إنشاء علبة بريد مشتركة

المساهمون: ديان فيجل نينو بيليك
تاريخ التحديث الأخير: 19 يوليو 2017‏

من السهل إنشاء علب البريد المشتركة لتتمكن مجموعة من الأشخاص من مراقبة البريد الإلكتروني وإرساله بسهولة من عناوين بريد إلكتروني مشتركة، مثل info@contoso.com. عندما يرد أحد الأشخاص في المجموعة على رسالة تم إرسالها إلى علبة البريد المشتركة، تظهر رسالة البريد الإلكتروني وكأنها واردة من علبة البريد المشتركة، وليس من هذا المستخدم بعينه.

تتضمن علب البريد المشتركة تقويماً مشتركاً! يرغب كثير من الشركات الصغيرة في استخدم التقويم المشترك كمكان للجميع لتسجيل المواعيد الخاصة بهم. على سبيل المثال، إذا كان لديك 3 أشخاص يقومون بزيارات للعميل، يمكنهم جميعاً استخدم التقويم المشترك لإدخال المواعيد. وهذه طريقة سهلة ليبقى الجميع على علم بمكان الأشخاص.

إنشاء علبة بريد مشتركة وإضافة أعضاء

لا يدعم المستعرض الفيديو. ثبّت Microsoft Silverlight أو Adobe Flash Player أو Internet Explorer 9.
فيديو حول إنشاء علبة بريد مشتركة

جربها بنفسك!

  1. تسجيل الدخول باستخدام Office 365 حساب المسؤول الخاص بك في https://portal.office.com/adminportal/home.

    سجّل دخولك باستخدام حساب المسؤول في Office 365‏.

    تسجيل الدخول إلى Office 365 المُشغل بواسطة 21Vianet‏

  2. في مركز الإدارة، انتقل إلى مجموعات > علب البريد المشتركة.

    تحديد لفتح علبة بريد مشتركة
  3. في صفحة إضافة علبة بريد، أدخل اسماً لعلبة البريد المشتركة. بعد ذلك سيقوم المعالج باختيار عنوان البريد الإلكتروني، ولكن يمكنك تحريره.

    قم بتسمية علبة البريد المشتركة.

  4. انقر فوق إضافة. قد يستغرق ذلك بضع دقائق قبل تمكنك من إضافة الأعضاء.

  5. ضمن الخطوات التالية، اختر إضافة أعضاء إلى علبة البريد هذه. الأعضاء هم الأشخاص الذين يمكنهم عرض البريد الوارد إلى علبة البريد المشتركة هذه والردود الصادرة.

    اختر "إضافة أعضاء"

  6. انقر فوق الزر +إضافة أعضاء. ضع علامة اختيار بجانب الأشخاص الذين تريدهم أن يستخدموا علبة البريد المشتركة هذه، ثم انقر فوق حفظ.

    اختر الأعضاء المطلوب تعيينهم لعلبة البريد المشتركة.

  7. اختر إغلاق.

بهذا تكون قد أتممت المهمة! انتقل الآن إلى الخطوة التالية: السماح للجميع بالاطلاع على البريد الإلكتروني المرسلة.

السماح للجميع بالاطلاع على رسائل البريد الإلكتروني "المرسلة" (الردود)

بشكل افتراضي، لا يتم حفظ الرسائل المرسلة من علبة البريد المشتركة في مجلد "العناصر المرسلة" لعلبة البريد المشتركة. بدلاً من ذلك، يتم حفظها في مجلد "العناصر المرسلة" الخاص بالشخص الذي أرسل الرسالة.

إذا أردت السماح للجميع بالاطلاع على البريد الإلكتروني المرسل، في مركز إدارة Office 365، قم بتحرير إعدادات علبة البريد المشتركة، واختر العناصر المرسلة > تحرير.

اختر العناصر المرسلة > تحرير.

إضافة علبة البريد المشتركة إلى Outlook

إذا كان التعيين التلقائي مُمكّناً في شركتك (بشكل افتراضي، يفعل ذلك معظم الأشخاص)، فستظهر علبة البريد المشتركة في تطبيق Outlook الخاص بالمستخدمين تلقائياً بعد إغلاقهم لتطبيق Outlook وإعادة تشغيله.

لمعرفة المزيد، راجع:

  • فتح علبة بريد مشتركة واستخدامها في Outlook 2016 وOutlook 2013‏

  • فتح علبة البريد المشتركة واستخدامها في Outlook على الويب: قد يكون الرد باستخدام العنوان المشترك (على سبيل المثال sales@contoso.com‏‏) لأول مرة أمراً صعباً. سيتعين على المستخدمين لديك تنفيذ هذا الحل البديل (لن يتم تصحيح هذا الخطأ):

    1. افتح Outlook على الويب وانتقل إلى علبة البريد المشتركة.

    2. افتح رسالة تم إرسالها إلى العنوان المشترك.

    3. انقر فوق رد.

    4. في أسفل الرسالة، انقر فوق السهم "المزيد" > إظهار من.

      انقر فوق السهم "المزيد"، ثم انقر فوق "إظهار من"

    5. انقر بزر الماوس الأيمن على العنوان "من" - على سبيل المثال Ina@weewalter.me - وانقر فوق إزالة.

      إزالة الاسم المستعار "من".

    6. بعد ذلك، اكتب العنوان المشترك، على سبيل المثال support@contoso.com، وأرسل الرسالة. في المرة التالية التي تقوم فيها بالرد من علبة البريد المشتركة، سيظهر عنوانها كخيار في القائمة المنسدلة "من".

      يظهر الاسم المستعار لعلبة البريد المشتركة في مربع القائمة المنسدلة "من".

استخدام علبة بريد مشتركة على جهاز محمول (هاتف أو كمبيوتر لوحي)

للوصول إلى علبة بريد مشتركة على جهاز محمول، افتح المستعرض، وسجّل دخولك إلى Office 365، ثم انتقل إلى Outlook على الويب. للحصول على الإرشادات، راجع التعداد النقطي أعلاه لـ فتح علبة بريد مشتركة واستخدامها في Outlook على الويب. من Outlook على الويب، ستتمكن من الوصول إلى علبة البريد المشتركة.

لا يمكنك الوصول إلى علبة البريد المشتركة من تطبيق Outlook المُثبت على الجهاز المحمول.

استخدام التقويم المشترك

بالنسبة لنا نفضل استخدام تقويم علبة البريد المشتركة بدلاً من تقويم SharePoint لتعقب المواعيد وأماكن الأشخاص. حيث يُعد التقويم المشترك متكاملاً مع Outlook ويقوم بإنشاء التذكيرات، كما يسهل استخدامه وإنشاؤه أكثر من تقويم SharePoint.

  1. في تطبيق Outlook، انتقل إلى طريقة عرض التقويم، واختر علبة البريد المشتركة.

    اختر طريقة عرض التقويم

  2. عندما تقوم بإدخال المواعيد، يمكن لكل شخص عضو في علبة البريد المشتركة الاطلاع عليها.

إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها إلى علبة بريد مشتركة

  1. في مركز إدارة Office 365، اختر علبة البريد المشتركة التي تريد تحريرها.

  2. اختر إعادة توجيه البريد الإلكتروني > تحرير.

  3. قم بتعيين زر التبديل على تشغيل وإدخال عنوان البريد الإلكتروني لإعادة التوجيه. يمكنك إدخال عنوان بريد إلكتروني واحد فقط. قد يكون خارج مؤسستك، مثل عنوان Gmail او علبة بريد مشتركة أخرى.

  4. اختر حفظ.

إرسال ردود تلقائية من علبة بريد مشتركة

  1. في مركز إدارة Office 365، اختر علبة البريد المشتركة التي تريد تحريرها.

  2. اختر ردود تلقائية > تحرير.

  3. قم بتعيين زر التبديل على تشغيل، واختر ما إذا كنت تريد إرسال الرد إلى أشخاص داخل مؤسستك أو خارج المؤسسة. فأدخل رسالتك.

  4. أدخل الرد الذي تريد إرساله إلى أشخاص داخل مؤسستك. لا يمكنك إضافة الصور، يمكنك إدخال نص فقط.

  5. إذا كنت تريد أيضاً إرسال رد إلى أشخاص من خارج مؤسستك، فحدد خانة الاختيار، الذي تريد أن يحصل على الرد واكتب النص. لا توجد أي طريقة للإرسال إلى الأشخاص من خارج مؤسستك فقط وعدم الإرسال إلى أشخاص من داخلها.

  6. اختر حفظ.

الحد الأقصى لعلبة البريد المشتركة 50 غيغابايت

يمكن لعلبة البريد المشتركة تخزين ما يصل إلى 50 غيغابايت من البيانات بدون تعيين ترخيص إليها. بعد ذلك، يجب تعيين ترخيص إلى علبة البريد لتخزين المزيد من البيانات.

عندما تصل علبة بريد مشتركة إلى الحد الأقصى للتخزين، ستتمكن من تلقي رسائل البريد الإلكتروني لفترة من الوقت، ولكن لن تتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجديدة. بعد ذلك، سيتم إيقاف تلقي رسائل البريد الإلكتروني. سيحصل المرسلون إلى علبة البريد على إيصال بعدم التسليم.

منع الأعضاء من حذف الرسائل الموجودة في علبة بريد مشتركة

للأسف، لا يمكنك منع الأشخاص من حذف الرسائل الموجودة في علبة بريد مشتركة. على سبيل المثال، لنفترض أن لدينا 5 أشخاص يستخدمون علبة بريد مشتركة. وقام أحدهم بحذف رسالة بريد إلكتروني بعد قراءتها. الآن تم حذف رسالة البريد الإلكتروني لجميع المستخدمين، حتى لو لم يقرؤوا الرسالة. الطريقة الوحيدة لحل هذه المشكلة هي إنشاء "مجموعة Office 365" بدلاً من علبة بريد مشتركة.

والمجموعة الموجودة في Outlook هي بمثابة علبة بريد مشتركة. وللمقارنة بينهما، راجع مقارنة المجموعات. لمزيد من المعلومات حول "المجموعات"، راجع تعرّف على المزيد حول المجموعات، لا سيما المجموعات الموجودة في جزء معين من مقطع Outlook أسفل الصفحة.

ما يجب معرفته أيضاً حول علب البريد المشتركة

  • لا تحتاج إلى تعيين تراخيص إلى علب البريد المشتركة التي تبلغ مساحتها أقل من 50 غيغابايت.

  • يجب منح المستخدمين أذونات (عضوية) لاستخدام علبة البريد المشتركة. يمكن للأشخاص داخل مؤسستك فقط استخدام علبة بريد مشتركة.

  • لا يمكنك منح أشخاص من خارج شركتك (مثل الأشخاص الذين لديهم حساب Gmail) إمكانية الوصول إلى علبة البريد المشتركة الخاصة بك. إذا كنت تريد القيام بذلك، يمكنك أن تأخذ إنشاء مجموعة في Outlook في الاعتبار بدلاً من ذلك. لمعرفة المزيد، راجع إنشاء مجموعة Office 365 في مركز الإدارة.

  • لا يمكنك الوصول إلى علبة بريد مشتركة من Outlook لـ iPhone أو Android أو Mac. إذا كنت تريد الوصول إلى علبة بريد مشتركة من أحد هذه الأجهزة، فاستخدم Outlook على الويب.

  • لا يمكنك تشفير البريد الإلكتروني المرسل من علبة بريد مشتركة.

  • يمكنك تحويل علب بريد المستخدمين إلى علب بريد مشتركة. راجع تحويل علبة بريد مستخدم إلى علبة بريد مشتركة.

إصلاح المشاكل المتعلقة بإنشاء علب البريد المشتركة

  • رسالة الخطأ: عنوان الوكيل "smtp:<اسم علبة البريد المشتركة>" مستخدم بالفعل بواسطة عناوين الوكيل أو LegacyExchangeDN من "<اسم>." الرجاء اختيار عنوان وكيل آخر.

    تحدث هذه المشكلة إذا كنت تحاول تسمية علبة البريد المشتركة مستخدم بالفعل. على سبيل المثال، إذا أردت تسمية علب البريد المشتركة info@domain1 وinfo@domain2. فهناك طريقتان للقيام بذلك:

طريقة عمل التعيين التلقائي مع علب البريد المشتركة

يتم تعيين "التعيين التلقائي" في علبة البريد الخاصة بالمستخدم وليس في علبة البريد المشتركة.

وهذا يعني أنك إذا حاولت استخدام مجموعة أمان لإدارة من يمكنه الوصول إلى علبة البريد المشتركة، فلن يعمل التعيين التلقائي. وبالتالي، إذا كنت تريد استخدام التعيين التلقائي، يجب تعيين الأذونات بوضوح.

كيفية إنشاء علبة بريد مشتركة في مركز إدارة Exchange

يقوم بعض العملاء بجميع مهام إدارة علبة البريد الخاصة بهم في مركز إدارة Exchange. فيما يلي إرشادات حول كيفية إنشاء علب بريد مشتركة باستخدام تلك الواجهة.

لمعرفة الأذونات التي ستحتاجها لتنفيذ هذه الخطوات، راجع إدخال "علب بريد المستخدمين" في أذونات المستلمين.

  1. انتقل إلى المستلمين > مشتركة > إضافة .

  2. قم بتعبئة الحقول المطلوبة:

    • اسم العرض

    • عنوان البريد الإلكتروني

  3. لمنح أذونات "الوصول الكامل" أو "إرسال كـ"، انقر فوق إضافة، ثم حدد المستخدمين الذين تريد منحهم أذونات. يمكن استخدام المفتاح CTRL لتحديد عدة مستخدمين. هل أنت غير واثق من الإذن الذي ستستخدمه؟ راجع ما هي الأذونات التي يجب استخدامها؟.

    ملاحظة: يسمح إذن "الوصول الكامل" للمستخدم بفتح علبة البريد وإنشاء عناصر بها وتعديلها. يسمح إذن "إرسال كـ" لأي شخص بخلاف مالك علبة البريد بإرسال بريد إلكتروني من علبة البريد المشتركة هذه. تكون جميع الأذونات مطلوبة للقيام بعملية ناجحة لعلبة البريد المشتركة.

  4. انقر فوق حفظ لحفظ التغييرات وإنشاء علبة البريد المشتركة.

  1. انتقل إلى المستلمين > مشتركة > تحرير .

  2. انقر فوق تفويض علبة البريد

  3. لمنح أذونات "الوصول الكامل" و"إرسال كـ" أو إزالتها، انقر فوق إضافة أو إزالة ثم حدد المستخدمين الذين تريد منحهم أذونات.

    ملاحظة: يسمح إذن "الوصول الكامل" للمستخدم بفتح علبة البريد وإنشاء عناصر بها وتعديلها. يسمح إذن "إرسال كـ" لأي شخص بخلاف مالك علبة البريد بإرسال بريد إلكتروني من علبة البريد المشتركة هذه. تكون جميع الأذونات مطلوبة للقيام بعملية ناجحة لعلبة البريد المشتركة.

  4. انقر فوق حفظ لحفظ التغييرات.

  • الوصول الكامل يتيح إذن "الوصول الكامل" للمستخدم تسجيل الدخول إلى علبة البريد المشتركة والعمل كمالك لعلبة البريد هذه. أثناء تسجيل الدخول، يمكن للمستخدم إنشاء عناصر التقويم وقراءة رسائل البريد الإلكتروني وعرضها وحذفها وتغييرها وإنشاء المهام وجهات اتصال التقويم. ورغم ذلك، لا يمكن للمستخدم الحاصل على إذن "الوصول الكامل" إرسال بريد إلكتروني من علبة بريد مشتركة إلا إذا كان لديه أيضاً إذن "إرسال كـ" أو "إرسال نيابة عن".

  • إرسال كـ يسمح الإذن "إرسال كـ" للمستخدم بتقليد علبة البريد المشتركة عند إرسال البريد. على سبيل المثال، إذا قام باسل بتسجيل الدخول إلى علبة البريد المشتركة بقسم التسويق وأرسل رسالة بريد إلكتروني، فسيبدو الأمر وكأن قسم التسويق قد أرسل رسالة بريد إلكتروني.

    على الرغم من ذلك، لن يتمكنوا من الاطلاع على أي من رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها إلى العنوان المشترك أو منه.

  • إرسال نيابة عن يسمح الإذن "إرسال نيابة عن" للمستخدم بإرسال بريد إلكتروني نيابة عن علبة البريد المشتركة. على سبيل المثال، إذا قام ذكي بتسجيل الدخول إلى علبة البريد المشتركة لمبنى الاستقبال 32 وأرسل رسالة بريد إلكتروني، فسيبدو الأمر وكأن ذكي قد أرسل البريد نيابة عن مبنى الاستقبال 32". لا يمكنك استخدام EAC لمنح أذونات "إرسال نيابة عن"، وإنما يجب استخدام الأمر cmdlet‏ ‏Set-Mailbox‏ مع المعلمة GrantSendonBehalf.

استخدم الأمر PowerShell cmdlet ‏‏New-Mailbox (علبة بريد جديدة) لإنشاء علب بريد مشتركة.

يوضح المثال التالي كيفية إنشاء علبة البريد المشتركة "قسم المبيعات" ومنح أذونات "الوصول الكامل" و"إرسال نيابة عن" لمجموعة الأمان MarketingSG. سيتم منح المستخدمين الأعضاء في مجموعة الأمان أذونات لعلبة البريد.

ملاحظة: يفترض هذا المثال أنك قمت بالفعل بإنشاء مجموعة الأمان MarketingSG وأن مجموعة الأمان ممكّنة للبريد. راجع إدارة مجموعات الأمان الممكّنة للبريد.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

هل يجب إنشاء علبة بريد مشتركة أو مجموعة Office 365 لـ Outlook؟

راجع مقارنة المجموعات للحصول على بعض الإرشادات.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×