استخدام Microsoft Query لاسترداد البيانات الخارجية

يمكنك استخدام Microsoft Query لاسترداد البيانات من مصادر خارجيه. باستخدام Microsoft Query لاسترداد البيانات من قواعد بيانات الشركات والملفات ، ليس عليك أعاده كتابه البيانات التي تريد تحليلها في Excel. يمكنك أيضا تحديث تقارير Excel والتلخيصات تلقائيا من قاعده البيانات المصدر الاصليه عند تحديث قاعده البيانات باستخدام معلومات جديده.

باستخدام Microsoft Query ، يمكنك الاتصال بمصادر البيانات الخارجية ، وتحديد البيانات من تلك المصادر الخارجية ، واستيراد تلك البيانات إلى ورقه العمل ، وتحديث البيانات كما تقتضي الحاجة للاحتفاظ ببيانات ورقه العمل متزامنة مع البيانات الموجودة في المصادر الخارجية.

أنواع قواعد البيانات التي يمكنك الوصول اليها     يمكنك استرداد البيانات من أنواع متعددة من قواعد البيانات ، بما في ذلك Microsoft Office Access و Microsoft SQL Server و Microsoft SQL Server OLAP Services. يمكنك أيضا استرداد البيانات من مصنفات Excel ومن الملفات النصية.

يوفر Microsoft Office برامج التشغيل التي يمكنك استخدامها لاسترداد البيانات من مصادر البيانات التالية:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (موفر OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • قواعد بيانات الملفات النصية

يمكنك استخدام برامج تشغيل ODBC أو برامج تشغيل مصادر البيانات من شركات مصنعه أخرى لاسترداد معلومات من مصادر بيانات غير مدرجه هنا ، بما في ذلك أنواع قواعد بيانات OLAP الأخرى. للحصول علي معلومات حول تثبيت برنامج تشغيل ODBC أو برنامج تشغيل مصدر بيانات غير مدرج هنا ، راجع الوثائق الخاصة بقاعده البيانات ، أو اتصل بمورد قاعده البيانات.

تحديد البيانات من قاعده بيانات     يمكنك استرداد البيانات من قاعده بيانات عن طريق إنشاء استعلام ، وهو عبارة عن سؤال تسال عن البيانات المخزنة في قاعده بيانات خارجيه. علي سبيل المثال ، إذا كانت بياناتك مخزنه في قاعده بيانات Access ، فقد ترغب في معرفه أرقام المبيعات لمنتج معين حسب المنطقة. يمكنك استرداد جزء من البيانات عن طريق تحديد البيانات الخاصة بالمنتج والمنطقة التي تريد تحليلها فقط.

باستخدام Microsoft Query ، يمكنك تحديد أعمده البيانات التي تريدها واستيراد تلك البيانات فقط إلى Excel.

تحديث ورقه العمل الخاصة بك في عمليه واحده     بمجرد الوصول إلى البيانات الخارجية في مصنف Excel ، عندما تتغير قاعده البيانات ، يمكنك يحدّث البيانات لتحديث التحليل ، بدون الحاجة إلى أعاده إنشاء تقارير ومخططات تلخيصيه. علي سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ملخص مبيعات شهري وتحديثه كل شهر عند الوصول إلى أرقام المبيعات الجديدة.

كيفيه استخدام استعلام Microsoft لمصادر البيانات     بعد اعداد مصدر بيانات لقاعده بيانات معينه ، يمكنك استخدامه كلما أردت إنشاء استعلام لتحديد البيانات واستردادها من قاعده البيانات هذه ، بدون الحاجة إلى أعاده كتابه كل معلومات الاتصال. يستخدم Microsoft Query مصدر البيانات للاتصال بقاعده البيانات الخارجية ولعرض البيانات المتوفرة. بعد إنشاء الاستعلام وإرجاع البيانات إلى Excel ، يوفر Microsoft Query مصنف Excel مع معلومات الاستعلام ومصدر البيانات بحيث يمكنك أعاده الاتصال بقاعده البيانات عندما تريد تحديث البيانات.

رسم تخطيطي لكيفية استخدام الاستعلام لمصادر البيانات

استخدام Microsoft Query لاستيراد البيانات     لاستيراد بيانات خارجيه إلى Excel باستخدام Microsoft Query ، اتبع الخطوات الاساسيه التالية ، حيث يتم وصف كل منها بمزيد من التفاصيل في الأقسام التالية.

ما هو مصدر البيانات ؟     مصدر البيانات هو مجموعه مخزنه من المعلومات تسمح ل Excel و Microsoft Query بالاتصال بقاعده بيانات خارجيه. عند استخدام Microsoft Query لاعداد مصدر بيانات ، فانك تعطي اسما لمصدر البيانات ، ثم توفر اسما لقاعده البيانات أو الخادم والمعلومات الخاصة بتسجيل الدخول وكلمه المرور. تتضمن المعلومات أيضا اسم برنامج تشغيل أوبدك أو برنامج تشغيل مصدر بيانات ، وهو برنامج ينشئ الاتصالات بنوع معين من قواعد البيانات.

لاعداد مصدر بيانات باستخدام Microsoft Query:

  1. علي علامة التبويب بيانات ، في المجموعة إحضار بيانات خارجيه ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من Microsoft Query.

  2. قم بواحد مما يلي:

    • لتحديد مصدر بيانات لقاعده بيانات أو ملف نصي أو مصنف Excel ، انقر فوق علامة التبويب قواعد بيانات .

    • لتحديد مصدر بيانات مكعب OLAP ، انقر فوق علامة التبويب مكعبات olap . تتوفر علامة التبويب هذه فقط إذا شغلت Microsoft Query من Excel.

  3. انقر نقرا مزدوجا فوق <مصدر بيانات جديد>.

    -أو-

    انقر فوق <مصدر بيانات جديد>، ثم انقر فوق موافق.

    يتم عرض مربع الحوار إنشاء مصدر بيانات جديد .

  4. في الخطوة 1 ، اكتب اسما لتعريف مصدر البيانات.

  5. في الخطوة 2 ، انقر فوق برنامج تشغيل لنوع قاعده البيانات التي تستخدمها كمصدر البيانات.

    ملاحظات: 

    • إذا كانت قاعده البيانات الخارجية التي تريد الوصول اليها غير معتمده من قبل برامج تشغيل ODBC التي تم تثبيتها باستخدام Microsoft Query ، ستحتاج إلى الحصول علي برنامج تشغيل ODBC متوافق مع Microsoft Office وتثبيته من مورد تابع لجهة خارجيه ، مثل الشركة المصنعة قاعده. اتصل بمورد قاعده البيانات للحصول علي إرشادات التثبيت.

    • لا تتطلب قواعد بيانات OLAP برامج تشغيل ODBC. عند تثبيت Microsoft Query ، يتم تثبيت برامج التشغيل لقواعد البيانات التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft SQL Server Analysis Services. للاتصال بقواعد بيانات OLAP أخرى ، تحتاج إلى تثبيت برنامج تشغيل مصدر بيانات وبرنامج عميل.

  6. انقر فوق اتصال، ثم ادخل المعلومات المطلوبة للاتصال بمصدر البيانات. بالنسبة إلى قواعد البيانات ومصنفات Excel والملفات النصية ، تعتمد المعلومات التي توفرها علي نوع مصدر البيانات الذي حددته. قد تتم مطالبتك بتوفير اسم تسجيل الدخول أو كلمه المرور أو إصدار قاعده البيانات التي تستخدمها أو موقع قاعده البيانات أو معلومات أخرى خاصه بنوع قاعده البيانات.

    هام: 

    • استخدم كلمات مرور قوية تجمع ما بين أحرف كبيرة وأحرف صغيرة وأرقام ورموز. فلا تحتوي كلمات المرور الضعيفة على هذه العناصر المختلطة. من أمثلة كلمات المرور القوية: Y6dh!et5. ومن أمثلة كلمات المرور الضعيفة: House27. يجب أن تكون كلمات المرور مؤلفة من 8 أحرف أو أكثر. ومن الأفضل استخدام عبارة مرور مؤلفة من 14 حرفًا أو أكثر.

    • كما أنه من المهم أن تتذكر كلمة المرور الخاصة بك. فإذا نسيت كلمة المرور الخاصة بك، لن تتمكن Microsoft من استردادها. لذلك، اعمل على تخزين كلمات المرور التي تسجلها في مكان آمن بعيداً عن المعلومات التي تساعد في حمايتها.

  7. بعد إدخال المعلومات المطلوبة ، انقر فوق موافق أو إنهاء للعودة إلى مربع الحوار إنشاء مصدر بيانات جديد .

  8. إذا كانت قاعده البيانات تحتوي علي جداول وتريد ان يتم عرض جدول معين تلقائيا في معالج الاستعلام ، فانقر فوق المربع الخاص بالخطوة 4 ، ثم انقر فوق الجدول الذي تريده.

  9. إذا لم تكن ترغب في كتابه اسم تسجيل الدخول وكلمه المرور عند استخدام مصدر البيانات ، فحدد خانه الاختيار حفظ معرف المستخدم وكلمه المرور في تعريف مصدر البيانات . كلمه المرور المحفوظة غير مشفره. إذا لم تكن خانه الاختيار متاحه ، فراجع مسؤول قاعده البيانات لتحديد ما إذا كان من الممكن جعل هذا الخيار متوفرا.

    ملاحظة بشأن الأمان: تجنب حفظ معلومات تسجيل الدخول عند الاتصال بمصادر البيانات. يمكن تخزين هذه المعلومات كنص عادي ، ويمكن لمستخدم ضار الوصول إلى المعلومات لخرق أمان مصدر البيانات.

بعد إكمال هذه الخطوات ، يظهر اسم مصدر البيانات في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات .

استخدام معالج الاستعلامات لمعظم الاستعلامات     يسهل معالج الاستعلام تحديد البيانات وتجميعها من الجداول والحقول المختلفة في قاعده البيانات. باستخدام "معالج الاستعلامات" ، يمكنك تحديد الجداول والحقول التي تريد تضمينها. الصلة الداخلية (عمليه استعلام التي تحدد ان الصفوف من جدولين يتم دمجهما استنادا إلى قيم الحقول المتطابقة) يتم إنشاؤها تلقائيا عندما يتعرف المعالج علي حقل مفتاح أساسي في جدول واحد وحقل بالاسم نفسه في جدول ثان.

يمكنك أيضا استخدام المعالج لفرز مجموعه النتائج واجراء تصفيه بسيطه. في الخطوة الاخيره من المعالج ، يمكنك اختيار إرجاع البيانات إلى Excel ، أو تحسين الاستعلام في Microsoft Query. بعد إنشاء الاستعلام ، يمكنك تشغيله اما في Excel أو في Microsoft Query.

لبدء تشغيل "معالج الاستعلامات" ، قم بتنفيذ الخطوات التالية.

  1. علي علامة التبويب بيانات ، في المجموعة إحضار بيانات خارجيه ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من Microsoft Query.

  2. في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات ، تاكد من تحديد خانه الاختيار استخدام معالج الاستعلام لإنشاء/تحرير الاستعلامات .

  3. انقر نقرا مزدوجا فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه.

    -أو-

    انقر فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه ، ثم انقر فوق موافق.

العمل مباشره في Microsoft Query لأنواع أخرى من الاستعلامات     إذا كنت تريد إنشاء استعلام أكثر تعقيدا من السماح بمعالج الاستعلام ، يمكنك العمل مباشره في Microsoft Query. يمكنك استخدام Microsoft Query لعرض الاستعلامات التي تبدا بإنشاءها وتغييرها في معالج الاستعلامات ، أو يمكنك إنشاء استعلامات جديده بدون استخدام المعالج. اعمل في Microsoft Query مباشره عندما تريد إنشاء الاستعلامات التي تقوم بما يلي:

  • تحديد بيانات محدده من حقل     في قاعده بيانات كبيره ، قد ترغب في اختيار بعض البيانات الموجودة في حقل وحذف البيانات التي لا تحتاج اليها. علي سبيل المثال ، إذا احتجت إلى بيانات لمنتجين في حقل يحتوي علي معلومات للعديد من المنتجات ، فيمكنك استخدام معايير لتحديد البيانات الخاصة بالمنتجين الذين تريدهم فقط.

  • استرداد البيانات استنادا إلى معايير مختلفه في كل مره تقوم فيها بتشغيل الاستعلام     إذا كنت بحاجه إلى إنشاء تقرير Excel نفسه أو ملخصه لمناطق متعددة في نفس البيانات الخارجية ، مثل تقرير مبيعات منفصل لكل منطقه ، يمكنك إنشاء معلمة استعلام. عند تشغيل استعلام معلمات ، ستتم مطالبتك بقيمه لاستخدامها كمعيار عند تحديد الاستعلام للسجلات. علي سبيل المثال ، قد يطالبك استعلام معلمه بإدخال منطقه معينه ، ويمكنك أعاده استخدام هذا الاستعلام لإنشاء كل من تقارير المبيعات الاقليميه الخاصة بك.

  • الانضمام إلى البيانات بطرق مختلفه     الصلات الداخلية التي ينشئها معالج الاستعلام هو نوع الصلة الأكثر شيوعا المستخدم في إنشاء الاستعلامات. علي الرغم من ذلك ، قد ترغب في بعض الأحيان في استخدام نوع صله مختلف. علي سبيل المثال ، إذا كان لديك جدول معلومات مبيعات المنتجات وجدول معلومات العملاء ، ستمنع الصلة الداخلية (النوع الذي تم إنشاؤه بواسطة معالج الاستعلام) استرداد سجلات العملاء للعملاء الذين لم يقومون بعمليه شراء. باستخدام Microsoft Query ، يمكنك الانضمام إلى هذه الجداول حتى يتم استرداد كل سجلات العملاء ، بالاضافه إلى بيانات المبيعات للعملاء الذين قاموا باجراء عمليات شراء.

لبدء Microsoft Query ، نفذ الخطوات التالية.

  1. علي علامة التبويب بيانات ، في المجموعة إحضار بيانات خارجيه ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من Microsoft Query.

  2. في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات ، تاكد من إلغاء تحديد خانه الاختيار استخدام معالج الاستعلام لإنشاء/تحرير الاستعلامات .

  3. انقر نقرا مزدوجا فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه.

    -أو-

    انقر فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه ، ثم انقر فوق موافق.

أعاده استخدام الاستعلامات ومشاركهها     في كل من معالج الاستعلامات و Microsoft Query ، يمكنك حفظ الاستعلامات كملف دقي يمكنك تعديله وأعاده استخدامه ومشاركته. بإمكان Excel فتح ملفات دقي مباشره ، مما يسمح لك أو لمستخدمين آخرين بإنشاء نطاقات بيانات خارجيه اضافيه من الاستعلام نفسه.

لفتح استعلام محفوظ من Excel:

  1. علي علامة التبويب بيانات ، في المجموعة إحضار بيانات خارجيه ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من Microsoft Query. يتم عرض مربع الحوار اختيار مصدر البيانات .

  2. في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات ، انقر فوق علامة التبويب استعلامات .

  3. انقر نقرا مزدوجا فوق الاستعلام المحفوظ الذي تريد فتحه. يتم عرض الاستعلام في Microsoft Query.

إذا أردت فتح استعلام محفوظ وكان Microsoft Query مفتوحا بالفعل ، فانقر فوق القائمة ملف microsoft query ، ثم انقر فوق فتح.

إذا نقرت نقرا مزدوجا فوق ملف دقي ، سيفتح Excel ، ويقوم بتشغيل الاستعلام ، ثم يدرج النتائج في ورقه عمل جديده.

إذا أردت مشاركه تلخيص أو تقرير Excel يستند إلى بيانات خارجيه ، يمكنك منح المستخدمين الآخرين مصنفا يحتوي علي نطاق بيانات خارجيه ، أو يمكنك إنشاء قالب. يسمح لك القالب بحفظ التلخيص أو التقرير دون حفظ البيانات الخارجية بحيث يكون الملف أصغر. يتم استرداد البيانات الخارجية عندما يقوم المستخدم بفتح قالب التقرير.

بعد إنشاء استعلام في معالج الاستعلام أو Microsoft Query ، يمكنك إرجاع البيانات إلى ورقه عمل Excel. عندئذ تصبح البيانات نطاق البيانات الخارجية أو تقرير PivotTable يمكنك تنسيقها وتحديثها.

تنسيق البيانات التي تم استردادها     في Excel ، يمكنك استخدام أدوات ، مثل المخططات أو الإجماليات الفرعية التلقائية ، لتقديم البيانات التي استردها Microsoft Query وتلخيصها. يمكنك تنسيق البيانات ، ويتم الاحتفاظ بالتنسيق عندما تقوم بتحديث البيانات الخارجية. يمكنك استخدام تسميات الاعمده الخاصة بك بدلا من أسماء الحقول ، وأضافه أرقام الصفوف تلقائيا.

بإمكان Excel تنسيق البيانات الجديدة التي تكتبها في نهاية النطاق بشكل تلقائي لمطابقه الصفوف السابقة. بإمكان Excel أيضا نسخ الصيغ التي تم تكرارها في الصفوف السابقة وتوسيعها تلقائيا إلى صفوف اضافيه.

ملاحظة: لكي يتم توسيعها إلى صفوف جديده في النطاق ، يجب ان تظهر التنسيقات والصيغ في ثلاثه علي الأقل من الصفوف الخمسة السابقة.

يمكنك تشغيل هذا الخيار (أو إيقاف تشغيله مره أخرى) في اي وقت:

  1. انقر فوق ملف > خيارات > خيارات متقدمة.

    في Excel 2007: انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ، وانقر فوق خيارات Excel، ثم انقر فوق الفئة خيارات متقدمة .

  2. في المقطع خيارات التحرير ، حدد التحقق من تنسيقات توسيع نطاق البيانات والصيغ . لإيقاف تشغيل التنسيق التلقائي لنطاق البيانات مره أخرى ، قم بإلغاء تحديد خانه الاختيار هذه.

تحديث البيانات الخارجية     عند تحديث البيانات الخارجية ، يمكنك تشغيل الاستعلام لاسترداد اي بيانات جديده أو معدله تطابق المواصفات. يمكنك تحديث استعلام في كل من Microsoft Query و Excel. يوفر Excel خيارات متعددة لتحديث الاستعلامات ، بما في ذلك تحديث البيانات عند فتح المصنف وتحديثه تلقائيا في فواصل زمنيه محدده. يمكنك متابعه العمل في Excel اثناء تحديث البيانات ، ويمكنك أيضا التحقق من الحالة بينما يتم تحديث البيانات. لمزيد من المعلومات ، راجع تحديث اتصال بيانات خارجيه في Excel.

أعلى الصفحة

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×