إنشاء رسائل وطباعتها باستخدام دمج البريد في Word 2016 for Mac

عندما يكون لديك بريد مجمع سترسله إلى أشخاص على قائمة بريدية، يمكنك استخدام دمج البريد لإنشاء دفعة رسائل مخصصة. يتطابق التخطيط والتنسيق والنص والرسومات لكل رسالة يتم إنشاؤها. تختلف مقاطع معينة فقط من الرسائل ويتم تخصيصها.

هناك ثلاثة ملفات مُضمنة في إنشاء الرسائل وطباعتها باستخدام عملية دمج البريد:

  • المستند الرئيسي
    يحتوي هذا المستند على النص والرسومات (على سبيل المثال، شعار أو صورة) المتطابقة في كل إصدار من إصدارات المستند الذي تم دمجه. مثال على المحتوى المتطابق هو نص الرسالة.

  • القائمة البريدية
    يحتوي هذا المستند على البيانات التي يتم استخدامها لملء المعلومات في الرسالة. تتضمن القائمة البريدية الأسماء، على سبيل المثال، ويتضمن المستند الرئيسي الرسالة التي سيتم إرسالها إلى الأسماء الموجودة في القائمة.

  • المستند المدمج
    هذا المستند هو عبارة عن خليط من المستند الرئيسي والقائمة البريدية. تسحب عملية دمج البريد المعلومات من القائمة البريدية وتضعها في المستند الرئيسي، مما يؤدي إلى إنشاء مستند مخصص لكل شخص.

اتبع الخطوات أدناه لإنشاء الرسائل المخصصة وطباعتها باستخدام دمج البريد.

قبل أن تبدأ عملية دمج البريد، قم بإعداد الرسالة. إذا كنت تريد إعلام الأشخاص بحدث قادم فقم، على سبيل المثال، بتضمين اسم الحدث وتاريخه ووقته وموقعه. إن تلك التفاصيل هي ما يهم جميع المتلقين لرسالتك.

  1. في علامة التبويب المراسلات، وفي المجموعة بدء دمج المراسلات، اختر بدء دمج المراسلات > الرسائل.

    من الرسائل

  2. اكتب النص الأساسي للرسالة التي تريد إرسالها لجميع الأشخاص في Word.

القائمة البريدية هي مصدر البيانات، يمكن أن تكون جدول بيانات Excel أو دليل جهات اتصال Outlook أو قاعدة بيانات Access أو قائمة عناوين Office. وهي تحتوي على السجلات التي يستخدمها Word لسحب المعلومات لإنشاء رسالتك.

تلميحات

  • إذا لم يكن لديك قائمة بريدية، يمكنك إنشاء واحدة أثناء دمج المراسلات. قبل بدء عملية دمج المراسلات، قم بجمع كل سجلات البيانات، وإضافتها إلى مصدر البيانات.

  • إذا كنت تستخدم جدول بيانات Excel، فتأكد من تنسيق عمود الرموز البريدية كنصحتى لا تفقد أي أصفار.

  • إذا كنت تريد استخدام جهات اتصال Outlook، فتأكد من أن Outlook هو برنامج البريد الإلكتروني الافتراضي. للقيام بذلك، افتح Apple Mail، ومن القائمة البريد، اختر تفضيلات. في علامة التبويب عام، إلى جانب قارئ البريد الإلكتروني الافتراضي، حدد Microsoft Outlook‏

  • يمكنك أيضا استخدام جهات اتصال Apple، تأكد من أن Apple mail هو برنامج البريد الافتراضي.

  • استخدم قاعدة بيانات FileMake pro كمصدر البيانات الخاص بك لدمج البريد.

  1. على علامة التبويب المراسلات، اختر تحديد المستلمين، ثم اختر أحد الخيارات.

    على علامة التبويب "مراسلات"،يتم تمييز "تحديد المستلمين" مع قائمة بالخيارات

    اختر

    للقيام بما يلي

    إنشاء قائمة جديدة

    لبدء قائمة عناوين أثناء إعداد دمج البريد

    استخدام قائمة موجودة

    استخدام جدول بيانات Excel، أو نوع آخر من ملف البيانات، كقائمة العناوين

    اختيار من جهات اتصال Outlook

    تحديد أسماء مباشرة من جهات اتصال Outlook لقائمة العناوين

    جهات اتصال Apple

    تحديد أسماء مباشرة من دفتر عناوين Apple لقائمة العناوين

    FileMaker Pro

    استيراد بيانات من قاعدة بيانات FileMaker Pro

  2. إذا قمت بتحديد إنشاء قائمة جديدة، اتبع الخطوات التالية:

    1. في مربع الحوار تحرير حقول القائمة، يقوم Word تلقائياً بإنشاء حقول بعض المعلومات الأساسية، مثل الاسم الأول واسم العائلة والعنوان. إذا كنت تريد إضافة حقل جديد — على سبيل المثال، حقل رسالة — فافعل ذلك الآن، بحيث يمكنك تعبئته عند كتابة الإدخالات. ضمن اسم الحقل الجديد، اكتب اسم الحقل الذي تريد إضافته، ثم اختر علامة الجمع (+).

      تلميح:  لتغيير ترتيب الحقول، حدد الحقل الذي تريد نقله، ثم استخدم السهم للأعلى أو لأسفل لنقل الحقل للمكان الذي تريده في القائمة.

    2. عندما يتم تعيين كافة الحقول الموجودة بالطريقة التي تريدها، اختر إنشاء لإنشاء القائمة.

  3. إذا قمت بتحديد استخدام قائمة موجودة، اتبع الخطوات التالية:

    1. استعرض حتى الوصول إلى الملف الذي تريد استخدامه واختر فتح.

    2. إذا اخترت فتح جدول بيانات Excel، في مربع الحوار فتح مصنف، حدد الورقة التي تريد استخدامها، ثم اترك نطاق الخلايا فارغاً لاستخدام ورقة العمل بالكامل أو أدخل نطاق خلايا للبيانات التي تريد استخدامها، ثم اختر موافق.

  4. إذا قمت بتحديد اختيار من جهات اتصال Outlook‏ أو جهات اتصال Apple‏، فاتبع الخطوات التالية:

    1. اختر تصفية المستلمين لتحديد المستلمين الذين تريد تضمينهم.

    2. بالنسبة إلى جهات اتصال Outlook في مربع الحوار خيارات الاستعلام، إلى جانب سرد مستلمي دمج البريد حسب، حدد سجل كامل. في قائمة جهات الاتصال، حدد جهات الاتصال التي تريد إرسال بريد مجمع لها، ثم اختر موافق.

    3. لجهات اتصال Apple، في مربع الحوار خيارات الاستعلام، ضمن جهات اتصال مجموعة Apple‏، اختر المجموعة التي تريد إرسال بريد مجمع لها، ثم اختر موافق.

    4. لـ قاعدة بيانات FileMaker Pro، اختر ملف قاعدة البيانات في مربع الحوار اختيار قاعدة بيانات FileMaker Pro لاستخدامها كـ مصدر بيانات، ثم اختر فتح

  1. ضمن علامة التبويب مراسلات، اختر إدراج حقل دمج وحدد الحقل الذي تريد إضافته.

    يتم تمييز "إدراج حقل دمج" على علامة التبويب "مراسلات"

    تابع إضافة الحقول حتى تنتهي من إضافة كل المعلومات التي تريدها في رسالتك.

  2. نسّق الحقول في الرسالة بحيث تتخذ الشكل الذي تريد أن تتخذه المغلفات المتبقية. على سبيل المثال، أضف مسافة بين حقلي "الاسم الأول" و"اسم العائلة"، واضغط على Return لبدء سطر جديد لحقل "العنوان".

    تلميح: لفرز قائمة المستلمين أو إزالة مستلمين، على علامة التبويب مراسلات، اختر تصفية المستلمين، ثم اختر فرز السجلات أو تصفية السجلات. عندما تنتهي، اختر موافق.

  1. ضمن علامة التبويب مراسلات، اختر معاينة النتائج لرؤية الشكل الذي ستتخذه الرسائل. استخدم السهمين إل اليمين وإلى اليسار على علامة التبويب مراسلات، للتمرير عبر كل رسالة.

    يتم تمييز "معاينة النتائج" على علامة التبويب "مراسلات"

  2. لإجراء تغييرات تنسيق إضافية، اختر معاينة النتائج مرة أخرى، مما يتيح لك إضافة دمج حقول أو إزالته.

  3. عندما تبدو الرسائل بالشكل الذي تريد، ضمن علامة التبويب مراسلات، انقر فوق إنهاء ودمج > طباعة المستندات لإكمال عملية دمج المراسلات.

    على علامة التبويب "مراسلات"، يتم تمييز "إنهاء ودمج " و"خيار طباعة المستندات"

    تلميح: إذا أردت معاينة كل رسالة وتحديثها على حدة، فعلى علامة التبويب مراسلات، اختر إنهاء ودمج > تحرير المستندات الفردية. عندما تنتهي، انقر فوق ملف > طباعة لطباعة المغلفات.

عند حفظ مستند دمج البريد، فإنه يظل متصلاً بالقائمة البريدية حتى يمكنك استخدامه للبريد المجمع التالي.

لإعادة استخدام مستند دمج البريد

  • افتح مستند دمج البريد واختر نعم عندما يطالبك Word بالإبقاء على الاتصال.

لتغيير العناوين في مستند دمج البريد

  • افتح مستند دمج البريد واختر تحرير قائمة المستلمين لفرز عناوين محددة وتصفيتها واختيارها.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×