رد واحد. عند تحديث البيانات، يحدد عدد السجلات الذي يجب تحديثه بواسطة المستلم عدد النماذج المكمّلة مسبقًا التي سيتم تضمينها في رسالة. يلخص الجدول التالي وحدات السيناريو المتعددة التي توضح هذه النقطة:

نوع النموذج

إضافة أو تحديث

النتيجة

HTML

إضافة

يتمكّن المستلمون من إرسال سجل جديد واحد فقط في كل رد.

InfoPath

إضافة

يتمكّن المستلمون من إرسال عدة سجلات جديدة في كل رد. وهو ما يمكن فعله بالنقر فوق إدراج صف أسفل رسالة البريد الإلكتروني.

ملاحظة: بعد تحديد الحقول التي تريد تضمينها في الرسالة، تظهر صفحة في المعالج تمكّنك من تعيين عدة خيارات. في هذه الصفحة، يمكنك تعيين مجلد Outlook الذي يحتوي على الردود التي ستتم معالجتها، كما يمكنك تعيين خيارات لكيفية معالجة هذه الردود.

HTML

تحديث

ستتضمن كل رسالة بريد إلكتروني نموذج واحد أو أكثر تمت تعبئته مسبقًا، استنادًا إلى عدد السجلات المقابلة لعنوان بريد إلكتروني واحد. يتمكّن المستلم من مراجعة كل نموذج من النماذج الموجودة في الرسالة وتحديثه.

InfoPath

تحديث

ستتضمن كل رسالة بريد إلكتروني نموذج واحد أو أكثر تمت تعبئته مسبقًا، استنادًا إلى عدد السجلات المقابلة لعنوان بريد إلكتروني واحد. يتمكّن المستلم من مراجعة كل نموذج من النماذج الموجودة في الرسالة وتحديثه.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدم إرسال سجلات إضافية بالنقر فوق إدراج جدول أسفل رسالة البريد الإلكتروني. فيما يلي في هذا المقال، ستتعلم كيفية منع المستخدم من إضافة سجلات جديدة إلى طلب تحديث.

  1. في المعالج، حدد تجميع معلومات جديدة فقط أو تحديث المعلومات الموجودة.

    من الضروري ملاحظة أنه إذا كنت تريد إضافة سجلات جديدة، يمكنك كتابة عناوين البريد الإلكتروني في مربع العنوان لرسالة البريد الإلكتروني عندما يتم إنشاء الرسالة. أما إذا كنت تريد تحديث البيانات الموجودة، يجب تخزين عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين كحقل في الجدول أو الاستعلام الأساسي أو في جدول مرتبط.

  2. انقر فوق التالي.

    يطالبك المعالج بتحديد الحقول التي تريد تضمينها في النموذج.

تحديد حقول النموذج

في هذه الخطوة، تنتقي الحقول التي تريد تضمينها في النموذج.

قم بتحديد البيانات التي تريد تجميعها.

بوجه عام، ليس من الضروري تضمين كل حقل موجود في الجدول أو الاستعلام الأساسي في نموذج. ولكن، هناك استثناءان:

  • الحقول المطلوبة    إذا كنت تقوم بتجميع سجلات جديدة، يضمًن المعالج تلقائيًا كافة الحقول التي يكون إعدادها لخاصية مطلوب هو نعم. إذا كانت أي من الحقول المطلوبة للسجل فارغة، يفشل Access في إضافة السجل إلى الجدول.

  • أنواع الحقول غير المعتمدة    هناك حقول معيّنة يتعذر تضمينها في النموذج. لا يعتمد المعالج الحقول من نوع "ترقيم تلقائي" أو "مرفق" أو "كائن OLE " أو حقول البحث متعددة القيم. كما لا تُعرض تلك الأنواع من الحقول في قائمة الحقول في الجدول أو الحقول في الاستعلام. يتم ملء حقول "الترقيم التلقائي" الموجودة في الجدول تلقائيًا عند إضافة سجلات جديدة. أما الحقول من نوع "كائن OLE" و"مرفق" وحقول البحث متعددة القيم، فيجب ملئها إما في طريقة عرض "ورقة البيانات" أو في طريقة عرض "النموذج"، لأنه يتعذر أن تقوم عملية تجميع البيانات بإضافة هذه القيم.

  • حقل المفتاح الأساسي     يلخص الجدول التالي الأحوال التي يمكنك فيها إضافة حقل مفتاح أساسي إلى نموذج:

الغرض من تجميع البيانات

نوع البيانات

هل تريد تضمينها في نموذج؟

إضافة

ترقيم تلقائي

لا. يتم إنشاء قيمة المفتاح الأساسي تلقائيًا عندما تتم إضافة السجل إلى الجدول.

إضافة

ليس "ترقيم تلقائي"

نعم. يتمكّن المستخدم من كتابة قيمة في الحقل عند إضافة السجلات. لا تتم معالجة التقرير إذا كانت القيمة المحددة قيد الاستخدام بالفعل.

تحديث

إما "ترقيم تلقائي" أو ليس "ترقيم تلقائي"

لا. يتعذر تحرير قيمة المفتاح الأساسي في النموذج. يستخدم هذا الحقل لتعيين كل رد إلى سجل موجود.

  1. في القائمة الحقول في الجدول أو الحقول في الاستعلام، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الحقول التي تريدها. إذا أردت تضمين كافة الحقول، انقر فوق >>.

  2. استخدم الزرين سهم لأعلى وسهم لأسفل لإعادة تنظيم الحقول في القائمة الحقول المراد تضمينها في رسالة بريد إلكتروني.

  3. أسفل خصائص الحقل، حدد تسمية توضيحية لكل حقل تم تضمينه. انقر فوق للقراءة فقط إذا كنت تقوم بتحديث البيانات وتريد عرض الحقل لكي يستفيد منه المستخدم، ولكنك لا تريد أن يتمكن المستخدم من تغيير البيانات. يظهر الحقل في رسالة البريد الإلكتروني بالتسمية التوضيحية هذا الحقل للقراءة فقط. تعتبر هذه الميزة ذات فائدة كبيرة إذا كان المستخدم يقوم بتحديث البيانات الموجودة.

  4. انقر فوق التالي.

    يطالبك المعالج بتحديد كيفية معالجة الردود.

تحديد كيفية معالجة الردود

في هذه الخطوة، تتخذ قرارًا شديد الأهمية يتعلق بكيفية معالجة الردود — تلقائيًا أو يدويًا. لاحظ أن المعالجة اليدوية في هذا السياق لا تتضمن طريقة إدخال مزعجة للبيانات في طريقة عرض "ورقة البيانات" أو طريقة عرض "النموذج". وهو ما يعني أنك ستقوم فقط ببدء عملية التصدير يدويًا لنقل البيانات المجمعة إلى الجدول الوجهة.

حدد كيف تريد متابعة الردود.

المعالجة التلقائية

إذا اخترت أن تتم معالجة الردود تلقائيًا عندما تصل الردود إلى علبة الوارد، يعمل Outlook مع Access لتصدير محتويات النموذج لكل رد من الردود إلى الجداول الوجهة في قاعدة البيانات.

توفر المعالجة التلقائية وقتًا وجهدًا ملحوظًا. يتم تصدير الردود بنجاح ما دامت الشروط التالية مستوفاة في الوقت الذي تصل فيه الردود إلى صندوق البريد.

  • يجب أن يكون Outlook قيد التشغيل على الكمبيوتر. إذا لم يكن Outlook قيد التشغيل، تبدأ المعالجة في المرة التالية التي تقوم فيها بتشغيل Outlook.

  • يجب أن يتم تثبيت Access على الكمبيوتر.

  • لا يجب أن تكون قاعدة البيانات محمية بكلمة مرور، ولا يجب أن تكون مفتوحة في "وضع الاستخدام الخاص". كما لا يجب أن يتم تغيير اسم قاعدة البيانات أو موقعها بعد أن يتم إرسال رسالة البريد الإلكتروني.

  • لا يجب أن يتم تغيير أسماء الجداول والاستعلامات، وكذلك خصائص الحقل المتضمنة في النموذج بعد إرسال رسالة البريد الإلكتروني.

  • بالإضافة إلى ذلك يجب أن تتوفر لديك الأذونات المطلوبة لإضافة محتويات الجدول أو الاستعلام الأساسي أو تحديثها.

إذا لم يتم استيفاء شرط واحد أو أكثر من هذه الشروط، تفشل المعالجة التلقائية. إذا فشلت المعالجة، حاول إصلاح أية مشاكل، ثم قم يدويًا بتصدير الردود التي فشلت معالجتها. تتم متابعة المعالجة التلقائية لأي ردود تصل إلى علبة الوارد بعد حل المشاكل.

السماح بتحديثات البيانات فقط

إذا كنت تقوم بتحديث بيانات وحددت خانة الاختيار معالجة الردود وإضافة البيانات تلقائياً إلى، تصبح خانة الاختيار السماح بتحديثات البيانات الموجودة فقط متاحة. حدد خانة الاختيار إذا لم ترغب في أن يتمكن المستخدم من إرسال سجلات جديدة. إذا كنت تقوم فقط بإضافة بيانات جديدة، لا تصبح خانة الاختيار السماح بتحديثات البيانات الموجودة فقط مرئية.

المعالجة اليدوية

إذا أردت أن تتحكم في وقت معالجة الردود وأي الردود تتم معالجتها، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار معالجة الردود وإضافة البيانات تلقائيًا إلى. في هذه الحالة، تصل الردود إلى علبة الوارد ولكن لا تنتقل إلى قاعدة البيانات. يجب أن تقوم يدويًا بتحديد كل رد في Outlook والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه، ثم النقر فوق تصدير بيانات إلى Microsoft Access في القائمة المختصرة لملء قاعدة البيانات.

ربما تحتاج أيضًا إلى إجراء معالجة يدوية للردود التي فشلت معالجتها تلقائيًا. بعد حل المشكلة التي أدت إلى الفشل، يجب أن تقوم يدويًا بتصدير الردود الموجودة.

تذكر ما يلي قبل بدء إجراء عملية التصدير:

  • يجب أن يكون Office Access 2007 مثبتًا على الكمبيوتر.

  • إذا كانت قاعدة البيانات محمية بكلمة مرور، تتم مطالبتك بإدخال كلمة مرور عند بدء عملية التصدير. كما لا يجب أن تكون قاعدة البيانات مفتوحة في "وضع الاستخدام الخاص"، ولا يجب أن يتم تغيير اسم قاعدة البيانات أو موقعها بعد أن يتم إرسال رسالة البريد الإلكتروني.

  • لا يجب أن يتم تغيير أسماء الجداول والاستعلامات، وكذلك خصائص الحقل المتضمنة في النموذج بعد إرسال رسالة البريد الإلكتروني.

  • بالإضافة إلى ذلك يجب أن تتوفر لديك الأذونات المطلوبة لإضافة محتويات الجدول أو الاستعلام الأساسي أو تحديثها.

تحديد خيارات معالجة إضافية

  1. في الصفحة تحديد كيفية معالجة الردود في المعالج، راجع اسم مجلد Outlook الذي تخزن فيه البيانات. إذا أردت تحديد مجلد آخر للردود الخاصة بطلب تجميع البيانات هذا، انقر فوق اسم المجلد. في مربع الحوار تحديد مجلد، حدد مجلد آخر، أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد جديد. انقر فوق موافق، ثم قم بالتبديل مرة أخرى إلى Access.

  2. انقر فوق تعيين خصائص التحكم في المعالجة التلقائية للردود لعرض مربع الحوار تجميع البيانات باستخدام خيارات البريد الإلكتروني.

    تجميع البيانات باستخدام مربع الحوار "خيارات البريد الإلكتروني"

    استخدم مربع الحوار هذا لتحديد الردود التي تمت معالجتها. إذا أردت معالجة الردود يدويًا، انتقل إلى الخطوة التالية.

  3. في مربع الحوار تجميع البيانات باستخدام خيارات البريد الإلكتروني، راجع الإعدادات أو قم بتغييرها، إذا اقتضت الحاجة، بأي من الطرق التالية، ثم انقر فوق موافق:

    • تجاهل الردود من الأشخاص الذين لم يتم إرسال الرسالة إليهم    حدد خانة الاختيار هذه إذا أردت إجراء معالجة تلقائية للردود المرسلة من قبل المستلمين الأصليين للرسالة. يتم حفظ الردود من الأشخاص الآخرين في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيًا.

    • قبول ردود متعددة من كل مستلم     يمكن للمستلم إرسال نتائج متعددة إليك. حدد خانة الاختيار هذه إذا أردت أن تتم المعالجة التلقائية للرد الأول فقط من كل مستلم. يتم حفظ الردود الثانية وما يليها في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيًا.

      ملاحظة: يتحكم هذا الإعداد فقط في عدد الردود التي تتم معالجتها، وليس عدد السجلات في الرد الواحد. بمعنى آخر، إذا قمت بإرسال نموذج InfoPath، يتمكّن المستخدم من إرسال سجلات متعددة في رد واحد، ويعالج Access تلقائيًا كافة السجلات في الرد، حتى إذا لم يتم تحديد خانة الاختيار هذه.

    • السماح بتحديثات البيانات الموجودة فقط    عندما يستخدم المستلمون نموذج InfoPath لتحديث البيانات، يمكنهم إرسال سجلات جديدة إليك بالإضافة إلى تحديثات للسجلات الموجودة. حدد خانة الاختيار هذه إذا أردت معالجة تحديثات السجلات الحالية فقط.

    • عدد الردود المراد معالجتها    اكتب العدد الإجمالي للردود (من كافة المستلمين) التي تريد معالجتها تلقائيًا. إذا أردت أن تتم معالجة الردود تلقائيًا، أدخل قيمة كبيرة، مثل 5000، في مربع النص. يتم تخزين الردود التي يتم استلامها بعد الوصول إلى القيمة المحددة في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيًا.

    • تاريخ ووقت الإيقاف    تحديد متى يجب أن تتوقف المعالجة التلقائية لرسالة البريد الإلكتروني هذه. يتم تخزين الردود التي يتم استلامها بعد هذا التاريخ والوقت في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيًا.

      ملاحظة: لتغيير هذه الخيارات في تاريخ لاحق، ضمن علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة تجميع البيانات، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار إدارة رسائل تجميع البيانات، حدد الرسالة التي تريد تغيير إعداداتها، ثم انقر فوق خيارات الرسالة. تؤثر التغييرات التي تقوم بإجرائها في مربع الحوار على كافة الردود التالية التي استلمتها على هذه الرسالة.

  4. انقر فوق موافق، ثم انقر فوق إغلاق.

    يعتمد الخطوه التاليه علي ما اذا تم اضافه البيانات او تحديثها. اذا كنت تقوم ب# اضافه سجلات جديده، تابع المقطع التالي. اذا قمت ب# جمع المعلومات ل# تحديث سجلات موجوده، انتقل الي القسم تحديد حقل عنوان البريد الالكتروني.

تحديد كيفية تعيين عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين

إذا كنت تجمع بيانات جديدة فقط، يمكنك تحديد عناوين البريد الإلكتروني بطريقتين:

اختر مستلمي رسالة البريد الإلكتروني.

  • اكتب العناوين بشكل منفرد في رسالة البريد الإلكتروني التي يتم إنشاؤها باستخدام المعالج، أو حدد العناوين من دفتر العناوين.

  • استخدم حقل في قاعدة البيانات الحالية التي تحتوي على عناوين بريد إلكتروني. يجب أن يكون الحقل في الجدول أو الاستعلام الأساسي أو في جدول مرتبط.

عندما تقوم بتجميع البيانات لتحديث السجلات الموجودة، فإنك لا تشاهد مربع الحوار هذا، لأنه في هذه الحالة يجب أن تتوفر عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين كحقل في قاعدة البيانات.

  1. في المعالج، حدد الخيار الذي تريده.

  2. انقر فوق التالي.

    اذا كنت تحدد ل# ادخال عناوين البريد الالكتروني ب# نفسك، انتقل الي المقطع تخصيص رساله البريد الالكتروني. اذا اخترت ل# استخدام حقل في قاعده البيانات، تابع المقطع التالي.

تحديد حقل عنوان البريد الإلكتروني

في هذه الخطوة، حدد الحقل الذي يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين.

حدد الحقل في قاعدة البيانات التي تحتوي على عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين.

  • إذا كان الحقل في الجدول أو الاستعلام الحالي، حدد الجدول أو الاستعلام الحالي، وحدد الحقل من القائمة المنسدلة، ثم انقر فوق التالي.

  • إذا كان الحقل الذي يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين غير موجود في الجدول أو الاستعلام الحالي، استخدم الإجراء التالي:

    1. حدد جدول مقترن.

    2. في القائمة المنسدلة، حدد الحقل الموجود في الجدول الحالي الذي يربطه بالجدول الذي يحتوي على العناوين. يكون غالبًا حقل معرّف.

    3. قم بأحد الإجراءات التالية:

      • إذا كان الجدول الذي حددته مقترنًا بجدول واحد فقط، تظهر قائمة منسدلة افتراضية واحدة. حدد الحقل الذي يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني.

      • إذا كان الجدول الذي حددته مقترنًا بأكثر من جدول واحد، تظهر قائمتان منسدلتان. في القائمة الأولى، حدد الجدول الذي يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني. وفي القائمة الثانية، حدد الحقل.

    4. انقر فوق التالي.

الجداول المقترنة هي تلك التي بينها علاقات معرّفة. لعرض العلاقات في قاعدة البيانات الخاصة بك أو تحريرها:

  • علي علامه التبويب ادوات قاعده البيانات، في المجموعه اظهار / اخفاء، انقر فوق علاقات. شكل الزر

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول العلاقات، انظر المقالات دليل الي العلاقات بين الجداول او انشاء او تحرير او حذف علاقه.

عندما تختار استخدام حقل عنوان، يتعذر معاينة رسالة البريد الإلكتروني أو تخصيصها في Outlook. بدلاً من ذلك، يمكنك تنفيذ هذا الإجراء من خلال المعالج. في الخطوة التالية، يعرض المعالج الموضوع والنص الافتراضي للرسالة، وتكون لديك الفرصة لتخصيصه.

تخصيص رسالة البريد الإلكتروني

في هذه الخطوة، يمكنك مراجعة مكونات الرسالة وإجراء التغييرات اللازمة.

تخصيص رسالة البريد الإلكتروني

  1. في حقلي الموضوع والمقدمة، يمكنك إجراء التغييرات التي تريدها.

  2. إذا اخترت استخدام عناوين البريد الإلكتروني المخزنة في حقل في قاعدة البيانات، فهناك خيار إضافي يمكنك استخدامه في هذه الصفحة. أسفل إضافة عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين في:، حدد أحد الخيارات. بغض النظر عن الخيار الذي تحدده، سيستلم المستخدمون رسالة البريد الإلكتروني. إذا اخترت إدخال عناوين البريد الإلكتروني في Microsoft Office Outlook، لا يكون هذا الخيار متاحًا.

  3. انقر فوق التالي.

إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها

يعرض المعالج صفحة تخبرك بأنه يمكنك الآن إنشاء الرسالة، كما توضح لك أيضًا كيفية عرض حالة البريد الإلكتروني باستخدام الأمر إدارة الردود.

إنشاء رسالة البريد الإلكتروني

ربما تظهر بعض رسائل التحذير في هذه الصفحة. يصف الجدول التالي كل تحذير والإجراء الذي يمكنك اتخاذه لحل المشكلة.

التحذير

الوصف

الحل

لم تتضمن بعض السجلات عنوان صحيح في حقل عنوان البريد الإلكتروني المحدد. لذلك لن يتم إرجاع أية بيانات لهذه الصفوف.

يحتوي حقل عنوان البريد الإلكتروني الذي حددته على قيم خالية.

إذا أردت تجميع بيانات لكل سجل، قم بإنهاء المعالج واستبدل القيم الخالية بعناوين البريد الإلكتروني. ثم ابدأ المعالج مرة أخرى.

لديك الآن تأمين خاص على قاعدة البيانات؛ ستفشل المعالجة التلقائية حتى يتم تحرير التأمين.

لديك الآن قاعدة بيانات مفتوحة في وضع خاص.

إذا اخترت أن تتم معالجة الردود تلقائيًا، تفشل المعالجة، لأنه يتعذر على Access الإضافة إلى قاعدة بيانات في وضع التأمين الخاص أو تحديثها. اغلق قاعدة البيانات ثم أعد فتحها في وضع غير خاص مباشرًة بعد إرسال الرسالة.

قد تحتوي رسائل البريد الإلكتروني هذه على بيانات ذات طبيعة سرية أو حساسة.

تقوم بتجميع البيانات لتحديث سجلات موجودة، ويتم تعبئة النموذج الذي ستقوم بإرساله بالبيانات الموجودة.

إذا احتوت بعض الحقول على بيانات حساسة، انتقل مرة أخرى إلى المعالج حيث قمت بتحديد الحقول ثم قم بإزالة الحقول التي تحتوي على بيانات حساسة من النموذج.

تعتمد الخطوات التالية التي ستتخذها على ما إذا كنت تحدد عناوين البريد الإلكتروني بنفسك، أم تستخدم العناوين المخزنة في قاعدة البيانات.

إذا اخترت تحديد العناوين في رسالة البريد الإلكتروني في Outlook

في وحدة السيناريو هذه، تقوم بإدخال عناوين البريد الإلكتروني في Outlook، ويمكنك معاينة الرسالة أو تخصيصها قبل النقر فوق الزر إرسال.

  1. انقر فوق إنشاء للمتابعة.

    تعرض رسالة Outlook تتضمن نموذج إدخال بيانات. يتضمن نص الرسالة مقدمة مختصرة ونموذج يحتوي على عناصر تحكم وتلميحات. من المستحسن بشدة ألا تقوم بأي تغييرات على نص الرسالة. إذا تم تغيير بنية النموذج، ربما تفشل معالجة الرد.

  2. اكتب عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين في المربع إلى أو نسخة أو نسخة مخفية. يمكنك أيضًا النقر فوق الزر إلى أو نسخة أو نسخة مخفية لتحديد عناوين من دفتر العناوين.

  3. انقر فوق إرسال.

إذا كنت تختار استخدام حقل عنوان مخزّن في قاعدة البيانات

في وحدة السيناريو هذه، تمت معاينة الرسالة بالفعل وتخصيصها. تقوم الآن بتصفية حقل عنوان البريد الإلكتروني بحيث يمكنك تحديد عناوين المستخدمين المراد إرسال الرسالة إليهم.

  1. انقر فوق التالي لعرض صفحة إرسال رسالة البريد الإلكتروني إلى المستلمين.

    إرسال رسالة البريد الإلكتروني إلى المستلمين

  2. اختر عناوين البريد الإلكتروني التي تريد استخدامها عن طريق تحديد خانات الاختيار المقابلة.

  3. انقر فوق إرسال.

    اذا لم تكن بعض القيم في حقل العنوان عناوين بريد الكتروني صالح، يتم عرض مربع حوار ادراج العناوين غير صحيحه. في هذه الحاله، دون العناوين في القائمه و# انقر فوق انهاء، و# التحقق من العناوين، و# من ثم حاول مره اخري ب# ارسال الرساله. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول اعاده ارسال الرسائل، راجع المقطع اعاده ارسال رساله بريد الكتروني مجموعه بيانات.

تم الآن استكمال معظم الإجراءات الخاصة بعملية تجميع البيانات باستخدام رسائل البريد الإلكتروني. إذا اخترت أن تتم معالجة الردود تلقائيًا، وإذا لم تحدث أية أخطاء، يتم نقل البيانات إلى قاعدة البيانات الوجهة بدون أي إجراء آخر من جانبك.

على الجانب الآخر، إذا اخترت معالجة الردود يدويًا، أو إذا حدثت أخطاء، تبقى هناك بعض الإجراءات التي يجب اتخاذها. راجع المقطع التالي للحصول على مزيد من المعلومات حول المعالجة اليدوية للردود، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، والإدارة العامة لرسائل تجميع البيانات والردود.

اعلي الصفحه

بعد إرسال رسالة البريد الإلكتروني

لإرسال رد على رسالة البريد الإلكتروني، ينقر كل مستلم فوق رد، ثم يقوم بتعبئة المعلومات المطلوبة في النموذج، ثم ينقر فوق إرسال. يشرح هذا المقطع كيفية عرض الردود وما الذي يتم عمله إذا لم تتم معالجة أي منها بشكل صحيح.

في هذا المقطع

عرض الردود

التحقق من صحه و# استكشاف الاخطاء و# اصلاحها المعالجه التلقائيه ل# الردود

معالجه الردود يدويا و# استكشاف الاخطاء و# اصلاحها

اعاده ارسال رساله بريد الكتروني مجموعه بيانات

يمكنك أيضًا الحصول على ارتباطات للحصول على مزيد من المعلومات حول إدارة الردود وتغيير خيارات الرسائل في المقطع انظر أيضاً.

عرض الردود

بغض النظر عن الكيفية التي اخترت معالجة الردود بها، ربما تهتم بالبحث عن الشخص الذي قام بالرد على رسالتك، وربما تريد أيضًا فتح الردود يدويًا. لعرض الردود، قم بما يلي:

  1. التبديل إلى Outlook، ثم الاستعراض إلى المجلد الذي حددته لتخزين ردود تجميع البيانات.

    تلميح: إذا لم تتذكر اسم المجلد، ضمن علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة تجميع البيانات، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار إدارة رسائل تجميع البيانات، ستجد اسم المجلد في العمود مجلد Outlook، في الصف المقابل للرسالة التي تريد عرض الردود الخاصة بها.

  2. لفتح رد في Outlook، انقر نقراً مزدوجاً فوقه. يظهر النموذج كما تم تعبئته من قبل المرسل.

لا يعالج Access الردود على رسالة أصلية. لذلك، إذا وجدت نموذجًا واحدًا أو أكثر فارغًا أو غير مكتمل أو لم يتم إكماله بشكل صحيح، يجب إعادة إرسال رسالة البريد الإلكتروني الأصلية إلى هؤلاء المستخدمين، بدلاً من استخدام الأمر رد.

ب# طريقه مماثله، اذا كنت تريد ارسال الطلب ل# مزيد من الاشخاص، يجب عليك اعاده ارسال الرساله الاصليه، بدلا من اعاده توجيهها. راجع القسم اعاده ارسال رساله بريد الكتروني مجموعه بيانات ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

التحقق من المعالجة التلقائية للردود واستكشاف الأخطاء وإصلاحها

إذا اخترت أن تتم معالجة الردود تلقائيًا، قم بما يلي للتأكد من أن الردود تمت معالجتها بشكل صحيح:

  • لكل رد، راجع القيم الموجودة في الأعمدة علامة للمتابعة وحالة تجميع البيانات والفئات.

    تلميح: إذا لم تشاهد الأعمدة علامة للمتابعة وحالة تجميع البيانات والفئات في طريقة العرض، قم بإضافتها باستخدام منتقي الحقول. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود، ثم انقر فوق منتقي الحقول. في مربع الحوار منتقي الحقول، اسحب كل حقل وقم بإفلاته إلى يمين أو يسار رأس عمود موجود.

    في مجلد Outlook، إذا كانت علامة للمتابعة معيّنة إلى تمت عملية تجميع البيانات بنجاح، وكان العمود حالة تجميع البيانات فارغًا، وكان هناك مؤشر أخضر في العمود الفئات، يشير ذلك إلى نجاح معالجة الردود.

  • بالإضافة إلى ذلك، ربما تريد مراجعة محتويات الجداول الوجهة للتأكد أنك تشاهد البيانات المجمعة مخزنة إما كسجلات جديدة او كتحديثات للسجلات الموجودة.

اذا كنت تعتقد ب# ان رد لم يتم تلقائيا معالجه، تاكد من ان يتم استيفاء كافه الشروط اللازمه ل# المعالجه. راجع المقطع المعالجه التلقائيه، لاحقا في هذه المقاله. ثم جرب اقتراحات تقديمها في الجدول التالي. تتطلب اقتراحات معظم اصلاح المشكله و# ثم تصدير الرد يدويا. ل# الحصول علي المساعده عند تصدير اليدوي، راجع القسم التالي، معالجه الردود و# استكشاف الاخطاء و# اصلاحها يدويا.

المشكلة

السبب

الحل

رد موجود في مجلد Outlook، ولكن لم تتم معالجته. يعرض العمود حالة تجميع البيانات الرسالة لم تتم معالجة الرسالة.

راجع خيارات الرسالة في مربع الحوار تجميع البيانات باستخدام خيارات البريد الإلكتروني. يتم تحديد الإعدادات إما للردود التي تمت معالجتها يدويًا أو لمنع ردود معيّنة من المعالجة التلقائية.

تلميح: لعرض الخيارات، ضمن علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة تجميع البيانات، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار، حدد الرسالة التي تريدها، ثم انقر فوق خيارات الرسالة.

تصدير البيانات يدويًا

للتأكد أن الردود التي لم يتم استلامها بعد تمت معالجتها تلقائيًا، قم بتغيير الإعدادات في مربع حوار الخيارات.

ل# الحصول علي المساعده ب# شان مراجعه و# تغيير الخيارات، راجع المقاله خيارات البريد الالكتروني ل# تجميع البيانات .

تم الرد على واحدة من الرسائل ولكن لم تتم معالجتها.

يتطلب الرد على رسائلك الخاصة إجراءًا صغيرًا مختلفًا.

بدلاً من تعبئة النموذج في الرسالة التي تستلمها، قم بتعبئة النموذج الموجود في الرسالة المرسلة الموجودة في المجلد العناصر المرسلة. استعرض إلى مجلد العناصر المرسلة، ثم افتح الرسالة. انقر فوق رد، وقم بتعبئة النموذج، ثم انقر فوق إرسال.

لا يتجه الرد إلى المجلد الصحيح.

تنتقل الردود الأصلية فقط على رسالة إلى المجلد المحدد.

ربما لا يتم نقل الردود على رسائلك إلى المجلد المحدد (إلا إذا استخدمت نسخة من الرسالة الموجودة في مجلد العناصر المرسلة لإنشاء الرد) وكذلك الردود التي هي جزء من مؤشر ترابط رسالة بريد إلكتروني موضوع النقاش.

تشمل الأسباب الأخرى المحتملة ما يلي: ربما لا يكون Office Access 2007 مثبتًا، أو أن الوظيفة الإضافية المطلوبة لمعالجة الردود مفقودة أو تالفة.

إذ لم تتم معالجة أحد الردود، قم بتعبئة النموذج الموجود في الرسالة المرسلة في المجلد "عناصر مرسلة".

إذا قام أحد المستخدمين بتعبئة نموذج في رده على أحد الردود، اطلب من المستخدم الرد على الرسالة الأصلية.

إذا اشتبهت في أن الوظيفة الإضافية إما مفقودة أو تالفة، قم بالتبديل إلى Outlook، ثم في القائمة أدوات، انقر فوق مركز التوثيق، ثم انقر فوق الوظائف الإضافية. تأكد من ظهور العنصر Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing. إذا لم تشاهد هذا الإدخال، حاول تثبيت Access مرة أخرى.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

تعذر العثور على قاعدة البيانات. حدد موقع قاعدة البيانات ثم قم باستيراد البيانات يدويًا.

إما أنه قد تم نقل قاعدة البيانات أو إعادة تسميتها أو حذفها أو أنها أصبحت تالفة.

استعادة قاعدة البيانات إلى الموقع الأصلي، وتصدير الردود يدويًا.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

لا يمكنك فتح قاعدة البيانات لتصدير البيانات لأن قاعدة البيانات قيد الاستخدام بالفعل. قم بمعالجة الردود يدويًا عندما تصبح قاعدة البيانات متوفرة.

قاعدة البيانات مفتوحة في وضع خاص، ويتعذر إجراء التغييرات عليها إلا إذا تم تحرير التأمين للاستخدام الخاص.

اطلب من المستخدم الذي لديه قاعدة بيانات مفتوحة في وضع خاص أن يقوم بإغلاقها وفتحها في وضع عادي. ثم حاول تصدير الرد يدويًا.

يعرض العمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

قاعدة بيانات Access هذه محمية باستخدام كلمة مرور. الرجاء تصدير هذه البيانات إلى Microsoft Access يدوياً.

قاعدة البيانات الوجهة محمية بكلمة مرور. تفشل المعالجة التلقائية إذا كانت قاعدة البيانات تتطلب كلمة مرور.

تصدير الردود يدويًا إذا أردت معالجة ردود مستقبلية تلقائيًا، قم بإزالة كلمة المرور من قاعدة البيانات.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات رسالة تشير إلى فقدان جدول أو استعلام أو حقل.

إما أنه تم حذف الجدول أو الاستعلام أو إعادة تسميته، أو أنه قد تم تعديل بنيته بطريقة يتعذر معها إضافة مكونات النموذج إلى الجداول.

قم بإعادة إنشاء الجداول والاستعلامات الوجهة، أو قم بإنشاء رسالة تجميع بيانات جديدة أو إرسالها.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

لا يمكن معالجة رسالة البريد الإلكتروني هذه. إما أنه قد تم إتلاف النموذج في رسالة البريد الإلكتروني هذه أو تم تعديلها.

إما أن النموذج الموجود في الرد تالف، أو قام أحد (المستلم أو المرسل) بتعديل النموذج.

إذا قام المستلم بتعديل النموذج، اطلب منه إعادة إرسال النموذج إليك، ثم قم بتصدير الرد يدويًا.

إذا كان النموذج في الرسالة الأصلية تالفًا أو غير صحيح، يجب إنشاء رسالة جديدة وإرسالها.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

لا يمكن العثور على المعلومات اللازمة لإكمال المعالجة في قاعدة البيانات المحددة.

المعلومات الضرورية لتعيين الرد للسجل الموجود الذي يجب تحديثه مفقودة.

يجب مزامنة إعدادات الرسالة مع Outlook. في Access، ضمن علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة تجميع البيانات، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار إدارة الردود، حدد الرسالة. أسفل تفاصيل الرسالة، يعرض Access مربع تحذير. انقر فوق المربع لمزامنة الإعدادات، ثم اختر مربع الحوار. قم بالتبديل مرة أخرى إلى Outlook، ثم حاول تصدير البيانات يدويًا.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

لا يمكن إضافة بيانات أو تحديثها لأن البيانات ستؤدي إلى إنشاء قيمة مكررة في حقل لا يقبل إلا قيماً فريدة فقط.

لا يمكن أن يحتوي الحقل ذو خاصية مفهرس معيّنة إلى نعم (بدون تكرار) على قيم متكررة. إذا كانت القيمة المعيّنة إلى الحقل موجودة بالفعل في الحقل المقابل في الجدول، تفشل العملية.

اطلب من المستلم إرسال رد آخر، بقيمة أخرى في حقل النموذج.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

القيمة التي أدخلتها ليست عنصراً في قائمة الاختيارات...

إما أن النموذج يحتوي على حقل مطلوب يبحث عن القيم، ولكن لم يقم المستخدم بتحديد قيمة للحقل أو الحقول، أو أن خاصية التزام_بالقائمة للحقل معيّنة إلى نعم، ولكن قام المستخدم بتحديد قيمة غير موجودة في القائمة.

إما أن تطلب من المستلم إعادة إرسال الرد بعد تعبئة كافة الحقول، أو أن تقوم بتعبئة النموذج وحفظه بنفسك، ثم تحاول التصدير مرة أخرى.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات رسالة تشير إلى أن القيمة المحددة في حقل النموذج غير صحيحة.

أدخل المستلم بيانات غير صحيحة في حقل واحد أو أكثر.

إما أن تطلب من المستلم إعادة إرسال الرد بعد تعبئة كافة الحقول، أو أن تقوم بتعبئة النموذج وحفظه بنفسك، ثم حاول التصدير مرة أخرى.

يعرض عمود حالة تجميع البيانات السلسة التالية:

تحتوي هذه الرسالة على نموذج قد تحتاج إلى تعبئته. عندما تنتهي من تعبئة النموذج، قم بإرساله إلى مرسل رسالة البريد الإلكتروني هذه.

لم يقم المستلم بتعبئة النموذج.

اطلب من المستلم إرسال رد آخر بعد تعبئة النموذج.

معالجة الردود واستكشاف الأخطاء وإصلاحها يدويًا

تتضمن المعالجة اليدوية للرد بدء عملية التصدير من Outlook.

يمكنك تصدير رد واحد فقط في كل مره. تجنب الردود التي تم تعيين العمود حاله تجميع البيانات ب# نجاح عمليه كوليكتينج البيانات ب# استخدام البريد الالكتروني. تشير هذه الحاله الي ان الرد تمت معالجه ب# الفعل ب# نجاح. يجب معالجه الردود التي تم تعيين عمود الحاله مجموعه البيانات الي لم تتم معالجه الرساله يدويا. فشل رد الذي يحتوي علي رساله خطا في هذا العمود كي تتم معالجتها تلقائيا، و# ستحتاج الي بعض استكشاف الاخطاء و# اصلاحها قبل يمكنك تصديره يدويا. راجع المقطع السابق، التحقق من و# استكشاف الاخطاء و# اصلاحها المعالجه التلقائيه ل# الردود، ل# مساعدتك علي استكشاف الاخطاء و# اصلاحها.

  1. في Outlook، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرد الذي تريد معالجته يدويًا.

  2. انقر فوق تصدير بيانات إلى Microsoft Office Access.

  3. في مربع الحوار تصدير بيانات إلى Microsoft Access، راجع تفاصيل الرسالة، ثم انقر فوق موافق لبدء التصدير.

    إذا نجحت عملية التصدير، تظهر الرسالة تم تصدير البيانات إلى قاعدة البيانات بنجاح. إذا فشلت العملية، تظهر الرسالة يتعذر تصدير البيانات نتيجة لحدوث أخطاء، متبوعة بوصف للمشاكل التي أدت إلى الفشل. يسرد الجدول التالي المشاكل التي قد تتسبب في فشل عملية التصدير:

المشكلة

السبب

الحل

عندما أقوم بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق رد، لا أتمكّن من مشاهدة الأمر تصدير بيانات إلى Microsoft Access.

الرسالة المحددة ليست رداً تجميع بيانات صحيح.

قم بحذف الرسائل التي لا تعتبر ردود تجميع بيانات من المجلد المحدد.

لا يتجه الرد إلى المجلد الصحيح.

تنتقل الردود الأصلية فقط على رسالة إلى المجلد المحدد.

ربما لا يتم نقل الردود على رسائلك إلى المجلد المحدد (إلا إذا استخدمت نسخة من الرسالة الموجودة في مجلد العناصر المرسلة لإنشاء الرد) وكذلك الردود التي هي جزء من مؤشر ترابط رسالة البريد الإلكتروني مستخدم للنقاش.

تشمل الأسباب الأخرى المحتملة ما يلي: ربما لا يكون Access مثبتًا، أو ربما تكون الوظيفة الإضافية المطلوبة لمعالجة الردود مفقودة أو تالفة.

إذ لم تتم معالجة أحد الردود، قم بتعبئة النموذج الموجود في الرسالة المرسلة في المجلد "عناصر مرسلة".

إذا قام أحد المستخدمين بتعبئة نموذج في رد على رد، اطلب من المستخدم الرد على الرسالة الأصلية.

إذا اشتبهت في أن الوظيفة الإضافية إما مفقودة أو تالفة، قم بالتبديل إلى Outlook، ثم في القائمة أدوات، انقر فوق مركز التوثيق، ثم انقر فوق الوظائف الإضافية. تأكد من ظهور العنصر Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing. إذا لم تشاهد هذا الإدخال، حاول تثبيت Access مرة أخرى.

الرسالة:

تعذر العثور على قاعدة البيانات. حدد موقع قاعدة البيانات ثم قم باستيراد البيانات يدويًا.

إما أنه قد تم نقل قاعدة البيانات أو إعادة تسميتها أو حذفها أو أنها أصبحت تالفة.

قم باستعادة قاعدة البيانات إلى الموقع الأصلي، ثم أعد المحاولة.

الرسالة:

قاعدة البيانات قيد الاستخدام بالفعل.

قاعدة البيانات مفتوحة في وضع خاص، ويتعذر إجراء التغييرات عليها إلا إذا تم تحرير التأمين للاستخدام الخاص.

اطلب من المستخدم الذي لديه قاعدة بيانات مفتوحة في وضع خاص أن يقوم بإغلاقها وفتحها في وضع عادي. ثم حاول تصدير الرد يدويًا.

الرسالة:

جدول أو استعلام أو حقل مفقود.

إما أنه قد تم حذف الجدول أو الاستعلام أو إعادة تسميته، أو أنه قد تم تعديل البنية بطريقة يتعذر معها إضافة مكونات النموذج إلى الجداول.

قم بإنشاء الجداول والاستعلامات الوجهة المفقودة، أو قم بإنشاء رسالة تجميع بيانات جديدة أو إرسالها.

الرسالة:

إما أن النموذج تالف أو تم تعديله.

إما أن النموذج الموجود في الرد تالف، أو قام أحد (المستلم أو المرسل) بتعديله.

إذا قام المستلم بتعديل النموذج، اطلب منه إعادة إرساله إليك، ثم قم بتصدير الرد يدويًا.

إذا كان النموذج في الرسالة الأصلية تالفًا أو غير صحيح، يجب إنشاء رسالة جديدة وإرسالها.

الرسالة:

المعلومات الضرورية لإكمال المعالجة مفقودة.

المعلومات الضرورية لتعيين الرد للسجل الموجود الذي يجب تحديثه مفقودة.

يجب مزامنة إعدادات الرسالة مع Outlook. في Access، ضمن علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة تجميع البيانات، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار إدارة الردود، حدد الرسالة. أسفل تفاصيل الرسالة، يعرض Access مربع تحذير. انقر فوق المربع لمزامنة الإعدادات، ثم اختر مربع الحوار. قم بالتبديل مرة أخرى إلى Outlook، ثم حاول تصدير البيانات يدويًا.

الرسالة:

لا يمكن إضافة بيانات أو تحديثها لأن البيانات ستؤدي إلى إنشاء قيمة مكررة في حقل لا يقبل إلا قيم فريدة فقط.

لا يمكن أن يحتوي الحقل ذو خاصية مفهرس معيّنة إلى نعم (بدون تكرار) على قيم متكررة. إذا كانت القيمة المعيّنة إلى الحقل موجودة بالفعل في الحقل المقابل في الجدول، تفشل العملية.

اطلب من المستلم إرسال رد آخر، بقيمة أخرى في حقل النموذج.

الرسالة:

لا تتوافق القيمة التي قمت بإدخالها مع أحد العناصر الموجودة في قائمة الخيارات.

إما أن النموذج يحتوي على حقل مطلوب يبحث عن القيم، ولكن لم يقم المستخدم بتحديد قيمة للحقل أو الحقول، أو أن إعداد خاصية التزام_بالقائمة للحقل هو نعم، وقام المستخدم بتحديد قيمة غير موجودة في القائمة.

إما أن تطلب من المستلم إعادة إرسال الرد بعد تعبئة كافة الحقول، أو أن تقوم بتعبئة النموذج وحفظه بنفسك، ثم حاول التصدير مرة أخرى.

الرسالة:

قيمة غير صحيحة في حقل نموذج.

أدخل المستلم بيانات غير صحيحة في حقل واحد أو أكثر.

إما أن تطلب من المستلم إعادة إرسال الرد بعد تعبئة كافة الحقول، أو أن تقوم بتعبئة النموذج وحفظه بنفسك، ثم حاول التصدير مرة أخرى.

الرسالة:

تحتوي هذه الرسالة على نموذج قد تحتاج إلى تعبئته. عندما تنتهي من تعبئة النموذج، قم بإرساله إلى مرسل رسالة البريد الإلكتروني هذه.

لم يقم المستلم بتعبئة النموذج.

اطلب من المستلم إرسال رد آخر بعد تعبئة النموذج.

حاول تصدير الرد إلى أن يعرض عمود الفئات مربعًا أخضر.

إعادة إرسال رسائل البريد الإلكتروني لتجميع البيانات

إذا أردت إرسال الرسالة إلى مزيد من المستخدمين، أو إذا لم تصل الرسالة الأصلية إلى بعض المستخدمين نتيجة لحدوث أخطاء، حاول إعادة إرسال الرسالة بدلاً من إعادة توجيهها.

  1. علي علامه التبويب بيانات خارجيه، في المجموعه تجميع البيانات، انقر فوق اداره الردود. شكل الزر

    يظهر مربع الحوار إدارة رسائل تجميع البيانات.

    مربع الحوار "إدارة رسائل تجميع البيانات"

  2. في مربع الحوار إدارة رسائل تجميع البيانات، انقر فوق الرسالة التي تريد إرسالها مرة أخرى.

  3. انقر فوق إعادة إرسال رسالة البريد الإلكتروني هذه.

    اذا تم تعطيل الزر اعاده ارسال "رساله البريد الالكتروني" هذه

    يظهر هذا الزر باهتًا (غير متوفر) إذا كان يجب مزامنة إعدادات الرسالة مع Outlook.

    انقر فوق مربع التحذير أسفل تفاصيل الرسالة لمزامنة الإعدادات. إذا كانت العملية ناجحة، تظهر الرسالة تمت المزامنة بنجاح. إذا ظهرت رسالة خطأ، حاول إغلاق مربع الحوار ثم إعادة فتحه.

  4. يجري Access بعض عمليات التحقق — مثل التحقق من استمرار وجود الجداول والاستعلامات الوجهة، ومن استمرار تضمنها لكافة حقول النموذج، ومن عدم تغيير أنواع البيانات. إذا نجحت عمليات التحقق، تطالبك صفحة المعالج بتحديد كيفية معالجة الردود. وإلا، فستظهر رسالة ترشدك إلى إعادة إنشاء رسالة البريد الإلكتروني.

  5. تابع مع المعالج كما فعلت عندما أرسلت الرسالة في المرة الأولى. قد تختلف الإعدادات عن تلك المرة.

    لإرسال رسالة البريد الإلكتروني إلى مستخدمين مختلفين، قم بواحد مما يلي:

    • تحديد عناوين البريد الإلكتروني يدويًا. (لاحظ أن هذا الخيار متوفر فقط عندما تقوم بتجميع البيانات لإضافة سجلات جديدة.)

    • اختيار حقل عنوان بريد إلكتروني آخر.

    • استخدام نفس حقل عنوان البريد الإلكتروني ولكن مع تحديد العناوين التي تريدها فقط في الخطوة الأخيرة.

      ل# الحصول علي المساعده ب# شان خطوات المعالج، راجع القسم تحديد كيفيه معالجه البيانات، لاحقا في هذه المقاله.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×