استخدام سير العمل ثلاثي الحالات

ملاحظة: نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

يتعقب سير العمل ثلاثي الحالات حالة عنصر قائمة في ثلاث حالات (أطوار). ويمكن استخدامه لإدارة عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب عدد كبير من المشاكل أو العناصر، مثل مشاكل دعم المستهلكين أو عملاء المبيعات المتوقعين أو مهام المشروع. على سبيل المثال، قد تكون الحالات الثلاث لمهمة مشروع هي: "لم يتم البدء" و"قيد التقدم" و"انتهى".

في هذه المقالة

كيف يعمل سير العمل ثلاثي الحالات؟

إعداد قائمة لسير عمل ثلاثي الحالات

إنشاء قائمة تعقب المشاكل للاستخدام مع سير العمل ثلاثي الحالات

إنشاء قائمة مخصصة للاستخدام مع سير عمل ثلاثي الحالات

تخصيص قائمة مخصصة للاستخدام مع سير عمل ثلاثي الحالات

إضافة سير عمل ثلاثي الحالات لقائمة

بدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويًا على عنصر

إتمام مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات

كيف يعمل سير العمل ثلاثي الحالات؟

يدعم سير العمل ثلاثي الحالات عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب حالة مشكلة أو عنصر معين عبر ثلاث حالات ومرحلتين انتقاليتين بين الحالات. ومع كل مرحلة انتقالية بين الحالات، يعيّن سير العمل مهمة إلى شخص ويرسل له تنبيهًا بالبريد الإلكتروني عن المهمة. عند إتمام هذه المهمة، يقوم سير العمل بتحديث حالة العنصر ويتقدم إلى المرحلة التالية. يستخدم سير العمل ثلاثي الحالات قالب قائمة تعقب المشاكل. ومع ذلك، يمكن استخدامه مع أية قائمة تم إعدادها لتحتوي على عمود الاختيار الذي يتضمن ثلاث قيم أو أكثر. تشكّل القيم الموجودة في عمود الاختيار الحالات التي يتعقبها سير العمل.

يمكنك الحصول علي قائمه العمود اختيار واحد او اكثر و# يمكن ان يتضمن العمود اختيار اكثر من ثلاث قيم. و# مع ذلك، يمكن تكوين سير العمل ثلاثي الحالات فقط ل# استخدام احد الاعمده الاختيار و# الثالثه فقط القيم في العمود اختيار المحدده. عند اضافه سير عمل ثلاثي الحالات الي قائمه او مكتبه، حدد عمود اختيار يتسم ب# ثلاثه من القيم حسب العمود. ل# معرفه كيفيه العمل مع الاعمده في قائمه، راجع انشاء عمود في قائمه او مكتبه او حذف عمود في قائمه او مكتبه.

يمكن استخدام سير العمل ثلاثي الحالات لإدارة عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب عدد كبير من المشاكل أو العناصر، مثل مشاكل دعم المستهلكين أو عملاء المبيعات المتوقعين أو مهام المشروع. على سبيل المثال، يمكن للموظفين في شركة تعمل في مجال التخطيط لأحداث صغيرة استخدام قائمة لتعقب المشاكل وسير عمل ثلاثي الحالات مخصص لإدارة المهام العديدة المتعلقة بالأحداث التي يخططون لإقامتها. يتعقب سير العمل ثلاثي الحالات مهام التخطيط لإقامة حدث عبر ثلاث حالات: نشط وجاهز للمراجعة ومكتمل. ويتم تجميع كافة مهام التحضير لإقامة حدث والمتعلقة بحدث معين في قائمة تعقب مشاكل يتم إنشاؤها لهذا الحدث ويتم وضع علامة نشط عليها. يعيّن منسق الحدث مهامًا فردية إلى أعضاء فريق العمل ثم يبدأ بتشغيل سير العمل ثلاثي الحالات على هذه العناصر لبدء العمل على مهمة الحدث.

عندما يبدأ سير العمل، يقوم بإنشاء مهمة للشخص المعين. وعندما يتلقى عضو من الفريق مهمة ما، هو ينفذ العمل المطلوب لإكمال المهمة. قد يتم هذا العمل خارج نطاق القائمة أو الموقع الذي يحتوي على قائمة تعقب المشاكل. على سبيل المثال، إذا تلقى أحد أعضاء الفريق مهمة سير عمل لتطوير خطة تموين، فسيتصل هذا العضو بشركة تموين ثم يعمل معها لتطوير خطة. عند إعداد مسودة لخطة التموين، يضع عضو الفريق علامة على مهمة سير العمل كمكتملة. وفي هذه المرحلة، يقوم سير العمل بتحديث حالة مهمة الحدث في قائمة تعقب المشاكل من نشط إلى جاهز للمراجعة، وينشئ مهمة ثانية لمنسق الحدث لمراجعة خطة التموين. بعد أن يراجع منسق الحدث خطة التموين ويوافق عليها، يضع علامة على مهمة سير العمل كمكتملة، ويقوم سير العمل بتحديث حالة المهمة من جاهز للمراجعة إلى مكتمل.

ملاحظة: يستطيع أحد المشتركين في سير العمل إكمال مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات بطريقتين مختلفتين. يمكن للمشارك تحرير مهمة سير العمل لوضع علامة عليها كمكتملة أو يمكنه تغيير حالة عنصر سير العمل في القائمة (إذا كان لديه الإذن اللازم لتغيير هذه القائمة). إذا قام المشارك بتحديث حالة عنصر سير العمل في القائمة يدويًا، فستكون مهمة سير العمل مكتملة. وإذا قام المشارك بتحرير مهمة سير العمل لوضع عليها علامة كمكتملة، فسيتم تحديث حالة عنصر سير العمل في القائمة إلى مكتمل.

تستخدم الإجراءات المُضمنة في سير العمل ثلاثي الحالات في المثال السابق العملية التالية:

مخطط انسيابي خاص بمثال سير العمل ثلاثي الحالات

أعلى الصفحة

إعداد قائمة لاستخدامها مع سير العمل ثلاثي الحالات

قبل أن تتمكّن من استخدام سير عمل ثلاثي الحالات، يجب إعداد قائمة لاستخدام سير العمل. يجب أن تحتوي هذه القائمة على العناصر التي تخطط لتعقبها أو إدارتها باستخدام سير العمل. يعمل قالب قائمة تعقب المشاكل مع سير العمل ثلاثي الحالات. ومع ذلك، يمكنك أيضًا إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع مهام سير العمل هذه. إذا أنشأت قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير العمل ثلاثي الحالات، فعليك أن تتأكد من أن القائمة تحتوي على عمود اختيار واحد على الأقل يتضمن ثلاث قيم اختيارات أو أكثر. عند إعداد سير عمل ثلاثي الحالات لاستخدامه مع قائمة، يجب تحديد عمود الاختيار الذي يحتوي على قيم الحالات التي سيتعقبها سير العمل.

أعلى الصفحة

إنشاء قائمة تعقب المشاكل للاستخدام مع سير العمل ثلاثي الحالات

بشكل افتراضي، يمكنك استخدام سير العمل ثلاثي الحالات مع أية قائمة تقوم بإنشائها من قالب القائمة تعقب المشاكل.

  1. في القائمة إجراءات الموقع، انقر فوق عرض محتوى الموقع بأكمله.

  2. في الصفحة "محتوى الموقع بالكامل"، انقر فوق إنشاء.

  3. في مربع الحوار إنشاء، انقر فوق تعقب المشاكل، واكتب اسمًا للقائمة. إنّ اسم القائمة مطلوب.

    ملاحظة:  يظهر اسم القائمة في أعلى صفحة القائمة، ويصبح جزءًا من عنوان ويب الخاص بصفحة القائمة، كما يظهر في عناصر التنقل التي تساعد المستخدمين في العثور على القائمة وفتحها.

  4. إذا أردت توفير وصف للقائمة أو تحديد ما إذا كان سيتم عرض ارتباط بالقائمة في "شريط التشغيل السريع"، ويتمثل الإعداد الافتراضي في عرضه، فانقر فوق خيارات إضافية.

    • في المربع الوصف، اكتب وصفًا للغرض من القائمة. إنّ الوصف اختياري.

    • ل# اضافه ارتباط الي هذه القائمه علي شريط "التشغيل السريع"، انقر فوق نعم في قسم التنقل .

  5. في أسفل مربع الحوار "إنشاء"، انقر فوق إنشاء.

أعلى الصفحة

إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير العمل ثلاثي الحالات

إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير عمل ثلاثي الحالات، فعليك إضافة عمود اختيار واحد على الأقل يحتوي على ثلاث قيم حالات سيتعقبها سير العمل.

  1. في القائمة إجراءات الموقع، انقر فوق عرض محتوى الموقع بأكمله.

  2. في الصفحة "محتوى الموقع بالكامل"، انقر فوق إنشاء.

  3. في مربع الحوار "إنشاء"، انقر فوق قائمة مخصصة، واكتب اسمًا للقائمة. إنّ اسم القائمة مطلوب.

    ملاحظة:  يظهر اسم القائمة في أعلى صفحة القائمة، ويصبح جزءًا من عنوان ويب الخاص بصفحة القائمة، كما يظهر في عناصر التنقل التي تساعد المستخدمين في العثور على القائمة وفتحها.

  4. إذا أردت توفير وصف للقائمة أو تحديد ما إذا كان سيتم عرض ارتباط بالقائمة في "شريط التشغيل السريع"، ويتمثل الإعداد الافتراضي في عرضه، فانقر فوق خيارات إضافية.

  5. في المربع الوصف، اكتب وصفًا للغرض من القائمة. إنّ الوصف اختياري.

  6. لإضافة ارتباط بهذه القائمة في "شريط التشغيل السريع"، انقر فوق نعم في المقطع التنقل.

  7. في أسفل مربع الحوار "إنشاء"، انقر فوق إنشاء.

أعلى الصفحة

تخصيص قائمة مخصصة للاستخدام مع سير عمل ثلاثي الحالات

  1. من القائمة المخصصة، في الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة ثم فوق إعدادات القائمة.

  2. ضمن أعمدة، انقر فوق إنشاء عمود.

  3. في المقطع الاسم والنوع، ضمن اسم العمود، اكتب اسم العمود الذي تريد استخدامه لتعيين قيم الحالة لسير العمل.

  4. ضمن نوع المعلومات في هذا العمود هو، حدد اختيار (قائمة للاختيار منها).

  5. في المقطع إعدادات العمود الإضافية ، ضمن الوصف، اكتب وصفاً اختيارياً للعمود.

  6. ضمن يطلب احتواء هذا العمود على معلومات، انقر فوق نعم.

  7. في مربع القائمة ضمن اكتب كل اختيار على سطر منفصل، اكتب ثلاث قيم اختيارات أو أكثر تريد استخدامها لهذا العمود. ستصبح هذه القيم حالات لسير العمل.

  8. ضمن عرض الاختيارات باستخدام، حدد إمّا قائمة منسدلة أو أزرار خيارات.

  9. ضمن السماح بخيارات التعبئة، انقر فوق لا.

  10. حدد ما إذا كنت ترغب في قيمة افتراضية معينة لهذا العمود أو إضافتها إلى طريقة العرض الافتراضية للقائمة.

  11. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة

يجب إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة قبل أن تتمكن من استخدامه على العناصر الموجودة في هذه القائمة. عند إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة، يجب تحديد عمود القائمة الذي يحتوي على قيم الحالات التي تريد من سير العمل أن يتعقبها. عليك أيضًا تحديد معلومات تتعلق بما تريد حدوثه في كل مرحلة من مراحل سير العمل. على سبيل المثال، يمكنك تحديد الموضوع والنص للتنبيهات التي يتلقاها مستلمو المهام بالبريد الإلكتروني.

يكون سير العمل ثلاثي الحالات ممكّنًا بشكلٍ افتراضي في معظم أنواع المواقع. ومع ذلك، يمكن لمسؤول مجموعة المواقع المشتركة تعطيل هذه الميزة. إذا لم يكن سير العمل ثلاثي الحالات متوفرًا، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة.

هام: يجب أن يتوفر لديك الإذن "إدارة القوائم" لإضافة مهمة سير عمل إلى قائمة.

  1. افتح القائمة التي تريد إضافة مهمة سير عمل ثلاثي الحالات إليها. من القائمة المخصصة، في الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة ثم فوق إعدادات القائمة، أو انقر فوق الإعدادات الخاصة بنوع المكتبة التي تفتحها. على سبيل المثال، في مكتبة مستندات، انقر فوق إعدادات مكتبة المستندات.

  2. ضمن الأذونات والإدارة، انقر فوق إعدادات سير العمل.

    اذا تمت اضافه مهام سير العمل ل# قائمه او مكتبه او نوع المحتوي هذا، تنقلك هذه الخطوه مباشره الي الصفحه "تغيير اعدادات سير العمل"، و# تحتاج الي النقر فوق اضافه مهمه سير عمل ل# الانتقال الي اضافه صفحه سير عمل. اذا تم اضافه ليس مهام سير عمل الي قائمه او مكتبه او نوع المحتوي هذا، هذا تنقلك مباشره الي اضافه صفحه سير عمل.

  3. إذا كان هناك مهمة سير عمل موجودة للقائمة، ففي الصفحة "تغيير إعدادات سير العمل"، انقر فوق إضافة مهمة سير عمل.

  4. في المربع اضافه صفحه سير عمل في المقطع سير العمل، انقر فوق ثلاثي ضمن حدد قالب سير عمل.

  5. في المقطع الاسم، اكتب اسماً فريداً لسير العمل.

  6. في المقطع قائمة المهام ، حدد قائمة المهام لاستخدامها مع سير العمل.

    • يمكنك استخدام قائمة المهام الافتراضية أو تستطيع إنشاء قائمة جديدة. وإذا استخدمت قائمة "المهام" الافتراضية، فسيتمكن المشاركون في سير العمل من العثور على مهام سير العمل الخاصة بهم وعرضها بسهولة باستخدام طريقة العرض "المهام" في قائمة "المهام".

    • قم بإنشاء قائمة مهام جديدة إذا كانت مهام سير العمل هذا ستكشف بيانات حساسة أو سرية ترغب في الاحتفاظ بها منفصلة عن قائمة "المهام" العامة.

    • قم بإنشاء قائمة مهام جديدة إذا كانت مؤسستك ستستخدم مهام سير عمل متعددة أو إذا كانت مهام سير العمل ستتضمن مهامًا متعددة. في هذه الحالة، قد ترغب في إنشاء قوائم مهام لكل سير عمل.

  7. في المقطع قائمة المحفوظات، حدد قائمة محفوظات لاستخدامها مع سير العمل. تعرض قائمة المحفوظات كافة الأحداث التي تحدث أثناء كل مرحلة لسير العمل.

    يمكنك استخدام القائمة الافتراضية محفوظات أو يمكنك إنشاء قائمة جديدة. وإذا كانت مؤسستك ستستخدم مهام سير عمل متعددة، فقد ترغب في إنشاء قائمة محفوظات منفصلة لكل سير عمل.

  8. في المقطع خيارات البدء، قم بأي مما يلي:

    • إذا كنت ترغب في السماح ببدء سير العمل يدويًا، فحدد خانة الاختيار السماح ببدء سير العمل هذا يدويًا من قِبَل مستخدم معتمد لديه أذونات المشاركة. حدد خانة الاختيار مطلوب أذونات إدارة القوائم لبدء سير العمل إذا كنت ترغب في طلب أذونات إضافية لبدء سير العمل.

    • إذا كنت ترغب في السماح لبدء سير العمل تلقائياً عند إنشاء عناصر جديدة، قم بتحديد خانة الاختيار بدء سير العمل عند إنشاء عنصر جديد .

  9. انقر فوق التالي.

  10. في المقطع حالات سير العمل، وضمن تحديد حقل "اختيار"، حدد العمود اختيار من القائمة التي تحتوي على القيم التي ترغب في استخدامها للحالات في سير العمل الخاص بك، ثم حدد قيم العمود التي تريدها فيما يخص الحالة الأساسية والحالة المتوسطة و الحالة النهائية لسير العمل.

  11. في المقطعين تعيين ما تريد وقوعه عند بدء سير العمل (الخيارات المتاحة للمهمة الأولى في سير العمل) وتعيين ما تريد وقوعه عند تغيير سير عمل لحالته المتوسطة (خيارات متاحة للمهمة الثانية في سير العمل) قم بتحديد المعلومات التالية:

    تفاصيل المهمة

وصف المهمة:

اكتب أي معلومات ترغب في تضمينها في وصف المهمة. إذا حددت خانة الاختيار تضمين حقل القائمة، فستتم إضافة الحقل الذي تحدده إلى نهاية الرسالة. وإذا حددت خانة الاختيار إدراج ارتباط إلى عنصر القائمة، فسيتم تضمين ارتباط بعنصر القائمة في الوصف.

تاريخ استحقاق المهمة:

إذا كنت تريد تعيين تاريخ استحقاق للمهمة، فحدد خانة الاختيار تضمين حقل القائمة، ثم حدد عمود التاريخ من القائمة التي تحتوي على معلومات التاريخ التي تريد استخدامها لتاريخ الاستحقاق.

المهام المعينة لـ :

لتعيين المهمة لشخص محدد في هذه القائمة، انقر فوق تضمين حقل قائمة، ثم حدد العمود من القائمة التي تحتوي على معلومات المستخدم التي تريد استخدامها. عند بدء سير العمل هذا، يتم تعيين أول مهمة للشخص الذي يظهر اسمه في العمود الخاص بعنصر سير العمل.

لتعيين هذه المهمة في كافة مثيلات سير العمل هذا إلى شخص تحدده، انقر فوق مخصص، ثم اكتب اسم الشخص الذي تريد تعيين المهمة له أو حدده.

  1. حدد خانة الاختيار إرسال رسالة بريد إلكتروني إذا كنت تريد أن يتلقى المشاركون في سير العمل تنبيهات بالبريد الإلكتروني حول مهام سير العمل الخاصة بهم.

    ملاحظة:  إذا أردت التأكد من تلقي المشاركين في سير العمل تنبيهات وتذكيرات بالبريد الإلكتروني حول مهام سير العمل الخاصة بهم بعد بدء هذه المهام، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة للتحقق من تمكين البريد الإلكتروني لموقعك.

    تفاصيل رسالة البريد الإلكتروني

إلى

اكتب اسم الشخص الذي تريد إرساله تنبيه بريد إلكتروني إليه بشأن مهمة سير العمل. حدد خانة الاختيار تضمين المهام المعينة لـ إذا كنت تريد إرسال تنبيه بريد إلكتروني لمالك المهمة.

الموضوع

اكتب سطر الموضوع الذي ترغب في استخدامه لتنبيه البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار استخدام عنوان المهام إذا كنت تريد إضافة عنوان المهام إلى سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني.

النص الأساسي

اكتب المعلومات التي ترغب في ظهورها في النص الأساسي لرسالة تنبيه البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار إدخال ارتباط لعنصر قائمة إذا كنت تريد تضمن ارتباط في عنصر قائمة في الرسالة.

  1. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

بدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويًا على عنصر

يجب إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة في البداية لجعله متوفرًا للاستخدام على العناصر الموجودة في هذه القائمة. لمزيد من المعلومات، راجع المقاطع السابقة.

يمكن تكوين سير عمل ثلاثي الحالات بحيث يبدأ تلقائيًا عند إضافة عناصر جديدة إلى قائمة، أو يمكن تكوينه للسماح للمستخدمين الذين لديهم أذونات معينة ببدء سير العمل يدويًا. قد تتيح بعض مهام سير العمل كلا الخيارين.

لبدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويًا على عنصر قائمة، اتبع الخطوات التالية. يجب أن يكون لديك الإذن "تحرير عناصر" للقائمة. وقد تتطلب بعض مهام سير العمل أن يكون لديك الإذن "إدارة القوائم".

ملاحظة: ‏ إذا أردت التأكد من تلقي المشاركين في سير العمل تنبيهات وتذكيرات بالبريد الإلكتروني حول مهام سير العمل الخاصة بهم بعد بدء سير عمل، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة للتحقق من تمكين البريد الإلكتروني لموقعك.

  1. افتح القائمة التي تضم العنصر الذي تريده لبدء سير عمل ثلاثي الحالات.

  2. أشر إلى العنصر الذي تريد بدء سير العمل عليه، انقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق مهام سير العمل.

    ملاحظة: يكون الأمر مهام سير العمل متاحاً فقط عندما يكون العنصر موجوداً في قائمة أو مكتبة بها سير عمل واحد على الأقل مرتبط بها.

  3. في القائمة إجراءات الموقع، انقر فوق عرض محتوى الموقع بأكمله.

  4. ضمن بدء سير عمل جديد، انقر فوق اسم سير العمل ثلاثي الحالات الذي تريد ابتداءه.

    يبدأ سير العمل في التو.

أعلى الصفحة

إتمام مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات

لإتمام سير عمل في سير العمل ثلاثي الحالات لابد أن يكون لديك على الأقل إذن تحرير العناصر لقوائم المهام التي يتم فيها تسجيل مهام سير العمل.

  1. افتح قائمة "المهام" الخاصة بالموقع، ثم حدد المهام من القائمة عرض لتحديد موقع مهمة سير العمل.

    ملاحظة: إذا كان سير العمل لا يستخدم قائمة المهام الافتراضية، فقد لا تظهر مهمة سير العمل في قائمة المهام. لتحديد موقع مهمة سير العمل، انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تم حفظ عنصر سير العمل فيها. أشر إلى اسم العنصر الذي ترغب في إكماله، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق مهام سير العمل. في صفحة "حالة سير العمل"، أسفل مهام سير العمل قيد التشغيل، انقر فوق اسم سير العمل الذي تشارك فيه. ضمن المهام، قم بتحديد موقع مهمة سير العمل.

  2. افتح القائمة التي تحتوي على العنصر الذي تريد وضع علامة عليه كمكتمل.

  3. أشر إلى اسم المهمة التي ترغب في إكمالها، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق تحرير عنصر.

  4. في مربع الحوار المهام، اكتب المعلومات المطلوبة لإكمال المهمة أو حددها، ثم انقر فوق حفظ.

أعلى الصفحة

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×