استخدام قالب «قاعدة بيانات Access للمشروعات»

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

بواسطة مايكل جرو، Access MVP‏

استخدم قاعدة بيانات إدارة مشروع Access 2007‏ لإدارة المشاريع والمهام المتعلقة بها والموظفين. كما يمكنك أيضاً البحث في تفاصيل المشروع وتصفيتها وإدخال المهام الشائعة وإرسال وتلقي البيانات عبر رسائل البريد الإلكتروني.

قالب قاعدة بيانات المشروعات

استخدام قاعدة البيانات

نتناول، في هذه المقالة، الخطوات الأساسية لاستخدام قالب "قاعدة بيانات سطح المكتب للمشاريع".

تحضير قاعدة البيانات للاستخدام

للتأكد من تمكين كل محتوى قاعدة البيانات، استخدم الإجراء التالي:

  1. في شريط الرسائل، انقر فوق خيارات.

  2. في مربع الحوار خيارات أمان Microsoft Office، انقر فوق تمكين هذا المحتوى، ثم انقر فوق موافق.

للحصول على مزيد من المعلومات حول تمكين محتوى قاعدة البيانات، راجع المقالة قرار ما إذا كنت تثق في قاعدة بيانات.

إضافة موظفين

لبدء استخدام قالب قاعدة بيانات المشاريع، الخطوة الأولى هي إضافة الموظفين، بحيث يصبح لديك أحد الأشخاص لكي تقوم بتعيين المشاريع والمهام له. استخدم هذا الإجراء لتتمكن من إضافة الموظفين يدوياً، أو راجع القسم التالي لإضافة الموظفين من جهات اتصال Outlook 2007.

  1. في نموذج قائمة المشاريع، انقر فوق قائمة الموظفين.

  2. في نموذج قائمة الموظفين، املأ التفاصيل الخاصة بكل موظف.

  3. لإدخال المزيد من المعلومات المفصلة حول موظف ما، انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم الموظف في نموذج قائمة الموظفين، وأدخل المعلومات في التفاصيل الخاصة بالموظف.

  4. انقر فوق إغلاق للرجوع إلى نموذج قائمة المشاريع.

إضافة جهات اتصال من Microsoft Office Outlook 2007

إذا كنت تستخدم Office Outlook 2007، يمكنك إضافة الموظفين من هذا البرنامج دون الحاجة إلى إعادة كتابة المعلومات.

  1. في نموذج قائمة المشاريع، انقر فوق قائمة الموظفين.

  2. في نموذج قائمة الطلاب، انقر فوق إضافة من Outlook‏.

  3. في مربع الحوار تحديد الأسماء المراد إضافتها، حدد الأسماء التي تريد إضافتها إلى قاعدة البيانات.

  4. انقر فوق إضافة، ثم انقر فوق موافق.

إضافة مشروع جديد

  1. في نموذج قائمة المشاريع، انقر فوق مشروع جديد.

  2. في نموذج تفاصيل المشروع، أدخل تفاصيل المشروع، ثم انقر فوق إغلاق.

تحرير مشروع موجود

  1. في نموذج قائمة المشاريع، انقر نقراً مزدوجاً فوق المشروع الذي تريد تحريره.

  2. في نموذج تفاصيل المشروع، أدخل تفاصيل المشروع أو حررها.

    إضافة مهمة

    • في نموذجتفاصيل المشروع، انقر فوق مهمة جديدة.

    • في نموذج تفاصيل المشروع، أدخل تفاصيل المهمة، ثم انقر فوق إغلاق.

      يعرض Access المشروع الجديد في قائمةمهام المشروع في نموذج تفاصيل المشروع.

      تحرير مهمة

    • في نموذج تفاصيل المشروع، انقر فوق علامة التبويب مهام المشروع.

    • انقر نقراً مزدوجاً فوق المهمة التي تريد تحريرها.

    • في نموذج تفاصيل المهمة، حرر تفاصيل المهمة، ثم انقر فوق إغلاق.

      إضافة مهمة شائعة

      المهام الشائعة هي المهام الأكثر استخداماً في العديد من المشاريع المختلفة مثل إعداد الموازنات أو التدريب. بعد إدخال إحدى المهام الشائعة، يمكن إضافتها إلى أي مشروع في قاعدة بيانات المشروع دون الحاجة إلى إعادة إدخال تفاصيل المهمة.

    • في نموذج تفاصيل المشروع، انقر فوق المهام الشائعة.

    • حدد خانة الاختيار إلى جانب كل مهمة شائعة تريد إضافتها إلى المشروع. إضافة مهام شائعة جديدة في نهاية القائمة.

    • انقر فوق إغلاق للرجوع إلى نموذج تفاصيل المشروع.

تجميع البيانات عبر البريد الإلكتروني

يمكنك تجميع البيانات حول المشاريع أو الموظفين من مستخدمي البريد الإلكتروني عن طريق إرسال نموذج إدخال بيانات لهم في رسالة بريد إلكتروني. عند إرجاع المستخدمين للنموذج المكتمل، يمكنك معالجة البيانات وتخزينها في قائمة المهام.

  1. في نموذج قائمة المشاريع أو قائمة الموظفين، انقر فوق تجميع البيانات.

  2. اتبع الإرشادات الموجودة في معالج تجميع البيانات عبر البريد الإلكترونيلتجميع البيانات من مستلمي البريد الإلكتروني المحددين.

تصفية قائمة المشروع

في نموذج قائمة المشاريع، يمكنك تصفية قائمة المشاريع وحفظ عوامل التصفية المفضلة لديك لاستخدامها في المستقبل.

  1. يتم تطبيق عوامل التصفية من خلال النقر فوق زر الماوس الأيمن فوق النموذج وتحديد عوامل التصفية التي تريد تطبيقها.

  2. انقر فوق حفظ عامل التصفية.

  3. في نموذج تفاصيل عامل التصفية، أدخل اسم عامل التصفية ووصفه ثم انقر فوق إغلاق.

  4. استخدم مربع عوامل التصفية المفضلة لتطبيق عامل تصفية محفوظ، أو انقر فوق (إلغاء تطبيق عامل التصفية) لإزالة عامل التصفية.

عرض تفاصيل المشروع أو الموظف

يتيح لك نموذج تفاصيل المشروع ونماذج تفاصيل حول الموظف عرض وإدخال المزيد من المعلومات حول المشروع أو الموظف. لعرض نموذج تفاصيل المشروع أو نموذج تفاصيل حول الموظف:

  • في نموذج قائمة المشاريع أو نموذج قائمة الموظفين، انقر نقراً مزدوجاً فوق العنصر الذي تريد تحريره.

إضافة مرفقات

في نموذج تفاصيل المشروع ونموذج تفاصيل المهمة ونموذج تفاصيل حول الموظف يمكنك إضافة صور ومرفقات أخرى.

  • في أي نموذج تفاصيل، انقر نقراً مزدوجاً فوق حقل المرفقات (في نموذج تفاصيل حول الموظف، انقر نقراً مزدوجاً فوق أيقونة الصورة).

  • في مربع الحوار مرفقات، انقر فوق إضافة.

  • من مربع الحوار اختيار ملف، استعرض وصولاً إلى المجلد الذي يحتوي على الملف.

  • حدد الملف الذي تريد إضافته، ثم انقر فوق فتح.

  • في مربع حوار المرفقات، انقر فوق موافق.

ملاحظة: يمكنك إرفاق ملفات متعددة لكل عنصر، بما في ذلك أنواع الملفات المختلفة مثل المستندات أو جداول البيانات.

عرض التقارير

تتضمن قاعدة بيانات المشاريع العديد من التقارير، بما في ذلك المشاريع المفتوحة وتفاصيل المهمة ودفتر عناوين الموظف وغير ذلك. لعرض تقرير:

  • في نموذج قائمة المشاريع، حدد التقرير الذي تريد عرضه من قائمة التقارير.

لطباعة تقرير:

  • انقر فوق زر Microsoft‏ Office‏صورة زر Office ، ثم انقر فوق طباعة.

يمكنك إنشاء التقارير المخصصة الخاصة بك. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع المقالة إنشاء تقرير بسيط.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×