إنشاء قاعدة بيانات جديدة

إنشاء قاعدة بيانات جديدة

تتناول هذه المقالة معلومات حول العملية الأساسية لبدء تشغيل Access وإنشاء قاعدة بيانات سيتم استخدامها على أجهزة سطح المكتب وليس على الويب. وهي توضح كيفية إنشاء قاعدة بيانات سطح المكتب باستخدام قالب، وكيفية إنشاء قاعدة بيانات من البداية عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وعناصر قاعدة البيانات الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، تشرح هذه المقالة بعض التقنيات التي يمكن استخدامها لإحضار البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الجديدة.

في هذه المقالة

نظرة عامة

إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب

إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

استيراد بيانات من مصدر آخر أو إرفاقها أو الربط بها

إضافة جزء تطبيق

فتح قاعدة بيانات Access موجودة

نظرة عامة

عند بدء تشغيل Access للمرة الأولى أو عند إغلاق قاعدة بيانات بدون إغلاق Access، تظهر طريقة عرض Microsoft Office Backstage.

تُعد طريقة عرض Backstage نقطة بداية يمكن من خلالها بدء إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وفتح قاعدة بيانات موجودة، وعرض المحتوى المميز من Office.com  — أي شيء يمكن استخدام Access للقيام به في ملف قاعدة بيانات أو خارج قاعدة بيانات بدلاً من القيام به داخلها.

إنشاء قاعدة بيانات

عند فتح Access، تظهر علامة التبويب جديدة في طريقة عرض Backstage. توفر علامة التبويب جديدة طرقاً متعددة يمكن من خلالها إنشاء قاعدة بيانات جديدة:

  • قاعدة بيانات فارغة    يمكنك إنشاء قاعدة بيانات من البداية إذا أردت ذلك. يُعد هذا خياراً جيداً إذا كانت لديك متطلبات تصميم محددة جداً أو إذا كان لديك بيانات موجودة تحتاج إلى احتوائها أو تضمينها.

  • قالب مثبت مع Access    من الأفضل استخدام قالب إذا كنت تنشئ مشروعاً جديداً وتريد أن تكون عملية الإنشاء سهلة. تتوفر مع Access عدة قوالب مضمنة بشكل افتراضي.

  • قالب من Office.com    إلى جانب القوالب التي تتوفر مع Access، يمكنك العثور على العديد من القوالب الأخرى المتوفرة في Office.com. ولن تكون في حاجة إلى فتح مستعرض حيث تتوفر القوالب من خلال علامة التبويب الجديدة.

الإضافة إلى قاعدة بيانات

يمكنك إضافة حقول أو جداول أو أجزاء تطبيقات فور بدء العمل في إحدى قواعد البيانات.

أجزاء التطبيقات هي ميزة تتيح لك إمكانية استخدام عناصر مرتبطة متعددة لقاعدة بيانات في الوقت ذاته كما لو كانوا عنصراً واحداً. على سبيل المثال، قد يتكون جزء تطبيق من جدول ونموذج قائم على الجدول. يمكنك إضافة الجدول والنموذج في الوقت ذاته باستخدام جزء التطبيق.

كما يمكنك إنشاء الاستعلامات والنماذج والتقارير ووحدات الماكرو - جميع عناصر قاعدة البيانات التي اعتدت استخدامها في العمل.

إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب

يتوفر Access بمجموعة متنوعة من القوالب التي يمكن استخدامها كما هي أو باعتبارها نقطة بداية. يُعد القالب قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تتضمن جميع الجداول والاستعلامات والنماذج ووحدات الماكرو والتقارير اللازمة لتنفيذ مهمة محددة. على سبيل المثال، هناك قوالب يمكن استخدامها لتعقب المشاكل أو لإدارة جهات الاتصال أو لتسجيل المصروفات. وتحتوي بعض القوالب على بضع نماذج سجلات للمساعدة على توضيح كيفية استخدامها.

إذا تناسب أحد هذه القوالب مع احتياجاتك، فسيكون استخدامه هو الطريقة الأسرع لبدء استخدام إحدى قواعد البيانات. مع ذلك، إذا كنت تريد استيراد بيانات موجودة في برنامج آخر إلى Access، فمن الأفضل إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب. تتضمن القوالب بنية بيانات معرّفة مسبقاً وقد يتطلب تعديل البيانات الموجودة حتى تتوافق مع بنية القالب عملاً كبيراً.

  1. إذا كانت إحدى قواعد البيانات مفتوحة لديك، ففي علامة التبويب ملف، انقر فوق إغلاق. سيتم عرض علامة التبويب جديدة في طريقة عرض Backstage.

  2. تتوفر مجموعات متعددة من القوالب في علامة التبويب جديدة، ويتضمن Access بعضها. يمكنك تنزيل قوالب إضافية من Office.com. راجع المقطع التالي من هذه المقالة لمعرفة التفاصيل.

  3. حدد القالب الذي تريد استخدامه.

  4. يقترح Access اسم ملف لقاعدة البيانات في المربع اسم الملف — يمكنك تغيير اسم الملف، إذا أردت ذلك. لحفظ قاعدة البيانات في مجلد يختلف عن ذلك الظاهر أدنى مربع اسم الملف، انقر فوق صورة الزر واستعرض وصولاً إلى المجلد الذي تريد الحفظ فيه، بعد ذلك انقر فوق موافق. وبشكل اختياري، يمكنك إنشاء قاعدة البيانات وربطها بموقع SharePoint.

    ملاحظة: وعلى الرغم من استخدام كل من قاعدة بيانات سطح المكتب المرتبطة بموقع SharePoint وقاعدة بيانات الويب التي تستخدم خدمات Access لـ SharePoint، فإنهما يختلفان عن بعضهما البعض. لاستخدام قاعدة بيانات سطح المكتب يجب تثبيت Access. يمكن استخدام قاعدة بيانات الويب باستخدام مستعرض ويب.

  5. انقر فوق إنشاء.

    يتم إنشاء قاعدة بيانات من القالب الذي تم اختياره في Access ثم يتم فتحها. وبالنسبة للقوالب المتعددة، سيتم عرض نموذج يمكن بدء إدخال البيانات فيه. إذا كان القالب يحتوي على نموذج بيانات، يمكنك حذف كل سجل بالنقر فوق محدد السجل (المربع أو الشريط المظلل يمين السجل)، وبعد ذلك قم بما يلي:

    في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف. صورة الزر

  6. لبدء إدخال البيانات، انقر في الخلية الأولى الفارغة في النموذج وابدأ بالكتابة. استخدم جزء التنقل للاستعراض بحثاً عن التقارير أو النماذج الأخرى التي قد ترغب في استخدامها. تتضمن بعض القوالب نموذج تنقل يتيح لك إمكانية التنقل بين عناصر قاعدة البيانات المختلفة.

لمزيد من المعلومات حول العمل باستخدام القوالب، راجع المقالة استخدام قالب لإنشاء قاعدة بيانات Access على سطح المكتب.

أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

إذا كنت لا تريد استخدام قالب، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وعناصر قاعدة البيانات الأخرى الخاصة بك. في أغلب الأحيان، يشمل ذلك الإجراءين التاليين أو أحدهما:

  • إدخال البيانات أو لصقها أو استيرادها إلى الجدول الذي تم إنشاؤه عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وتكرار العملية داخل الجداول الجديدة التي يتم إنشاؤها باستخدام الأمر جدول في علامة التبويب إنشاء.

  • استيراد بيانات من مصادر أخرى وإنشاء جداول جديدة في العملية.

إنشاء قاعدة بيانات فارغة

  1. في علامة التبويب ملف، انقر فوق جديد، ثم انقر فوق قاعدة بيانات فارغة.

  2. اكتب اسم ملف في المربع اسم الملف. لتغيير موقع الملف لآخر غير الافتراضي، انقر فوق استعراض بحثاً عن موقع لوضع البيانات صورة الزر (بجانب المربع اسم الملف)، ثم استعرض وصولاً إلى الموقع الجديد وانقر فوق موافق.

  3. انقر فوق إنشاء.

    يتم إنشاء قاعدة البيانات في Access باستخدام جدول فارغ باسم "جدول 1" يتم فتحه بعد ذلك في طريقة عرض "ورقة البيانات". يتم وضع المؤشر في الخلية الفارغة الأولى في العمود انقر للإضافة.

  4. لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة أو الصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.

تم تصميم أسلوب إدخال البيانات في طريقة عرض "ورقة البيانات" بحيث يماثل العمل في ورقة عمل Excel. يتم إنشاء بنية الجدول أثناء إدخال البيانات. عند إضافة عمود جديد إلى ورقة البيانات، يتم تحديد حقل جديد في الجدول. بعد ذلك، يتم تلقائياً تعيين نوع لكل حقل بيانات في Access بناءً على البيانات التي يتم إدخالها.

إذا كنت لا تريد إدخال بيانات في "جدول 1" في الوقت الحالي، فانقر فوق إغلاق صورة الزر . في حال عمل أي تغييرات على الجدول، سيطالبك Access بحفظ التغييرات. انقر فوق نعم لحفظ التغييرات، وانقر فوق لا لتجاهلها، أو انقر فوق إلغاء الأمر لترك الجدول مفتوحاً.

تلميح:  يبحث Access عن ملف باسم فارغ.‏accdb‏ في المجلد الموجود في [تثبيت محرك الأقراص]:/Program Files/‏Microsoft Office/القوالب/1033/Access/. وإذا كان موجوداً، فسيكون فارغ.accdb‏ هو قالب جميع قواعد البيانات الجديدة، باستثناء قواعد بيانات الويب. وسترث جميع قواعد البيانات الفارغة الجديدة أي محتوى قد يتضمنه هذا القالب. تُعد هذه طريقة جيدة لتوزيع المحتوى الافتراضي مثل أرقام الأجزاء أو نُهج الشركة وإقرارات إخلاء المسؤولية الخاصة بها. تذكر أن فارغ.accdb‏ ليس له أي تأثير على إنشاء قواعد بيانات ويب جديدة فارغة.

هام: وفي حالة إغلاق "جدول 1" بدون حفظه مرة واحدة على الأقل، فسيتم حذف الجدول بأكمله من Access، حتى وإن كنت قد أدخلت البيانات فيه.

إضافة جدول

يمكنك إضافة جداول جديدة إلى قاعدة بيانات موجودة باستخدام الأوامر الموجودة في المجموعة جداول في علامة التبويب إنشاء.

صورة شريط Access

إنشاء جدول، بدءاً من طريقة عرض "ورقة البيانات"     في طريقة العرض "ورقة البيانات"، يمكنك إدخال البيانات على الفور والسماح لـ Access بإنشاء بنية الجدول في الخلفية. يتم تعيين أسماء الحقول رقمياً (الحقل 1 والحقل 2 وهكذا) ويتم تعيين نوع بيانات كل حقل تلقائياً في Access بناءً على البيانات التي يتم إدخالها.

  1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق جدول. صورة الزر

    يتم إنشاء الجدول في Access ويتم تحديد الخلية الأولى الفارغة في العمود انقر للإضافة.

  2. في علامة التبويب حقول، في المجموعة إضافة وحذف، انقر فوق نوع الحقل الذي تريد إضافته. إذا لم يظهر النوع الذي تريده، فانقر فوق مزيد من الحقول صورة الزر .

  3. يتم عرض قائمة بأنواع الحقول الشائع استخدامها في Access. انقر فوق نوع الحقل الذي تريده، وستتم إضافة الحقل الجديد في Access إلى ورقة البيانات عند نقطة الإدراج.

    يمكنك نقل الحقل عن طريق سحبه. عند سحب أحد الحقول في ورقة بيانات، يظهر شريط إدراج عمودي في المكان الذي سيتم وضع الحقل فيه.

  4. لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة في أول خلية فارغة أو الصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.

  5. لإعادة تسمية عمود (حقل)، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس العمود، ثم اكتب الاسم الجديد.

    يجب توفير اسم ذي معنى لكل حقل حتى تتمكن من معرفة ما هي محتوياته عندما يتم عرضه في الجزء قائمة الحقول.

  6. لنقل عمود، انقر فوق رأسه لتحديده ثم اسحبه إلى الموقع الذي تريده. يمكنك أيضاً تحديد عدة أعمدة قريبة ثم سحبها إلى موقع جديد في وقت واحد. لتحديد عدة أعمدة قريبة، انقر فوق رأس العمود الأول وبعد ذلك، أثناء الضغط باستمرار على المفتاح SHIFT، انقر فوق رأس العمود الأخير.

إنشاء جدول، بدءاً من عرض "التصميم"    في طريقة عرض "التصميم"، يجب عليك أولاً إنشاء بنية الجدول. بعد ذلك، قم بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" لإدخال البيانات أو يمكنك إدخال البيانات باستخدام أسلوب آخر مثل اللصق أو الاستيراد.

  1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق تصميم جدول. صورة الزر

  2. اكتب اسماً لكل حقل في الجدول في العمود اسم الحقل، ثم حدد نوع بيانات من القائمة أنواع البيانات.

  3. يمكنك كتابة وصف لكل حقل في العمود الوصف إذا أردت ذلك. يتم عرض الوصف بعد ذلك في شريط المعلومات عندما يكون المؤشر في ذلك الحقل في طريقة عرض "ورقة البيانات". يتم استخدام الوصف أيضاً باعتباره نص شريط المعلومات لأي عناصر تحكم في أحد النماذج أو التقارير التي يتم إنشاؤها عن طريق سحب الحقل من الجزء قائمة الحقول، وأي عناصر تحكم يتم إنشاؤها لذلك الحقل عند استخدام "معالج النماذج" أو "معالج التقارير".

  4. وبعد إضافة جميع الحقول، احفظ الجدول:

    • في علامة التبويب ملف، انقر فوق حفظ.

  5. يمكنك بدء كتابة البيانات في الجدول في أي وقت بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" والنقر في الخلية الفارغة الأولى. يمكنك أيضاً لصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.

تعيين خصائص الحقل في عرض "التصميم"    بغض النظر عن كيفية إنشاء الجدول، من المستحسن تعيين خصائص الحقل وفحصها. وفي الوقت الذي تتوفر فيه بعض الخصائص في طريقة عرض "ورقة البيانات"، هناك بعض الخصائص التي لا يمكن تعيينها سوى في عرض "التصميم". للتبديل إلى عرض "التصميم"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرض التصميم. لعرض خصائص أحد الحقول، انقر فوق الحقل في شبكة التصميم. يتم عرض الخصائص أدنى شبكة التصميم، ضمن خصائص الحقل.

لعرض وصف خاصية كل حقل، انقر فوق الخاصية واقرأ الوصف الموجود في المربع بجانب قائمة الخصائص ضمن خصائص الحقل. يمكنك الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً بالنقر فوق الزر "تعليمات".

يصف الجدول التالي بعض خصائص الحقل التي يتم ضبطها بشكل شائع.

الخاصية

الوصف

حجم الحقل

بالنسبة لحقول النص، تقوم هذه الخاصية بتعيين الحد الأقصى لعدد الأحرف التي يمكن تخزينها في الحقل. الحد الأقصى المسموح به هو 255 حرفاً. وبالنسبة لحقول الأرقام، تقوم هذه الخاصية بتعيين نوع الرقم الذي سيتم تخزينه (عدد صحيح طويل، مزدوج وهكذا). لتخزين البيانات بشكل أكثر فعالية، من المستحسن تخصيص أقل حجم للمساحة التي قد تحتاجها لتخزين البيانات. يمكنك ضبط القيمة بالأعلى لاحقاً إذا اقتضى الأمر.

التنسيق

تقوم هذه الخاصية بتعيين طريقة عرض البيانات. وهي لا تؤثر على البيانات الفعلية حيث إنها مخزنة في الحقل. يمكنك تحديد تنسيق معرّف مسبقاً أو إدخال تنسيق مخصص.

قناع الإدخال

يمكنك استخدام هذه الخاصية لتحديد نمط لكل البيانات التي سيتم إدخالها في هذا الحقل. وهو ما سيساعد على ضمان إدخال كل البيانات بشكل صحيح، والتأكد من تضمنها عدد الأحرف المطلوب. للحصول على تعليمات حول إنشاء قناع إدخال، انقر فوق الزر "منشئ" في الجانب الأيسر من مربع الخاصية.

القيمة الافتراضية

يمكنك استخدام هذه الخاصية لتحديد القيمة الافتراضية التي ستظهر في هذا الحقل في كل مرة تتم فيها إضافة سجل جديد. على سبيل المثال، إذا كان لديك حقل تاريخ/وقت تريد أن يتم تسجيل تاريخ إضافة السجل فيه، يمكنك إدخال "التاريخ ()" (بدون علامات اقتباس) كقيمة افتراضية.

مطلوبة

تقوم هذه الخاصية بتعيين ما إذا كانت إحدى القيم مطلوبة في هذا الحقل. وفي حالة تعيين هذه الخاصية على نعم، لن يسمح Access بإضافة سجل جديد ما لم يتم إدخال قيمة لهذا الحقل.

أعلى الصفحة

نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

إذا كانت البيانات مخزنة حالياً في برنامج آخر، مثل Excel، يمكنك نسخها ولصقها في جدول في Access. بشكل عام، تعد هذه هي الطريقة الأفضل خاصة وإذا كانت البيانات مقسومة بالفعل إلى أعمدة، كما هو الحال في ورقة عمل Excel. وإذا كانت البيانات موجودة في برنامج لمعالجة الكلمات، فمن الأفضل فصل أعمدة البيانات باستخدام علامات التبويب أو تحويل البيانات قبل أن يتم نسخها إلى جدول في برنامج معالجة الكلمات. أما إذا كانت البيانات تحتاج إلى التحرير أو المعالجة (على سبيل المثال، تقسيم الأسماء الكاملة إلى أسماء أولى وأسماء عائلات)، فمن الأفضل القيام بذلك قبل نسخ البيانات خاصة إذا لم تكن ملماً باستخدام Access.

عند لصق البيانات في جدول فارغ، يتم تعيين نوع بيانات كل حقل في Access وفقاً لنوع البيانات التي يتم العثور عليه. على سبيل المثال، إذا كان أحد حقول الملصقة لا يحتوي إلا على قيم تواريخ، فسيتم تطبيق نوع البيانات التاريخ/الوقت على ذلك الحقل في Access. وإذا لم يتضمن الحقل الملصق سوى كلمتي "نعم" و"لا"، فسيتم تطبيق نوع البيانات "نعم/لا" على الحقل في Access.

تتم تسمية الحقول في Access بناءً على ما يتم العثور عليه في الصف الأول من البيانات الملصقة. فإذا كان نوع الصف الأول من البيانات الملصقة مماثلاً لنوع الصفوف التالية، فسيتم التعامل معه في Access كجزء من البيانات وسيتم تعيين أسماء عامة للحقول مثل (F1 وF2 وهكذا). وإذا لم يكن الصف الأول من البيانات الملصقة مماثلاً للصفوف التالية، فسيتم التعامل معه في Access على أنه يتضمن أسماء حقول. وبناءً على ذلك، تتم تسمية الحقول في Access ولا يتم تضمين الصف الأول في البيانات.

وفي حالة تم تعيين أسماء عامة للحقول في Access، يجب إعادة تسمية الحقول في أسرع وقت ممكن لتجنب حدوث أي إرباك. استخدم الإجراء التالي:

  1. اضغط على CTRL+S لحفظ الجدول.

  2. في طريقة عرض "ورقة البيانات"، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس كل عمود ثم اكتب اسماً وصفياً لحقل كل عمود.

  3. احفظ الجدول مرة أخرى.

ملاحظة: يمكنك أيضاً إعادة تسمية الحقول بالتبديل إلى عرض "التصميم" وتحرير أسماء الحقول هناك. للتبديل إلى عرض "التصميم"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرض التصميم. للتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" مرة أخرى، انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول الموجود في "جزء التنقل".

أعلى الصفحة

استيراد بيانات من مصدر آخر أو إرفاقها أو الربط بها

من الممكن أن تكون هناك بيانات مخزنة في برنامج آخر ترغب في استيرادها إلى جدول جديد أو إرفاقها بجدول موجود في Access. أو من الممكن أن تعمل مع أشخاص يحتفظون بالبيانات في برامج أخرى وتريد العمل باستخدام هذه البيانات في Access عن طريق الربط بها. في كلتا الحالتين، سيجعل Access من العمل باستخدام البيانات من المصادر الأخرى أمراً سهلاً. يمكنك استيراد البيانات من ورقة عمل Excel أو من جدول في قاعدة بيانات أخرى في Access أو من قائمة SharePoint أو من مصادر أخرى متنوعة. وتختلف العملية التي يتم استخدامها قليلاً بناءً على المصدر لكن الإجراء التالي سيساعدك على بدء الاستخدام.

  1. في Access في علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة استيراد وربط، انقر فوق الأمر الخاص بنوع الملف الذي تريد استيراده.

    المجموعة "استيراد وربط" ضمن علامة التبويب "بيانات خارجية"

    على سبيل المثال، إذا كنت تقوم باستيراد بيانات من ورقة عمل Excel، فانقر فوق Excel. إذا لم يظهر نوع البرنامج الذي تريده، فانقر فوق المزيد.

    ملاحظة: إذا تعذر عليك العثور على نوع التنسيق الصحيح في المجموعة استيراد وربط، فقد يلزم بدء تشغيل البرنامج الذي تم في الأصل إنشاء البيانات فيه واستخدامه لحفظ البيانات بتنسيق ملف شائع (مثل ملف نص محدد) حتى تتمكن من استيراد تلك البيانات إلى Access.

  2. في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية، انقر فوق استعراض للبحث عن ملف البيانات المصدر أو اكتب مسار ملف البيانات المصدر بالكامل في المربع اسم الملف.

  3. انقر فوق الخيار الذي تريده (تتيح لك كل البرامج إمكانية الاستيراد ويتيح لك بعضها إمكانية الإرفاق أو الربط) ضمن تحديد كيفية تخزين البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الحالية وتحديد مكان تخزينها. يمكنك إنشاء جدول جديد يستخدم البيانات التي تم استيرادها، أو (في بعض البرامج) يمكنك إرفاق البيانات بجدول موجود أو إنشاء جدول مرتبط بالبيانات الموجودة في البرنامج المصدر.

  4. إذا تم بدء تشغيل معالج، فاتبع الإرشادات الواردة في الصفحات التالية الخاصة بالمعالج. في صفحة المعالج الأخيرة، انقر فوق إنهاء.

    إذا قمت باستيراد عناصر أو ربط جداول من قاعدة بيانات في Access، فسيظهر أحد مربعي الحوار استيراد عناصر أو ربط جداول. اختر العناصر التي تريدها ثم انقر فوق موافق.

    تعتمد العملية نفسها على ما إذا تم اختيار استيراد البيانات أو إرفاقها أو الربط بها.

  5. سيطالبك Acces بتحديد ما إذا كنت ترغب في حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي تم إكمالها للتو. إذا كنت ستنفذ عملية الاستيراد هذه نفسها مرة أخرى في المستقبل، فانقر فوق حفظ خطوات الاستيراد، ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك تكرار العملية بسهولة في المستقبل بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة صورة الزر في المجموعة استيراد وربط داخل علامة التبويب بيانات خارجية. إذا كنت لا ترغب في حفظ تفاصيل العملية، فانقر فوق إغلاق.

إذا اخترت استيراد جدول، فسيقوم Access باستيراد البيانات إلى جدول جديد وسيتم عرض الجدول ضمن المجموعة جداول في "جزء التنقل". إذا اخترت إرفاق البيانات بجدول موجود، فستتم إضافة البيانات إلى ذلك الجدول. وإذا اخترت الربط ببيانات، فسيتم إنشاء جدول مرتبط في Access ضمن المجموعة جداول في "جزء التنقل".

أعلى الصفحة

إضافة جزء تطبيق

يمكنك استخدام جزء تطبيق لإضافة وظيفة إلى قاعدة بيانات موجودة. قد يكون جزء التطبيق بسيطاً كأي جدول منفرد، أو قد يتضمن عدة عناصر مرتبطة مثل جدول أو نموذج مرتبط.

على سبيل المثال، يتكون جزء التطبيق "تعليقات" من جدول يتضمن حقل "معرّف الترقيم التلقائي" وحقل تاريخ وحقل مذكرة. ويمكنك إضافته إلى أي قاعدة بيانات واستخدامه كما هو أو مع القليل من التخصيص.

  1. افتح قاعدة البيانات التي تريد إضافة جزء تطبيق إليها.

  2. انقر فوق علامة التبويب إنشاء.

  3. في المجموعة قوالب، انقر فوق أجزاء التطبيقات. سيتم فتح قائمة بالأجزاء المتوفرة.

  4. انقر فوق جزء التطبيق الذي تريد إضافته.

أعلى الصفحة

فتح قاعدة بيانات Access موجودة

  1. في علامة التبويب ملف، انقر فوق فتح.

  2. في مربع الحوار فتح، استعرض وصولاً إلى قاعدة البيانات التي تريد فتحها.

  3. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

    • انقر نقراً مزدوجاً فوق قاعدة البيانات لفتحها في الوضع الافتراضي المحدد في مربع الحوار خيارات Access أو الوضع الذي تم تعيينه بواسطة نهج إداري.

    • انقر فوق فتح لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول المشترك إليها في بيئة متعددة المستخدمين حتى تتمكن أنت والمستخدمون الآخرون من قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.

    • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط حتى تتمكن من عرضها دون تحريرها. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.

    • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص لفتح قاعدة البيانات باستخدام الوصول الخاص. إذا كانت لديك قاعدة بيانات مفتوحة باستخدام الوصول الخاص، فسيتلقى أي شخص آخر يحاول فتحها الرسالة "الملف قيد الاستخدام بالفعل".

    • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين فتح قاعدة البيانات لكن في وضع القراءة فقط.

ملاحظة: يمكنك فتح ملف بيانات مباشرة بتنسيق ملف خارجي، مثل dBASE أو Microsoft Exchange أو Excel. يمكنك أيضاً فتح أي مصدر بيانات ODBC مباشرة، مثل Microsoft SQL Server. يتم إنشاء قاعدة بيانات تلقائياً في Access في نفس مجلد ملف البيانات وتتم إضافة ارتباطات لكل جدول في قاعدة البيانات الخارجية.

تلميحات

  • لفتح إحدى قواعد البيانات التي تم فتحها مؤخراً، في علامة التبويب ملف، انقر فوق الأخيرة، ثم انقر فوق اسم ملف قاعدة البيانات تلك. يتم فتح قاعدة البيانات في Access باستخدام إعدادات الخيار نفسها التي تم تعيينها في آخر مرة تم فتح قاعدة البيانات فيها. إذا لم يتم عرض قائمة بالملفات المستخدمة مؤخراً، ففي علامة التبويب ملف، انقر فوق خيارات. في مربع الحوار خيارات Access، انقر فوق إعدادات العميل. ضمن عرض، أدخل عدد المستندات المطلوب عرضها في قائمة "المستندات الأخيرة"، بحد أقصى 50 مستنداً.

    يمكنك أيضاً إظهار قواعد البيانات الأخيرة في شريط التنقل في طريقة عرض Backstage، للحصول على الوصول بنقرتين إلى التالي: 1) علامة التبويب ملف، 2) قاعدة البيانات الأخيرة التي تريد فتحها. بالقرب من أسفل علامة التبويب الأخيرة حدد خانة الاختيار الوصول السريع إلى هذا العدد من قواعد البيانات الأخيرة ثم اضبط عدد قواعد البيانات التي تريد عرضها.

  • إذا كنت تقوم بفتح قاعدة بيانات بالنقر فوق الأمر فتح‏ ضمن علامة التبويب ملف، يمكنك عرض قائمة بالاختصارات المؤدية إلى قواعد البيانات التي تم فتحها مسبقاً بالنقر فوق المستندات الأخيرة في مربع الحوار فتح.

أعلى الصفحة

ماذا تريد أن تفعل؟

الاطلاع على صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access

إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب

إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

استيراد بيانات من مصدر آخر أو إرفاقها أو الربط بها

فتح قاعدة بيانات Access موجودة

إنشاء قالب مخصص فارغ

الاطلاع على صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access

عند بدء تشغيل Access للمرة الأولى أو عند إغلاق قاعدة بيانات دون إغلاق Access، سيتم عرض صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access.

صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access

تعد هذه الصفحة بمثابة نقطة بداية يمكن من خلالها إنشاء قاعدة بيانات جديدة أو فتح قاعدة بيانات موجودة، أو عرض محتوى مُميّز من Microsoft Office Online.

إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب

يوفر Access مجموعة متنوعة من القوالب التي يمكن استخدامها لزيادة سرعة عملية إنشاء قاعدة البيانات. يُعد القالب قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تتضمن جميع الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير اللازمة لتنفيذ مهمة محددة. على سبيل المثال، هناك قوالب يمكن استخدامها لتعقب المشاكل أو لإدارة جهات الاتصال أو لتسجيل المصروفات. وتحتوي بعض القوالب على بضع نماذج سجلات للمساعدة على توضيح كيفية استخدامها. يمكن استخدام قوالب قواعد البيانات كما هي، أو يمكن تخصيصها لتلائم احتياجاتك بشكل أكثر فعالية.

إذا تناسب أحد هذه القوالب مع احتياجاتك، فسيكون استخدامه هو الطريقة الأسرع لبدء استخدام إحدى قواعد البيانات. مع ذلك، إذا كنت تريد استيراد بيانات موجودة في برنامج آخر إلى Access، فمن الأفضل إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب. تتضمن القوالب بنية بيانات معرّفة مسبقاً وقد يتطلب تعديل البيانات الموجودة حتى تتوافق مع بنية القالب عملاً كبيراً.

  1. إذا كان لديك قاعدة بيانات مفتوحة، فانقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ثم انقر فوق إغلاق قاعدة البيانات صورة الزر لعرض صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access.

  2. يتم عرض عدة قوالب مُميّزة في منتصف صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access ويتوفر المزيد عند النقر فوق الارتباطات الموجودة في الجزء فئات القوالب. يمكنك تنزيل قوالب إضافية من موقع Office Online على الويب. راجع المقطع التالي من هذه المقالة لمعرفة التفاصيل.

  3. انقر فوق القالب الذي تريد استخدامه.

  4. يقترح Access اسم ملف لقاعدة البيانات في المربع اسم الملف — يمكنك تغيير اسم الملف، إذا أردت ذلك. لحفظ قاعدة البيانات في مجلد يختلف عن ذلك الظاهر أدنى مربع اسم الملف، انقر فوق صورة الزر واستعرض وصولاً إلى المجلد الذي تريد الحفظ فيه، بعد ذلك انقر فوق موافق. وبشكل اختياري، يمكنك إنشاء قاعدة البيانات وربطها بموقع SharePoint.

  5. انقر فوق إنشاء (أو تنزيل، للحصول على قالب Office Online).

    سيتم إنشاء قاعدة البيانات أو تنزيلها ثم فتحها في Access وسيتم عرض نموذج يمكن بدء إدخال البيانات فيه. إذا كان القالب يحتوي على نموذج بيانات، يمكنك حذف كل سجل بالنقر فوق محدد السجل (المربع أو الشريط المظلل يمين السجل)، وبعد ذلك قم بما يلي:

    في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف. صورة الزر

  6. لبدء إدخال البيانات، انقر في الخلية الأولى الفارغة في النموذج وابدأ بالكتابة. يمكنك استخدام جزء التنقل للاستعراض بحثاً عن التقارير أو النماذج الأخرى التي قد ترغب في استخدامها.

تنزيل قالب من Office Online

إذا لم تتمكن من العثور على قالب يلائم احتياجاتك في صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access وكنت متصلاً بالإنترنت، يمكنك استكشاف موقع Office Online على الويب لإجراء تحديد أكبر.

  1. في صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access، ضمن المزيد من المعلومات حول Office Online، انقر فوق القوالب.

    سيتم عرض الصفحة الرئيسية للقوالب في Office Online في نافذة مستعرض.

  2. استخدم أدوات البحث والتنقل في Office Online للبحث عن قالب Access الذي تريد استخدامه واتبع الإرشادات لتنزيله. عند تنزيل قالب، يتم تنزيل ملف قاعدة بيانات إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك ويتم فتحها في مثيل جديد من Access. في أغلب الأحيان، يتم تصميم القالب بحيث يفتح نموذج إدخال بيانات حتى تتمكن من بدء إدخال البيانات على الفور.

لمزيد من المعلومات حول العمل باستخدام القوالب، راجع المقال دليل إلى قوالب Access 2007.

أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

إذا كنت لا تريد استخدام قالب، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وعناصر قاعدة البيانات الأخرى الخاصة بك. في أغلب الأحيان، يشمل ذلك عادة الإجراءين التاليين أو أحدهما:

  • إدخال البيانات أو لصقها أو استيرادها إلى الجدول الذي تم إنشاؤه عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وتكرار العملية داخل الجداول الجديدة التي يتم إنشاؤها باستخدام الأمر جدول في علامة التبويب إنشاء.

  • استيراد بيانات من مصادر أخرى وإنشاء جداول جديدة في العملية.

إنشاء قاعدة بيانات فارغة
  1. في صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access، ضمن قاعدة بيانات فارغة جديدة، انقر فوق قاعدة بيانات فارغة.

    زر "قاعدة بيانات فارغة"

  2. في الجزء قاعدة بيانات فارغة، اكتب اسم ملف في المربع اسم الملف. في حالة عدم إدخال ملحق اسم ملف، سيضيفه Access بالنيابة عنك. لتغيير موقع الملف لآخر غير الافتراضي، انقر فوق استعراض بحثاً عن موقع لوضع البيانات صورة الزر (بجانب المربع اسم الملف)، ثم استعرض وصولاً إلى الموقع الجديد وانقر فوق موافق.

  3. انقر فوق إنشاء.

    يتم إنشاء قاعدة البيانات في Access باستخدام جدول فارغ باسم "جدول 1" يتم فتحه بعد ذلك في طريقة عرض "ورقة البيانات". يتم وضع المؤشر في الخلية الأولى الفارغة في العمود إضافة حقل جديد.

  4. لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة أو الصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.

تم تصميم أسلوب إدخال البيانات في طريقة عرض "ورقة البيانات" بحيث يماثل العمل في ورقة عمل Microsoft Office Excel 2007. يتم إنشاء بنية الجدول أثناء إدخال البيانات، وفي أي وقت تتم فيه إضافة عمود جديد إلى الجدول، يتم تعريف حقل جديد. بعد ذلك،يتم تلقائياً تعيين نوع بيانات كل حقل في Access بناءً على البيانات التي يتم إدخالها.

إذا كنت لا تريد إدخال معلومات في "جدول 1" في الوقت الحالي، فانقر فوق إغلاق صورة الزر . في حالة عمل أي تغييرات على الجدول، سيطالبك Access بحفظ التغييرات في الجدول. انقر فوق نعم لحفظ التغييرات، وانقر فوق لا لتجاهلها، أو انقر فوق إلغاء الأمر لترك الجدول مفتوحاً.

هام: وفي حالة إغلاق "جدول 1" بدون حفظه مرة واحدة على الأقل، فسيتم حذف الجدول بأكمله من Access، حتى وإن كنت قد أدخلت البيانات فيه.

إضافة جدول

يمكنك إضافة جداول جديدة إلى قاعدة بيانات موجودة باستخدام الأوامر الموجودة في المجموعة جداول في علامة التبويب إنشاء.

صورة شريط Access

إنشاء جدول، بدءاً من طريقة عرض "ورقة البيانات"     في طريقة العرض "ورقة البيانات"، يمكنك إدخال البيانات على الفور والسماح لـ Access بإنشاء بنية الجدول في الخلفية. يتم تعيين أسماء الحقول رقمياً (الحقل 1 والحقل 2 وهكذا) ويتم تعيين نوع بيانات كل حقل تلقائياً في Access بناءً على البيانات التي يتم إدخالها.

  1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق جدول. صورة الزر

    يتم إنشاء الجدول في Access ويتم تحديد الخلية الأولى الفارغة في العمود إضافة حقل جديد.

    ملاحظة: إذا لم يظهر عمود إضافة حقل جديد، فقد تكون في عرض "التصميم" بدلاً من طريقة عرض "ورقة البيانات". للتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات"، انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول في "جزء التنقل". سيطالبك Access بحفظ الجدول الجديد ثم التبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات".

  2. في علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة حقول وأعمدة، انقر فوق حقل جديد. صورة الزر

    يتم عرض الجزء قوالب الحقول الذي يحتوي على قائمة بأنواع الحقول الشائع استخدامها في Access. إذا قمت بالنقر نقراً مزدوجاً فوق أحد هذه الحقول أو بسحبها إلى ورقة البيانات، فستتم إضافة حقل بذلك الاسم في Access وسيتم تعيين خصائصه على القيم المناسبة لهذا النوع من الحقول. يمكنك تغيير الخصائص لاحقاً، إذا أردت. إذا قمت بسحب الحقل، فيجب سحبه إلى أحد مناطق ورقة البيانات التي تحتوي على بيانات. سيظهر شريط إدراج عمودي يعرض مكان وضع الحقل.

  3. لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة في أول خلية فارغة أو الصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.

  4. لإعادة تسمية عمود (حقل)، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس العمود، ثم اكتب الاسم الجديد.

    من الأفضل توفير اسم ذي معنى لكل حقل حتى تتمكن من معرفة ما هي محتوياته عندما يتم عرضه في الجزء قائمة الحقول.

  5. لنقل عمود، انقر فوق رأسه لتحديده ثم اسحبه إلى الموقع الذي تريده.

    يمكنك أيضاً تحديد عدة أعمدة قريبة ثم سحبها إلى موقع جديد في وقت واحد. لتحديد عدة أعمدة قريبة، انقر فوق رأس العمود الأول وبعد ذلك، أثناء الضغط باستمرار على المفتاح SHIFT، انقر فوق رأس العمود الأخير.

إنشاء جدول، بدءاً من عرض "التصميم"    في عرض "التصميم"، يجب عليك أولاً إنشاء بنية الجدول الجديد. بعد ذلك، قم بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" لإدخال البيانات أو يمكنك إدخال البيانات باستخدام أسلوب آخر مثل اللصق أو الاستيراد.

  1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق تصميم جدول. صورة الزر

  2. اكتب اسماً لكل حقل في الجدول في العمود اسم الحقل، ثم حدد نوع بيانات من القائمة أنواع البيانات.

    ملاحظة: إذا لم يظهر العمودان اسم الحقل ونوع البيانات، فقد تكون في طريقة عرض "ورقة البيانات" بدلاً من عرض "التصميم". للتبديل إلى عرض "التصميم"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرض التصميم صورة الزر . سيطالبك Access بتسمية الجدول الجديد ثم التبديل إلى طريقة عرض "التصميم".

  3. يمكنك كتابة وصف لكل حقل في العمود الوصف إذا أردت ذلك. يتم عرض الوصف بعد ذلك في شريط المعلومات عندما يكون المؤشر في ذلك الحقل في طريقة عرض "ورقة البيانات". يتم استخدام الوصف أيضاً باعتباره نص شريط المعلومات لأي عناصر تحكم في أحد النماذج أو التقارير التي يتم إنشاؤها عن طريق سحب الحقل من الجزء قائمة الحقول، وأي عناصر تحكم يتم إنشاؤها لذلك الحقل عند استخدام "معالج النماذج" أو "معالج التقارير".

  4. وبعد إضافة جميع الحقول، احفظ الجدول:

    • انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ، ثم انقر فوق حفظ أو اضغط على CTRL+S صورة الزر .

  5. يمكنك بدء كتابة البيانات في الجدول في أي وقت بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" والنقر في الخلية الفارغة الأولى. يمكنك أيضاً لصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.

إنشاء جدول باستخدام قالب    يوفر Access قوالب لأنواع الجداول شائعة الاستخدام. وبنقرة ماوس واحدة، يمكنك إنشاء بنية جدول كاملة بحقول تم تكوينها بالفعل وجاهزة للاستخدام. يمكنك بعد ذلك إضافة حقول أو إزالتها، إذا لم الأمر، بحيث يلاءم الجدول احتياجاتك.

  1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق قوالب الجداول، ثم حدد أحد القوالب المتوفرة من القائمة.

  2. لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة في أول خلية فارغة أو الصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.

    • لحذف عمود    

      1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود، ثم انقر فوق حذف عمود صورة الزر .

    • لإضافة عمود جديد    

      1. في علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة حقول وأعمدة، انقر فوق حقل جديد. صورة الزر

      2. يتم عرض الجزء قوالب الحقول الذي يحتوي على قائمة بأنواع الحقول الشائع استخدامها في Access. إذا قمت بالنقر نقراً مزدوجاً فوق أحد هذه الحقول أو بسحبها إلى ورقة البيانات، فستتم إضافة حقل بذلك الاسم في Access وسيتم تعيين خصائصه على القيم المناسبة لهذا النوع من الحقول. يمكنك تغيير الخصائص لاحقاً، إذا أردت. إذا قمت بسحب الحقل، فيجب سحبه إلى أحد مناطق ورقة البيانات التي تحتوي على بيانات. سيظهر شريط إدراج عمودي يعرض مكان وضع الحقل.

  3. حفظ الجدول:

    • انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ، ثم انقر فوق حفظ أو اضغط على CTRL+S صورة الزر .

تعيين خصائص الحقل في عرض "التصميم"    بغض النظر عن كيفية إنشاء الجدول، من المستحسن تعيين خصائص الحقل وفحصها. يمكن إجراء ذلك فقط في عرض "التصميم". للتبديل إلى عرض "التصميم"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرض التصميم. لعرض خصائص أحد الحقول، انقر فوق الحقل في شبكة التصميم. يتم عرض الخصائص أدنى شبكة التصميم، ضمن خصائص الحقل.

لعرض وصف خاصية كل حقل، انقر فوق الخاصية واقرأ الوصف الموجود في المربع بجانب قائمة الخصائص ضمن خصائص الحقل. يمكنك الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً بالضغط على الزر F1.

يصف الجدول التالي بعض خصائص الحقل التي يتم ضبطها بشكل شائع.

الخاصية

الوصف

حجم الحقل

بالنسبة لحقول النص، تقوم هذه الخاصية بتعيين الحد الأقصى لعدد الأحرف التي يمكن تخزينها في الحقل. الحد الأقصى المسموح به هو 255 حرفاً. وبالنسبة لحقول الأرقام، تقوم هذه الخاصية بتعيين نوع الرقم الذي سيتم تخزينه (عدد صحيح طويل، مزدوج وهكذا). لتخزين البيانات بشكل أكثر فعالية، من المستحسن تخصيص أقل حجم للمساحة التي قد تحتاجها لتخزين البيانات. يمكنك ضبط القيمة بالأعلى لاحقاً إذا اقتضى الأمر.

التنسيق

تقوم هذه الخاصية بتعيين طريقة عرض البيانات. وهي لا تؤثر على البيانات الفعلية حيث إنها مخزنة في الحقل. يمكنك تحديد تنسيق معرّف مسبقاً أو إدخال تنسيق مخصص.

قناع الإدخال

يمكنك استخدام هذه الخاصية لتحديد نمط لكل البيانات التي سيتم إدخالها في هذا الحقل. وهو ما سيساعد على ضمان إدخال كل البيانات بشكل صحيح، والتأكد من تضمنها عدد الأحرف المطلوب. للحصول على تعليمات حول إنشاء قناع إدخال، انقر فوق الزر "منشئ" في الجانب الأيسر من مربع الخاصية.

القيمة الافتراضية

يمكنك استخدام هذه الخاصية لتحديد القيمة الافتراضية التي ستظهر في هذا الحقل في كل مرة تتم فيها إضافة سجل جديد. على سبيل المثال، إذا كان لديك حقل تاريخ/وقت تريد أن يتم تسجيل تاريخ إضافة السجل فيه، يمكنك إدخال "التاريخ ()" (بدون علامات اقتباس) كقيمة افتراضية.

مطلوبة

تقوم هذه الخاصية بتعيين ما إذا كانت إحدى القيم مطلوبة في هذا الحقل. وفي حالة تعيين هذه الخاصية على نعم، لن يسمح Access بإضافة سجل جديد ما لم يتم إدخال قيمة لهذا الحقل.

أعلى الصفحة

نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

إذا كانت البيانات مخزنة حالياً في برنامج آخر، مثل Office Excel 2007، يمكنك نسخها ولصقها في جدول في Access. بشكل عام، تعد هذه هي الطريقة الأفضل خاصة وإذا كانت البيانات مقسومة بالفعل إلى أعمدة، كما هو الحال في ورقة عمل Excel. وإذا كانت البيانات موجودة في برنامج لمعالجة الكلمات، فمن الأفضل فصل أعمدة البيانات باستخدام علامات التبويب أو تحويل البيانات قبل أن يتم نسخها إلى جدول في برنامج معالجة الكلمات. أما إذا كانت البيانات تحتاج إلى التحرير أو المعالجة (على سبيل المثال، تقسيم الأسماء الكاملة إلى أسماء أولى وأسماء عائلات)، فمن الأفضل القيام بذلك قبل نسخ البيانات وخاصة إذا لم تكن ملماً باستخدام Access.

عند لصق البيانات في جدول فارغ، يتم تعيين نوع بيانات كل حقل في Access وفقاً لنوع البيانات التي يتم العثور عليه. على سبيل المثال، إذا كان أحد حقول الملصقة لا يحتوي إلا على قيم تواريخ، فسيتم تطبيق نوع البيانات التاريخ/الوقت على ذلك الحقل في Access. وإذا لم يتضمن الحقل الملصق سوى كلمتي "نعم" و"لا"، فسيتم تطبيق نوع البيانات "نعم/لا" على الحقل في Access.

تتم تسمية الحقول في Access بناءً على ما يتم العثور عليه في الصف الأول من البيانات الملصقة. فإذا كان نوع الصف الأول من البيانات الملصقة مماثلاً لنوع الصفوف التالية، فسيتم التعامل معه في Access كجزء من البيانات وسيتم تعيين أسماء عامة للحقول مثل (F1 وF2 وهكذا). وإذا لم يكن الصف الأول من البيانات الملصقة مماثلاً للصفوف التالية، فسيتم التعامل معه في Access على أنه يتضمن أسماء حقول. وبناءً على ذلك، تتم تسمية الحقول في Access ولا يتم تضمين الصف الأول في البيانات.

وفي حالة تم تعيين أسماء عامة للحقول في Access، يجب إعادة تسمية الحقول في أسرع وقت ممكن لتجنب حدوث أي إرباك. استخدم الإجراء التالي:

  1. حفظ الجدول.

    • انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ، ثم انقر فوق حفظ أو اضغط على CTRL+S صورة الزر .

  2. في طريقة عرض "ورقة البيانات"، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس كل عمود ثم اكتب اسماً صالحاً لحقل كل عمود. قد يبدو الأمر كما لو أنك تكتب فوق بيانات، ولكن رأس عمود الصف تحتوي على أسماء حقول وليس بيانات.

  3. احفظ الجدول مرة أخرى.

ملاحظة: يمكنك أيضاً إعادة تسمية الحقول بالتبديل إلى عرض "التصميم" وتحرير أسماء الحقول هناك. للتبديل إلى عرض "التصميم"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرض التصميم. للتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" مرة أخرى، انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول الموجود في "جزء التنقل".

أعلى الصفحة

استيراد بيانات من مصدر آخر أو إرفاقها أو الربط بها

من الممكن أن تكون هناك بيانات مخزنة في برنامج آخر ترغب في استيرادها إلى جدول جديد أو إرفاقها بجدول موجود في Access. أو من الممكن أن تعمل مع أشخاص يحتفظون بالبيانات في برامج أخرى وتريد العمل باستخدام هذه البيانات في Access عن طريق الربط بها. في كلتا الحالتين، سيجعل Access من العمل باستخدام البيانات من المصادر الأخرى أمراً سهلاً. يمكنك استيراد البيانات من ورقة عمل Excel أو من جدول في قاعدة بيانات أخرى في Access أو من قائمة SharePoint أو من مصادر أخرى متنوعة. وتختلف العملية التي يتم استخدامها قليلاً بناءً على المصدر لكن الإجراء التالي سيساعدك على بدء الاستخدام.

  1. في Access، في علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة استيراد، انقر فوق الأمر الخاص بنوع الملف الذي تريد استيراده.

    صورة شريط Access

    على سبيل المثال، إذا كنت تقوم باستيراد بيانات من ورقة عمل Excel، فانقر فوق Excel. إذا لم يظهر نوع البرنامج الذي تريده، فانقر فوق المزيد.

    ملاحظة: إذا تعذر عليك العثور على نوع التنسيق الصحيح في المجموعة استيراد، فقد يلزم بدء تشغيل البرنامج الذي تم في الأصل إنشاء البيانات فيه واستخدامه لحفظ البيانات بتنسيق ملف شائع (مثل ملف نص محدد) حتى تتمكن من استيراد تلك البيانات إلى Access.

  2. في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية، انقر فوق استعراض للبحث عن ملف البيانات المصدر أو اكتب مسار ملف البيانات المصدر بالكامل في المربع اسم الملف.

  3. انقر فوق الخيار الذي تريده (تتيح لك كل البرامج إمكانية الاستيراد ويتيح لك بعضها إمكانية الإرفاق أو الربط) ضمن تحديد كيفية تخزين البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الحالية وتحديد مكان تخزينها. يمكنك إنشاء جدول جديد يستخدم البيانات التي تم استيرادها، أو (في بعض البرامج) يمكنك إرفاق البيانات بجدول موجود أو إنشاء جدول مرتبط بالبيانات الموجودة في البرنامج المصدر.

  4. إذا تم بدء تشغيل معالج، فاتبع الإرشادات الواردة في الصفحات التالية الخاصة بالمعالج. في صفحة المعالج الأخيرة، انقر فوق إنهاء.

    إذا قمت باستيراد عناصر أو ربط جداول من قاعدة بيانات في Access، فسيظهر أحد مربعي الحوار استيراد عناصر أو ربط جداول. اختر العناصر التي تريدها ثم انقر فوق موافق.

    تعتمد العملية نفسها على ما إذا تم اختيار استيراد البيانات أو إرفاقها أو الربط بها.

  5. سيطالبك Acces بتحديد ما إذا كنت ترغب في حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي تم إكمالها للتو. إذا كنت ستنفذ عملية الاستيراد هذه نفسها مرة أخرى في المستقبل، فانقر فوق حفظ خطوات الاستيراد، ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك تكرار العملية بسهولة لاحقاً بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة صورة الزر في المجموعة استيراد داخل علامة التبويب بيانات خارجية. إذا كنت لا ترغب في حفظ تفاصيل العملية، فانقر فوق إغلاق.

إذا اخترت استيراد جدول، فسيقوم Access باستيراد البيانات إلى جدول جديد وسيتم عرض الجدول ضمن المجموعة جداول في "جزء التنقل". إذا اخترت إرفاق البيانات بجدول موجود، فستتم إضافة البيانات إلى ذلك الجدول. وإذا اخترت الربط ببيانات، فسيتم إنشاء جدول مرتبط في Access ضمن المجموعة جداول في "جزء التنقل".

أعلى الصفحة

فتح قاعدة بيانات Access موجودة
  1. انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ، ثم انقر فوق فتح.

  2. في مربع الحوار فتح، استعرض وصولاً إلى قاعدة البيانات التي تريد فتحها.

  3. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

    • انقر نقراً مزدوجاً فوق قاعدة البيانات لفتحها في الوضع الافتراضي المحدد في مربع الحوار خيارات Access أو الوضع الذي تم تعيينه بواسطة نهج إداري.

    • انقر فوق فتح لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول المشترك إليها في بيئة متعددة المستخدمين حتى تتمكن أنت والمستخدمون الآخرون من قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.

    • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط حتى تتمكن من عرضها دون تحريرها. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.

    • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص لفتح قاعدة البيانات باستخدام حق الوصول الخاص. إذا كانت لديك قاعدة بيانات مفتوحة باستخدام الوصول الخاص، فسيتلقى أي شخص آخر يحاول فتحها الرسالة "الملف قيد الاستخدام بالفعل".

    • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين فتح قاعدة البيانات لكن في وضع القراءة فقط.

في حالة تعذر العثور على قاعدة البيانات المطلوب فتحها    

  1. في مربع الحوار فتح، انقر فوق جهاز الكمبيوتر أو انقر فوق جهاز الكمبيوتر الموجود في القائمة المنسدلة البحث في.

  2. في قائمة محركات الأقراص، انقر بزر الماوس الأيمن فوق محرك الأقراص الذي قد يحتوي على قاعدة البيانات ثم انقر فوق البحث.

  3. اكتب معايير البحث في مربع الحوار نتائج البحث ثم انقر فوق بحث للبحث عن قواعد البيانات.

  4. إذا تم العثور على قاعدة البيانات، انقر نقراً مزدوجاً فوقها لفتحها.

  5. يجب النقر فوق إلغاء الأمر في مربع الحوار فتح لفتح قاعدة البيانات. بعد ذلك، أغلق مربع الحوار نتائج البحث.

ملاحظة: يمكنك فتح ملف بيانات مباشرة بتنسيق ملف خارجي، مثل dBASE أو Paradox أو Microsoft Exchange أو Excel. يمكنك أيضاً فتح أي مصدر بيانات ODBC مباشرة، مثل Microsoft SQL Server أو Microsoft FoxPro. يتم إنشاء قاعدة بيانات تلقائياً في Access في نفس مجلد ملف البيانات وتتم إضافة ارتباطات لكل جدول في قاعدة البيانات الخارجية.

تلميحات
  • لفتح إحدى قواعد البيانات التي تم فتحها مؤخراً، انقر فوق اسم ملف قاعدة البيانات هذه في القائمة فتح قاعدة البيانات الأخيرة في صفحة بدء استخدام Microsoft Office Access. يتم فتح قاعدة البيانات في Access باستخدام إعدادات الخيار نفسها التي تم تعيينها في آخر مرة تم فتح قاعدة البيانات فيها. إذا لم يتم عرض قائمة بالملفات المستخدمة مؤخراً، فانقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ثم انقر فوق خيارات Access. في مربع الحوار خيارات Access، انقر فوق متقدمة. ضمن عرض، أدخل عدد المستندات المطلوب عرضها في قائمة "المستندات الأخيرة"، بحد أقصى 9 مستندات.

  • إذا كنت تفتح قاعدة بيانات بالنقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ثم استخدام الأمر فتح‏، يمكنك عرض قائمة بالاختصارات المؤدية لقواعد البيانات التي تم فتحها مسبقاً بالنقر فوق المستندات الأخيرة في مربع الحوار فتح.

أعلى الصفحة

إنشاء قالب مخصص فارغ

عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة، يتم فتح جدول جديد في Access يمكن إدخال البيانات فيه لكن لا يتم إنشاء أي عنصر آخر في قاعدة البيانات. إذا كنت تريد توفر العناصر الأخرى مثل النماذج أو التقارير، أو وحدات الماكرو أو الجداول الإضافية في كل قواعد البيانات الجديدة التي يتم إنشاؤها، يمكنك إنشاء قالب فارغ مخصص يتضمن تلك العناصر. وعند إنشاء قاعدة بيانات جديدة للمرة التالية، ستحتوي مسبقاً على تلك العناصر المضمنة في القالب. وإلى جانب هذه العناصر، يتضمن القالب جداول تمت تعبئتها مسبقاً بالبيانات أو أي إعدادات تكوين خاصة أو خصائص قاعدة بيانات أو مراجع أو تعليمة برمجية مطلوب تضمينها في كل قواعد البيانات الجديدة.

على سبيل المثال، افترض أن لديك مجموعة من وحدات الماكرو التي تريد استخدامها في كل المشاريع. وفي حالة إنشاء قالب فارغ يحتوي على وحدات الماكرو تلك، فسيتم تضمينها بواسطة Access في أي قواعد بيانات جديدة يتم إنشاؤها.

يمكنك إنشاء قوالب فارغة بتنسيق ملف Office Access 2007 أو تنسيق ملف Access 2002-2003 أو تنسيق ملف Access 2000. يجب أن يكون اسم القالب فارغ.accdb بتنسيق الملف Office Access 2007 وفارغ.mdb بتنسيقات الملف السابقة.

  • إذا تم تعيين تنسيق الملف الافتراضي على Access 2000 أو Access 2002-2003، فسيتم استخدام فارغ .mdb في Access باعتباره اسم ملف القالب الفارغ. يتم إنشاء قاعدة البيانات الجديدة بتنسيق الملف نفسه مثل فارغ.mdb. على سبيل المثال، حتى لو كان تنسيق الملف الافتراضي هو Access 2000، وإذا كان القالب يسمى فارغ.mdb بتنسيق ملف Access 2002-2003، فستكون أي قواعد بيانات جديدة يتم إنشاؤها بتنسيق Access 2002-2003.

  • إذا تم تعيين تنسيق الملف الافتراضي على Access 2007، فسيتم استخدام فارغ.mdb في Access باعتباره اسم ملف القالب الفارغ.

كيف يمكنني تغيير تنسيق الملف الافتراضي؟

  1. انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ، ثم فوق خيارات Access .

  2. في مربع الحوار خيارات Access، انقر فوق عام.

  3. ضمن إنشاء قواعد بيانات، حدد التنسيق الذي تريده من القائمة المنسدلة تنسيق الملف الافتراضي.

لإنشاء قالب فارغ، نفّذ أحد الإجراءات التالية:

  • أنشئ قاعدة بيانات جديدة (يمكنك تسميتها بـ "فارغة" أو منحها اسماً مؤقتاً) ثم قم باستيراد العناصر التي تريد تضمينها في القالب أو بإنشائها.

  • انسخ قاعدة البيانات الموجودة والتي تحتوي بالفعل على عناصر مطلوب تضمينها في القالب واحذف بعد ذلك أي عناصر غير مرغوب بها.

بعد الحصول على العناصر المطلوبة في القالب، يجب حفظها في موقع معين.

  1. انقر فوق زر Microsoft Office‏ صورة زر Office ، ثم قم بالإشارة إلى حفظ باسم.

  2. ضمن حفظ قاعدة البيانات بتنسيق آخر، انقر فوق تنسيق الملف الذي تريد استخدامه في القالب.

  3. في مربع الحوار حفظ باسم، استعرض وصولاً إلى أحد مجلدي القوالب التاليين:

    • مجلد قوالب النظام    على سبيل المثال، C:‏/Program Files‏‏‏‏/‏‏Microsoft Office‏/القوالب/1033/Access

    • مجلد قوالب المستخدم    على سبيل المثال:

      • في Windows Vista    c:/المستخدمون/اسم المستخدم/AppData/Roaming/Microsoft/القوالب

      • في Microsoft Windows Server 2003 أو Microsoft Windows XP   ‏ C:/إعدادات ومستندات/اسم المستخدم/بيانات التطبيق/Microsoft/القوالب

        ملاحظة: يتجاوز القالب الفارغ الموجود في مجلد قالب "النظام" القوالب الفارغة في أي من مجلدات قوالب المستخدم.

  4. في المربع اسم الملف، اكتب فارغ. accdb (أو فارغ .mdb، إذا كنت تنشئ قالباً في إصدار أقدم) ثم انقر فوق حفظ.

وبعد أن يصبح القالب الجديد جاهزاً للاستخدام، سيتم تضمين العناصر الموجودة في القالب في أي قاعدة بيانات جديدة يتم إنشاؤها بشكل افتراضي عند إنشاء قاعدة بيانات فارغة جديدة. سيتم فتح جدول جديد في Access في طريقة عرض "ورقة البيانات" كما يحدث تماماً عند إنشاء قواعد بيانات فارغة جديدة بدون استخدام قالب.

للتوقف عن استخدام قالب فارغ، احذف الملف المسمى فارغ.accdb (أو فارغ.mdb، في الإصدارات السابقة من Access) أو أعد تسميته.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×