الهدف من إدارة المشاريع: تبادل معلومات عن المشروع

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

التواصل مع أعضاء الفريق

غالباً ما يكون من الصعب تبادل معلومات عن مشروع ما، سواء كان ذلك يتعلق بالحصول على معلومات عن حالة المشروع من أعضاء الفريق أو إيصال هذه المعلومات إلى المدراء التنفيذيين.

تعرّف على كيفية تبادل معلومات عن المشروع مع الآخرين ووقت القيام بذلك. جدير بالذكر أن عدم إيصال المعلومات سيؤثر سلباً على التعاون الفعال في العمل، وبالتالي سيهدد نجاح المشروع.

للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشاريع يجب أخذها في الاعتبار قبل البدء...

  • قائمه ب# اسماء المساهمين    قبل بدء مشروع، معرفه من هم المساهمين. احد من الي مكان الانتظار مشروع هو تنس ل# المساهمين هام لديه تاثير انتقال / عدم المتابعه علي المشروع

  • الحصول علي خطه تواصل ب# شكل مسبق    تصميم استراتيجيات الاتصالات و# العمليات في مشروعك قبل بدء المشروع. ذلك افضل علي عمليات الاتصال تظهر ك# مهمه علي السطور الاول ل# مشروعك ب# حيث يصبح هذا جزءا لا يتجزا من التعاون الالتزام الجميع.

  • ابلاغ غالبا ما    تجميع معلومات حاله المهمه ب# مجرد اسبوع حول اليسار ل# الحضور من ايقاف تشغيل مشاكل قبل يمكنهم التصعيد. اذا كان الاتصال اكثر من ذلك، قد ايقاف اعضاء الفريق ارسال تحديثات سبب الوقت الاضافي في اطار التحضير عليها.

  • ابحث عن المشاكل    اذا كانت كل شيء يبدو و# كانه يمر ايضا ل# ان لم تكن قد سماع اي شيء سالبه، تقوم الارجح الراس نحو مشكله. حتي افضل خيار التشغيل المشاريع التي تواجه مشاكل. عملك هو الانتقال العثور عليها قبل انها تبدا بعض المشاكل المتعلقه ب# اكبر حجما.

  • استخدم التقنيه الملائمه    فهم الخاص بك عضو الفريق و# المساهمين احتياجات الاتصالات. علي سبيل المثال، قد تحتاج اعضاء الفريق اعداد تقارير حول حاله المهام ل# استخدام البريد الالكتروني او Project Server، بينما قد تفضل تنفيذي PivotTable او مخطط تم تقديمه شكل جيد. فيما يلي قائمه ب# برامج يمكنك استخدامها ل# المساعده في الاتصال.

التطبيق

الفوائد

السيئات

مشروع

  • يوفر أدوات مضمنة للعروض التقديمية مناسبة للمساهمين على مختلف مستوياتهم.

  • يضم طرق عرض سهلة للمخطط الزمني ومخطط الفريق.

  • يقوم بتصدير البيانات إلى Excel وVisio عند الحاجة إلى إيصال بيانات معقّدة.

  • قد لا تستخدم شركتك Project.

  • قد تكون المشاريع التي تعمل عليها مؤسستك صغيرة جداً بحيث لا تحتاج إلى برامج متقدمة للجدولة.

Project Server

  • إنه البرنامج الأفضل للتواصل مع الآخرين بشكل متقدم ولتبادل معلومات عن المشروع عبر مختلف أقسام المؤسسة.

  • بإمكانه إجراء مقارنة بين حالات مشاريع متعددة أو قائمة مشاريع.

  • قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى الاستعانة بمستشارين من أجل تثبيت Project Server واستخدامه.

Excel

  • باستطاعة Project تصدير البيانات إلى Excel لإجراء تحليل متقدم، مثل تحليل ANOVA وتحليل القيمة المكتسبة.

  • مثالي للتخطيط المبكر للمشاريع أو لإنجاز أعمال بجودة عالية يمكن إضافتها لاحقاً إلى Project.

  • لا تتوفر في Excel ميزات الجدولة التلقائية الملائمة للمشاريع الأكثر تعقيداً.

Word

  • مثالي في الفترة الأولى عندما تحتاج إلى مشاركة مستندات متعلقة بالتخطيط مثل الميزانيات والتسليمات.

  • غير ملائم للعروض التقديمية التي تضم مرئيات للمساهمين التنفيذيين. استخدم بدلاً منه وظيفة إنشاء التقارير في Project نفسه أو Excel أو Visio أو PowerPoint.

SharePoint

  • يوفر ميزات للمزامنة من دون Project Server. وسينعكس التغيير الذي يتم في قائمة مهام على قائمة المهام الأخرى.

PowerPoint

  • مثالي للعروض التقديمية الفعالة للمساهمين التنفيذيين.

  • قد يفضل المحللون والمهندسون استخدام مخططات أكثر تفصيلاً لتحليلات الميزانية المعقدة.

Visio

  • مثالي خلال الفترة الأولى حين تحتاج إلى إيصال معلومات عن عمليات التصنيع والعمليات التجارية تتضمن مخططات انسيابية أو رسومات تخطيطية أخرى.

  • يمكن أن يوفر معلومات كثيرة بالنسبة إلى جمهور من المدراء التنفيذيين. استخدم ميزات إنشاء التقارير الخاصة بـ Project بدلاً منه.

Lync   

  • مثالي لفرق العمل التي يعمل أفرادها من مواقع مختلفة. يمكنك مشاركة معلومات عن المشروع باستخدام المراسلة الفورية أو الصوت أو الفيديو أو أثناء اجتماعات عبر الإنترنت.

  • يتطلب قسم تكنولوجيا معلومات ل# نشر. اذا لم يكن لديك موارد الشركه ل# تثبيت Lync، ف# يمكنك استخدام Office 365 ب# استخدام Lync Online.

التحقق من تحديثات الحالة من Project Server

إذا كان فريق العمل يستخدم Project Server، فقم بتنزيل تحديثات حالة المهام من الخادم قبل إيصال معلومات عن تقدم المشروع إلى أعضاء الفريق.

تعقب تقدم الجدول، بطريقة بسيطة أو متقدمة

تتوفر طرق متعددة لتعقب تقدم المشروع، منها البسيطة ومنها المعقدة. استخدم الطريقة الأفضل لمشروعك ولعملك.

إجراء محادثة مراسلة فورية مع أحد أعضاء فريق المشروع باستخدام Lync

عندما يخطر على بالك سؤال أثناء العمل على مشروع، مرر المؤشر فوق اسم شخص ما لإرسال رسالة فورية إليه باستخدام Lync.

الانضمام إلى اجتماع Lync عبر الإنترنت

إذا تعذر على الأشخاص حضور اجتماع، استخدم Lync لمشاركة معلومات المشروع معهم. شارك شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو دفتر ملاحظات OneNote لتزويدهم بخطط المشروع. ويمكن للأشخاص المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت من المكتب أو من المنزل أو باستخدام جهاز محمول.

إنشاء تقرير مشروع

باستخدام Project 2013، يمكنك إنشاء تقارير رسومية رائعة وتخصيصها لأي بيانات مشروع تريدها، بدون الحاجة إلى أي برامج أخرى. أثناء عملك على المشروع، تتغير التقارير لتعكس أحدث المعلومات، ولست بحاجة إلى إجراء تحديثات يدوية!

المزامنة مع قائمة مهام SharePoint

يستطيع أعضاء الفريق عرض الجدول الزمني وتحديث عملهم في SharePoint، وسترى أنت التغييرات في Project. والعكس صحيح.

استخدام Office 365 مع SharePoint و Lync online و# اصلاحها

ابدأ العمل بالاستناد إلى مواصفات المشروع الأولية باستخدام Office 365. طالما أنك تستخدم كمبيوتراً شخصياً مزوّداً باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك في الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote المتوفرة عند الطلب ومن أي مكان.

ويمكنك أيضاً استخدام SharePoint وLync Online إذا لم تكن شركتك قد ثبّتت هذين البرنامجين على أجهزة الكمبيوتر.

نشر تغييرات المهام إلى الخادم

عند إجراء تغييرات على المهام، يمكنك نشر هذه التغييرات إلى Project Server بحيث تتوفر لجميع الأفراد المعلومات اللازمة ليتمكّنوا من متابعة عملهم.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×