الأرشفة في Outlook for Windows

هناك عدة طرق لأرشفة الرسائل في Outlook 2016. تعتمد الطرق التي يمكنك استخدامها على ما إذا كنت تستخدم Outlook 2016 مع حساب Office 365 للأعمال أو حساب Exchange أو أنواع أخرى من الحسابات مثل Outlook.com أو Gmail أو POP أو حسابات IMAP.

جميع الحسابات في Outlook 2016 لديها حق الوصول إلى مجلد الأرشيف. يعد مجلد الأرشيف أحد المجلدات الافتراضية في Outlook، مثل مجلدات "علبة الوارد" و"العناصر المرسلة" و"العناصر المحذوفة". لا يمكنك حذف مجلد "الأرشيف". إذا كنت تستخدم Outlook مع حساب Exchange أو Exchange Online، يتم تطبيق نُهج المجلد، مثل نُهج الاستبقاء، على مجلد الأرشيف.

لا يقلل استخدام الزر "أرشفة" لنقل الرسائل إلى مجلد الأرشيف من حجم علبة البريد. إذا كنت بحاجة لتقليل حجم علبة البريد، يمكنك استخدام "الأرشفة المتصلة" في Office 365 for Enterprise أو ميزة الأرشفة التلقائية.

أرشفة الرسائل باستخدام إجراء واحد في Outlook 2016

يمكنك استخدام الزر "أرشفة" الموجود في مجموعة "حذف" على الشريط لنقل رسالة واحدة أو أكثر إلى مجلد الأرشيف دون حذفها. هناك فوائد عديدة من استخدام الأرشيف.

  • سيظل من السهل العثور على العناصر المؤرشفة من مربع البحث أو من خلال الانتقال إلى مجلد الأرشيف. عند كتابة مصطلح في مربع "البحث"، يقوم Outlook 2016 بالبحث في كل المجلدات الموجودة في علبة البريد بشكلٍ افتراضي.

  • تظل العناصر متاحة على الهاتف أو الأجهزة الأخرى عبر مجلد الأرشيف

أرشفة العناصر في Outlook 2016

  1. حدد رسالة واحدة أو أكثر في علبة الوارد أو أحد المجلدات الأخرى للأرشفة.

  2. في المجموعة حذف، اختر أرشفة. يمكنك أيضاً استخدام مفتاح مسافة للخلف ‏Backspace ‏لإجراء أرشفة فورية لواحد أو أكثر من الرسائل المحددة. 

    الأرشفة بنقرة واحدة

    ملاحظة: مجلد الأرشيف موجود بالفعل، حتى لو لم تستخدم هذه الميزة من قبل. يمكنك العثور عليه في قائمة مجلدات Outlook. إذا لم تتمكن من رؤية المجلد وكنت تستخدم Outlook 2016، فانتقل إلى ملف > حساب Office > خيارات التحديث > التحديث الآن.

  3. سيتم نقل الرسالة (الرسائل) إلى مجلد الأرشيف . إذا أرشفت رسالة عن طريق الخطأ، فانتقل إلى مجلد الأرشيف وانقل الرسالة مرة أخرى إلى علبة الوارد.

ملاحظة: لا يكون الزر أرشفة مرئياً إلا في Outlook 2016. لا تحتوي الإصدارات القديمة من Outlook على الزر أرشفة على الشريط.

أرشفة الرسائل باستخدام لوحة المفاتيح

يمكنك أرشفة رسالة واحدة أو أكثر من الرسائل المحددة عن طريق النقر فوق مفتاح مسافة للخلف Backspace. إذا قمت بالنقر فوق المفتاح حذف ، فستنتقل الرسائل إلى مجلد العناصر المحذوفة. لا يمكنك تغيير سلوك مفتاح المسافة للخلف Backspace.

كيف يمكنني العثور على مجلد الأرشيف؟

يوجد مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات. لعرض قائمة المجلدات، حدد طريقة عرض جزء المجلدات. واختر عادي.

تم تحديد "عادي" في القائمة "جزء المجلدات".

كيف يمكنني البحث في مجلد الأرشيف؟

بشكل افتراضي، عند البحث عن عناصر Outlook باستخدام ميزة "البحث في علبة البريد الحالية" في أعلى قائمة المجلدات، يقوم Outlook بالبحث في علبة البريد بالكامل.

البحث في علبة البريد الخاصة بك

إذا كنت تريد تحديد نطاق البحث إلى مجلد الأرشيف فقط، حدد أولاً مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات. سيقوم مربع البحث الآن بالبحث فقط في مجلد الأرشيف.

البحث في مجلد الأرشيف

كيف يختلف ذلك عن "الأرشفة المتصلة"؟

«الأرشفة المتصلة» هي واحدة من المزايا المقدمة إلى عملاء مؤسسة Office 365 الذين تكون لديهم علب بريد كبيرة على غير ما هو معتاد. يمكن لهؤلاء العملاء استخدام «الأرشفة المتصلة» لتجنب حذف رسائل البريد القديمة. تعمل «الأرشفة المتصلة» لأي مستخدم على نحو يشبه إلى حد ما حساب ثانٍ في Outlook مع بنية مجلد خاص بها. ونتيجة لذلك، فإنها غير مضمنة في عمليات البحث التي يتم تنفيذها من خلال علبة الوارد.

إذا تم تمكين «الأرشفة المتصلة»، فسيكون بإمكان المسؤولين والمستخدمين إعداد علبة البريد الخاصة بهم لنقل الرسائل القديمة تلقائياً إلى «الأرشفة المتصلة» باستخدام «نهج الاستبقاء».

متى يجب أن أستخدم "الأرشفة" و"الأرشفة المتصلة"؟

ننصح باستخدام ميزة الأرشفة للاحتفاظ بعلبة الوارد خالية من الرسائل التي قمت بالرد عليها أو اتخاذ إجراء بشأنها بالفعل. تعامل مع الأرشيف كمجلد ملف. يمكنك تخزين العناصر في مجلد الأرشيف مع إمكانية الوصول إليها بسهولة. يمكنك أيضاً حذف الرسائل أو نقلها إلى مجلدات محددة إذا كان ذلك هو النمط الأكثر اعتياداً لك.

بالنسبة للمستخدمين الذين لديهم علب بريد كبيرة في مؤسسة Office 365 Enterprise، ننصح المسؤولين بتعيين "نهج الأرشفة" لنقل العناصر إلى "الأرشفة المتصلة" بعد سنة واحدة أو أقل إذا كان المستخدمون يصلون إلى حصتهم في علبة البريد بشكلٍ أسرع. يضمن ذلك ألا يضطر المستخدمون إلى حذف رسائل البريد القديمة لتوفير مساحة لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة. يمكن نقل رسائل البريد التي يعود تاريخها إلى ما قبل التاريخ المحدد من مجلد علبة الوارد ومجلد الأرشيف المحلي.

الأسئلة المتداولة حول الأرشفة

لا، فمجلد الأرشيف واحد من مجلدات النظام الافتراضية في Outlook ولا يمكن إعادة تسميته أو نقله أو حذفه.

الأرشفة هي ميزة سهلة الفهم متوفرة بالفعل في Outlook Mobile وOutlook Web App وOutlook.com بل وغيرها من موفري رسائل البريد مثل Gmail. لأن هذا الاسم معروف، ولأن ميزة «الأرشفة المتصلة» موجودة بالفعل، قررنا الاحتفاظ بكلا الاسمين.

الأرشفة التلقائية هي ميزة Outlook الأقدم والتي تسمح بنقل رسائل البريد القديمة تلقائياً إلى ملف .pst. هذا يعني أن الرسائل تتم إزالتها من الخادم ويصعب العثور عليها من خلال البحث. إذا أصبح محرك الأقراص الثابتة الذي يحتوي على ملف AutoArchive.pst غير قابل للاستخدام، فسيتم فقدان رسائل البريد هذه. تعد "الأرشفة المتصلة" استبدالاً على مستوى المؤسسات للأرشفة التلقائية.

ولا يزال بالإمكان استخدام الأرشفة التلقائية في حال عدم امتلاك «الأرشفة المتصلة»، وإذا لم يقم قسم تكنولوجيا المعلومات لديك بتعطيل الوظيفة. للحصول على المزيد من المعلومات حول «الأرشفة التلقائية» في Outlook 2016، راجع أرشفة العناصر القديمة يدوياً في Outlook for Windows.‏

الأرشفة متوفرة بشكل واسع النطاق على Outlook لنظام تشغيل Windows وOutlook Mobile وOutlook على ويب وOutlook.com. لا يمكن تعطيل ميزة الأرشفة باستخدام «نهج المجموعة».

هل تحتاج إلى المزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×