العمل بذكاء: استخدام Lync 2010 Attendant

برنامج Microsoft® Lync™ 2010 Attendant هو تطبيق مدمج لإدارة المكالمات يتيح لك إدارة العديد من المحادثات بكفاءة مرة واحدة من خلال معالجة المكالمات الهاتفية والرسائل الفورية وتوجيهها بسرعة.

في هذه المقالة

إجراء المكالمات الهاتفية وتلقيها

إجراء مكالمة

الرد على مكالمة

رفض مكالمة

إعادة توجيه مكالمة إلى البريد الصوتي

ما ينبغي فعله أثناء مكالمة

وضع مكالمة قيد الانتظار

تحويل مكالمة

التشاور مع المتلقي المعني قبل تحويل مكالمة

دعوة شخص آخر للانضمام إلى المكالمة

إنهاء مكالمة

إدارة العديد من المحادثات

محادثة واحدة نشطة

العديد من المحادثات النشطة (المكالمات الهاتفية والرسائل الفورية)

قائمة جهات الاتصال والمجموعات

العثور على جهات اتصال وإضافتها

فرز جهات الاتصال

تنظيم مجموعة مخصصة

إنشاء مجموعة مخصصة خالية

إنشاء مجموعة مخصصة من قائمة جهات الاتصال

ترتيب المجموعات المخصصة

عرض المجموعات القياسية

عرض عمليات البحث الأخيرة

كيف تعمل مكالمة الفريق؟

إضافة جهة اتصال إلى مجموعة مكالمة فريق

تعيين فترة تأخر رنين

الرد على مكالمات عميل مجموعة استجابة

الرد على مكالمة

إيقاف المكالمات مؤقتًا

لإيقاف مكالمة مؤقتًا

استرداد مكالمة متوقفة مؤقتًا

إجراء المكالمات الهاتفية وتلقيها

يندرج إجراء المكالمات الهاتفية وتلقيها ضمن المهام الأكثر شيوعًا والتي يتم إجراؤها باستخدام Lync 2010 Attendant. وتتشابه الإجراءات اللازم تنفيذها مع إجراءات إرسال الرسائل الفورية وتلقيها. وسيكون بإمكانك إرسال رسائل فورية وتلقيها أثناء إجراء مكالمة.

إجراء مكالمة

لإجراء مكالمة مع جهة اتصال، انقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم الشخص أو انقر فوق زر الهاتف إلى جوار الاسم.

إجراء مكالمة

  1. يتم افتراضيًا إجراء مكالمة مع أحد أسماء قائمة جهات الاتصال عند النقر نقرًا مزدوجًا فوق هذا الاسم.

يمكنك تغيير الإعداد الافتراضي بحيث يتم إرسال رسالة فورية إلى الشخص بمجرد النقر نقرًا مزدوجًا فوق اسمه:

  1. من شريط الأدوات، انقر فوق الزر خيارات، ثم انقر فوق خيارات من القائمة المنسدلة، وانقر بعد ذلك فوق علامة التبويب إجراءات وتنبيهات.

  2. في القائمة المنسدلة إلى جوار عند النقر نقرًا مزدوجًا فوق جهة اتصال، قم بإجراء ما يلي، حدد إرسال رسالة فورية.

  3. اضغط على موافق.

أيقونة خيارات Lync Attendant

  1. يمكنك البحث عن إحدى جهات الاتصال بكتابة الاسم في المربع بحث. وأثناء كتابتك للاسم، ستظهر الأسماء المتطابقة في قائمة جهات الاتصال. لاحظ أن عملية البحث تستغرق بعض الوقت لإكمال الفهرسة الأولية.

  2. للاتصال برقم، أدخل الرقم في المربع بحث ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق نتيجة البحث .

رقم الاتصال

الرد على مكالمة

  • عندما يتصل بك أحد، يظهر تنبيهًا في منطقة الوارد في نافذة Lync الرئيسية. وللرد على المكالمة، انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان في التنبيه.

تنبيه بمكالمة واردة

ملاحظة:  يختلف مظهر تنبيه المكالمات بالنسبة إلى المتصل المتكرر - وهو جهة اتصال اتصلت بك أكثر من مرة في غضون 30 دقيقة. رد على المكالمة بالنقر نقرًا مزدوجًا فوق التنبيه أو بالنقر فوق قبول أو رفض.

Repeat Caller Notification

رفض مكالمة

  • لرفض مكالمة صوتية، انقر بزر الماوس الأيمن فوق تنبيه المكالمة الواردة ثم انقر فوق تجاهل. وفي حالة تمكين المكالمة، يتم إعادة توجيهها إلى البريد الصوتي.

إعادة توجيه مكالمة إلى البريد الصوتي

  • لإعادة توجيه مكالمة إلى البريد الصوتي، اختر إعادة توجيه، ثم اختر رقمًا بديلاً أو البريد الصوتي.

أعلى الصفحة

ما ينبغي فعله أثناء مكالمة

عند الرد على مكالمة هاتفية، تظهر المكالمة في المنطقة "النشطة". وباستخدام عناصر التحكم في المكالمة، يمكنك إجراء العديد من المهام.

وضع مكالمة قيد الانتظار

  • في نافذة المحادثة، انقر فوق الرمز تعليق .

عناصر التحكم بالاتصال

تحويل مكالمة

  1. في نافذة المحادثة، انقر فوق الرمز تحويل .

  2. انقر نقرًا مزدوجًا فوق الاسم في قائمة جهات الاتصال الذي تريد تحويل المكالمة إليه.

  3. ستختفي المكالمة من نافذة المحادثة. وتظهر رسالة خطأ افتراضيًا في حالة عدم نجاح تحويل المكالمة.

عناصر التحكم بالاتصال

ملاحظة:  لتعطيل التنبيهات، انقر فوق خيارات، ثم فوق علامة التبويب إجراءات وتنبيهات، ثم امسح خانات الاختيار المناسبة، وانقر بعد ذلك فوق موافق.

التشاور مع المتلقي المعني قبل تحويل مكالمة

  1. في نافذة المحادثة، انقر فوق الزر التشاور قبل تحويل مكاملة أو دمجها. ويتم وضع المكاملة قيد الاتنظار.

عناصر التحكم بالمكالمة

  1. في قائمة جهات الاتصال، انقر فوق رمز هاتف المتلقي، (أو فوق رمز مراسلة فورية للتشاور من خلال المراسلة الفورية).

استشارة

ملاحظة: عند التشاور مع المتلقي المعني، تفتح نافذة محادثة جديدة. ويظل المتصل الأصلي متصلاً ويتم تعليق محادثته والانتقال إلى المنطقة "تعليق". انقر نقرًا مزدوجًا للتبديل بين المحادثات.

  1. في حالة موافقة المتلقي على التحويل، انقر فوق الزر الاتصال بجهة الاتصال هذه، اتصال .

Communicator

ملاحظة: إذا لم يرغب المتلقي في تلقي المكالمة المحولة، فقم بإنهاء المحادثة. ولاستئناف المحادثة مع المتصل، انقر فوق الزر تعليق/استئناف المكالمة. يمكنك التحدث مع المتصل وكتابة ملاحظات قبل إنهاء المحادثة.

في حالة نجاح تحويل المكالمة، لن يتم عرض أي مؤشر مرئي على ذلك؛ حيث ستختفي المكالمة فقط من نافذة المحادثة. ولكن في حالة فشلها، تظهر رسالة خطأ، إلا إذا قمت بتعطيل التنبيهات من نافذة خيارات.

دعوة شخص آخر للانضمام إلى المكالمة

  • لإضافة جهات اتصال أخرى أثناء مؤتمر عبر الهاتف، انقر فوق الرمز إضافة ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم جهة الاتصال أو اسحب جهة الاتصال من قائمة جهات الاتصال إلى منطقة المحادثة. ويمكنك أيضًا إدخال رقم هاتف محمول باستخدام لوحة الطلب.

عناصر التحكم بالمكالمة

إنهاء مكالمة

  • لإنهاء المحادثة، انقر فوق الرمز إنهاء المحادثة .

عناصر التحكم بالاتصال

أعلى الصفحة

إدارة العديد من المحادثات

منطقة المحادثة (الجانب الأيمن) في النافذة الرئيسية هي المنطقة التي تتضمن جميع أنشطة المحادثة. فمن خلال الانتباه إلى منطقة المحادثات الواردة والنشطة والمعلقة (قيد الانتظار)، يمكنك إدراة العديد من المحادثات في وقت واحد.

محادثة واحدة نشطة

  • تذكر أن المحادثة الموجودة في المنطقة النشطة هي المحادثة التي تتعامل معها في هذه اللحظة. وللرد على مكالمة واردة أو الانتقال إلى مكالمة معلقة في المنطقة النشطة، ما عليك سوى النقر نقرًا مزدوجًا فوقها.

العديد من المحادثات النشطة (المكالمات الهاتفية والرسائل الفورية)

  • يمكنك التعامل مع العديد من المحادثات النشطة في وقت واحد، شريطةَ أن تكون إحداها محادثة صوتية. فعلى سبيل المثال: يمكنك قبول مكاملة واردة أثناء إجراء محادثتين فوريتين أخريين. وفي هذه الحالة، يتم نقل أي محادثة فورية تُجريها في هذه اللحظة إلى المنطقة النشطة، وتظل المحادثة الصوتية نشطة (يُشار إليها بالسهم الأحمر) حتى لو تم نقلها إلى منطقة المحادثة المعلقة في الشاشة.

محادثات متعددة في Attendant

انقر نقرًا مزدوجًا فوق تنبيه مكالمة أو محادثة لنقلها إلى المنطقة النشطة.

أعلى الصفحة

قائمة جهات الاتصال والمجموعات

قائمة جهات الاتصال هي قائمةً تضم زملاء العمل والعائلة والأصدقاء والقرناء الذين تكثر الاتصال بهم. وتوضح هذه القائمة مدى توفر جهات الاتصال، وتمكنك من عرض تفاصيل إضافية حول جهات الاتصال وذلك من خلال النقر بزر الماوس الأيمن فوق خصائص. وتمثّل قائمة جهات الاتصال نقطة البداية للاتصال بجهات الاتصال. فيمكنك إجراء مكاملة هاتفية أو بدء جلسة مراسلة فورية أو محادثة عبر البريد الإلكتروني أو بدء مؤتمر عبر الهاتف بنقرة واحدة أو نقرتين من الماوس.

العثور على جهات اتصال وإضافتها

استخدم مربع البحث للعثور على الأشخاص الذين تريدهم وإضافتهم إلى قائمة جهات الاتصال.

  1. اكتب في مربع البحث الاسم المعروض للشخص المحدد أو بريده الإلكتروني. وتظهر كل الأسماء المتطابقة في نتائج البحث. وقد تستغرق هذه العملية دقيقة واحدة لإكمال البحث.

ملاحظة: يسرد Lync 2010 Attendant افتراضيًا كل أسماء المستخدمين المطابقة من خدمات مجال Active Directory® ومن قائمة جهات اتصال عميل المراسلة والتعاون في Microsoft® Outlook.

  1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم الشخص، ثم أشر إلى إضافة إلى قائمة جهات الاتصال. يتم عرض قائمة بالمجموعات المخصصة.

  2. انقر فوق مجموعة مخصصة، أو انقر فوق مجموعة جديدة لإنشاء مجموعة جديدة لجهة الاتصال.

إضافة إلى قائمة جهات الاتصال

فرز جهات الاتصال

يمكنك فرز جهات الاتصال حسب معايير مختلفة، مثل: اسم العرض أو التوفر أو الشركة. ومن شأن فرز جهات الاتصال تسهيل تنظيم زملاء الفريق والبحث عنهم والاتصال بهم بسرعة.

  1. في أعلى قائمة جهات الاتصال، انقر فوق السهم إلى جوار الترتيب حسب. ويمثّل اسم العرض ترتيب الفرز الافتراضي في Lync 2010 Attendant.

  2. من القائمة المنسدلة، حدد معيار فرز (كالتوفر مثلا).

ملاحظة:  لا يمكنك إخفاء جهات الاتصال التي تكون حالة حضورها إما غير متصل أو غير معروف.

تنظيم مجموعة مخصصة

للوصول السريع إلى جهات الاتصال ذات الصلة، يمكنك تنظيمها في مجموعات مخصصة. فعلى سبيل المثال: يمكنك تكوين مجموعات مخصصة وتسميتها "التطوير" أو "المبيعات" أو "فريقي".

أعلى الصفحة

إنشاء مجموعة مخصصة خالية

يمكنك إنشاء مجموعة مخصصة من قائمة "المجموعات". وتكون هذه المجموعة المخصصة خالية إلى أن تضيف جهات اتصال إليها.

  1. في قائمة المجموعات، انقر فوق علامة الزائد إلى جوار مخصص. تظهر عندئذ مجموعة جديدة في قائمة المجموعات.

  2. اكتب اسمًا لهذه المجموعة، ثم اضغط على ENTER.

مجموعة مخصصة

إنشاء مجموعة مخصصة من قائمة جهات الاتصال

يمكنك إنشاء مجموعة مخصصة تتم تعبئتها بجهات الاتصال التي تحددها.

  1. حدد جهة اتصال واحدة أو أكثر من قائمة جهات الاتصال، أو استخدم مربع البحث للعثور على جهة اتصال.

ملاحظة: لتحديد العديد من جهات الاتصال، اضغط على CTRL مع النقر فوق الأسماء أو اضغط على SHIFT مع النقر فوق الأسماء المتجاورة .

  1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق جهة اتصال، وأشر إلى إضافية إلى جهات الاتصال.

  2. انقر فوق مجموعة جديدة.

  3. اكتب اسمًا لهذه المجموعة، ثم اضغط على ENTER.

  4. لإضافة مزيد من جهات الاتصال، ما عليك سوى سحبها إلى المجموعة من قائمة جهات الاتصال.

ترتيب المجموعات المخصصة

افتراضيًا، يتم تريب المجموعات المخصصة بالحروف الأبجدية. ولإعادة تريتبها، قم بتنفيذ ما يلي:

  • اسحب مجموعة إلى موضع آخر في القائمة.

  • انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجموعة، ثم انقر فوق تحريك مجموعة لأعلى أو تحريك مجموعة لأسفل.

  • انقر فوق مجموعة لتحديدها ثم اضغط على ALT + SHIFT + السهم لأعلى أو ALT + SHIFT + السهم لأسفل.

عرض المجموعات القياسية

يحتوي Lync 2010 Attendant على ثلاثة مجموعات قياسية: متكرر ومتوفر وكل جهات الاتصال.

  • متكرر تسرد بترتيب تنازلي أسماء الأشخاص الذين تم التواصل معهم مؤخرًا عبر Lync 2010 Attendant.

  • متوفر تسرد أسماء الأشخاص الذين لا تكون حالة حضورهم "بالخارج" أو "غير معروف" أو "غير متصل".

  • كل جهات الاتصال تسرد كل جهات الاتصال التي تمت إضافتها إلى قائمة جهات الاتصال (عدا الأشخاص المشتركين في قائمة توزيع).

عرض عمليات البحث الأخيرة

  • انقر فوق آخر عملية بحث لعرض أحدث معيار بحث والنتائج باستخدام Lync 2010 Attendant.

أعلى الصفحة

كيف تعمل مكالمة الفريق؟

يمكنك إضافة جهة اتصال إلى مجموعة مكالمة الفريق التي يمكنها الرد على المكالمات بالنيابة عنك. ويمكنك تعديل أعضاء مجموعة مكالمة الفريق في أي وقت.

إضافة جهة اتصال إلى مجموعة مكالمة فريق

  1. في شريط الأدوات، انقر فوق عرض إعدادات توجيه المكالمات أو تغييرها.

أيقونة إعادة توجيه اتصال الرد

  1. ضمن أجرِ ما يلي عندما أتلقى مكالمات في إعدادات توجيه المكالمات، حدد اطلبني ومجموعة مكالمة الفريق.

إعدادات إعادة توجيه الاتصال

  1. ضمن أضف أعضاء مجموعة مكالمة الفريق للرد على المكالمات نيابةً عنك، انقر فوق إضافة.

  2. اكتب اسم جهة الاتصال التي يمكنها الرد على مكالماتك، ثم انقر فوق موافق.

هام: بالنسبة إلى كل جهة اتصال قمت بتحديدها للانضمام إلى أعضاء مجموعة الفريق، يجب تمكينها للعمل مع ميزة الاتصال الصوتي في المؤسسة.

إضافة مكالمة الفريق

تعيين فترة تأخر رنين

عند تمكين مكاملة الفريق، يجب تعيين فترة تأخر رنين. وعند تشغيل فترة تأخر رنين، سيصدر رنين المكالمة الواردة لك أولاً، وسيصدر لباقي الأعضاء بعد فترة.

  1. لتعيين فترة تأخر رنين، انقر فوق فترة تأخر الرنين.

Set Ring Delay

  1. حدد خانة الاختيار تشغيل فترة تأخر الرنين، ثم قم بتعيين وقت تأخر الرنين.

  2. انقر فوق موافق عند الانتهاء.

  3. في الجزء السفلي، انقر فوق موافق مرة أخرى لحفظ هذه الإعدادات.

ملاحظة: قبل حفظ هذه الإعدادات، يجب تحديد خانة الاختيار لتطبيق هذه الإعدادات أثناء أوقات العمل المحددة في Outlook.

أعلى الصفحة

الرد على مكالمات عميل مجموعة استجابة

بوصفك عميل مجموعة استجابة، تم اختيارك للمساعدة في الرد على المكالمات الهاتفية لإحدى لمجموعة واحدة أو عدة مجموعات. يمكنك استخدام Lync 2010 Attendant للرد على المكالمات الهاتفية التي ترد إلى مجموعتك وإدارتها.

  • وعندما يقوم الخادم بتعيينك كعميل لمجموعة استجابة، سيتم عرض تنبيهًا في Lync 2010 Attendant يُخبرك بالمجموعة التي تمت إضافتك إليها.

الرد على مكالمة

إذا تم تعيينك في إحدى المجموعات، فهذا يعني أنك جاهز لتلقي مكالمة.

  1. يشير تنبيه المكالمة الواردة إلى المجموعة التي حوّلت المكالمة إليك في الحقل عبر .

  2. للرد على المكالمة، ما عليك سوى النقر فوق التنبيه.

تنبيه مجموعة الاستجابة

أعلى الصفحة

إيقاف المكالمات مؤقتًا

عندما تتلقى مكالمة يجب تحويلها إلى قسم آخر، يمكنك إيقافها مؤقتًا في قائمة الانتظار بدلاً من تعليقها. وستحصل بعد ذلك على رقم استرداد من قائمة الانتظار يمكنك استخدامه لاسترداد المكالمة. تأكد من تكوين فريق الدعم لميزة إيقاف المكالمة مؤقتًا.

لإيقاف مكالمة مؤقتًا

  1. رد على تنبيه المكالمة الواردة.

  2. لإيقاف المكالمة مؤقتًا، انقر فوق القائمة المنسدلة أسفل الزر تعليق، ثم حدد إيقاف المكالمة مؤقتًا.

Park Call

  1. عند إيقاف المكالمة مؤقتًا بنجاح، ستحصل على إعلام به رقم الاسترداد.

  2. أرسل رقم الاسترداد إلى الشخص أو القسم الذي سيتم تحويل المكالمة إليه.

متوقف الآن

استرداد مكالمة متوقفة مؤقتًا

  • في حالة ظهور الإعلام، انقر فوق استرداد.

  • أو أدخل رقم استرداد المكالمة المتوقفة مؤقتًا في مربع البحث. وسيتم توصيلك بصاحب هذه المكالمة.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×