افضل ممارسات outlook: كتابه بريد الكتروني جيده

افضل ممارسات outlook: كتابه بريد الكتروني جيده

ملاحظة:  نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

في هذه المقالة

ما يجب ف# عله

ممنوعات

كيفيه استخدام قوائم التوزيع و# مجموعات (Dl) جهات الاتصال

كيفيه استخدام التعليقات المضمنه

متي يجب استخدام النسخه المخفيه

التحضير ل# العطله

ما يجب ف# عله

يساعد القواعد التاليه رسائل البريد الالكتروني الخاص بك ب# شكل محترف و# توصيل رسالتك.

  1. اقرا الرساله قبل ارسالها.

  2. اجراء الهدف وصفيا و# الموجهه ل# الاجراء. علي سبيل المثال: "مديرو: يرجي ارسال التواريخ Retreat اللوحه" يحتوي علي اسم المجموعه و# اجراء ذلك المستلمين يمكنك معرفه ما يتوجب علي القيام. تتضمن بعض البادئات مفيده "معلومات:" و "اجراء مطلوب."

  3. اذا كنت اجراء مطلوب، اذكر ما التي تريدها علي سطر الموضوع.

  4. تغيير موضوع الرساله في حال تغير موضوع المحادثه.

  5. الاحتفاظ ب# كافه الرسائل قصيره و# واضحه.

  6. تنظيم المحتوي الرساله من الاكثر اهميه الي الاقل.

  7. طبق التنسيق الغامق علي المعلومات المهمه.

  8. ضع عناصر الاجراءات او الاسئله علي اسطر منفصله حيث ان تبرز و# يلاحظها.

  9. اسماء الاشخاص غامق عند طرح الاسئله. علي سبيل المثال: "ريان: ما هو حاله project?" اذا كنت تستخدم Outlook 2016 مع Office 365، ف# فكر في استخدام @Mentions.

  10. حد عدد الاشخاص الذين توجه اليهم رساله ب# الاشخاص الذين عليهم قراءتها.

    • ضع الاشخاص الذين يجب اعلامهم علي السطر "نسخه".

    • ضع الاشخاص الذين يجب ان يستجيبوا او يتخذوا اجراء علي السطر الي.

  11. الاستخدام توقيع عند الضروره، لكن الاحتفاظ بها بسيطه التوقيع، قصيره، professional، و# اذا امكن، خاليا من الرسومات.

  12. اذا اردت استجابه فوريه، عدم ارسال بريد الكتروني. الهاتف او ارسال رساله فوريه.

  13. اذا كنت في محادثه بريد الكتروني يتضمن اكثر من 10 رسائل دون ب# دقه، خذ في الاعتبار استدعاء او اعداد اجتماع ل# مناقشه المشكله. البريد الالكتروني غير وسيط فعاله ل# حل المشاكل المعقده دائما.

  14. اكد الرسائل التي تتطلب كتابه رد عليها اكثر شامل. اذا كنت مشغول جدا مع اجابه كامل فورا، ف# تعرف السماح ب# المرسل الذي تبحث في المشكله و# سيقوم الاستجابه ب# واسطه تاريخ او وقت معين. وضع علامه علي الرسالهل# تذكير نفسك ل# الرد لاحقا.

  15. استخدام اهميه عاليه ( الأيقونة "أهمية عالية" في Outlook ) قله.

    ملاحظة: حتي اذا قمت ب# اعداد قاعده ارسال متاخره، وضع علامه علي رساله ب# اهميه عاليه يتسبب في ارسال مباشره.

  16. اذا كنت تطرح سؤالا وب# امكان عده اشخاص الاجابه عليه، و# اختر شخصا واحدا فقط عوضا عن ارسال السؤال الي مجموعه.

الطريقه الاساسيه ل# كتابه رسائل بريد الكتروني جيده امباثيزي مع المستلمين. ل# الحصول علي نظره اعمق علي سلوكيات البريد الالكتروني، راجع هذا مقاله.

المتابعة: وضع علامة عند الإرسال

عند إرسال رسالة إلى شخص تحتاج إلى رد منه، نفذ الإجراءات التالية:

  1. وضع علامه ل# نفسك علي ارسال.

  2. تغيير اسم المهمه البريد الالكتروني التي وضعت لها علامه في شريط المهام ل# بدء ب# متابعه.

  3. وضع علامه عليه ب# فئه @Waiting .

عندما تنفذ هذه الخطوات الثلاث، تعلم ان الاجراء التالي هو ل# ارسال رساله اخري او ابحث عن استجابه.

تلميح    تذكير نفسك ل# ارسال رساله اخري قد يكون اكثر فعاليه من وضع علامه علي رساله ل# المستلم. ب# طريقه مماثله، عندما وعدت به الي تنفيذ شيء في رساله، وضع علامه لها ل# نفسك حيث تكون لديك احدي مهام في شريط المهام ل# تذكيرك.

اعلي الصفحه

ممنوعات

  1. لا تستخدم القرطاسيه.

  2. لا تضمن اسم مديرك في كل رساله ترسلها.

  3. عدم ارسال رساله عندما تكون يرغب. ب# شكل افضل ل# الكتابه فيه، احفظه الي مجلد المسودات، و# الرجوع اليه لاحقا.

  4. لا تتوقع استجابه سريعه عند ارسال رسائل طويله (اكثر من فقرتين).

  5. عدم ارسال رساله متابعه اقل من يوم بعد الرساله الاولي. اذا لم تكن تسمع مره اخري في الوقت مناسب، ف# حاول استخدام الهاتف او المراسله الفوريه.

  6. عدم استخدام قراءه الايصالات او ايصالات التسليم علي كل رساله ترسلها. استخدامها فقط اذا كنت غير متاكد ما اذا كان سيتلقي المستلمون الرساله.

  7. لا يتم ارفاق العلامات او "اهميه عاليه" الأيقونة "أهمية عالية" في Outlook الي كل رساله ترسلها. سوف تتعلم المستلمون تجاهلها.

  8. لا تستخدم احرف استهلاليه.

  9. لا ترسل المرفقات — ارسال ارتباطات بدلا من ذلك.

  10. لا توسيع قوائم التوزيع او مجموعات جهات الاتصال. توسيع قوائم التوزيع يجعل من الصعب قراءه الرسائل و# يؤدي عليها ل# الانتقال الي مجلدات البريد غير صحيحه.

  11. لا تستخدم ساركاسم. قد يساء الدعابه الخاص بك.

  12. عدم كتابه شيء ما لا تريد الجميع في شركتك ب# قراءه. انت لا تعلم حيث قد تصل رساله البريد الالكتروني.

  13. لا تستخدم خطوطا متصله او فني شديده التي الصعب قراءتها.

  14. لا تستخدم الخطوط الحمراء، اذ من الصعب قراءتها و# يمكن تفسيرها علي انها هامه.

  15. عدم ارسال رد علي الكل الي قائمه توزيع او مجموعه طلب ازالتك. اي وقت مضي.

اعلي الصفحه

قواعد ل# مجموعات جهات الاتصال و# قوائم التوزيع (Dl)

  • اذا كنت ترد علي مجموعه جهات اتصال كبيره، ف# اتبع كافه البريد الالكتروني Dos و# ممنوعات.

  • اذا كنت ب# حاجه الي مزيد من المعلومات من شخص واحد او يتم ايجاد المشكله ب# شكل منفصل، الاستجابه الي قائمه التوزيع الكامل ل# جعل الجميع معرفه ان كنت ترد و# الرد عليها الفرديه ب# شكل منفصل. احرص علي الاستجابه الي قائمه التوزيع بعد ان تم حل مع الحل المشكله. القيام ب# ذلك يسمح الدقه ل# الاشاره اليها ب# واسطه الاشخاص الاخرين علي قائمه التوزيع.

كيفية إعادة توجيه الأشخاص

اذا ارسل احدهم رساله الي قائمه توزيع انت عضو، و# الرساله يمكن الافضل يجيب شخص اخر او قائمه التوزيع اخري، قم ب# ما يلي:

  1. الرد ب# واسطه قائمه توزيع الصحيحه او الشخص المناسب علي السطر الي.

  2. ارسال الردود الي قائمه التوزيع الصحيحه او الشخص المناسب.

  3. لا تضع قائمه التوزيع الاصلي علي السطر "مخفيه" ل# انه سيتم تصفيه رسالتك ب# القواعد الخاصه ب# الاخرين. بدلا من ذلك، احتفظ ب# قائمه توزيع علي السطر الي او نسخه.

كيفيه ازاله شخص من DL

اذا تلقي البريد من قائمه توزيع التي لا تريدها ان تكون علي، ارسال رساله الي مسؤول الشبكه او الي مالك قائمه التوزيع و# اطلب منه ازالتك. عدم الرد علي قائمه توزيع كامله. ل# البحث عن مالك القائمه DL، انقر نقرا مزدوجا فوق اسم قائمه التوزيع.

اعلي الصفحه

كيفية استخدام التعليقات المضمّنة

اضافه تعليقات مضمنه ل# البريد الالكتروني الذي تلقي طريقه ملائمه ل# الاجابه علي اسئله و# الرد علي مشاكل مباشره. يعتبر من افضل الممارسات ل# القيام ب# ما يلي:

  1. في رسالتك، اذكر أنك تضيف تعليقات مضمّنة. على سبيل المثال، اكتب العبارة التالية "راجع التعليقات الإضافية أدناه."

  2. قم بتمييز النص ليبدو مختلفاً عن الرسالة الأصلية. تشمل بعض الاقتراحات ما يلي:

    • تغيير لون الخط

    • الحاق اسمك او الاحرف الاولي في اقواس، علي سبيل المثال، [صوره Melissa]، [MM]

    • تغيير الخط الي مائل او غامق او الاثنين معا

  3. لا تحذف اي شيء لم كتابه.

صورة
المثال fig. 1 علي تعليق مضمن في رساله Outlook

المثال fig. 1 علي تعليق مضمن في رساله Outlook

اعلي الصفحه

متى يجب استخدام النسخة المخفية

استخدم ميزه النسخه المخفيه ل# ازاله الاشخاص من محادثه بريد الكتروني عندما تعتقد انهم لم تعد ب# حاجه اضافيه ل# البريد الالكتروني او اذا تم تغيير موضوع المحادثه.

علي سبيل المثال، نقل اذا كنت احد خمسه الاشخاص الذين يتلقون سؤال و# التي تريد الرد ب# ذلك، الاشخاص اربعه الاخري الي "مخفيه" خط الرسم و# اذكر مماثله ل# ما "Bcc'ing احمد و# عمرو، James و# جينيفير. فيما يلي الاجابات... " سيكون الرسائل المستقبليه فقط بينك و# بين المرسل الاصلي.

لا تستخدم "مخفيه" ل# السماح ل# جهه خارجيه (مثل مديرك) معرفتها حول رساله هامه. قد لا تعرف مستلم Bcc يمكنه تلقي "مخفيه" و# قد الاستجابه ل# الجميع عرض الذي يمكنه تلقي "مخفيه". هذا قد تكون ك# سلوك سنياكي علي جزء الخاص بك.

بدلا من استخدام النسخه المخفيه ل# اعلام طرف خارجي ب# مساله ما، اعاده توجيه الرساله بعد ارسالها.

اعلي الصفحه

التحضير ل# العطله

اذا كنت تستخدم Outlook مع Office 365 او حساب Outlook.com او Hotmail.com او Live.com او حساب Microsoft Exchange، يمكنك اعداد رساله خارج المكتب ل# جعل الاشخاص داخل مؤسستك تعرف انك تستخدم موجودا.

ك# افضل ممارسه، اتباع النصيحه المتمثله في اضافه وقت خارج المكتب الي تقويمات Outlook العاملين.

اذا انشا انت او المسؤول تقويم الاجازات مشترك، ف# تاكد من نشر العطله هناك. اذا كان كل شخص يستخدم التقويم المشترك، لا تحتاج ل# ارسال طلب اجتماع منفصله ل# السماح ل# كل شخص انك في الخارج، كما يقترح المقاله الاشاره اليها في وقت سابق، و# لكن يمكنك العمل رساله بريد الكتروني ك# تذكير جيده.

حول الكاتب

يتم ادي نادين كاتب المحتوي المتوقع ل Outlook. يتم ادي نادين كاتب المحتوي المتوقع ل Outlook ل# سطح المكتب. تقوم فرح هو MVP Outlook السابق و# كاتب الكتب عده علي الاصدارات القديمه جدا من Outlook. تقوم فرح تتواجد في سياتل حيث انها انجويس القراءه و# تشغيله جويتار.

اعلي الصفحه

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×