استخدام سير عمل ثلاثي الحالات

استخدام سير عمل ثلاثي الحالات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يتعقب سير العمل ثلاثي الحالات حالة عنصر قائمة في ثلاث حالات (أطوار). ويمكن استخدامه لإدارة عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب عدد كبير من المشاكل أو العناصر، مثل مشاكل دعم المستهلكين أو عملاء المبيعات المتوقعين أو مهام المشروع. على سبيل المثال، قد تكون الحالات الثلاث لمهمة مشروع هي: "لم يتم البدء" و"قيد التقدم" و"انتهى".

في هذه المقالة

كيف يعمل سير العمل ثلاثي الحالات؟

إعداد قائمة لاستخدامها مع سير العمل ثلاثي الحالات

إنشاء قائمة لتعقب المشاكل

إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير العمل ثلاثي الحالات

تخصيص قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير عمل ثلاثي الحالات

إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة

بدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويًا على عنصر

إتمام مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات

كيف يعمل سير العمل ثلاثي الحالات؟

يدعم سير العمل ثلاثي الحالات عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب حالة مشكلة أو عنصر معين عبر ثلاث حالات ومرحلتين انتقاليتين بين الحالات. ومع كل مرحلة انتقالية بين الحالات، يعيّن سير العمل مهمة إلى شخص ويرسل إليه تنبيهاً بالبريد الإلكتروني حول المهمة. عند إتمام هذه المهمة، يقوم سير العمل بتحديث حالة العنصر ويتقدم إلى المرحلة التالية. يستخدم سير العمل ثلاثي الحالات قالب قائمة تعقب المشاكل. ومع ذلك، يمكن استخدامه مع أية قائمة تم إعدادها لتحتوي على عمود الاختيار الذي يتضمن ثلاث قيم أو أكثر. تشكّل القيم الموجودة في عمود الاختيار الحالات التي يتعقبها سير العمل.

يمكن للقائمة أن تحتوي على أكثر من عمود اختيار واحد ويمكن لعمود الاختيار أن يحتوي على أكثر من ثلاث قيم. ومع ذلك، يمكن تكوين سير العمل ثلاثي الحالات لاستخدام أحد أعمدة الاختيار وثلاث قيم في عمود الاختيار المحدد فقط. عندما تضيف سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة أو مكتبة، يمكنك تحديد عمود اختيار وثلاث قيم متوفرة في العمود.

يمكن استخدام سير العمل ثلاثي الحالات لإدارة عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب عدد كبير من المشاكل أو العناصر، مثل مشاكل دعم المستهلكين أو عملاء المبيعات المتوقعين أو مهام المشروع. على سبيل المثال، يمكن للموظفين في شركة تعمل في مجال التخطيط لأحداث صغيرة استخدام قائمة لتعقب المشاكل وسير عمل ثلاثي الحالات مخصص لإدارة المهام العديدة المتعلقة بالأحداث التي يخططون لإقامتها. يتعقب سير العمل مهام التخطيط لإقامة حدث عبر ثلاث حالات: نشط وجاهز للمراجعة ومكتمل. ويتم تجميع كافة مهام التحضير لإقامة حدث والمتعلقة بحدث معين في قائمة تعقب مشاكل يتم إنشاؤها لهذا الحدث ويتم وضع علامة نشط عليها. يعيّن منسق الحدث مهاماً فردية إلى أعضاء فريق العمل ثم يبدأ بتشغيل سير العمل على هذه العناصر لبدء العمل على مهمة الحدث.

عندما يبدأ سير العمل، يقوم بإنشاء مهمة للشخص المعين. وعندما يتلقى عضو من الفريق مهمة ما، هو ينفذ العمل المطلوب لإكمال المهمة. قد يتم هذا العمل خارج نطاق القائمة أو الموقع الذي يحتوي على قائمة تعقب المشاكل. على سبيل المثال، إذا تلقى أحد أعضاء الفريق مهمة سير عمل لتطوير خطة تموين، فسيتصل هذا العضو بشركة تموين ثم يعمل معها لتطوير خطة. عند إعداد مسودة لخطة التموين، يضع عضو الفريق علامة على مهمة سير العمل كمكتملة. وفي هذه المرحلة، يقوم سير العمل بتحديث حالة مهمة الحدث في قائمة تعقب المشاكل من نشط إلى جاهز للمراجعة، وينشئ مهمة ثانية لمنسق الحدث لمراجعة خطة التموين. بعد أن يراجع منسق الحدث خطة التموين ويوافق عليها، يضع علامة على مهمة سير العمل كمكتملة، ويقوم سير العمل بتحديث حالة المهمة من جاهز للمراجعة إلى مكتمل.

ملاحظة: يستطيع أحد المشتركين في سير العمل إكمال مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات بطريقتين مختلفتين. يمكن للمشارك تحرير مهمة سير العمل لوضع علامة عليها كمكتملة أو يمكنه تغيير حالة عنصر سير العمل في القائمة (إذا كان لديه الإذن اللازم لتغيير هذه القائمة). إذا قام المشارك بتحديث حالة عنصر سير العمل في القائمة يدويًا، فستكون مهمة سير العمل مكتملة. وإذا قام المشارك بتحرير مهمة سير العمل لوضع عليها علامة كمكتملة، فسيتم تحديث حالة عنصر سير العمل في القائمة إلى مكتمل.

تستخدم الإجراءات المُضمنة في سير العمل ثلاثي الحالات في المثال السابق العملية التالية:

مخطط انسيابي خاص بمثال سير العمل ثلاثي الحالات

أعلى الصفحة

إعداد قائمة لاستخدامها مع سير العمل ثلاثي الحالات

قبل أن تتمكن من استخدام سير عمل ثلاثي الحالات، عليك إعداد قائمة تحتوي على العناصر التي تخطط لتعقبها أو إدارتها مع سير العمل. يعمل قالب قائمة تعقب المشاكل مع سير العمل ثلاثي الحالات. ومع ذلك، يمكنك أيضًا إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع مهام سير العمل هذه. إذا أنشأت قائمة مخصصة، فتأكد من أنها تحتوي على الأقل على عمود اختيار واحد يتضمن ثلاث قيم اختيار أو أكثر. عند إعداد سير العمل لاستخدامه مع القائمة، يجب تحديد عمود الاختيار الذي يحتوي على قيم الحالات التي سيتعقبها سير العمل.

أعلى الصفحة

إنشاء قائمة لتعقب المشاكل

بشكلٍ افتراضي، يمكنك استخدام سير عمل ثلاثي الحالات مع أية قائمة تقوم بإنشائها من قالب قائمة تعقب المشاكل.

  1. من القائمة إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، انقر فوق إضافة تطبيق.

  2. في الصفحة تطبيقاتك، انقر فوق تعقب المشاكل، واكتب اسماً للقائمة. إنّ اسم القائمة مطلوب.

  3. إذا أردت توفير وصفاً للقائمة، فانقر فوق خيارات متقدمة.

    • في المربع الوصف، اكتب وصفًا للغرض من القائمة. إنّ الوصف اختياري.

  4. انقر فوق إنشاء.

أعلى الصفحة

إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير العمل ثلاثي الحالات

إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير عمل ثلاثي الحالات، فعليك إضافة عمود اختيار واحد على الأقل يحتوي على ثلاث قيم حالات سيتعقبها سير العمل.

  1. من القائمة إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، انقر فوق إضافة تطبيق.

  2. في الصفحة تطبيقاتك، انقر فوق قائمة مخصصة،واكتب اسماً للقائمة. إنّ اسم القائمة مطلوب.

  3. إذا أردت توفير وصفاً للقائمة، فانقر فوق خيارات متقدمة.

  4. في المربع الوصف، اكتب وصفًا للغرض من القائمة. إنّ الوصف اختياري.

  5. انقر فوق إنشاء.

أعلى الصفحة

تخصيص قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير عمل ثلاثي الحالات

  1. انقر فوق القائمة المخصصة التي أنشأتها في الخطوة السابقة.

  2. في الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة، ثم في المجموعة "إعدادات"، انقر فوق إعدادات القائمة.

  3. ضمن الأعمدة، انقر فوق إنشاء عمود.

  4. في المقطع الاسم و# النوع، ضمن اسم العمود، اكتب اسم العمود الذي تريد استخدامه ل# تحديد قيم الحاله ل# سير العمل. علي سبيل المثال، يمكنك ادخال الاسم ك# حاله سير العمل.

  5. ضمن نوع المعلومات في هذا العمود هو، حدد اختيار (قائمة للاختيار منها).

  6. في المقطع إعدادات العمود الإضافية، ضمن الوصف، اكتب وصفًا اختياريًا للعمود.

  7. ضمن المطالبة بأن يحتوي هذا العمود على معلومات، انقر فوق نعم.

  8. في مربع القائمه ضمن اكتب كل اختيار علي خط منفصل، اكتب ثلاث قيم او اكثر الاختيارات التي تريدها ل# هذا العمود. تصبح هذه القيم الولايات ل# سير العمل. علي سبيل المثال، قد ادخل نشط، جاهزه ل# المراجعه، و# اكمل ك# ثلاثه خيارات.

  9. ضمن عرض الاختيارات باستخدام، حدد إما قائمة منسدلة أو أزرار خيارات.

  10. ضمن السماح باختيارات 'التعبئة'، انقر فوق لا.

  11. حدد ما إذا كنت تريد قيمة افتراضية معينة لهذا العمود أم تريد إضافتها إلى طريقة العرض الافتراضية للقائمة.

  12. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة

يجب إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة قبل أن تتمكن من استخدامه على العناصر الموجودة في هذه القائمة. عند إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة، يجب تحديد عمود القائمة الذي يحتوي على قيم الحالات التي تريد من سير العمل أن يتعقبها. عليك أيضًا تحديد معلومات تتعلق بما تريد حدوثه في كل مرحلة من مراحل سير العمل. على سبيل المثال، يمكنك تحديد الموضوع والنص لتنبيهات البريد الإلكتروني التي يتلقاها مستلمو المهام.

يكون سير العمل ثلاثي الحالات ممكّنًا بشكلٍ افتراضي في معظم أنواع المواقع. ومع ذلك، يمكن لمسؤول مجموعة المواقع المشتركة تعطيل هذه الميزة. إذا لم يكن سير العمل ثلاثي الحالات متوفرًا، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة.

هام: يجب أن يتوفر لديك الإذن "إدارة القوائم" لإضافة مهمة سير عمل إلى قائمة.

  1. افتح القائمة التي تريد إضافة مهمة سير عمل ثلاثي الحالات إليها.

  2. انقر علامة التبويب قائمة ‏> إعدادات القائمة، أو انقر فوق إعدادات نوع المكتبة التي تفتحها. على سبيل المثال، في مكتبة مستندات، انقر فوق إعدادات مكتبة المستندات.

  3. ضمن الأذونات والإدارة، انقر فوق إعدادات سير العمل.

  4. في الصفحة إعدادات سير العمل، انقر فوق إضافة مهمة سير عمل.

  5. في المربع اضافه صفحه سير عمل، في المقطع سير العمل، ضمن تحديد قالب سير عمل، انقر فوق ثلاثي الحالات.

  6. في المقطع الاسم، اكتب اسماً فريداً لسير العمل.

  7. في المقطع قائمة المهام، حدد قائمة المهام لاستخدامها مع سير العمل.

    ملاحظة: 

    • يمكنك استخدام قائمة المهام الافتراضية أو تستطيع إنشاء قائمة جديدة. وإذا استخدمت قائمة "المهام" الافتراضية، فسيتمكن المشاركون في سير العمل من العثور على مهام سير العمل الخاصة بهم وعرضها بسهولة باستخدام طريقة العرض "المهام" في قائمة "المهام".

    • قم بإنشاء قائمة مهام جديدة إذا كانت مهام سير العمل هذا ستكشف بيانات حساسة أو سرية ترغب في الاحتفاظ بها منفصلة عن قائمة "المهام" العامة.

    • قم بإنشاء قائمة مهام جديدة إذا كانت مؤسستك ستستخدم مهام سير عمل متعددة أو إذا كانت مهام سير العمل ستتضمن مهامًا متعددة. في هذه الحالة، قد ترغب في إنشاء قوائم مهام لكل سير عمل.

  8. في المقطع قائمة المحفوظات، حدد قائمة محفوظات لاستخدامها مع سير العمل هذا. تعرض قائمة المحفوظات كافة الأحداث التي تتم أثناء كل مثيل لسير العمل.

    ملاحظة: يمكنك استخدام القائمة الافتراضية محفوظات أو يمكنك إنشاء قائمة جديدة. وإذا كانت مؤسستك ستستخدم مهام سير عمل متعددة، فقد ترغب في إنشاء قائمة محفوظات منفصلة لكل سير عمل.

  9. في المقطع خيارات البدء، قم بأي مما يلي:

    • إذا كنت ترغب في السماح ببدء سير العمل يدويًا، فحدد خانة الاختيار السماح ببدء سير العمل هذا يدويًا من قِبَل مستخدم معتمد لديه أذونات المشاركة. حدد خانة الاختيار مطلوب أذونات إدارة القوائم لبدء سير العمل إذا كنت ترغب في طلب أذونات إضافية لبدء سير العمل.

    • إذا كنت ترغب في أن يبدأ سير العمل تلقائيًا عند إنشاء عناصر جديدة، فحدد خانة الاختيار بدء سير العمل هذا عند إنشاء عنصر جديد.

  10. انقر فوق التالي.

  11. في المقطع حالات سير العمل، ضمن حدد الحقل 'اختيار'، حدد عمود الاختيار من القائمة التي تحتوي على القيم التي ترغب في استخدامها للحالات في سير العمل، ثم حدد قيم العمود التي تريدها لـ الحالة الأولية والحالة الوسطى والحالة النهائية لسير العمل.

  12. في المقطعين حدد ما ترغب في حدوثه عند بدء سير العمل (الخيارات المتوفرة للمهمة الأولى في سير العمل) وحدد ما ترغب في حدوثه عند تغيير سير العمل إلى حالته الوسطى (الخيارات المتوفرة للمهمة الثانية في سير العمل)، حدد المعلومات التالية:

    تفاصيل المهمة

الحقل

الوصف

عنوان المهمة:

يمكنك اختيار تعديل عنوان الرسالة الذي يظهر في المهمة عند بدء سير العمل أو بلوغه المرحلة المتوسطة. إذا حددت خانة الاختيار تضمين حقل القائمة، فستتم إضافة الحقل الذي تحدده إلى نهاية الرسالة.

وصف المهمة:

اكتب أي معلومات ترغب في تضمينها في وصف المهمة. إذا حددت خانة الاختيار تضمين حقل القائمة، فستتم إضافة الحقل الذي تحدده إلى نهاية الرسالة. وإذا حددت خانة الاختيار إدراج ارتباط إلى عنصر القائمة، فسيتم تضمين ارتباط بعنصر القائمة في الوصف.

تاريخ استحقاق المهمة:

إذا كنت تريد تعيين تاريخ استحقاق للمهمة، فحدد خانة الاختيار تضمين حقل القائمة، ثم حدد عمود التاريخ من القائمة التي تحتوي على معلومات التاريخ التي تريد استخدامها لتاريخ الاستحقاق.

المهمة معينة إلى:

لتعيين المهمة إلى شخص محدد في القائمة، انقر فوق تضمين حقل القائمة، ثم حدد العمود من القائمة التي تحتوي على معلومات المستخدم التي تريد استخدامها. عند بدء سير العمل هذا، يتم تعيين المهمة الأولى إلى الشخص الذي يظهر اسمه في العمود الخاص بعنصر سير العمل.

لتعيين هذه المهمة في كافة مثيلات سير العمل هذا إلى شخص تحدده، انقر فوق مخصص، ثم اكتب اسم الشخص الذي تريد تعيين المهمة له أو حدده.

  1. حدد خانة الاختيار إرسال رسالة بريد إلكتروني إذا كنت تريد أن يتلقى المشاركون في سير العمل تنبيهات بالبريد الإلكتروني حول مهام سير العمل الخاصة بهم.

    ملاحظة:  إذا أردت التأكد من تلقي المشاركين في سير العمل تنبيهات وتذكيرات بالبريد الإلكتروني حول مهام سير العمل الخاصة بهم بعد بدء هذه المهام، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة للتحقق من أن البريد الإلكتروني ممكّن لموقعك.

    تفاصيل رسالة البريد الإلكتروني

الحقل

الوصف

إلى

اكتب اسم الشخص الذي تريد إرسال تنبيه بالبريد الإلكتروني إليه بشأن مهمة سير العمل. حدد خانة الاختيار تضمين مهمة معينة إلى إذا كنت تريد إرسال تنبيه بالبريد الإلكتروني إلى مالك المهمة.

الموضوع

اكتب سطر الموضوع الذي ترغب في استخدامه لتنبيه البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار عنوان مهمة المستخدم إذا كنت تريد إضافة عنوان المهمة إلى سطر الموضوع في رسالة البريد الإلكتروني.

النص الأساسي

اكتب المعلومات التي ترغب في ظهورها في النص الأساسي لرسالة تنبيه البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار إدراج ارتباط إلى عنصر القائمة إذا كنت تريد تضمين ارتباط بعنصر القائمة في الرسالة.

  1. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

بدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويًا على عنصر

يجب إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة في البداية لجعله متوفرًا للاستخدام على العناصر الموجودة في هذه القائمة. لمزيد من المعلومات، راجع المقاطع السابقة.

يمكن تكوين سير عمل ثلاثي الحالات بحيث يبدأ تلقائيًا عند إضافة عناصر جديدة إلى قائمة، أو يمكن تكوينه للسماح للمستخدمين الذين لديهم أذونات معينة ببدء سير العمل يدويًا. قد تتيح بعض مهام سير العمل كلا الخيارين.

لبدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويًا على عنصر قائمة، اتبع الخطوات التالية. يجب أن يكون لديك الإذن "تحرير عناصر" للقائمة. وقد تتطلب بعض مهام سير العمل أن يكون لديك الإذن "إدارة القوائم".

ملاحظة: إذا أردت التأكد من أن المشاركين في سير العمل يتلقون تنبيهات وتذكيرات بالبريد الإلكتروني حول مهام سير العمل الخاصة بهم بعد أن تبدأ سير عمل، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة للتحقق من أن البريد الإلكتروني ممكّن لموقعك.

  1. افتح القائمة التي تحتوي على العنصر الذي تريد بدء سير عمل ثلاثي الحالات عليه.

  2. انقر فوق علامات الحذف إلى جانب العنصر الذي تريد بدء سير عمل فيه، وفي القائمة التي تظهر، انقر فوق مهام سير العمل.

    ملاحظة: يتوفر الأمر مهام سير العمل فقط عندما يكون العنصر موجوداً في قائمة أو مكتبة تتضمن سير عمل واحداً على الأقل مقترناً بها.

  3. ضمن القائمة إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، انقر فوق عرض كافة محتويات الموقع.

  4. ضمن بدء سير عمل جديد، انقر فوق اسم سير العمل ثلاثي الحالات الذي ترغب في بدء تشغيله.

    يتم فورًا بدء سير العمل.

أعلى الصفحة

إتمام مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات

لإتمام مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات، يجب أن يكون لديك على الأقل الإذن "تحرير عناصر" لقوائم المهام التي يتم فيها تسجيل مهام سير العمل.

  1. افتح قائمة "المهام" الخاصة بالموقع، ثم حدد المهام من القائمة عرض لتحديد موقع مهمة سير العمل.

    ملاحظة: إذا كان سير العمل لا يستخدم قائمة المهام الافتراضية في الموقع، فقد لا تظهر مهمة سير العمل في قائمة المهام. لتحديد موقع مهمة سير العمل، انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تم حفظ عنصر سير العمل فيها. أشر إلى اسم العنصر الذي ترغب في إكماله، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق مهام سير العمل. في الصفحة حالة سير العمل، ضمن مهام سير العمل قيد التشغيل، انقر فوق اسم سير العمل الذي تشارك فيه. ضمن المهام، انقر فوق مهمة سير العمل، ثم انتقل إلى الخطوة 3.

  2. افتح القائمة التي تحتوي على العنصر الذي تريد وضع علامة عليه كمكتمل.

  3. أشر إلى اسم المهمة التي ترغب في إكمالها، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق تحرير عنصر.

  4. في مربع الحوار المهام، اكتب المعلومات المطلوبة لإكمال المهمة أو حددها، ثم انقر فوق حفظ.

أعلى الصفحة

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×