التعرف على بنية قاعدة بيانات Access

يؤدي التعرف على الجداول والنماذج والاستعلامات والكائنات الأخرى الموجودة في قاعدة بيانات إلى تسهيل إجراء نطاق عريض من المهام مثل إدخال البيانات في نموذج وإضافة جداول أو إزالتها والبحث عن بيانات واستبدالها وتشغيل الاستعلامات.

تقدم هذه المقالة نظرة عامة أساسية حول بنية قاعدة بيانات Microsoft Office Access، حيث إن Access يوفر أدوات عديدة يمكن استخدامها من أجل التعرف على بنية قاعدة بيانات معينة. وتوضح هذه المقالة أيضاً كيفية استخدام كل أداة ومتى يمكن استخدامها وسبب استخدامها.

ماذا تريد أن تفعل؟

فهم أساسيات قاعدة بيانات Access

عرض التفاصيل حول الكائنات الموجودة في قاعدة البيانات

استكشاف جدول في طريقة عرض "التصميم"

عرض العلاقات بين الجداول

التعرف على كيفية استخدام الكائنات لكائنات أخرى

فهم أساسيات قاعدة بيانات Access

قاعدة البيانات هي مجموعة من المعلومات ذات الصلة بموضوع أو غرض معين مثل تعقب طلبات العملاء أو الاحتفاظ بمجموعة موسيقية. وفي حال عدم تخزين قاعدة البيانات على الكمبيوتر أو إذا تم تخزين أجزاء منها فقط، يمكنك تعقب المعلومات من خلال مجموعة من المصادر التي يجب تنسيقها وتنظيمها.

على سبيل المثال، نفترض أنه تم تخزين أرقام هواتف الموردين لديك في مواقع مختلفة: في ملف بطاقة يحتوى على أرقام هواتف الموردين، وفي ملفات معلومات المنتجات في خزانة ملفات، وفي جدول بيانات يحتوي على معلومات الطلبات. في حالة تغيير رقم هاتف أحد الموردين، عليك تحديث هذه المعلومات في الأماكن الثلاثة. بينما يتم تخزين رقم الهاتف مرة واحدة في قاعدة بيانات Access التي تم تصميمها بطريقة جيدة، ولذلك لا يتعين عليك تحديث هذه المعلومات إلا في موضع واحد. ونتيجة لذلك، عند قيامك بتحديث رقم هاتف المورد، فإنه يتم تحديثه تلقائيًا في أي مكان تستخدمه فيه ضمن قاعدة البيانات.

ملفات قواعد بيانات Access

يمكنك استخدام Access لإدارة كافة المعلومات لديك في ملف واحد. ويمكنك ضمن ملف قاعدة بيانات Access استخدام:

  • الجداول لتخزين البيانات.

  • الاستعلامات للبحث عن البيانات التي ترغب فيها واستردادها.

  • النماذج لعرض البيانات وإضافتها وتحديثها في جداول.

  • التقارير لتحليل البيانات أو طباعتها بتخطيط معين.

بيانات من الجداول المُستخدمة في استعلام ونموذج وتقرير

1. تخزين البيانات مرة واحدة في جدول واحد وعرضها من مواقع عديدة. عند تحديث البيانات، يتم تحديثها تلقائيًا في كل مكان تظهر فيه.

2. استرداد البيانات باستخدام استعلام.

3. عرض البيانات أو إدخالها باستخدام نموذج.

4. عرض البيانات أو طباعتها باستخدام تقرير.

تعتبر كافة هذه العناصر — الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير — عناصر قاعدة البيانات.

ملاحظة: تحتوي بعض قواعد بيانات Access على ارتباطات بجداول تم تخزينها في قواعد بيانات أخرى. على سبيل المثال، قد يكون لديك قاعدة بيانات Access واحدة لا تحتوي على شيء سوى الجداول ولديك أيضًا قاعدة بيانات Access أخرى تحتوي على ارتباطات بهذه الجداول، بالإضافة إلى استعلامات ونماذج وتقارير تستند إلى الجداول المرتبطة. في معظم الحالات لا يؤثر كون الجدول مرتبطًا أو مخزنًا بالفعل في قاعدة البيانات.

الجداول والعلاقات

لتخزين البيانات الخاصة بك، تقوم بإنشاء جدول لكل نوع من المعلومات التي تريد تعقبها. وقد تتضمن أنواع المعلومات معلومات خاصة بالعميل والمنتجات وتفاصيل الطلبات. ولتجميع البيانات من جداول عديدة معًا في استعلام أو نموذج أو تقرير، قم بتعريف العلاقات بين الجداول.

البيانات المخزنة في جداول متصلة استناداً إلى الحقول ذات الصلة

1. أصبحت الآن المعلومات الخاصة بالعملاء والتي كانت موجودة في قائمة بريدية متوفرة في جدول "العملاء".

2. أصبحت الآن المعلومات الخاصة بالطلبات والتي كانت موجودة في جدول البيانات متوفرة في جدول "الطلبات".

3. يعمل المعرّف الفريد مثل "معرف العميل" على تمييز كل سجل عن الآخر في الجدول. ومن خلال إضافة حقل معرّف فريد خاص بجدول ما إلى جدول آخر وتحديد العلاقة بين الحقلين، يتمكن Access من مطابقة السجلات ذات الصلة من كلا الجدولين بحيث يتسنى لك جمعهما معاً في نموذج أو تقرير أو استعلام.

الاستعلامات

يساعدك الاستعلام في البحث عن البيانات التي تتحقق فيها شروط معينة واستردادها — بما في ذلك البيانات الموجودة في جداول متعددة. ويمكنك أيضًا استخدام الاستعلام لتحديث سجلات عديدة أو حذفها مرة واحدة، وإجراء حسابات مُعرفة مسبقًا أو مخصصة على البيانات الخاصة بك.

استعلام يُرجع نتائج من جداول مختلفة

1. يحتوي جدول "العملاء" على معلومات عن العملاء.

2. يحتوي جدول "الطلبات" على معلومات عن طلبات العملاء.

3. يعمل هذا الاستعلام على استرداد بيانات "معرف الطلب" و"الوقت المطلوب" من جدول "الطلبات"، وبيانات "اسم الشركة" و"المدينة" من جدول "العملاء". ويقوم هذا الاستعلام بإرجاع الطلبات التي تم طلبها في شهر أبريل والخاصة بالعملاء الموجودين في الرياض فقط.

النماذج

يمكنك استخدام نموذج لعرض بيانات صف واحد في المرة الواحدة وإدخالها وتغييرها بطريقة سهلة. ويمكنك أيضًا استخدام نموذج لتنفيذ إجراءات أخرى مثل إرسال بيانات إلى تطبيق آخر. وتحتوي النماذج عادةً على عناصر تحكم مرتبطة بحقول أساسية في الجداول. وعندما تقوم بفتح أحد النماذج، يقوم Access باسترداد البيانات من جدول واحد أو أكثر من هذه الجداول، ثم يقوم بعرض البيانات بالتخطيط الذي اخترته عند إنشاء النموذج. ويمكنك إنشاء نموذج باستخدام أحد أوامر النموذج الموجودة على الشريط أو معالج النماذج أو إنشاء نموذج بنفسك في طريقة عرض "التصميم".

يمكن أن تساعدك النماذج في عرض البيانات وإدخالها

1. يعرض الجدول العديد من السجلات في نفس الوقت، ولكن قد يلزمك التمرير أفقيًا لمعرفة كافة البيانات الموجودة في سجل واحد. كذلك، عندما تقوم بعرض أحد الجداول، يتعذر عليك تحديث البيانات من أكثر من جدول في نفس الوقت.

2. ويركّز النموذج على سجل واحد في المرة الواحدة، ويمكن عرض الحقول من أكثر من جدول واحد. كما يمكنه عرض الصور والكائنات الأخرى.

3. من الممكن أن يحتوي النموذج على زر تنقر عليه لطباعة تقرير أو فتح كائنات أخرى أو إجراء مهام بطريقة تلقائية.

التقارير

يمكنك استخدام التقرير لتحليل البيانات بطريقة سريعة أو لعرضها بطريقة معينة للطباعة أو عرضها في تنسيقات أخرى. على سبيل المثال، قد ترسل تقريرًا لأحد الزملاء يجمع البيانات ويحسب الإجماليات. أو يمكنك إنشاء تقرير باستخدام بيانات العناوين التي تم تنسيقها لطباعة بطاقات بريدية.

تعرض التقارير البيانات المنسقة أو المحسوبة

1. استخدم التقرير لإنشاء بطاقات بريدية.

2. استخدم التقرير لعرض الإجماليات في مخطط.

3. استخدم التقرير لعرض الإجماليات التي تم حسابها.

الآن بعد أن تعرفت على معلومات حول البنية الأساسية لقواعد بيانات Access، تابع القراءة لمعرفة كيفية استخدام الأدوات المضمنة لاستكشاف قاعدة بيانات Access معينة.

أعلى الصفحة

عرض بعض التفاصيل حول الكائنات الموجودة في قاعدة البيانات

تتمثل إحدى أفضل الطرق في معرفة بعض المعلومات حول قاعدة بيانات معينة في استخدام "توثيق قاعدة البيانات". يمكنك استخدام "توثيق قاعدة البيانات" لإنشاء تقرير يحتوي على معلومات مفصلة حول الكائنات الموجودة في قاعدة البيانات. عليك أولاً اختيار الكائنات المراد تفصيلها في التقرير. وعند تشغيل "توثيق قاعدة البيانات"، يحتوي التقرير على كافة البيانات المتعلقة بكائنات قاعدة البيانات التي قمت بتحديدها.

  1. افتح قاعدة البيانات التي تريد توثيقها.

  2. ضمن علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات، في المجموعة تحليل، انقر فوق توثيق قاعدة بيانات.

  3. في مربع الحوار توثيق، انقر فوق علامة التبويب التي تمثل نوع كائن قاعدة البيانات الذي ترغب في توثيقه. لإنشاء تقرير عن كافة الكائنات الموجودة في قاعدة البيانات، انقر فوق علامة التبويب كافة أنواع الكائنات.

  4. قم بتحديد كائن أو أكثر من الكائنات الموجودة في علامة التبويب. لتحديد كافة الكائنات الموجودة في علامة التبويب، انقر فوق تحديد الكل.

  5. انقر فوق موافق.

    يقوم "توثيق قاعدة البيانات" بإنشاء تقرير يتضمن بيانات مفصلة لكل كائن محدد، ثم يقوم بفتح التقرير في "معاينة قبل الطباعة". على سبيل المثال، إذا قمت بتشغيل "توثيق قاعدة البيانات" على نموذج إدخال بيانات، فيعرض التقرير الذي تم إنشاؤه بواسطة "التوثيق" خصائص النموذج بأكمله، وخصائص كل من الأقسام الموجودة في النموذج وخصائص الأزرار والتسميات والمربعات النصية وعناصر التحكم الأخرى الموجودة في النموذج، إضافة إلى الوحدات النمطية للتعليمات البرمجية وأذونات المستخدمين الخاصة بالنموذج.

  6. لطباعة التقرير، من علامة التبويب معاينة قبل الطباعة، ضمن المجموعة طباعة، انقر فوق طباعة.

أعلى الصفحة

استكشاف جدول في عرض «التصميم»

يؤدي فتح الجدول في طريقة عرض «التصميم» إلى منحك نظرة مفصلة على بنية الجدول. على سبيل المثال، يمكنك العثور على إعداد نوع البيانات لكل حقل، والبحث عن أية أقنعة للإدخال، أو معرفة ما إذا كان الجدول يستخدم أياً من حقول البحث — الحقول التي تستخدم الاستعلامات لاستخراج البيانات من الجداول الأخرى. وتعتبر هذه المعلومات مفيدة نظراً لإمكانية قيام أنواع البيانات وأقنعة الإدخال بالتأثير على قدرتك على البحث عن البيانات وتشغيل استعلامات التحديث. على سبيل المثال، نفترض أنك ترغب في استخدام استعلام تحديث من أجل تحديث حقول معينة في جدول ما من خلال نسخ البيانات الموجودة في حقول مشابهة من جدول آخر. وفي حالة عدم توافق أنواع البيانات الخاصة بكل حقل ضمن الجدول المصدر والجدول الوجهة، فيتعذر حينئذٍ تشغيل الاستعلام.

  1. افتح قاعدة البيانات التي تريد تحليلها.

  2. في «جزء التنقل»، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد استكشافه، ثم انقر فوق عرض التصميم من القائمة المختصرة.

  3. عند الضرورة، قم بتدوين الاسم الخاص بكل حقل من حقول الجدول ونوع البيانات الذي تم تعيينه لكل حقل.

    يعمل نوع البيانات الذي تم تعيينه إلى أحد الحقول على تحديد حجم البيانات التي يمكن للمستخدمين إدخالها في الحقل ونوعها. على سبيل المثال، قد يُسمح للمستخدمين بإدخال 20 حرفًا كحد أقصى في حقل النص، ولا يمكنهم إدخال البيانات النصية في حقل تم تعيين نوع البيانات الخاص به على "رقم".

  4. لتحديد ما إذا كان الحقل حقل بحث أم لا، انقر فوق علامة التبويب بحث في القسم الأدنى من شبكة تصميم الجدول، أسفل خصائص الحقل.

    يعرض حقل البحث مجموعة واحدة من القيم (حقل واحد أو أكثر مثل الاسم الأول واسم العائلة)، غير أنه يقوم عادةً بتخزين مجموعة مختلفة من القيم (حقل واحد، مثل معرّف رقمي). على سبيل المثال، قد يعمل حقل البحث على تخزين رقم معرّف الموظف (القيمة المخزنة)، ومع ذلك يقوم بعرض اسم الموظف (القيمة المعروضة). عند استخدام حقل البحث في التعبيرات أو في عمليات البحث والاستبدال، فإنك تستخدم القيمة المخزنة وليس القيمة المعروضة. ويُعدّ التعرّف على القيم المخزنة والمعروضة الخاصة بحقل البحث الطريقة المثلى للتأكد من استخدام التعبير أو عملية البحث والاستبدال لحقل البحث بالطريقة التي تتوقعها.

    يُظهر الرسم التوضيحي التالي حقل بحث نموذجياً. تذكر أن الإعدادات التي تراها في الخاصية مصدر الصف ستكون متنوعة.

    استخدام جدول أو استعلام كمصدر البيانات لحقل بحث

    يستخدم حقل البحث المبين هنا استعلامًا لاسترداد البيانات من جدول آخر. يمكنك أيضًا رؤية نوع آخر من حقول البحث يسمى قائمة القيم ويستخدم قائمة خيارات تعليمات برمجية مضمنة. يبين هذا الشكل قائمة القيم النموذجية.

    استخدام قائمة قيم كمصدر البيانات لحقل بحث

    بشكلٍ افتراضي، تستخدم قوائم القيم نوع البيانات النصية.

    إن أفضل الطرق للبحث عن قوائم القيم والبحث هي من خلال عرض علامة التبويب بحث، ثم النقر فوق الإدخالات الموجودة في العمود نوع البيانات الخاص بكل حقل في الجدول. للحصول على مزيد من المعلومات حول إنشاء حقول البحث وقوائم القيم، اطلع على إنشاء حقل بحث.

أعلى الصفحة

عرض العلاقات بين الجداول

لعرض التمثيل الرسومي الخاص بجداول قاعدة البيانات وحقول كل جدول والعلاقات بين هذه الجداول، استخدم علامة تبويب الكائن علاقات. توفر علامة تبويب الكائن علاقات صورة كاملة للجدول وبنية علاقات قاعدة البيانات — وهي معلومات مهمة عندما تحتاج إلى إنشاء العلاقات بين الجداول أو تغييرها.

ملاحظة: يمكنك أيضًا استخدام علامة تبويب الكائن علاقات لإضافة علاقات أو تغييرها أو حذفها.

  • افتح قاعدة البيانات التي تريد تحليلها.

  • في علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات، في المجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق علاقات.

تظهر علامة تبويب الكائن علاقات وتعرض لك العلاقات بين كافة الجداول في قاعدة البيانات المفتوحة.

علاقة بين جدولين

لمزيد من المعلومات حول علاقات الجداول، اطلع على الدليل إلى علاقات الجداول.

أعلى الصفحة

التعرف على كيفية استخدام الكائنات لكائنات أخرى

يوضح الجزء تبعيات الكائن كيفية تفاعل كائنات قاعدة البيانات مثل الجداول والنماذج والاستعلامات والتقارير مع الكائنات الأخرى أو الاعتماد عليها.

يمكنك استخدام الجزء تبعيات الكائن للمساعدة في تجنّب حذف مصادر السجلات بشكلٍ غير متعمد. على سبيل المثال، لنفترض أنه لديك استعلام "طلبات ربع سنوية" ضمن قاعدة بيانات "المبيعات" ولم تعد بحاجة إلى الاستعلام. قبل قيامك بحذف الاستعلام، عليك معرفة ما إذا كان أي كائن آخر في قاعدة البيانات، مثل نموذج أو تقرير، يستخدم الاستعلام كمصدر بيانات. يمكنك بعد ذلك إما تعديل الكائنات المستندة إلى الاستعلام لإزالة المراجع التي تشير إلى الاستعلام، أو حذف الكائنات المستندة إلى الاستعلام بالإضافة إلى الاستعلام. ويمكن توفير الوقت من خلال عرض قائمة كاملة بالكائنات التابعة إذ لن تكون بحاجة إلى فحص خصائص الكائنات يدويًا وتقليل الأخطاء عن طريق العثور على التفاصيل التي قد لا تظهر أثناء المراجعة اليدوية.

عندما ترغب في تغيير التصميم الخاص بكائن قاعدة بيانات، يمكن أن يكون الجزء تبعيات الكائن مفيدًا أيضًا من خلال عرض كيفية تأثر الكائنات الأخرى بتغيير التصميم. ويجب عليك استخدام الجزء تبعيات الكائن لمساعدتك في تخطيط تغييرات التصميم الرئيسية.

استخدام الجزء «تبعيات الكائن»

  1. افتح قاعدة البيانات التي تريد التدقيق فيها.

  2. من "جزء التنقل"، قم بتحديد جدول أو نموذج أو تقرير أو استعلام أو فتحه.

  3. من علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات، ضمن المجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق تبعيات الكائن.

  4. انقر فوق موافق لتحديث معلومات التبعية، إذا طُلب منك ذلك.

    يظهر الجزء تبعيات الكائن.

    الجزء "تبعية العناصر"

  5. لرؤية قائمة الكائنات التي تستخدم الكائن الذي قمت بتحديده في الخطوة رقم 2، انقر فوق الكائنات التابعة لي في أعلى الجزء. ولرؤية قائمة الكائنات التي يستخدمها الكائن المحدد، انقر فوق الكائنات التي أتبعها.

  6. ولرؤية معلومات التبعية الخاصة بكائن، انقر فوق أيقونة التوسيع (+) المجاورة لهذا الكائن. يقوم Access بعرض حتى أربعة مستويات من التبعيات للكائن.

تذكر هذه الحقائق عند استخدام جزء تبعيات الكائن:

  • تتوفر معلومات التبعية فقط في حال حصولك على أذونات لفتح أحد الكائنات في طريقة عرض "التصميم".

  • لا يعرض الجزء معلومات خاصة بوحدات الماكرو والوحدات النمطية للتعليمات البرمجية.

  • يعمل الجزء فقط مع الجداول والنماذج والتقارير والاستعلامات باستثناء أنواع الاستعلامات التالية:

    • الاستعلامات الإجرائية — الاستعلامات التي تعمل على إدخال البيانات أو تحديثها أو حذفها

    • الاستعلامات الخاصة بـ SQL، والتي تتضمن استعلامات التوحيد واستعلامات تعريف البيانات والاستعلامات التمريرية

    • الاستعلامات الفرعية

      إذا واجه Access بعض الاستعلامات المتداخلة، فيتم إنشاء معلومات تبعية فقط للاستعلام الرئيسي. يتم تطبيق هذه القاعدة على الجداول والاستعلامات المصدر الخاصة بورقة البيانات الفرعية للاستعلام وحقول البحث.

  • يقوم Access بإنشاء معلومات التبعية عن طريق البحث عن بدائل الأسماء المعينة بواسطة ميزة التصحيح التلقائي للاسم — ميزة تقوم تلقائيًا بتصحيح التأثيرات الجانبية الشائعة التي تحدث عند إعادة تسمية النماذج أو التقارير أو الجداول أو الاستعلامات أو الحقول أو عناصر التحكم الموجودة في النماذج والتقارير. في حالة تعطيل تعقب معلومات ميزة التصحيح التلقائي للاسم، ستتم مطالبتك بتشغيلها قبل عرض معلومات التبعية.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×