إنشاء قواعد منظم المحتوى لتوجيه المستندات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

لتحديد كيفية توجيه مستند، يستخدم "منظم المحتوى" القواعد التي قمت بإنشائها. تستند القواعد إلى مجموعة تضمّ أنواع المحتويات وبيانات تعريف.

تصف هذه المقالة كيفية إنشاء قواعد لتنظيم المستندات أو السجلات وتوجيهها. يمكن تمكين أي موقع مؤسسة في SharePoint لتوجيه المستندات.

هام: ‏ يجب أولاً تمكين ميزة "منظم المحتوى" وتكوين المنظم لتوجيه السجلات. يمكنك معرفة المزيد حول تكوين "منظم المحتوى" في القسم انظر أيضاً.

في هذه المقالة

قبل إنشاء القواعد: الخطوات الأولى

فهم كيفية توجيه المستندات

إنشاء قواعد لتوجيه المستندات

قبل إنشاء القواعد: الخطوات الأولى

هناك عدة خطوات مهمة يجب اتباعها قبل إنشاء القواعد المتعلقة بتوجيه المستندات.

  1. نشّط ميزة "منظم المحتوى".

  2. أنشئ المكتبات والمجلدات التي تريد توجيه المستندات إليها. قد تحتاج إلى إنشاء مجلدات لكل نوع مستند تقوم بتوجيهه. على سبيل المثال، أنشئ مكتبة لسجلات البريد الإلكتروني أو جداول بيانات Excel فقط. لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء المكتبات، راجع الارتباطات الموجودة في القسم انظر أيضاً.

  3. يجب أن تكون أنواع المحتويات مقترنة بالمستندات التي سيتم توجيهها. في هذه المستندات، يكون نوع المحتوى جزءاً من المعايير التي تحدد الموقع النهائي الذي يتم تخزين المستند فيه.

أعلى الصفحة

فهم كيفية توجيه المستندات

يمكن توجيه المستندات إلى مكتبة أو مجلد في موقع "مركز السجلات" أو أي نوع آخر من مواقع SharePoint. تعمل مكتبة التوجيه التلقائي، التي تنشأ تلقائياً عند تنشيط ميزة "منظم المحتوى"، كموقع افتراضي. تتكوّن عملية توجيه المستندات من عدة عناصر:

  • المكتبات و# المجلدات الهدف    انشاء محتوي مديرو او مديرو السجلات يدويا المكتبات و# المجلدات حيث يجب ان يتم توجيه المستندات و# تعيين هذه المكتبات ك# مكتبات هدف.

  • انواع محتويات الموقع    يجب ان يكون كل مستند ب# نوع محتوي، و# يستطيع المستخدمون اضافه انواع محتويات الموقع المناسب يدويا الي مكتبات هدف.

  • مكتبه "التوجيه التلقائي"    المستندات التي لا تتطابق مع قاعده، او التي تفتقد الي بيانات التعريف المطلوبه هي المرسله الي مكتبه "التوجيه التلقائي" ب# حيث يمكن ل# المستخدمين ادخال بيانات التعريف المطلوبه. او، يمكنك تكوين "منظم المحتوي" ب# حيث يتم مؤقتا توجيه كافه المستندات التي تم تحميلها الي مكتبه "التوجيه التلقائي".

  • قائمة قواعد المستند    إنها عبارة عن مجموعة تضمّ كل قواعد التوجيه. يزور مديرو المحتوى أو السجلات هذه القائمة لإنشاء قواعد التوجيه وإدارتها وعرضها.

يُظهر الرسم التخطيطي التالي كيف يتم توجيه المستندات ورسائل البريد الإلكتروني بالاستناد إلى استيفاء معايير معينة، وكيف تُعاد المستندات التي تفتقد إلى بعض المعلومات إلى مكتبة التوجيه التلقائي.

توجيه المستندات باستخدام منظم المحتوى. يعرض عدة مصادر، كما يعرض كيفية إعادة المستندات التي تفتقد لبيانات التعريف المطلوبة إلى "مكتبة التوجيه التلقائي".

أعلى الصفحة

إنشاء قواعد لتوجيه المستندات

بالنسبة إلى كل نوع من أنواع السجلات التي تضيفها إلى قائمة "توجيه السجلات"، ستضيف عنواناً ووصفاً لكل سجل. كما ستحدد المكان الذي يتم تخزين السجل فيه داخل الموقع. للتأكد من توجيه كافة السجلات ذات الصلة إلى المكان المناسب، يمكنك تحديد أسماء بديلة لنوع السجل.

ملاحظة: يجب أن تتوفر لديك أذونات "مالك الموقع" على الأقل لإنشاء قواعد لتوجيه المستندات.

  1. انتقل إلى الموقع الذي ترغب في إنشاء قواعد "منظم المحتوى" له.

  2. على لوحة التشغيل السريع، انقر فوق المزيد… لمشاهدة خيارات "محتويات الموقع".

  3. من سطر قائمة "التطبيقات"، انقر فوق إعدادات.

  4. على صفحة "إعدادات الموقع"، ضمن المقطع إدارة الموقع، انقر فوق قواعد منظم المحتوى.

  5. على صفحة "قواعد منظم المحتوى"، انقر فوق إضافة في انقر لإضافة عنصر جديد.

  6. في المقطع اسم القاعدة، اكتب اسماً يصف شروط القاعدة وإجراءاتها.

  7. في المقطع حالة القاعدة والأولوية، اختر نشطة لتطبيق القاعدة على المحتوى الوارد. بعد ذلك، حدد أولوية تعيّن كيفية توجيه المحتوى إذا ما تطابق مع أكثر من قاعدة واحدة من قواعد "منظم محتوى".
    إذا كنت لا ترغب في تطبيق هذه القاعدة على المحتوى الوارد، فاختر غير نشطة.

  8. في المقطع نوع محتوى الإرسال، قم بإقران القاعدة بنوع محتوى. ومن خلال تنفيذ ذلك، يتم تسمية عمليات الإرسال إلى المنظم بنوع المحتوى المحدد ويتم تعريف الخصائص المُستخدمة في شروط القاعدة.

    • حدد مجموعة المحتويات المناسبة. تقوم المجموعة التي تحددها بتعيين أنواع المحتويات التي يمكنك الاختيار منها في الخطوة التالية.

    • حدد نوع المحتوى المناسب.

    • اذا كان يتضمن نوع المحتوي الذي تم تحديده ب# اسم مختلف علي موقع SharePoint اخر، حدد خانه الاختيار ضمن اسماء بديله. ثم اكتب الاسم الذي تم استخدامه في موقع اخر في الحقل المتوفر، و# انقر فوقاضافه. تظهر اسماء ل# انواع المحتويات بديله في القائمه اسفل.

  9. في مقطع الشروط، حدد الشروط التي يجب أن تفي بها خصائص الإرسال للقاعدة. على سبيل المثال، قد تريد أن يتم تطبيق القاعدة على كافة المستندات التي تتضمن الكلمة "موازنة" في العنوان. ويمكنك إضافة المزيد من الشروط بواسطة النقر فوق الارتباط إضافة شرط آخر.

    ملاحظة: تختلف الخصائص المتوفره من القائمه المنسدله الخاصيه وفقا ل# نوع المحتوي الذي حددته في الخطوه 6.

  10. في مقطع الموقع الهدف، اكتب اسم موقع لوضع المحتوى الذي يتطابق مع القاعدة أو استعرض للوصول إلى هذا الموقع. حدد خانة الاختيار إنشاء مجلد تلقائياً لجمع المستندات المماثلة معاً في مجلدات. على سبيل المثال، إذا كانت لديك خاصية تسرد كافة المستندات للمشاريع الموجودة في مؤسستك، يمكنك فرض إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع على المنظم.

أعلى الصفحة

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×