الهدف من إدارة المشاريع: تبادل معلومات عن المشروع

ملاحظة:  نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

نظرة عامة على فن سيناريو طريقة العرض

يشكل التواصل العنصر الأهم في نجاح مشروع ما أو فشله. لحسن الحظ، أصبح تبادل المعلومات عن مشروع معيّن أسهل من خلال Project 2010—إن كان التواصل عبر فريق صغير يعمل على مشروع واحد أو عبر مؤسسة كبيرة ذات احتياجات عمومية للتواصل تمتد عبر قوائم المشاريع.

فقد أصبح Project يتكامل الآن مع SharePoint لمساعدتك في مشاركة معلومات عن المشروع وذلك بدون Project Server حتى.

تمثل هذه المقاله احد اهداف المشروع اداره العديده في خريطه طريق المشروع.

امثله من اداره المشاريع...

واجبك: طُلب منك إدارة مشروع جديد والتواصل مع المساهمين بشكل منتظم. أثناء البحث عن معنى كلمة "مساهم" تُدرك فجأةً أنها لا تعني فقط مديرك. فهي تشمل كل شخص مهتم بمشروعك، من مديرك إلى الموردين وربما إلى رئيس مجلس الإدارة في مؤسستك. وتدرك أيضاً أن المساهمين المهمين ليسوا وحدهم الذين يريدون معرفة سير مجريات المشروع. ففريقك يريد أيضاً معرفة ذلك. فجأةً، يصبح التواصل معقداً.

الأهم أولاً. حلل احتياجات التواصل للمساهمين. ثمة شركات عديدة لديها أفضل النوايا للتواصل ولكنها تفشل بذلك لأنها لا تدرك أن التواصل الفعال يتم بأساليب عدة. يمكنك استخدام Excel لإنشاء مخطط رباعي للاهتمام والتأثير لمساعدتك في فهم من يريد فهم ماذا ومدى اهتمام الشخص في فهم أمر معيّن. كما يشير المخطط، تعامل بدقة مع احتياجات التواصل مع الشخص الذي لديه التأثير الأكبر على نتيجة المشروع والتأثير الإجمالي على المشروع.

صورة لشبكة تأثير Excel

لحسن الحظ، اكتشفت للتو أن مؤسستك ثبتت Microsoft Project 2010 داخل أقسامها وفكرت في تجربة ميزات التواصل الفعالة. لهذا الغرض، اتصلت بمدراء مشاريع من ذوي الخبرة في مؤسستك لمساعدتك في أساسيات إدارة المشاريع وحصلت على نصائح مفيدة عن ميزات التعقب وإعداد تقارير متقدمة عن المشروع لعمل الفريق. تعبت جداً بسبب إرسال رسائل البريد الإلكتروني طلباً للمساعدة وللحصول على تحديثات المشروع.

بعد إجراء تحليل المساهمين، قد ترى أن أحد تطبيقات Office أكثر ملاءمة لنوع المعلومات التي تريد إرسالها. إليك تحليل لتطبيقات Office مع حسناتها وسيئاتها التي قد تواجهها وذلك استناداً إلى احتياجات المساهمين.

التطبيق

الفوائد

السيئات

Excel  

يمكنك استيراد البيانات من Project ل# متقدمه تحليل، مثل تحليل ANOVA و# القيمه المكتسبه. التعرف علي المزيد حول المشروع المتقدمه امكانيات التحليل.

من السهل جداً إنشاء رسومات بيانية معقّدة عندما تكون التفاصيل عالية المستوى أكثر ملاءمة.

Word

يمكن استخدام مستندات Word من خلال دوره حياه المشروع، لا سيما في الفتره الاولي عندما تحتاج مستندات مواصفات متعلقه ب# التخطيط التي تم انشاؤها و# مشاركتها. مزيد من المعلومات حول استخدام انشاء مستند Word اثناء بدء تشغيل المشروع (فيديو).

قد يرغب بعض المساهمين بعرض تقديمي مرئي لمتابعة أداء المشروع الجاري تنفيذه وقد يكون متوفراً بشكل أفضل من خلال Excel أو Project أو Visio.

Project

Microsoft Project يحتوي علي ادوات العرض التقديمي المضمن ل# المساهمين، ب# ما في ذلك مخطط زمني "،" تصدير الفريق التخطيط الميزات و# بيانات قدرات. التعرف علي المزيد حول طرق ل# عرض الملفات و# تقديم معلومات المشروع.

قد لا يكون Project مثبتاً على أجهزة كمبيوتر المساهمين، وفي حال العكس، فإن تعقيد البيانات قد يكون محيراً. لذا، قد يكون من الأفضل استخدام ميزات إعداد التقارير الخاصة بـ Project مثل الخطوط الزمنية والتقارير المرئية لإيصال المعلومات للمساهمين التنفيذيين.

SharePoint

اذا كنت بدات ب# استخدام قائمه مهام SharePoint، ف# يمكنك استيراد في المشروع. ستنعكس تغيير في قائمه من المهام في قائمه المهام الاخري. مزيد من المعلومات استخدام SharePoint ب# استخدام Project.

يتطلب قسم تكنولوجيا معلومات او مورد تكنولوجيا المعلومات يستطيع استثمار اصول الشركه ل# النشر. و# مع ذلك، يمكنك تصغير المتاعب الاداره من SharePoint ب# نشر من مجموعه النظراء.

Project Server

ل# الاتصال المؤسسه و# اعداد التقارير، خاصه علي مستوي قائمه المشاريع، يتضمن متقدمه Project Server الاتصالات و# ادوات التقارير. مزيد من المعلومات حول Project Server.

بالنسبة إلى الشركات الصغيرة التي تضم عدداً قليلاً من الموظفين، قد يشكل نشر Project Server تحدياً. لاستخدام Project Server بشكل فعال، على مؤسستك أن تدرك عملياتها التجارية، وأسلوب العمل وقدراتها على إدارة المشاريع وكيفية تنظيم وإدارة النقطة الفاصلة بين وضع المؤسسة اليوم والهدف الذي تطمح للوصول إليه.

PowerPoint

مثالي ل# العروض التقديميه الفعاله ل# المساهمين عاليه المستوي. مزيد من المعلومات حول كيفيه استخدام PowerPoint ل# العروض التقديميه الفعاله.

بالنسبة إلى الموردين والمحللين والمهندسين، قد يكون تطبيق مثل Excel أكثر ملاءمةً لإنشاء مخططات مفصّلة.

Visio

مثالي ل# المراحل الاوليه ل# مشروع حيث انسياب التخطيط ل# الاعمال و# عمليات التصنيع مفيده. التعرف علي المزيد من انشاء مخططات انسيابيه و# مخططات ل# اتصال المشروع ب# استخدام Visio.

قد يوفر معلومات غنية عن مسار المشروع إذا تم تقديمها أمام مجموعة من المدراء التنفيذيين.

Lync Server

تمكن هذه الميزه اسلوب عمل فريق متصل تقوم ب# تحويل كل الاتصالات الي تفاعل تعاونيه جذاب و# يمكن الوصول اليها من اي مكان.

يتطلب قسم تكنولوجيا المعلومات أو مورّد تكنولوجيا المعلومات يستطيع استثمار أصول الشركة للنشر..

Office Online برامج (السحابه)

الطريقه ملفت ل# النظر و# بسيطه ل# عرض معلومات المشروع علي صفحه ويب في شركتك ب# استخدام رمز ورقه العمل المضمنه من Excel Online. الاطلاع علي مثال من مدونه Excel.

قد يشكل الأمان مشكلة لبعض الشركات. تأكد من أن أوراق العمل المضمّنة تظهر على موقع ويب آمن أو معروضة من مجلد OneDrive خاص (وليس عام).

الوسائط الاجتماعيه

يساعد Facebook او twitter و# وسائط اجتماعيه اخري في اداره المشاريع و# فرق عمل، لا سيما في الفتره الاولي في مشروع. ل# معرفه المزيد حول استخدام الوسائط الاجتماعيه في اداره المشاريع

قد يتردد بعض أعضاء الفريق في مشاركة معلومات بطريقة أقل أماناً من خوادم SharePoint.

اعلي الصفحه

تبادل معلومات عن المشروع

عاين المشاكل التي تحتاج اليها ل# نشر ضمن جدول

لإنجاح إيصال المعلومات إلى أعضاء الفريق والمساهمين من الضروري معرفة مكان إدراج المشاكل في جدول الأعمال.

تبادل معلومات عن القيمه المكتسبه

يعتبر الحصول على معلومات حول القيمة المكتسبة خطوة مهمة جداً وأكثر تقدماً نحو اكتشاف النقاط الجيدة والسيئة في أداء المشروع. الحقائق المهمة التي تكتسبها من هذا الأمر هو ما يريد أن يراه المساهمون.

مزامنه مهام مشروع مع قائمه مهام SharePoint

إذا كان لديك مشروع تم إنشاؤه مسبقاً، يمكنك مزامنة قائمة مهامه مع قائمة مهام SharePoint. وسينعكس التغيير الذي يتم في قائمة مهام واحدة على قائمة المهام الأخرى.

تصدير قائمه SharePoint الي قائمه مهام مشروع

إذا بدأت العمل على قائمة مهام SharePoint، فيمكنك استيرادها إلى Project. وسينعكس التغيير الذي يتم في قائمة مهام واحدة على قائمة المهام الأخرى.

انشاء و# اداره قائمه مهام مشروع SharePoint

إذا كان لديك قائمة مهام تم إعدادها في SharePoint، يمكنك إضافة المهام وتعيين الأشخاص لتلك المهام وإدارة العمل-بدون استخدام Project Server.

عرض معلومات المشروع ب# دون Project 2010

إذا كنت تبحث عن طرق أخرى لعرض معلومات المشروع بدون Project وبدون SharePoint، فيمكنك تصدير معلومات Project باستخدام مجموعة متنوعة من التنسيقات والأدوات.

العمل ب# اعلي مهاره مع Project Web App

اعرف كيف يمكن أن يساعد كل من Project Server وProject Web App مؤسستك؛ ستتعرف من خلال ملفات الفيديو إلى النقاط الأساسية.

استخدام Outlook 2010 ل# التواصل مع اعضاء الفريق

تعلّم أفضل الممارسات لاستخدام Outlook لزيادة فاعلية البريد الإلكتروني الذي ترسله إلى فريقك. جد حلولاً للمشاكل بدلاً من اختلاقها!

تضمين مصنف Excel علي صفحه ويب

عرض ورقة عمل مضمنة على موقع إنترانت ما يتيح للمساهمين الاطلاع على أحدث المعلومات المتعلقة بالمشروع. يتم تخزين المصنف في موقع عام مثل Windows Live OneDrive

انشاء رسومات Visio التخطيطيه

يساعدك Visio 2010 في إنشاء مخططات رائعة لإيصال معلومات عن المشروع عالية المستوى للمساهمين.

اعلي الصفحه | العوده الي خريطه طريق المشروع

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×