الهدف: بدء مشروع

يمكن أن تمتد مرحلة تخطيط مشروع لفترة زمنية طويلة أو تتضمن العديد من الأشخاص. لذلك، من المهم تحديد أهداف المشروع وافتراضاته وقيوده. كما أن مرحلة التخطيط هي وقت تحضير خطة إدارة النطاق لمعالجة تغييرات أهداف المشروع.

للمشروعات الصغيرة، قد لا تكون كتابة المستندات الكاملة ضرورية ليتمكن الآخرين من مراجعتها. على الرغم من ذلك، ستكون الإرشادات الواردة في هذه المقالة مفيدة عند كتابة ملاحظات حول المشروع لسجلاتك.

تلميح: تعد هذه المقالة جزءًا من سلسلة مقالات ضمن مخطط المشروع الذي يصف مجموعة كبيرة من أنشطة إدارة المشروعات. ونطلق على هذه الأنشطة اسم "أهداف" نظرًا لأنه يتم تنظيمها عبر دورة حياة إدارة المشروعات: إنشاء خطة وتعقب المشروع وإدارته وإغلاق المشروع.

  |  الهدف التالي

عرض كل الأهداف على خريطة المشروع

رسم لهدف المستخدم -- بدء Project

رقم 1  تحديد أهداف المشروع    يعدّ تعيين أهداف واضحة للمشروع في غاية الأهمية لأن نجاح مشروعك سيُحدد وفق نسبة تحقيق هذه الأهداف.

المزيد…

يتميز الهدف الواضح للمشروع بأنه محدد وقابل للقياس. تجنب الأهداف غير الواضحة مثل "إنشاء تسليمات عصرية". قد تتضمن أهداف المشروع ما يلي:

  • قائمة بتسليمات المشروع

  • تواريخ الاستحقاق المحددة، لكل من الإكمال التام للمشروع وللمراحل الرئيسية المباشرة.

  • معايير جودة محددة يجب أن تفي بها التسليمات.

  • حدود التكاليف التي يجب ألا يتجاوزها المشروع.

لكي تصبح الأهداف سارية المفعول، يجب أن يوافق كل المساهمون في المشروع، بالإضافة إلى الجهات الممولة للمشروع رسمياً على الأهداف. غالبًا ما يقوم مدير المشروع بإنشاء مستند للأهداف والذي سيصبح جزءاً دائماً من المشروع.

إذا تم إنشاء المستند في برنامج آخر غير Microsoft Office Project 2007، مثل Microsoft Office Word 2007 أو Microsoft Office OneNote 2007، فيمكنك إرفاق المستند إلى ملف المشروع لتسهيل الوصول.

إذا كنت تستخدم Microsoft Office Project Web Access 2007، فيمكنك تحميل المستندات الداعمة بسهولة في بداية المشروع. يكون ذلك مفيداً إذا لم يتوفر لأعضاء فريقك مجلد مشترك أو موقع ويب يحتوي على المعلومات ذات الصلة بالمشاريع أو المحاولات الأخرى من الشركة.

إذا كنت تستخدم Microsoft Office Project Portfolio Server 2007، يمكنك أيضاً تحميل المستندات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعقب المشاريع من خلال البدء وعملية الموافقة قبل تنفيذها. فعند بدء المشاريع الجديدة، يمكنك تقييمها حسب أهداف المؤسسة.

ملاحظة: يمكنك أيضاً وضع المعلومات على مستوى المشروع في مربع التعليقات في مربع حوار الخصائص للمشروع. يساعدك هذا على البحث عن موقع المستندات والمشاريع بعد بدء المشروع.

رقم 2  حدد افتراضيات المشروع الخاص بك    أثناء مرحلة التخطيط لمشروع، سيكون لديك على الأرجح الكثير من الأسئلة الهامة والتي لم تتم الإجابة عليها. على سبيل المثال، متى ستتوفر الموارد الرئيسية لبدء العمل؟ وكم ستستغرق عملية جديدة من الوقت؟

المزيد…

لبدء التخطيط، أنت بحاجة إلى إجراء تخمينات دقيقة ومن ثم استخدام تلك التقديرات لإنشاء الجدول الزمني الخاص بك.

من المهم تعقب الافتراضيات التي تجريها، بحيث:

  • يتمكن المساهمون في المشروع والجهات الراعية من انتقاد الافتراضيات، ثم الموافقة رسمياً على مجموعة من افتراضيات المشروع.

  • يمكنك تحديث الجدول الزمني عندما يكون لديك المزيد من المعلومات حول هذه العوامل.

ضع في الاعتبار نواحي المشروع هذه عند تحديد الافتراضات الأساسية:

  • عمليات النقل من مشاريع أو أقسام أخرى.إذا كان مشروعك يعتمد على عمل أشخاص آخرين، فهل يدرك هؤلاء الأشخاص هذه التبعية وهل يوافقون على تواريخ النقل؟

  • توفر الموارد والاستخدام (بما في ذلك الأشخاص والمواد والمعدات): إذا لم تكن أنت من يتولى إدارة بعض الأشخاص الذين يعملون على مشروعك، فمن هو الشخص الذي يفعل ذلك؟ وهل وافق ذلك الشخص على استخدامك لهذه الموارد؟

  • مدد المهام: هل تعتمد تقديرات المهمة على تخمينات أم معلومات موثوقة؟

  • تكاليف المشروع: مدى أهمية تكلفة المشروع؟ من الأشخاص المطلوبة للموافقة على موازنة أو زيادتها إذا لزم الأمر؟

  • الوقت المتاح: إذا كنت تعمل وفق موعد نهائي معروف، فهل يمكنك إكمال كل المهام على مستوى مقبول من الجودة؟

  • التسليمات: هل تطابق قائمة تبعيات المشروع والتسليمات توقعات العملاء والمساهمون الآخرين؟ إذا توجب عليك إجراء تسوية على أحد التسليمات، فهل وافق المساهمون على التسليمات التي يجب تسويتها أولاً؟

هذه هي بعض المشاكل التي يجب أخذها في الاعتبار قبل بدء أي مشروع معقد. يعتمد النجاح الكامل للمشروع على تحديد الافتراضيات وتحضير خطط بديلة بنفس قدر الاعتماد على تنفيذ ما خطط له.

يوفر نظام ‎2007 Microsoft Office عدداً من حلول البرنامج التي يمكنك استخدامها لمساعدتك على فهم تعقيدات المشروع قبل بدء العمل عليه. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مخطط انسيابي للوظائف التبادلية معقد أو مدونة لالتقاط أفكار أعضاء الفريق في وقت وضعهم لأفكار خطط المشروع.

رقم 3  حدد قيود مشروعك     إن القيود التي يتم فرضها على مشروع ما هي عبارة عن عوامل من شأنها الحد من خيارات مدير المشروع.

المزيد…

تتألف القيود الرئيسية الثلاثة عادةً مما يلي:

  • الجدول، مثل تاريخ انتهاء ثابت أو تاريخ نهائي لـ مرحلة رئيسية أساسية.

  • الموارد، مثل موازنة معرّفة مسبقاً.

  • النطاق، مثل ضرورة تطوير ثلاثة نماذج من المنتج.

يؤدي إدخال تغيير على أحد هذه القيود عادةً إلى التأثير على القيدين الآخرين كما يمكن لذلك التغيير التأثير على الجودة الإجمالية.

على سبيل المثال، قد يؤدي تقليص مدة المشروع (الجدول) إلى زيادة عدد العاملين الذين ستحتاج إليهم (الموارد) وتخفيض عدد الميزات التي يمكن تضمينها في المنتج (النطاق).

بعد ذلك، يحدد مدير المشروع ما إذا كانت هذه المقايضة مقبولة. يدعى هذا المفهوم "القيود الثلاثية لإدارة المشروع" أو "مثلث المشروع."

خلال عملية التخطيط، اسرد قيود المشروع للتأكد من أن كل المساهمون في المشروع على علم بها ولديهم الفرصة للتعليق على القائمة.

من الجيد أيضاً أن يوافق المساهمون على كيفية الاستجابة للقيود غير المتوقعة التي تظهر أثناء تنفيذ المشروع.

على سبيل المثال، إذا كانت تكلفة العمل أعلى من المتوقع، فقد يرغب المساهمين في تقليل نطاق المشروع بطرق محددة ومعروفة مسبقاً.

ملاحظة: تعني كلمة "قيد" في المشروع، التقييد أو التحديد الذي تقوم بتعيينه إلى مهمة. على سبيل المثال، يمكنك تحديد أن المهمة يجب أن تبدأ في تاريخ محدد أو لا ينتهي بعد تاريخ محدد.

رقم 4  تحضير خطة إدارة النطاق     بعد تحديد أهداف المشروع والافتراضيات والقيود، ستكون جاهزاً لإنشاء مسودة خطة إدارة النطاق.

المزيد…

يضم نطاق المشروع كل أهداف المشروع ومهامه فضلاً عن العمل المطلوب لتنفيذها.

إن خطة إدارة النطاق عبارة عن مستند يصف كيفية إدارة نطاق المشروع وكيفية دمج أي تغييرات يتم إدخالها على النطاق في المشروع.

هذه الخطة مفيدة لأن في أغلب الأحيان، يجب على أعضاء فرق المشاريع ضبط أهدافهم الخاصة أثناء مشروع.

قد تشتمل خطة إدارة النطاق على:

  • تقييم للطريقة التي يمكن بها تغيير النطاق وعدد مرات التغيير والحد الذي يمكن إليه إجراء التغيير.

  • وصف لكيفية تحديد أي تغييرات يتم إدخالها على النطاق وتصنيفها.

    على سبيل المثال، في مشروع بناء، قد تمنح المشرف على فريق العمل الحق في الموافقة على العمل إذا طالب العميل بإدخال تغيير على التصميم بتكلفة أقل من 1000 ر.س.، ولكن إذا كانت تكلفة التغيير ستتجاوز هذه القيمة، فيتعين على مدير المشروع والعميل إعادة تقييم نطاق المشروع في ما يتعلق بالتكلفة والموارد والعوامل الأخرى.

  • خطة تشرح كيفية التصرّف عند تحديد تغيير في النطاق (على سبيل المثال، إعلام الراعي وإصدار أمر بتغيير العقد).

يمكن لخطة إدارة النطاق المعدّة بشكل جيد أن تشكل أساس خطة مواجهة المخاطر الخاصة بالمشروع.

على الرغم من أنك تستطيع إنشاء خطة إدارة نطاق مع المشروع، إلا أن مديري المشاريع ينشئونها عادةً باستخدام برامج أخرى مثل Word 2007 أو OneNote 2007.

  |  الهدف التالي

عرض كل الأهداف على خريطة المشروع

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×