استخدام الأرشفة المتصلة مع Outlook 2016 for Mac

الأرشفة المتصلة، تسمى أيضاً بعلبة بريد الأرشيف، عبارة عن مكان يمكنك تخزين رسائل البريد الإلكتروني القديمة فيه بحيث لا تشغل مساحة إضافية في علبة البريد الأساسية. يقوم مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مسؤول Office 365 بإنشاء علبة بريد الأرشيف نيابةً عنك.

ملاحظة: لكي تعمل علبة بريد الأرشيف مع Outlook 2016 for Mac، يجب أن يكون كلٌ من علب البريد الأساسية والأرشيف إما على Exchange Server (محلياً) أو على Exchange Online في Office 365 (السحابة). إذا كانت علبة البريد الأساسية موجودة في Exchange Server، على سبيل المثال، وحساب الأرشيف في Exchange Online في Office 365، فلن تتمكن من استخدام الأرشفة المتصلة. يمكنك التحدث مع أحد مسؤولي تكنولوجيا المعلومات أو مسؤول Office 365 حول المشاركة في تحديدها.

أفضل الممارسات لنقل البريد الإلكتروني إلى الأرشيف

على الرغم من أنه يمكنك نقل الرسائل الفردية من Outlook 2016 for Mac إلى علبة بريد الأرشيف واحدة تلو الأخرى (يتعذر نقل عناصر متعددة أو نسخها في الوقت نفسه)، فالطريقة الأكثر فاعلية للتأكد من أرشفة رسائلك هي باستخدام نهج الاستبقاء والأرشفة في Outlook Web App.

يتم تعيين نهج الاستبقاء والأرشفة بواسطة مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مسؤول Office 365. تتحكم نُهج الأرشفة بالمدة التي تبقى فيها الرسائل في مجلد البريد الإلكتروني قبل أن يتم نقلها إلى الأرشيف؛ بينما تتحكم نُهج الاستبقاء في مدة حفظ رسائل البريد. على الرغم من أن المسؤولين يقومون بتعيين نُهج للمؤسسة بأكملها، بإمكانك تجاوز النُهج لتتناسب مع احتياجاتك. اطلع على نُهج الأرشفة والاستبقاء في Outlook Web App للحصول على الإرشادات.

إذا كنت تريد أرشفة رسائل متعددة في نفس الوقت، ولا توجد نُهج استبقاء أو أرشفة موضوعة، يمكنك استخدام Outlook Web App لنقل الرسائل من علبة البريد الأساسية إلى الأرشيف. لن يمكنك نقل المجلدات ولكن يمكنك نقل كل الرسائل الموجودة في مجلد مرة واحدة.

  1. حدد المربع بجانب كل الرسائل التي تريد أرشفتها.

  2. اسحبها إلى المجلد الموجود في جزء التنقل المسمى الأرشيف الشخصي - <اسمك>.

    ملاحظة: إذا تم نقل المجلدات أو عناصر التقويم أو جهات الاتصال أو المهام أو الملاحظات إلى الأرشيف الخاص بك في أي إصدار آخر من Outlook، مثل Outlook 2016 for Windows، فلن تتمكن من نقلها أو عرضها في علبة بريد الأرشيف باستخدام Outlook 2016 for Mac.

تلميحات إضافية

  • للبحث داخل الأرشيف، حدد مجلد أرشفة في جزء المجلدات. لا يمكنك البحث في علبة البريد والأرشيف في الوقت نفسه.

  • يمكنك إنشاء قواعد علبة الوارد لحفظ الرسائل تلقائياً في مجلدات أو تعيين الرسائل إلى فئات أو إعادة توجيه الرسائل إلى حساب آخر. ومع ذلك، لا يتم تنفيذ هذه القواعد في علبة بريد الأرشيف ولا يمكن إعادة توجيه الرسائل إلى الأرشيف باستخدام قاعدة علبة وارد.

اطلع أيضاً على

إضافة حساب Exchange أو Office 365 إلى Outlook 2016 for Mac‏

إضافة حساب بريد إلكتروني إلى Outlook‏

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×