إنشاء مركز السجلات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يهدف "مركز السجلات" ل# يعمل ك# مستودع مركزي حيث يمكنك تخزين مؤسسه و# ادارتها كافه السجلات الخاصه بها مثل المستندات القانونيه او الماليه. يعتمد "مركز السجلات" عمليه اداره سجلات ب# اكملها، من تجميع السجلات خلال اداره السجلات ل# التخلص من السجلات.

يشبه قالب موقع مركز السجلات الي مواقع SharePoint الاخري في ذلك انه يعمل ك# مستودع عام ل# المستندات و# تمكين التعاون بين مستخدمي الموقع. قالب موقع "مركز السجلات"، و# مع ذلك، عباره عن موقع تم تكوينه مسبقا مصممه ل# مساعده المؤسسات في تنفيذ البرامج اداره و# استبقاء السجلات ب# شكل خاص. تعيين الاصدار و# التدقيق، و# اداره بيانات التعريف، و# eDiscovery و# توجيه السجلات القابله ل# التخصيص من الميزات المضمنه التي يمكنها مساعدتك في اداره السجلات ب# فاعليه اكبر.

مثال حول سير العمل لاحتجاز السجلات

ملاحظة: يوفر SharePoint ايضا امكانيه اداره السجلات "في وضع". ب# استخدام اداره السجلات في مكانها، يمكنك استخدام اي ميزه متوفره في "مركز السجلات"، مثل فرض نهج اداره المعلومات و# المسار و# الاحتجاز، ل# اداره السجلات في اي موقع.

اعلي الصفحه

تعريف خطه ل# اداره السجلات

في المستوي الاعلي، هناك خطوتين رئيسيتين المضمنه في تصميم موقع "مركز السجلات" ل# تنفيذ برنامج اداره سجلات:

  1. يجب ان مؤسسه تطوير استراتيجيه اداره سجلات و# رسمي خطه اداره السجلات. هذا هو جهد تعاوني يتطلب تنسيقا بين مديري السجلات و# يقوم مسؤولو التوافق، و# محترفي تكنولوجيا المعلومات و# عمال المعلومات.

  2. يجب تكوين مؤسسه ثم موقع مركز السجلات واحد او اكثر تطبيق خطه اداره السجلات به.

الاقسام الموجوده ادناه انشاء مخطط تفصيلي ل# العناصر الاساسيه المضمنه في كل من هذه الخطوات.

تخطيط اداره السجلات

قبل مؤسسه تكوين موقع "مركز السجلات" ك# حل اداره السجلات، يجب ان تطوير خطه رسميه ل# استراتيجيه اداره السجلات الخاصه به. عناصر معينه ل# خطه ل# اداره السجلات الرسميه من المحتمل ان تكون فريده ل# الشركات فرديه او الاعمال. و# مع ذلك، كل خطط اداره السجلات التي تتضمن المستندات و# العمليات التاليه:

خطه الملفات      يوضح ملف تخطيط انواع المستندات او العناصر التي تتعرف عليها شركه ك# سجلات عمل رسميه. يشير الي المكان حيث يتم تخزين هذه السجلات، و# توفر المعلومات التي تميز نوع سجل واحد من الاخر. يعمل ملف التخطيط ك# مجموعه شامله من النهج و# العمليات و# ارشادات تتعلق ب# انشاء و# تخزينها و# اداره السجلات. يجب ان يتناول ملف تخطيط كافه السجلات، ب# غض النظر عن الوسائط، ب# ما في ذلك الورق المدونات، و# مواقع wiki، و# البريد الالكتروني و# الملفات الالكترونيه. يجب ايضا تحديد كيف تصنيفها كل سجل، و# تامينها و# اتلاف في النهايه. يجب ان تتضمن ايضا اعتبارات خاصه ب# فئات السجلات، مثل سجلات سري او الحيويه، و# سريه التجاريه او المميز خاص. و# اخيرا، يجب تحديد ملف تخطيط الاشخاص الذين عن اداره كل نوع سجل.

مكتبات السجل    مكتبات سجل يتم ب# شكل اساسي مكتبات المستندات التي تقوم ب# انشائها ل# تصنيف و# تخزين السجلات الهامه. انشاء مكتبه سجل ل# كل نوع من السجلات التي تريد الاحتفاظ بها. يتم توجيه السجلات تلقائيا الي المكتبه الصحيحه استنادا الي اعدادات التكوين في "منظم المحتوي".

انواع المحتويات    يمكنك انشاء انواع المحتويات ل# تعريف انواع السجلات التي تحتاج اليها مؤسستك ل# تخزين و# التعرف علي ايه خصائص فريد ل# كل نوع سجل. عن طريق تحديد انواع المحتويات ل# انواع معينه من السجلات، تضمن مؤسستك اداره كل من هذه المجموعات من المحتوي ب# طريقه متناسقه. مستندات office و# ملفات Pdf، تيفس (الصور الممسوحه ضوئيا)، و# البريد الالكتروني، و# محادثات المراسله الفوريه، و# مقاطع فيديو و# السجلات الفعليه كافه يمكن تصنيف و# المخزنه مع انواع المحتوي تنشئ. ستتم معامله اي سجل يسمي "عقد"، علي سبيل المثال، نفس الطريقه و# ب# طريقه متناسقه ضمن الخاص ب SharePoint سجلات نظام اداره. يمكنك استخدام انواع المحتويات ل# تصنيف و# تخزين السجلات ب# اسلوب بديل ل# استخدام مكتبات السجل.

جدول الاستبقاء    تحديد جدول استبقاء المده ان تكون كل نوع سجل في ملف التخطيط يتم الاحتفاظ بها (فتره الاستبقاء الخاصه بها) و# عمليه ترتيبها عندما تصل الي نهايه هذه الفتره (عمليه الترتيب الخاصه بها). عاده تستند الارشادات الوارده في جدول استبقاء الي المتطلبات القانونيه و# المخاطر ل# المؤسسه، و# احتياجات مهنيه. ب# الاضافه الي ذلك، يوضح جدول استبقاء دائما احتمالات اداره المخاطر التي تحدد فتره الاستبقاء ل# كل نوع سجل.

مستند متطلبات التوافق    يعرف مستند متطلبات توافق القواعد الي يجب ان تلتزم الانظمه تكنولوجيا المعلومات ل# اداره السجلات، الامكانيات التي يجب ان يكون، و# انواع المراقبه العاديه التي يجب ان تدعمها ل# ضمان التوافق.

  • العمليه الاساسيه ل# تعليق التخلص السجلات      تفاصيل هذه العمليه، التي تسمي عاده قائمه احتجاز، كيف مؤسسه تعليق التخلص السجلات عند حدوث احداث مثل الدعاوي القضائيه او التدقيقات او التحقيقات.

  • النظام ل# المراقبه و# اعداد التقارير ب# شانها معالجه السجلات      ل# التاكد من الموظفين وضع الملفات و# الوصول الي، و# اداره السجلات وفقا ل# النهج و# العمليات المحدده، يجب ان يكون لديك برنامج اداره سجلات عمليه او النظام ل# المراقبه و# اعداد التقارير علي معالجه السجلات.

اعلي الصفحه

تكوين موقع "مركز السجلات"

بعد مؤسسه يشترك في التخطيط التفصيلي ل# اداره السجلات و# تطوير خطه رسميه ل# اداره السجلات، يمكنك انشاء و# تكوين موقع "مركز السجلات" ل# المساعده في تطبيق هذا البرنامج.

انت ب# حاجه الي تنفيذ الخطوات التاليه ل# تكوين موقع "مركز السجلات":

  1. انشاء سجل مكتبات او قوائم ل# اداره و# تخزينها كل نوع سجل يتم تحديده في خطه الملفات.

    • نحن نوصي ب# انشاء مكتبه سجل واحد ل# كل نوع محتوي في خطه السجلات.

    • عندما يتم ارسال السجلات الي "مركز السجلات"، يتم توجيهها الي القائمه ذات الصله او المكتبه.

  2. انشاء اعمده ل# مكتبات المستندات ذات الصله، و# القوائم، او انواع المحتويات ل# تحتوي علي و# عرض بيانات التعريف ل# كل نوع سجل يتم تحديده في خطه الملفات.

  3. تحديد نهج اداره المعلومات ل# كل نوع سجل علي موقع "مركز السجلات". يجب ان تعكس هذه النهج فترات الاستبقاء و# متطلبات التدقيق المحدده في خطه الملفات في مؤسستك و# جدول الاستبقاء.

  4. تكوين "منظم المحتوي" ل# توجيه كل نوع سجل الي الموقع المناسب. عندما يتم ارسال السجلات الي موقع "مركز السجلات"، اما يدويا او برمجيا، يستخدم التطبيق هذه الميزه ل# تحديد كيفيه تصنيف السجل داخل موقع "مركز السجلات" و# المكان حيث تريد ارسالها.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×