إنشاء مصدر بيانات لدمج المراسلات

بإمكان Word سحب البيانات من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات لتنفيذ دمج البريد. بما أن Word يعتبر جزءاً من مجموعة Microsoft Office، فإنه يقبل بسهولة البيانات من Outlook وExcel وAccess. ويمكن أن يقبل البيانات من مصادر أخرى بما في ذلك صفحات الويب والملفات النصية المفتوحة وملفات البيانات المحددة المخزنة كنص عادي. أيضا إذا لم يكن مصدر البيانات موجوداً لديك، يمكنك بسهولة إنشاء مصدر بيانات جديد من داخل Word.

مصادر البيانات لدمج البريد

فيما يلي بعض الأمثلة لمصادر البيانات التي يمكنك استخدامها لدمج البريد في Word.

  • جدول بيانات Excel

    يعمل جدول بيانات Excel كمصدر بيانات جيد لدمج البريد، في حالة وجود كل البيانات في ورقة واحدة وكانت تلك البيانات مُنسّقة بشكل جيد، بحيث يمكن قراءتها جيداً بواسطة Word. لمزيد من المعلومات، اطلع على إعداد مصدر بيانات في Excel لدمج البريد

  • قائمة جهات اتصال Outlook

    يمكنك استرداد معلومات جهات الاتصال مباشرة من قائمة جهات اتصال Outlook إلى قائمة جهات اتصال Word، اطلع على تصدير عناصر Outlook .

  • قائمة جهات اتصال Apple

    يمكنك تصدير جهات اتصال Apple إلى جدول بيانات Excel واستخدامها كقائمة بريدية لدمج البريد.

  • الملفات النصية

    يمكنك استخدام أي ملف نصي يحتوي على حقول بيانات مفصولة (أو محددة) بأحرف جدولة أو فواصل، وسجلات البيانات المفصولة بعلامات الفقرات.

يمكن إنشاء قائمة بريدية ضمن Word لإرسال بريد مجمع أثناء عملية دمج البريد.

  1. من القائمة عرض، اختر تخطيط الطباعة.

  2. على شريط الأدوات القياسي، اختر جديد  زر "مستند جديد" .

    يمكنك استخدام هذا المستند الفارغ لإنشاء مصدر بيانات.

  3. من القائمة أدوات، اختر إدارة دمج البريد.

  4. ضمن 1. حدّد نوع المستند، اختر إنشاء جديد ثم حدد رسائل نموذجية.

  5. ضمن 2. تحديد قائمة المستلمين، اختر إحضار القائمة، ثم حدد مصدر بيانات جديد.

  6. في المربع أسماء الحقول في صف الرأس، انقر فوق أي اسم من أسماء الحقول التي لا تريد تضمينها في مصدر البيانات، واختر إزالة اسم الحقل، ثم حدد موافق.

  7. اكتب اسماً، واختر موقعاً لمصدر البيانات، ثم اختر حفظ.

    تذكّر الموقع الذي حفظت فيه مصدر البيانات. ستحتاج إلى معرفة الموقع في وقت لاحق.

  8. في مربع الحوار نموذج البيانات، اكتب بيانات سجل البيانات واحد (على سبيل المثال، الاسم الأول للمستلم في FirstName واسم العائلة في LastName وعنوان الشارع في Address1 وما إلى ذلك).

    ملاحظة: لا تدخل المسافات في المربعات التي تريد تركها فارغة.

  9. بعد أن تنتهي من تعبئة المربعات التابعة لسجل واحد، اختر إضافة جديد.

  10. كرر الخطوتين 8 و9 لكل سجل تريد إدخاله.

  11. بعد إضافة كل السجلات المطلوبة، انقر فوق موافق.

    تلميح: للعودة إلى مربع الحوار نموذج البيانات في وقت لاحق، في مربع الحوار "إدارة دمج البريد" ضمن 2. تحديد قائمة المستلمين، حدد تحرير مصدر البيانات  الزر "تحرير مصدر البيانات" .

  12. على القائمة ملف، اختر إغلاق.

  13. لحفظ مصدر البيانات، اختر حفظ.

  14. لتجاهل المستند المفتوح الفارع، اختر عدم الحفظ.

يحتوي كل عمود موجود في ورقة Excel على فئة معلومات أو حقل بيانات ـ على سبيل المثال، الاسم وعنوان الشارع والمدينة والمحافظة والرمز البريدي. يحتوي الصف الأول من الخلايا، المسمى سجل الرأس، على أسماء حقول البيانات. ويحتوي كل صف تالٍ على سجل واحد، مثل اسم الشخص وعنوانه.

ملاحظة: في وقت لاحق، وبينما تنشئ التسميات، يمكنك استخدام الحقول في سجل الرأس لتعيين موقع كل نوع بيانات.

  1. افتح Excel.

  2. اكتب سجل رأس لعناوينك في الصف الأول من الورقة.

    على سبيل المثال، في العمود الأول من الصف الأول، اكتب الاسم؛ وفي العمود الثاني، اكتب العنوان؛ وفي العمود الثالث، اكتب المدينة؛ وفي العمود الرابع، اكتب المحافظة؛ ثم في العمود الخامس، اكتب الرمز البريدي، كي تبدو ورقة Excel مماثلة لما يلي:

    ورقة Excel التي تحتوي على سجلات الرأس

  3. اكتب معلومات الاسم والعنوان الخاصة بأحد المستلمين في الصف الثاني.

    أضف المزيد من صفوف العناوين العديدة بالقدر الذي تريده. ينبغي أن تبدو ورقة Excel الآن مماثلة لما يلي:

    ورقة Excel تحتوي على عناوين البريد

  4. اختر حفظ  الزر "حفظ" .

  5. اكتب اسماً للمصنف ـ على سبيل المثال، العناوين.

    تذكّر المكان الذي حفظت فيه الورقة. فستحتاج إلى معرفة هذا الموقع لاحقاً.

  6. أغلق مصنف Excel الذي يحتوي على قائمة المستلمين.

    إذا لم تغلق مصنف Excel الذي يحتوي على القائمة، أو إذا أعدت فتحها قبل الانتهاء من دمج المراسلات، فلن يمكنك إكمال الدمج.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×