البحث عن السجلات بالتواريخ الأحدث أو الأقدم

تتناول هذه المقالة كيفية استخدام استعلام القيمة العليا للعثور على التواريخ الأحدث أو الأقدم في مجموعة من السجلات. يمكنك استخدام استعلام القيمة العليا للإجابة عن أسئلة عمل متنوعة، مثل متى كان آخر طلب شراء قدمه أحد العملاء؟

ماذا تريد أن تفعل؟

فهم كيفية عمل استعلامات القيمة العليا مع التواريخ

البحث عن التواريخ الأحدث أو الأقدم

البحث عن التواريخ الأحدث أو الأقدم لسجلات موجودة في فئات أو مجموعات

البحث عن التواريخ الأحدث والأقدم

فهم كيفية عمل استعلامات القيمة العليا مع التواريخ

يتم استخدام استعلام القيمة العليا إذا أردت العثور على سجلات تتضمن التواريخ الأحدث أو الأقدم في جدول أو مجموعة من السجلات. يمكنك عندئذٍ استخدام البيانات للإجابة عن أنواع متعددة من أسئلة العمل، على سبيل المثال:

  • متى كانت آخر مرة قام فيها أحد الموظفين بعملية بيع؟ ستساعدك الإجابة على تحديد الموظف الأكثر إنتاجية أو الأقل إنتاجية.

  • متى كان آخر طلب شراء قدمه أحد العملاء؟ إذا لم يقدم عميل أي طلب لفترة من الوقت، فقد ترغب في نقل العميل إلى قائمة غير نشطة.

  • من لديه عيد ميلاد مقبل أو أعياد ميلاد مقبلة؟

قواعد إنشاء استعلامات القيم العليا واستخدامها

يمكنك إنشاء استعلام القيمة العليا من خلال إنشاء استعلام تحديد أولاً. استناداً إلى النتائج التي تريدها، إما أن تقوم بتطبيق ترتيب فرز للاستعلام، أو تحويل الاستعلام إلى استعلام إجماليات. إذا قُمت بتحويل الاستعلام، فاستخدم دالة تجميعية، مثل Max أو Min لإرجاع القيمة العليا أو الدنيا، أو استخدم First أو Last لإرجاع التاريخ الأقدم أو الأحدث. يمكنك استخدام استعلامات إجماليات ودالات تجميعية فقط عندما تريد البحث عن البيانات التي تقع في مجموعة من مجموعات أو فئات. على سبيل المثال، افترض أنك تريد البحث عن أرقام المبيعات لتاريخ مُعيَّن لكل مدينة تعمل فيها شركتك. في هذه الحالة، تصبح المدن فئات (يلزم العثور على البيانات لكل مدينة)، لذا يمكنك استخدام استعلام إجماليات.

أثناء المتابعة، تذكر أنه، وبغض النظر عن نوع الاستعلام، يجب أن تستخدم الاستعلامات حقولاً تحتوي على بيانات وصفية، مثل أسماء العملاء، وكذلك حقل يحتوي على قيم التاريخ التي تريد العثور عليها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن توجد قيم التاريخ في حقل مُعين إلى نوع بيانات التاريخ/الوقت. تفشل الاستعلامات التي تتناولها هذه المقالة إذا حاولت تشغيلها في مقابل قيم التاريخ في حقل نص. بالإضافة إلى ذلك، إذا أردت استخدام استعلام إجماليات، فيجب أن تتضمن حقول البيانات معلومات الفئة، مثل حقل مدينة أو بلد/منطقة.

الاختيار بين استعلام القيم العليا وعامل تصفية

لتحديد ما إذا كان يجب إنشاء استعلام القيم العليا أو تطبيق عامل تصفية، اختر واحداً مما يلي:

  • إذا أردت إرجاع السجلات ذات التواريخ الأحدث في حقل، ولا تعرف قيم التاريخ بالضبط، أو أنها لا تهم في شئ، يمكنك إنشاء استعلام القيم العليا.

  • إذا أردت إرجاع كل السجلات حيث تكون التواريخ المطابقة قبل أو بعد تاريخ محدد، يمكنك استخدام عامل تصفية. على سبيل المثال، لرؤية تواريخ المبيعات التي تمت بين شهري أبريل ويوليو، يمكنك تطبيق عامل تصفية. عوامل التصفية تتجاوز المناقشة في هذا الموضوع.

    لمزيد من المعلومات حول إنشاء عوامل التصفية واستخدامها، راجع المقالة عامل التصفية: تحديد عدد السجلات في طريقة العرض.

أعلى الصفحة

البحث عن التواريخ الأحدث أو الأقدم

توضح الخطوات الواردة في هذا المقطع كيفية إنشاء استعلام قيم عليا أساسي يستخدم ترتيب فرز، بالإضافة إلى استعلام أكثر تقدماً يستخدم تعبيرات ومعايير أخرى. يوضح القسم الأول الخطوات الأساسية لإنشاء استعلام القيم العليا، ويتناول القسم الثاني كيفية العثور على أعياد الميلاد القليلة التالية للموظفين من خلال إضافة معايير. تستخدم الخطوات البيانات الموجودة في الجدول النموذجي التالي.

اسم العائلة

الاسم الأول

العنوان

المدينة

البلد/المنطقة

تاريخ الميلاد

تاريخ التوظيف

بدخشي

عطاء

1 الشارع الرئيسي

الرياض

المملكة العربية السعودية

5 فبراير 1968

10 يونيو 1994

سلمان

امتياز

52 شارع النور

الرياض

المملكة العربية السعودية

22 مايو1957

22 نوفمبر 1996

مختار

سراف

5 شارع الأزهار المعابدة

مكة

المملكة العربية السعودية

11 نوفمبر 1960

11 مارس 2000

عظيم

غانم

166 شارع المنار

الدوحة

قطر

22 مارس 1964

22 يونيو 1998

رفاعي

ضمير

2 شارع الورود

الكويت

الكويت

5 يونيو 1972

5 يناير 2002

حمصي

فاضل

30 شارع الأزهار

مكة

المملكة العربية السعودية

23 يناير 1970

23 أبريل 1999

بيطار

سلام

67 الشارع الكبير

المدينة

المملكة العربية السعودية

14 أبريل 1964

14 أكتوبر 2004

حلو

سالم

2 شارع الحمرا

الدمام

المملكة العربية السعودية

29 أكتوبر 1959

29 مارس 1997

إذا أردت، يمكنك إدخال البيانات النموذجية الواردة أعلاه في جدول جديد إدخالاً يدوياً، أو يمكنك نسخ الجدول النموذجي إلى برنامج جدول بيانات، مثل Microsoft Office Excel 2007، ثم استخدم Access لاستيراد ورقة العمل الناتجة إلى جدول.

شرح كيفية

إدخال عينات البينات يدوياً

  1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق جدول.

    يضيف Access جدولاً جديداً فارغاً إلى قاعدة بياناتك.

    ملاحظة: لا تحتاج إلى اتباع هذه الخطوة إذا كنت تفتح قاعدة بيانات جديدة فارغة، ولكنك ستحتاج إلى اتباعها عندما تحتاج إلى إضافة جدول إلى قاعدة البيانات.

  2. انقر نقراً مزدوجاً فوق الخلية الأولى في صف الرأس واكتب اسم الحقل في الجدول النموذجي.

    يعمل Access افتراضياً على الإشارة إلى الحقول الفارغة في صف الرأس بالنص إضافة حقل جديد، كما يلي:

    حقل جديد في ورقة بيانات

  3. استخدم مفاتيح الأسهم لنقل خلية الرأس الفارغة التالية، ثم أدخل اسم الحقل الثاني (يمكنك أيضاً الضغط على TAB أو النقر نقراً مزدوجاً فوق الخلية الجديدة). كرر هذه الخطوة إلى أن تدخل جميع أسماء الحقول.

  4. أدخل البيانات في الجدول النموذجي.

    أثناء إدخال البيانات، يشير Access إلى نوع بيانات كل حقل. إذا كنت حديث العهد بقواعد البيانات الارتباطية، فيجب تحديد نوع بيانات مُعَيَّن، مثل رقم أو نص أو تاريخ/وقت، لكل من الحقول في الجداول. يساعد إعداد أنواع البيانات على ضمان الدقة في إدخال البيانات كما يساعد على تجنب الأخطاء، مثل استخدام رقم هاتفي في عملية حسابية. أما هذه الجداول النموذجية، فعليك أن تسمح لـ Access بتعيين نوع البيانات.

  5. عند الانتهاء من إدخال البيانات، انقر فوق حفظ.

    اختصار لوحة المفاتيح، اضغط على CTRL+S.

    يظهر مربع الحوار حفظ باسم.

  6. في المربع اسم الجدول، اكتب الجدول النموذجي، ثم انقر فوق موافق.

    استخدم اسم كل جدول نموذجي نظراً لأن الاستعلامات في أقسام الكيفية تستخدم تلك الأسماء.

  7. كرر هذه الخطوات حتي تقوم بإنشاء كل نماذج الجداول المدرجة في بداية هذا القسم.

نسخ الجدول إلى برنامج جدول البيانات

  1. ابدأ تشغيل برنامج جداول البيانات وأنشئ ملفاً فارغاً جديداً. إذا استخدمت Excel، فسيتم إنشاء مصنف جديد فارغ بشكل افتراضي.

  2. انسخ الجدول النموذجي الوارد في القسم السابق والصقه في ورقة العمل الأولى بدءاً من الخلية الأولى.

  3. أو انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب الورقة وانقر فوق إعادة تسمية ثم قُم بتسمية ورقة العمل باسم الموظفون.

  4. احفظ ملف جدول البيانات إلى موقع ملائم وانتقل إلى الخطوات التالية.

استيراد الجدول إلى Access

  1. في قاعدة بيانات جديدة أو موجودة:

    من علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة استيراد، انقر فوق Excel.

    -أو-

    انقر فوق المزيد، ثم حدد برنامج جداول بيانات من القائمة.

    يظهر مربع الحوار إحضار بيانات خارجية - جدول بيانات اسم البرنامج.

  2. انقر فوق استعراض، افتح ملف جدول البيانات الذي أنشأته في الخطوات السابقة، ثم انقر فوق موافق.

    يبدأ تشغيل "معالج استيراد جدول بيانات".

  3. افتراضياً، يحدد المعالج ورقة العمل الأولى في المصنف (وهي "الموظفون"، إذا اتبعت الخطوات الواردة في القسم السابق)، وتظهر البيانات من ورقة العمل في القسم السفلي من الشاشة. انقر فوق التالي.

  4. انقر فوق يتضمن الصف الأول عناوين أعمدة، ثم انقر فوق التالي.

  5. بشكل اختياري، استخدم مربعات النص والقوائم أسفل خيارات الحقول لتغيير أسماء الحقول وأنواع البيانات أو لحذف الحقول من عملية الاستيراد، بخلاف ذلك، انقر فوق التالي.

    إذا استخدمت الجدول النموذجي الوارد أعلاه، فلست في حاجة إلى إجراء أي تغييرات في هذه المرحلة.

  6. اترك الخيار السماح لـ Access بإضافة مفتاح أساسي محدداً، ثم انقر فوق التالي.

  7. يستخدم Access افتراضياً اسم ورقة العمل للجدول الجديد. اقبل الاسم أو أدخل اسماً آخر، ثم انقر فوق إنهاء.

ملاحظة: إذا لم يكن لديك برنامج جدول بيانات، يمكنك نسخ البيانات النموذجية إلى محرر نص، مثل "المفكرة". للحصول على المزيد من المعلومات حول استيراد البيانات النصية، راجع المقالة استيراد البيانات أو ربطها في ملف نصي.

إنشاء استعلام قيم عليا أساسي

  1. من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة خيارات أخرى، انقر فوق تصميم الاستعلام.

    يظهر مربع الحوار إظهار جدول.

  2. في مربع الحوار، انقر فوق الجدول الذي تريد استخدامه في الاستعلام، وانقر فوق إضافة لوضع الجدول في القسم العلوي من المصمم، ثم انقر فوق إغلاق.

    -أو-

    انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول، ثم انقر فوق إغلاق.

    إذا استخدمت البيانات النموذجية، فأضف جدول "الموظفون" إلى الاستعلام.

  3. أضف الحقول التي تريد استخدامها في الاستعلام إلى شبكة التصميم. يمكنك النقر نقراً مزدوجاً فوق كل حقل، أو سحب كل حقل ووضعه في خلية فارغة في صف الحقل.

    إذا استخدمت الجدول النموذجي، أضف حقول الاسم الأول واسم العائلة، وتاريخ الميلاد.

  4. في الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو الدنيا (أي حقل تاريخ الميلاد، إذا استخدمت جدولاً نموذجياً)، فانقر فوق صف الفرز وحدد إما تصاعدي أو تنازلي.

    يُرجِع ترتيب الفرز التنازلي التاريخ الأحدث، ويُرجِع ترتيب الفرز التصاعدي التاريخ الأقدم.

    هام: يجب عليك تعيين قيمة في صف الفرز فقط للحقول التي تحتوي على التواريخ. إذا حددت ترتيب فرز لحقل آخر، فلن يُرجِع الاستعلام النتائج التي تريدها.

  5. من علامة التبويب تصميم في المجموعة أدوات، انقر فوق السهم المنسدل إلى جانب الكل (في قائمة القيم العليا)، وأدخل عدد السجلات التي تريد رؤيتها، أو حدد خياراً من القائمة.

  6. انقر فوق تشغيل شكل الزر لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

  7. احفظ الاستعلام واحتفظ به مفتوحاً لاستخدامه في الخطوات التالية.

من الملاحظ أنه يمكن أن يجيب هذا النوع من استعلامات القيم العليا عن الأسئلة الأساسية، مثل من هو أكبر الموظفين وأصغرهم سناً في الشركة؟ تتناول الخطوات التالية كيفية استخدام تعبيرات ومعايير أخرى لإضافة فعالية ومرونة إلى الاستعلام. تُرجع المعايير الواردة في الخطوة التالية أعياد الميلاد الثلاثة التالية للموظفين.

إضافة معايير إلى الاستعلام

ملاحظة: تفترض هذه الخطوات أنك ستستخدم الاستعلام الموضح في القسم السابق.

  1. بدِّل الاستعلام الذي أنشأته في القسم السابق إلى عرض "التصميم".

  2. في شبكة تصميم الاستعلام، في العمود الموجود إلى يسار عمود "تاريخ الميلاد"، انسخ هذا التعبير والصقه أو اكتبه: Expr1: DatePart("m",[تاريخ الميلاد]) ثم انقر فوق تشغيل.

    تستخرج الدالة DatePart جزء الشهر من حقل تاريخ الميلاد.

  3. بدِّل إلى عرض "التصميم".

  4. على يسار التعبير الأول، الصق هذا التعبير أو اكتبه: Expr2: DatePart("d",[تاريخ الميلاد]). ثم انقر فوق تشغيل.

    في هذه الحالة، تستخرج الدالة ‏‏DatePart‏ جزء الشهر من حقل تاريخ الميلاد.

  5. بدِّل إلى عرض "التصميم".

  6. قُم بإلغاء تحديد خانات الاختيار في صف إظهار لكل من التعبيرين اللذين أدخلتهما للتو، وانقر فوق صف الفرز لكل تعبير، ثم حدد تصاعدي.

  7. انقر فوق تشغيل.

  8. بشكل اختياري، يمكنك تحديد معايير لتحديد نطاق الاستعلام. عند تحديد معايير، يفرز الاستعلام السجلات التي تفي بالمعايير فقط، ويحدد حقل القيم العليا أو الدنيا من ضمن القائمة التي تم فرزها.

    للمتابعة باستخدام البيانات النموذجية، بدِّل إلى عرض "التصميم". ثم في صف المعايير من عمود تاريخ الميلاد، اكتب التعبير التالي:

    ‏Month([تاريخ الميلاد]) > Month(Date()) Or Month([تاريخ الميلاد])= Month(Date()) And Day([تاريخ الميلاد])>Day(Date())‏

    يقوم هذا التعبير بما يلي: يتحقق الجزء ‎‏‏Month([تاريخ الميلاد]) > ‎‏‏‎‏‏‎‏Month(Date())‎‏‏ من تاريخ ميلاد كل موظف لمعرفة إذا كان يقع في شهر قادم، وإذا كان ذلك صحيحاً، فسيقوم بتضمين هذه السجلات في الاستعلام. يتحقق الجزء ‎‏‏Month([تاريخ الميلاد])= Month(Date()) And Day([تاريخ الميلاد])>Day(Date())‎‏‏ من التعبير من تواريخ الميلاد التي تقع في الشهر الحالي لمعرفة إذا كان يقع عيد الميلاد في اليوم الحالي أم في أحد الأيام التي تليه. إذا كان ذلك الشرط صحيحاً، فستقوم الدالة بتضمين السجلات في الاستعلام. لتلخيص ما ذُكر سابقاً: يتجاهل هذا التعبير أي سجلات حيث يكون عيد الميلاد بين يناير 1 والتاريخ الذي تقوم فيه بتشغيل الاستعلام.

    للاطلاع على المزيد من الأمثلة حول تعبيرات معايير الاستعلام، راجع المقالة أمثلة حول معايير الاستعلام.

  9. من علامة التبويب تصميم في المجموعة أدوات، انقر فوق السهم المنسدل إلى جانب الكل (في قائمة القيم العليا)، وأدخل عدد السجلات التي تريد رؤيتها، أو حدد خياراً من القائمة.

    للاطلاع على تواريخ أعياد الميلاد الثلاثة التالية، اكتب 3.

  10. انقر فوق تشغيل شكل الزر لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

في حال وجود سجلات أكثر من التي حددتها

إذا كانت البيانات تحتوي على سجلات متعددة تشترك في قيمة التاريخ، فقد يُرجِع استعلام القيم العليا بيانات أكثر مما حددت. على سبيل المثال، يمكنك تصميم استعلام القيم العليا لاسترداد ثلاثة سجلات لموظفين، ولكن يُرجِع الاستعلام أربعة سجلات لأنه لدى "سالم" و"عطاء" تاريخ الميلاد نفسه، كما هو موضح في الجدول التالي.

اسم العائلة

تاريخ الميلاد

جميل

‏9/26/‏1968

عبد القهار

‏10/2/‏1970

عطاء

‏10/15/‏1965

سالم

‏10/15/‏1969

في حال وجود سجلات أقل من التي حددتها

افترض أنك صممت استعلاماً لإرجاع السجلات الخمسة العليا أو الدنيا في أحد الحقول، ولكن يُرجِع الاستعلام ثلاثة سجلات فقط. كقاعدة، يمكنك حل هذا النوع من المشاكل بفتح الاستعلام في عرض "التصميم" ومراجعة صف المعايير من الأعمدة الموجودة في شبكة التصميم.

للحصول على مزيد من المعلومات حول المعايير، راجع مقالة أمثلة على معايير الاستعلامات.

في حاول وجود سجلات متكررة

إذا أرجع استعلام القيم العليا التكرارات، فهذا يعني أن الجداول الأساسية تحتوي على سجلات متكررة أو يبدو أنها كذلك لأنه لا يتضمن الاستعلام الحقول التي يمكن أن تُميِّز بين السجلات. على سبيل المثال، يعرض الجدول التالي نتائج الاستعلام التي تُرجِع الطلبات الخمسة التي تم شحنها مؤخراً، بالإضافة إلى اسم مندوب المبيعات الذي قام بتنفيذ المعاملة.

تاريخ الشحن

مندوب المبيعات

‏11/12/‏2004

مجاهد

‏11/12/‏2004

جبران

‏10/12/‏2004‏‏

رجب

‏10/12/‏2004‏‏

رجب

10/12/‏2004

مجاهد

يمكن ملاحظة تكرار السجلين الثالث والرابع، ولكن من المحتمل أنه قام مندوب المبيعات رجب بشحن طلبين مختلفين في اليوم نفسه.

وفقاً لاحتياجاتك، يمكنك تنفيذ أحد الإجراءين التاليين لتجنب إرجاع السجلات المتكررة. يمكنك تغيير تصميم الاستعلام لإضافة حقول تساعد على تمييز السجلات، مثل حقلي "معرِّف الطلب" و "معرِّف العميل". أو إذا كنت تكتفي برؤية أحد السجلات المتكررة فقط، يمكنك عرض السجلات المميزة فقط من خلال تعيين خاصية استعلام القيم الفريدة إلى نعم. لتعيين هذه الخاصية، في عرض تصميم الاستعلام، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي مكان في المنطقة الفارغة في النصف العلوي من مصمم الاستعلام، ثم انقر فوق خصائص من القائمة المختصرة. في ورقة خصائص الاستعلام، حدد موقع خاصية القيم الفريدة، وقم بتعيينها على نعم

للحصول على المزيد من المعلومات حول التعامل مع سجلات متكررة، راجع المقالة البحث عن بيانات متكررة أو إخفاؤها أو إزالتها.

أعلى الصفحة

البحث عن التواريخ الأحدث أو الأقدم لسجلات موجودة في فئات أو مجموعات

يمكنك استخدام استعلام إجماليات للعثور على التواريخ الأقدم أو الأحدث للسجلات التي تقع في مجموعات أو فئات. استعلام إجماليات هو استعلام تحديد الذي يستخدم الوظائف التجميعية مثل،‏Max‏ وMin وSum وFirst وLast لحساب القيم في حقل مُعَيَّن.

تفترض الخطوات الواردة في هذا القسم أنك تقوم بإدارة عمل تجاري يتعلق بإدارة المناسبات، أي الاعتناء بالمسرح والإضاءة والإمداد بالمؤن الغذائية والمظاهر الأخرى الهامة. بالإضافة إلى ذلك، تقع الأحداث التي تديرها في فئات عديدة، مثل طرح المنتجات والمعارض المقامة في الشارع والحفلات الموسيقية. توضح الخطوات في هذا القسم كيف تجيب عن هذا السؤال الشائع: متى سيُعقد الحدث التالي حسب الفئة؟ بتعبير آخر، متى سيتم طرح المنتج التالي أو الحفلة الموسيقية التالية وهكذا.

أثناء المتابعة، تذكر ما يلي: افتراضياً، يمكن أن يتضمن نوع استعلام إجماليات الذي تقوم بإنشائه هنا الحقل الذي يحتوي على بيانات مجموعة أو فئة والحقل الذي يحتوي على التواريخ فقط. يتعذر تضمين حقول أخرى تصف العناصر في فئة، مثل اسم العميل أو المورِّد. لكن يمكنك إنشاء استعلامٍ ثانٍ يقوم بتجميع استعلام إجماليات مع الحقول التي تحتوي على بيانات وصفية. توضح الخطوات التالية في هذا القسم كيفية القيام بهذه المهمة.

تفترض الخطوات الواردة في هذا القسم أنك تستخدم الجداول الثلاثة التالية:

جدول نوع الحدث    

معرِّف النوع

نوع الحدث

1

طرح منتج

2

شراكة

3

مهمة خاصة

4

جمع تبرعات

5

عرض تجاري

6

محاضرة

7

حفلة موسيقية

8

معرض

9

معرض مقام في الشارع

جدول العملاء   

معرِّف العميل

الشركة

الاتصال

1

Contoso, Ltd. Graphic

زهير الدبيري

2

Tailspin Toys

فرح حايك

3

Fabrikam

هناء حرب

4

Wingtip Toys

باسل كرزاي

5

A. Datum

جاكيم مصطفى

6

Adventure Works

حمصي بطرس

7

Design Institute

ثقيب حكيمي

8

School of Fine Art

مهى كبارة

جدول الأحداث    

معرِّف الحدث

نوع الحدث

العميل

تاريخ الحدث

السعر

1

طرح منتج

Contoso, Ltd.

‏4/14/‏2003

10000 ر.س

2

شراكة

Tailspin Toys

‏4/21/‏2003

8000 ر.س.

3

عرض تجاري

Tailspin Toys

‏5/1/‏2003

25000 ر.س.

4

معرض

Graphic Design Institute

‏5/13/‏2003

4500 ر.س.

5

عرض تجاري

Contoso, Ltd.

‏5/14/‏2003

55000 ر.س

6

حفلة موسيقية

School of Fine Art

‏5/23/‏2003

12000 ر.س.

7

طرح منتج

A. Datum

‏6/1/‏2003

15000 ر.س.

8

طرح منتج

Wingtip Toys

‏6/18/‏2003

21000 ر.س.

9

جمع تبرعات

Adventure Works

‏6/22/‏2003

1300 ر.س.

10

محاضرة

Graphic Design Institute

‏6/25/‏2003

2450 ر.س.

11

محاضرة

Contoso, Ltd.

‏7/4/‏2003

3800 ر.س.

12

معرض مقام في الشارع

Graphic Design Institute

‏7/4/‏2003

5500 ر.س.

ملاحظة: تفترض الخطوات الواردة في هذا القسم أنه يوجد جدولي "العملاء" و"نوع الحدث" على الجانب "واحد" من علاقات واحد إلى أكثر مع الجدول "أحداث". في هذه الحالة، يشارك الجدول "أحداث" حقلي "معرّف العميل" و"معرّف النوع". لن تعمل استعلامات الإجماليات الموضحة في الأقسام التالية بدون تلك العلاقات.

كيف يمكنني إضافة هذه البيانات إلى قاعدة بيانات؟

لإضافة هذه الجداول النموذجية إلى قاعدة بيانات، يمكنك اتباع الخطوات الواردة في المقطع السابق، العثور على السجلات التي تحتوي على القيم العليا أو الدنيا، ولكن مع مراعاة الاستثناءات التالية:

  • عندما تنسخ جدولي "أنواع الحدث" "والعملاء" إلى Excel، فلا تنسخ عمودي "معرِّف النوع" "ومعرِّف العميل". سيُضيف access قيم مفتاح أساسي لك عندما تقوم باستيراد أوراق العمل؛ مما سيوفر لك بعض الوقت.

  • بعد استيراد الجداول، يجب فتح الجدول "أحداث" في عرض التصميم وتحويل عمودي "نوع الحدث" "والعميل" إلى حقلي البحث. لذلك، انقر فوق عمود نوع البيانات لكل حقل، ثم انقر فوق معالج البحث.

    كجزء من إنشاء حقول البحث، يستبدل Access القيم النصية في عمودي "نوع الحدث" "والعميل" بقيم رقمية من جداول المصدر.

    لمزيد من المعلومات حول إنشاء حقول البحث واستخدامها، راجع المقالتين استخدام قائمة تُخزن قيماً متعددة ودليل الحقول متعددة القيم. تتناول المقالتان كيفية إنشاء نوع من حقل البحث الذي يتيح لك تحديد قيم متعددة لحقل مُعيَّن وتوضحات أيضاً كيفية إنشاء قوائم البحث.

إنشاء استعلام إجماليات

  1. من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق تصميم الاستعلام.

    يظهر مربع الحوار إظهار جدول.

  2. في مربع الحوار، حدد الجداول التي تريد استخدامها، وانقر فوق إضافة، ثم انقر فوق إغلاق بعد الانتهاء من إضافة الجداول.

    -أو-

    انقر نقراً مزدوجاً فوق الجداول التي تريد استخدامها، ثم انقر فوق إغلاق. يظهر كل جدول في القسم العلوي من مصمم الاستعلام.

    إذا استخدمت الجداول النموذجية الواردة أعلاه، فأضف جدولي "الأحداث" "وأنواع الحدث".

  3. انقر نقراً مزدوجاً فوق حقول الجدول التي تريد استخدامها في الاستعلام. تأكد من أن تضيف فقط حقول المجموعة أو الفئة وحقل القيمة إلى الاستعلام في هذه المرحلة.

    إذا استخدمت البيانات النموذجية المدرجة في الجداول الثلاثة السابقة، يمكنك إضافة حقل "نوع الحدث" من جدول "نوع الحدث"، أو حقل "تاريخ الحدث" من الجدول "أحداث".

  4. بشكل اختياري، يمكنك تحديد معايير تُحدد نطاق الاستعلام. يتم فرز السجلات التي تفي بالمعايير فقط، ويتم تعريف قيم الحقول العليا والدنيا في هذه القائمة التي تم فرزها.

    على سبيل المثال، إذا أردت إرجاع أحداث موجودة في فئة الدالة Private، فاكتب هذا التعبير في صف المعايير من عمود نوع الحدث: <> "الدالة Private"‏.

    للاطلاع على المزيد من الأمثلة حول تعبيرات معايير الاستعلام، راجع المقالة أمثلة حول معايير الاستعلام.

  5. قُم بتحويل الاستعلام إلى استعلام إجماليات بالقيام بما يلي:

    من علامة التبويب تصميم، في مجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق إجماليات.

    يظهر صف إجماليات في شبكة التصميم.

  6. تأكد من أنه تم تعيين صف إجماليات لكل حقل مجموعة أو فئة إلى تجميع حسب، ثم قُم بتعيين صف إجماليات لحقل القيمة (الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو الدنيا) إما إلى ‏Max‏ أو ‏Min‏.

    تُرجِع ‏Max‏ أكبر قيمة في حقل رقمي وأحدث قيمة تاريخ أو وقت في حقل التاريخ/الوقت. تُرجِع Min أصغر قيمة في حقل رقمي وأقدم قيمة تاريخ أو وقت في حقل التاريخ/الوقت.

  7. من علامة التبويب تصميم في المجموعة أدوات، انقر فوق السهم المنسدل إلى جانب الكل (في قائمة القيم العليا)، وأدخل عدد السجلات التي تريد رؤيتها، أو حدد خياراً من القائمة.

    في هذه الحالة، حدد الكل، ثم انقر فوق تشغيل لعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

    ملاحظة: استناداً إلى الدالة التي اخترتها في الخطوة 6، يُغير Access اسم حقل القيمة في الاستعلام إلى MaxOfFieldNameأو MinOfFieldName. إذا استخدمت الجداول النموذجية، فسيقوم Access بإعادة تسمية الحقل MaxOfEvent التاريخ أو MinOfEvent التاريخ.

  8. احفظ الاستعلام وانتقل إلى الخطوات التالية.

لا تُظهر نتائج الاستعلام أسماء المنتجات أو أي معلومات أخري حول المنتجات. لرؤية تلك البيانات الإضافية، يجب أن تنشئ استعلاماً ثانياً ليدمج الاستعلام الذي أنشأته للتو. توضح الخطوات التالية كيفية تنفيذ هذا الإجراء.

إنشاء استعلام ثانٍ لإضافة المزيد من البيانات

  1. من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة خيارات أخرى، انقر فوق تصميم الاستعلام.

  2. في مربع الحوار إظهار جدول، انقر فوق علامة التبويب استعلامات، ثم انقر نقراً مزدوجاً فوق استعلام إجماليات الذي أنشأته في القسم السابق.

  3. انقر فوق علامة التبويب جداول وأضف الجداول التي استخدمتها في استعلام إجماليات، وأضف أيضاً أي جداول تحتوي على بيانات أخرى ذات صلة. إذا استخدمت الجداول النموذجية الثلاثة السابقة، أضف جداول "نوع الحدث" "والحدث" "والعملاء" إلى الاستعلام الجديد.

  4. اربط الحقول في استعلام إجماليات بالحقول المطابقة لها في جداول الأصل. للقيام بذلك، اسحب كل حقل في استعلام إجماليات إلى الحقل المطابق له في الجدول.

    إذا استخدمت البيانات النموذجية من الجداول الثلاثة، فاسحب العمود "نوع الحدث" في استعلام إجماليات إلى الحقل "نوع الحدث" في الجدول "نوع الحدث". ثم اسحب العمود تاريخ MaxOfEvent‏ في استعلام إجماليات إلى الحقل "تاريخ الحدث" في الجدول "أحداث". يتيح إنشاء هذه الروابط لاستعلام التحديد الجديد جمع البيانات الموجودة في استعلام إجماليات والبيانات في الجداول الأخرى معاً.

  5. أضف الحقول الوصفية الإضافية من الجداول الأخرى في الاستعلام.

    إذا استخدمت البيانات النموذجية من الجداول الثلاثة، يمكنك إضافة حقلي "الشركة" "وجهة الاتصال" من جدول "العملاء".

  6. بشكل اختياري، حدد ترتيب فرز لعمود واحد أو أكثر. على سبيل المثال، لإدراج الفئات حسب الترتيب الهجائي، قُم بتعيين صف الفرز من عمود نوع الحدث إلى تصاعدي.

  7. من علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.

    يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.

تلميح    إذا كنت لا تريد أن يظهر عنوان عمود السعر كـ MaxOfPrice أو MinOfPrice، فافتح الاستعلام في عرض التصميم، وفي عمود السعر في الشبكة، اكتب السعر: MaxOfPrice‏ أو السعر: MinOfPrice‏. سيظهر السعر كعنوان العمود في عرض ورقة البيانات.

أعلى الصفحة

البحث عن التواريخ الأحدث والأقدم

يمكن أن تُرجع الاستعلامات التي أنشأتها سابقاً في هذه المقالة القيم العليا أو الدنيا، ولكن ليس كليهما معاً. إذا أردت رؤية القيمتين في طريقة عرض واحدة، فسيلزم إنشاء استعلامين، أحدهما لاسترداد القيم العليا والآخر لاسترداد القيم الدنيا، ثم ادمج النتائج وخزنها في جدول واحد.

تتبع عملية البحث عن القيم العليا والدنيا وعرض تلك البيانات في جدول الخطوات الأساسية التالية:

  • أنشئ استعلام القيم العليا والقيم الدنيا، أو إذا كنت في حاجة إلى تجميع البيانات، فأنشئ استعلام إجماليات الذي يستخدم دالتي Min وMax.

  • قُم بتحويل استعلام القيم العليا (أو استعلام إجماليات Max) إلى استعلام تكوين جدول، وأنشئ جدولاً جديداً.

  • قُم بتحويل استعلام القيم الدنيا (أو استعلام إجماليات Min) إلى استعلام الإلحاق، وقُم بإلحاق السجلات إلى جدول القيم العليا.

    توضح الخطوات المذكورة في الأقسام التالية كيفية تنفيذ هذا الإجراء.

    إنشاء الاستعلامات

    1. إنشاء استعلامات القيم العليا والدنيا.

      للحصول على الخطوات اللازمة لإنشاء استعلام القيم العليا أو الدنيا، راجع العثور على أحدث أو أقدم تاريخ، الواردة سابقاً في هذه المقالة. إذا كنت بحاجة إلى تجميع السجلات حسب الفئة، فراجع العثور على أحدث أو أقدم تاريخ لسجلات في فئات أو مجموعات، الواردة سابقاً في هذه المقالة.

      إذا استخدمت الجداول النموذجية من القسم الأخير، فاستخدم فقط البيانات الموجودة في جدول "أحداث". استخدم الحقول "نوع الحدث" "والعميل" "وتاريخ الحدث" من الجدول "أحداث" في كلا الاستعلامين.

    2. احفظ كل استعلام باسم ذي معنى، مثل القيمة العليا والقيمة الدنيا، ثم اتركه مفتوحاً لتستخدمه في الخطوات التالية.

إنشاء استعلام تكوين جدول

  1. بعد فتح استعلامات القيم العليا في عرض "التصميم":

    في علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق تكوين جدول.

    يظهر مربع الحوار تكوين جدول.

  2. في مربع اسم الجدول، اكتب اسماً للجدول الذي سيخزن السجلات العليا والدنيا. على سبيل المثال، اكتب سجلات عليا ودنيا، ثم انقر فوق موافق.

    في كل مرة تقوم بتشغيل الاستعلام، بدلاً من عرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات، يُنشئ الاستعلام جدولاً ويستبدل البيانات الحالية بالقيم العليا.

  3. احفظ الاستعلام وأغلقه.

إنشاء استعلام الإلحاق

  1. باستخدام استعلام القيمة الدنيا في عرض التصميم:

    على علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق إلحاق.

  2. يظهر مربع الحوار إلحاق.

  3. اكتب الاسم نفسه الذي كتبته في مربع حوار تكوين جدول.

    على سبيل المثال، اكتب سجلات عليا ودنيا، ثم انقر فوق موافق. في كل مرة تقوم بتشغيل الاستعلام، بدلاً من عرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات، يُلحق الاستعلام السجلات بجدول السجلات العليا والدنيا.

  4. احفظ الاستعلام وأغلقه.

تشغيل الاستعلامات

  • أنت الآن مستعد لتشغيل هذين الاستعلامين. في جزء التنقل، انقر نقراً مزدوجاً فوق استعلام القيم العليا، ثم انقر فوق نعم عندما يطالبك Access. ثم انقر نقراً مزدوجاً فوق استعلام القيم الدنيا، وانقر فوق نعم عندما يطالبك Access.

  • افتح جدول سجلات القيم العليا والدنيا في طريقة عرض ورقة البيانات.

هام: إذا حاولت تشغيل استعلام تكوين جدول أو استعلامات الإلحاق بدون جدوى، فتحقق من شريط معلومات Access من وجود الرسالة التالية:

تم منع تنفيذ الإجراء أو الحدث بواسطة "وضع التعطيل".

إذا رأيت هذه الرسالة، فاتبع الخطوات التالية:

  • إذا لم تكن مرئية بالفعل، فاعرض شريط الرسائل. للقيام بذلك، من علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات في المجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق شريط الرسائل.

  • على شريط الرسائل، انقر فوق خيارات.

    يظهر مربع الحوار خيارات أمان Microsoft Office.

  • حدد تمكين هذا المحتوى، ثم انقر فوق موافق.

  • شغّل الاستعلام مرة أخرى.

للحصول على المزيد من المعلومات حول وضع التعطيل وتأمين Access، راجع المقالة تأمين قاعدة بيانات Access 2007‏.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×