إنشاء تسميات بريدية في Access

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يمنحك Microsoft Office Access 2007 العديد من الخيارات لإنشاء تسميات تحتوي على بيانات مخزنة في جداول Access. يمكنك ببساطة استخدام "معالج التسميات" في Access لإنشاء التسميات وطباعتها من تقرير قمت بإنشائه. كما يمكنك استيراد بيانات إلى Access من مصادر أخرى، مثل مصنفات Microsoft Office Excel 2007 وقوائم جهات الاتصال في Microsoft Office Outlook 2007 و"دمج" البيانات أو جداول Access الموجودة مع مستند Microsoft Office Word 2007 ثم إنشاء تسميات من Word وطباعتها.

ماذا تريد أن تفعل ؟

استخدام Access ل# انشاء تسميات و# طباعتها

التعرف علي تلميحات و# نصائح ل# انشاء تسميات

طباعه بيانات Access ب# استخدام "معالج دمج المراسلات" في Word

استخدام Access لإنشاء التسميات وطباعتها

في Access، يتم إنشاء التسميات كتقرير تم تنسيقه باستخدام حجم صفحة صغير ليلاءم التسمية المطلوبة. يشيع استخدام التسميات في المراسلات، غير أنه يمكن طباعة أي بيانات Access بتنسيق تسمية لأغراض متنوعة. في حالة التسميات البريدية، يحصل التقرير على بيانات العنوان من الجداول أو الاستعلامات التي تتضمن العناوين. وبطباعة التقرير يكون لديك تسمية واحدة لكل عنوان من مصدر السجل الأساسي.

ملاحظة: تفترض الخطوات الموجودة في هذه المقالة أنك قد قمت بالفعل بإنشاء قاعدة بيانات في Access تحتوي على جداول (أو جداول مرتبطة) تتضمن البيانات التي ترغب في إدخالها في التسميات الخاصة بك. يمكنك العثور على ارتباط يؤدي إلى مزيد من المعلومات حول كيفية الشروع في استخدام Access في مقطع انظر أيضًا.

يطرح عليك "معالج التسميات" سلسلة من الأسئلة عن التسميات والبيانات التي تريد عرضها فيها. ينشئ المعالج التقرير، الذي يمكنك تخصيصه فيما بعد، إذا اقتضت الحاجة.

إنشاء التسميات باستخدام "معالج التسميات" في Access

  1. في "جزء التنقل"، حدد الجدول أو الاستعلام المراد تعيينه كمصدر سجل للتسميات أو افتحه.

  2. علي علامه التبويب انشاء، في المجموعه تقارير، انقر فوق تسميات شكل الزر .

    يبدأ Access تشغيل "معالج التسميات".

    الصفحة الأولى لمعالج التسميات

  3. إذا كنت تعرف الشركة المصنعة ورقم المنتج الخاص بالتسميات، قم بما يلي:

    • اختر الشركة المصنعة من المربع تصفية حسب الشركة المصنّعة.

    • حدد التسمية من المربع ما هو حجم التسمية الذي تريده؟.

      وإلا، حاول البحث عن منتج تتطابق قيمه الموجودة في العمودين الأبعاد وعدد البطاقات عرضاً مع التسميات.

      اذا لم تتمكن من العثور تسميه مماثله:   

    • انقر فوق تخصيص، ثم انقر فوق جديد.

      يظهر مربع الحوار تسمية جديدة.

      صفحة تسمية جديدة بمعالج التسميات

    • قم بقياس التسميات وأدخل القياسات في المربعات المناسبة في مربع الحوار تسمية جديدة.

    • أدخل اسمًا للتسميات المخصصة في مربع النص اسم التسمية، واختر نوع التسمية والاتجاه الذي تريده، ثم انقر فوق موافق.

      اذا قمت مسبقا ب# انشاء تسميه مخصصه و# التي تريد تحديدها:   

    • انقر فوق إظهار أحجام التسميات المخصصة، ثم انقر فوق التسمية المخصصة التي تريدها.

  4. حدد تغذية الورق أو مستمر أسفل نوع التسمية ثم انقر فوق التالي.

  5. حدد اسم الخط والحجم والعرض ولون النص الذي تريده للتسمية، ثم انقر فوق التالي.

  6. في صفحة ماذا تريد أن يظهر على التسمية؟ من المعالج، اختر الحقول التي تريدها للتسميات من القائمة الحقول المتوفرة، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوقها لإضافتها إلى المربع النموذج الأولي للتسمية.

    إضافة حقول إلى تسمية في معالج التسميات

    • لإضافة مسافة بين الحقول الموجودة في المربع النموذج الأولي للتسمية، اضغط مفتاح المسافة.

    • لإنشاء سطر جديد، اضغط على ENTER.

    • للتنقل بين الحقول والسطور، استخدم مفاتيح الأسهم.

    • لإزالة حقل من المربع، اضغط على BACKSPACE.

    • لإضافة نص أو ترقيم آخر (على سبيل المثال، إضافة فصلة بعد اسم المدينة)، انقر لوضع المؤشر حيث تريد أن يظهر النص وابدأ الكتابة. يبقى هذا النص كما هو في كل تسمية.

      ملاحظة: يمكنك إضافة حقول بأنواع البيانات التالية فقط باستخدام "معالج التسميات": نص أو مذكرة أو رقم أو التاريخ/الوقت أو العملة أو نعم/لا أو مرفق. لإضافة حقول من أنواع البيانات OLEObject أو "ارتباط تشعبي"، افتح تقرير التسمية في طريقة عرض "التصميم" بعد الانتهاء من تشغيل "معالج التسميات"، ثم استخدم جزء قائمة الحقول لإضافة الحقول. لفتح جزء قائمة الحقول أثناء فتح التقرير في طريقة عرض "التصميم"، اضغط ALT+F8.

      بعد ترتيب الحقول في التسمية بالطريقة التي تريدها، انقر فوق التالي.

  7. في الصفحة التالية، يمكنك اختيار حقول ليتم فرز التسميات حسبها. على سبيل المثال، قد تريد الفرز حسب الرمز البريدي لعدد كبير من المراسلات. اختر الحقول التي تريد الفرز حسبها من القائمة الحقول المتوفرة، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوقها لإضافتها إلى المربع فرز حسب. وعند الانتهاء، انقر فوق التالي.

    ضبط ترتيب الفرز في معالج التسمية

  8. في الصفحة الأخيرة، أدخل اسمًا للتسميات، وانقر فوق إنهاء.

    الصفحة الأخيرة من معالج التسميات

    إذا اخترت مشاهدة التسميات كما ستتم طباعتها من الصفحة الأخيرة من "معالج التسميات"، يعرض Access التسميات في "معاينة قبل الطباعة". يمكنك النقر فوق التسمية للتكبير والتصغير، أو استخدام عنصر تحكم التكبير/التصغير من شريط المعلومات.

    عنصر تحكم التكبير/التصغير

    إذا اخترت تعديل تصميم التسمية من الصفحة الأخيرة من "معالج التسميات"، يعرض Access تقرير التسمية في طريقة عرض "التصميم".

تخصيص مظهر التسمية

إذا لم تظهر التسميات النهائية بالشكل الذي تريده، يمكنك تخصيص التخطيط عن طريق فتح التقرير في طريقة عرض "التصميم" وإجراء التغييرات. عند العمل باستخدام التسميات، من الأفضل غالبًا استخدام طريقة عرض "التصميم" حيث يمكنك السيطرة بشكل أكبر على التخطيط. لمشاهدة نتائج التغيير الذي أجريته في طريقة عرض "التصميم"، انتقل إلى "معاينة قبل الطباعة".

إذا لم تكن البيانات مصفوفة مع التسميات بشكل صحيح

في كثير من الأحوال، يمكنك حل المشاكل الصغيرة المتعلقة بتخطيط التسمية بإجراء بعض التعديلات على طريقة عرض "التصميم". يمكنك نقل عناصر التحكم وتعديل حجم التسمية عن طريق تغيير عرض أو ارتفاع المقطع "تفصيل".

ل# التبديل الي طريقه عرض التصميم، انقر ب# زر الماوس التقرير في "جزء التنقل"، ثم فوق طريقه عرض التصميم شكل الزر القائمه المختصره.

إذا كنت بحاجة إلى تغيير الهوامش أو المسافات بين التسميات، يمكنك استخدام مربع الحوار إعداد الصفحة أثناء العمل في طريقة عرض "التصميم".

علي علامه التبويب اعداد الصفحه، في المجموعه تخطيط الصفحه، انقر فوق اعمده شكل الزر . يتم عرض مربع الحوار اعداد الصفحه مع تحديد علامه التبويب اعمده.

علامة التبويب "أعمدة" من مربع الحوار "إعداد الصفحة"

يمكنك تغيير الإعدادات التالية في المقاطع الثلاثة لمربع الحوار إعداد الصفحة:

المقطع

الخيار

الوصف

إعدادات الشبكة

عدد الأعمدة

يجب أن يساوي عدد التسميات عبر الصفحة.

تباعد الصفوف

أدخل قيمة جديدة لزيادة المسافة العمودية بين صفوف التسميات أو تقليلها.

تباعد الأعمدة

أدخل قيمة جديدة لزيادة المسافة الأفقية بين أعمدة التسميات أو تقليلها.

حجم العمود

العرض

يجب مراعاة إعدادات الهامش وتباعد الأعمدة عند تعيين هذه القيمة.

يمكنك مراجعة قيم الهوامش وتعديلها بالنقر فوق خيارات الطباعة الموجودة في مربع الحوار إعداد الصفحة.

الارتفاع

قم بتعديل ارتفاع كل تسمية حسب الحاجة.

مماثل للتفصيل

عند تحديده، يتم تعيين عرض العمود وارتفاعه بقيمة مساوية لعرض المقطع "تفصيل" وارتفاعه في طريقة عرض "التصميم".

تخطيط العمود

طولاً، ثم عرضًا

عند تحديده، تتم طباعة بيانات التسمية الموجودة في العمود الأول ثم العمود الثاني وهكذا.

عرضاًً، ثم طولاً

عند تحديده، تتم طباعة بيانات التسمية الموجودة في الصف الأول ثم الصف الثاني وهكذا.

ملاحظة: يمكنك كذلك استخدام مربع الحوار إعداد الصفحة أثناء فتح "معاينة قبل الطباعة". عند النقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار، يمكنك رؤية تأثير الإعدادات الجديدة على التسميات.

ربما تحتاج إلى إجراء بعض التجارب للوصول إلى المحاذاة المثلى للبيانات في التسميات، خاصة للتسميات ذات الأعمدة المتعددة بتغذية الصفحات. يحتوي تقرير التسمية على عدد من المناطق التي تشغل مساحات. على سبيل المثال، هناك التسميات ذاتها، وهناك المسافة بين التسميات، وهناك المساحة التي تشغلها هوامش الصفحات. لذلك إذا كانت ورقة التسميات ذات عرض 8.5 بوصة وتستخدم هامش بمقدار 0.25 في اليمين واليسار، تكون المساحة المتوفرة هي 8 بوصة فقط (8.5 ناقص 0.5). إذا قمت بتصميم التقرير ليحتوي على عمودين من التسميات بحيث تكون المسافة بين التسميات بمقدار 0.25 بوصة (يتم إعداد تباعد الأعمدة من مربع الحوار إعداد الصفحة)، يصبح لديك 7.75 بوصة متوفرة فقط للتسميات ذاتها. لذلك، لا يجب أن يتعدى المقطع "تفصيل" 3.875 بوصة (7.75/2 عمود) لكي تتناسب معه بيانات التسمية. ينطبق نفس المبدأ على البُعد العمودي — يجب مراعاة الهوامش العلوية والسفلية وتباعد الصفوف عند ضبط ارتفاع التسميات.

إذا كانت الإعدادات الموجودة في مربع الحوار إعداد الصفحة و/أو عرض عناصر التحكم في تصميم التقرير ينتج عنها بعض المعلومات التي لا تتلاءم مع الصفحة عند طباعتها أو معاينتها قبل الطباعة، يعرض Access الرسالة "قد لا يتم عرض بعض البيانات". وهي إشارة مؤكدة لضرورة تحسين إعدادات الصفحة وربما تعديل حجم عناصر التحكم في تصميم التقرير. إذا رأيت هذه الرسالة، حاول تنفيذ أي مما يلي:

  • تقليل عرض عناصر التحكم في المقطع "تفصيل" بحيث تتلاءم مع المساحة المتوفرة المحسوبة للتسمية الواحدة. راجع المثال السابق في هذا العمود للتعرف على كيفية حساب المساحة المتوفرة.

  • تقليل حجم هوامش الصفحة من مربع الحوار إعداد الصفحة. وهو ما يؤدي إلى زيادة المساحة المتوفرة للمعلومات في التسميات.

طباعة التسميات

  1. افتح التقرير في أي طريقة عرض (أو حدد التقرير في "جزء التنقل").

  2. انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ، و# من ثم انقر فوق طباعه. الزر "طباعة"

    يعرض Access مربع الحوار طباعة.

  3. أدخل اختياراتك من مجموعة الخيارات الموجودة مثل الطابعة ونطاق الطباعة وعدد النسخ.

  4. انقر فوق موافق.

اعلي الصفحه

تعلم تلميحات وحيل لإنشاء التسميات

  • تحديد العناوين المراد طباعتها    إذا لم ترغب في طباعة كافة العناوين الموجودة في مصدر السجل الأساسي، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • حدد عناوين عن طريق تحديد معيار واحد او اكثر    انشاء استعلام معلمات و# تحديد هذا الاستعلام ك# مصدر السجل ل# التقرير التسميه. عندما تفتح فيها التقرير، يطالبك الاستعلام ل# تحديد المعايير ل# استرداد السجلات. ثم يتم استرداد السجلات التي تطابق المعايير المحدده و# متاحا ل# تقرير تسميه.
      اذا كنت تستخدم Word ل# انشاء و# طباعه العناوين، حدد معلمه استعلام ك# مصدر البيانات اثناء عمليه دمج المراسلات.

    • تحديد العناوين باستعراض سجلات العناوين     إذا أردت استعراض قائمة العناوين واختيار عناوين منها لطباعة التسمية لها، قم بما يلي:

      1. في طريقة عرض "التصميم"، قم بإضافة حقل "نعم/لا" يسمى طباعة التسمية لجدول العنوان الأساسي. عندما تقوم بالتبديل إلى طريقة عرض "التصميم"، في العمود طباعة التسمية، ستجد خانة اختيار في كل صف.

      2. استخدم "معالج الاستعلامات البسيطة" لإنشاء استعلام يتضمن كافة حقول العناوين والحقل "طباعة التسمية".

      3. افتح الاستعلام في طريقة عرض "التصميم"، ثم في الخلية المعايير من الحقل "طباعة التسمية"، اكتب نعم. يقوم الاستعلام فقط باستعادة تلك العناوين المراد طباعتها.

      4. قم بتعيين الخاصية مصدر_السجلات لتقرير التسمية إلى اسم الاستعلام.

      5. قبل طباعة التسميات، افتح الجدول في طريقة عرض "ورقة البيانات" وحدد خانات الاختيار لتلك العناوين المراد طباعتها. قم بإلغاء تحديد خانات الاختيار المقابلة للعناوين التي لا تريد طباعتها. ثم افتح التقرير واطبعه.

  • طباعة العناوين مباشرًة على المغلفات    ربما تحتاج إلى طباعة العناوين مباشرًة على المغلفات بدلاً من طباعتها على التسميات ثم وضع التسميات المطبوعة على المغلفات. لطباعة تسمية على مغلف، يجب تعريف تسمية مخصصة. في الخطوة 1 من المعالج، عندما تتم مطالبتك بتحديد تفاصيل التسمية، انقر فوق تخصيص واتبع الإرشادات في الخطوة 4. تذكر تعيين نوع التسمية إلى تغذية الورق.

اعلي الصفحه

طباعة بيانات Access باستخدام "معالج دمج المراسلات" في Word

إذا تم حفظ العناوين في Access، وأردت تصديرها إلى Word بحيث يمكنك استخدام وظيفة دمج المراسلات الخاصة بها لتنسيق التسميات وطباعتها، يمكنك استخدام "معالج دمج المراسلات" في Word.

  1. في "جزء التنقل"، حدد الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على البيانات التي تريد طباعتها.

  2. من علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة تصدير، انقر فوق أكثر، ثم انقر فوق دمج بواسطة Microsoft Office Word.

    يبدأ "معالج دمج مراسلات Microsoft Word".

  3. إذا قمت بالفعل بإنشاء مستند وتريد ربط البيانات به، انقر فوق ربط البيانات بأحد مستندات Microsoft Word الموجودة. أو انقر فوق إنشاء مستند جديد ثم ربط البيانات به.

  4. انقر فوق موافق.

    إذا اخترت ربط البيانات بأحد مستندات Microsoft Word الموجودة، يفتح مربع الحوار تحديد مستند Microsoft Word. حدد المستند الذي تريده، وانقر فوق فتح. يتم فتح المستند في Word.

    إذا اخترت إنشاء مستند جديد، يفتح Word مستنداً فارغاً.

  5. في Word، اتبع الإرشادات الموجودة في جزء "دمج المراسلات". لمزيد من المعلومات حول "معالج دمج مراسلات Word"، راجع تعليمات Word.

ملاحظة: يمكنك استخدام Word لطباعة العناوين، بغض النظر عن مكان تخزينها. من Word، يمكنك الاتصال بقائمة عناوين مخزنة في برامج متنوعة، مثل Excel و Outlook وAccess. أو إذا لم يكن لديك قائمة عناوين، يمكنك إنشاء واحدة في Word ثم طباعة التسميات. لمزيد من المعلومات، راجع تعليمات Word.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×