إعداد تخزين ملفات Office 365 ومشاركتها

المساهمون: توم ويرنر ديان فيجل

إحدى أفضل الطرق لإعداد تخزين ملفات أعمالك ومشاركتها هي استخدام OneDrive for Business وموقع فريق Office 365 معاً خاصة إذا كان لديك شركة صغيرة تضم عدداً محدوداً من الموظفين.

يتضمن Office 365 موقع فريق أساسي لبدء الاستخدام. يمكنك على الفور بدء تخزين الملفات في OneDrive for Business والتعاون في العمل على الملفات الموجودة في موقع الفريق.

أين يمكنك تخزين المستندات في Office 365‏

  • تم تصميم OneDrive for Business للاستخدام الأفراد، مع إمكانية مشاركة الملفات أحياناً. يعد OneDrive for Business مثالياً لتخزين الملفات التي تملكها.

  • تم تصميم موقع فريق Office 365 لمشاركة الملفات والتعاون على العمل عليها بشكل منتظم. يعد موقع الفريق السبيل الأمثل لتخزين الملفات ذات الملكية المشتركة حيث يمتلك العديد من الأشخاص أو الفريق بالكامل الملفات ويتمكن من التعاون في العمل عليها.

يوفر كل من OneDrive for Business ومواقع الفرق الوصول من أي مكان لك ولموظفيك.

رسم تخطيطي حول كيفية استخدام نوعين من التخزين: OneDrive أو مواقع الفريق

فيما يلي توصيات بما يمكن تخزينه في كل موقع عند استخدام OneDrive for Business ومواقع فرق Office 365 معاً:

موقع التخزين

ما الغرض من الاستخدام

ما يجب تخزينه هنا

OneDrive for Business

يشبه تخزين المحتوى في OneDrive for Business تخزين الملفات على جهاز الكمبيوتر، حيث لن يتمكن أي شخص آخر من الوصول إليها بسهولة.

يعد ذلك مثالياً في تخزين ملفات العمل التي تعمل عليها بنفسك.

ملفات العمل التي لن يحتاج أعضاء الفريق الآخرين إلى التعاون على العمل عليها أو الوصول إليها دورياً.

Office 365 موقع الفريق

يشبه موقع فريق Office 365 موقع ويب، ولكنه ليس عامًا افتراضياً؛ فهو يمكن الوصول إليه من قبل الأشخاص الذين منحتهم أذونات.

يعد ذلك مثالياً للمشاركة والتعاون في العمل على الملفات.

المستندات المشتركة التي يمكن لكل الموظفين الوصول إليها والتعاون في العمل عليها. على سبيل المثال، التعاون في العمل على عرض تقديمي من PowerPoint، أو تخزين خطط الفريق التي يحدّثها كل شخص، أو نشر جداول أعمال الاجتماعات.

موقع ويب فرعي لفريق Office 365

يعد موقع الويب الفرعي لفريق Office 365 بمثابة قسم منفصل في موقع فريقك بمظهر فريد أو أذونات فريدة للوصول.

فهو السبيل الأمثل لمشاركة الملفات والتعاون في العمل عليها مع أحد العملاء أو الشركاء من خارج شركتك.

وهو يعد الطريقة الأنسب لتخزين الملفات التي ترغب في الحفاظ على خصوصيتها بعيداً عن باقي الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى موقع الفريق في شركتك. كما يمكنك إعداد موقع ويب فرعي لا يتمكن أحد سواك (وشخص واحد أو اثنان آخران إذا اقتضت الحاجة) من الوصول إليه.

تعرف على كيفية إنشاء موقع ويب فرعي للفريق.

الملفات التي تريد مشاركتها مع أشخاص من خارج شركتك.

ملفات تريد الحفاظ على سريتها عن أشخاص آخرين في شركتك. على سبيل المثال، قد ترغب في تخزين العاملين والمعلومات المالية هنا.

Office 365 مجموعات المواقع المشتركة

تخزين الملفات ومشاركتها، ولكن تظل مجموعة المواقع المشتركة منفصلة تماماً عن موقع الفريق الموجود.

تتميز مجموعة مواقع Office 365 المشتركة الجديدة بعنوان وأذونات خاصة والتي يمكن استخدامها للتعاون الداخلي أو الخارجي.

تستخدم الشركات الأكبر مجموعات المواقع المشتركة بنفس الطريقة التي تستخدمها الشركات الصغيرة مع مواقع الويب الفرعية. وقد تحتاج شركة صغيرة باحتياجات أمان متقدمة ومهارات فنية قوية إلى إنشاء مجموعة مواقع مشتركة.

يمكنك تخزين نفس المعلومات المشتركة في مجموعة مواقع مشتركة كما تفعل في موقع فريق وموقع ويب فرعي.

فيديو: نقل الملفات إلى السحابة

شاهد هذا الفيديو للتعرف على كيفية بدء استخدام تخزين المستندات في السحابة بسرعة. انتقل إلى الخطوات.

لا يدعم المستعرض الفيديو. ثبّت Microsoft Silverlight أو Adobe Flash Player أو Internet Explorer 9.

خطوات: بدء استخدام OneDrive for Business وموقع الفريق لتخزين الملفات والتعاون عبر الإنترنت

الحصول على الوقت المقدر لإكمال: من 5 إلى 10 دقائق

سيتلقى كل شخص في شركتك لديه Office 365 سعة تخزينية سحابية في OneDrive for Business. أخبرهم أنه عليهم تخزين الملفات المتعلقة بالعمل هنا إذا كانوا الوحيدين الذين يحتاجون إلى استخدام الملفات. فعلى سبيل المثال، يمكنهم تخزين مسودة عرض أو ملاحظات الاجتماعات أو برنامج نصي لعرض توضيحي سيقدمونه.

ومن المهم أيضاً الطلب من الموظفين مشاركة مجلد OneDrive for Business معك ومع زملائهم في العمل حيث إنه إذا أصيب الموظفون بالمرض أو تركوا الشركة، فسيكون من الصعب الوصول إلى ملفاتهم المخزنة في OneDrive for Business، ولكن إذا كانت مجلدات OneDrive for Business مشتركة، فستتمكن دائماً من الوصول إلى الملفات عندما تقتضي الحاجة.

إليك كيفية وصول كل شخص في فريقك إلى OneDrive for Business ومشاركة مجلدهم.

  1. انتقل إلى https://portal.office.com لتسجيل الدخول.

  2. اكتب اسم المستخدم وكلمة المرور، ثم حدد تسجيل الدخول.

  3. في صفحة ‎Office 365 Home، اختر OneDrive.

    من مشغّل التطبيق، اختر لوحة OneDrive.

  4. في OneDrive for Business، إذا كان لديك بالفعل مجلد مشترك مع الجميع، فافتحه. ذلك هو الموقع الذي يجب على أعضاء الفريق تخزين مستنداتهم المتعلقة بالأعمال في OneDrive for Business فيه. اختر مشاركة، وانتقل إلى الخطوة التالية.

    أو، إذا لم يكن لديك هذا المجلد بالفعل، فاختر جديد لإنشاء مجلد جديد. قم بتسميته مشترك مع الجميع، واختر دعوة الأشخاص. إذا لم تتمكن من رؤية دعوة الأشخاص، فانقر فوق إنشاء، وانقر بزر الماوس فوق المجلد الجديد، ثم انقر فوق مشاركة.

    اختيار المجلد "المشتركة مع الجميع" في OneDrive

  5. في مربع دعوة الأشخاص، أدخل أسماء أعضاء الفريق وعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم الذين تريد منحهم حق الوصول إلى المجلد. يمكنك تضمين عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك للحصول علي نسخة من البريد الإلكتروني الذي سيتم إرساله إلى الأشخاص الذين منحتهم حق الوصول.

    مربع الحوار لإدراج عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في مشاركة المجلد "OneDrive for Business" معهم.

  6. حدد إعداد إذن في المجلد لإمكانية التحرير أو إمكانية العرض.

  7. اكتب رسالة لتضمينها مع رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها إلى الأشخاص الذين تدعوهم كي يكونوا على دراية بأن البريد الإلكتروني يتضمن ارتباطاً إلى ملفات العمل المشتركة. اختر إنشاء. ويتم إرسال هذا البريد الإلكتروني مباشرةً إلى الأشخاص الذين تدعوهم.

    إليك ما يبدو عليه البريد الإلكتروني عند إرساله. ستجد أنه يتضمن ارتباطاً إلى المجلد المشترك مع الجميع بالأسفل كي يتمكنوا من الوصول إليه.

    افتح رسالة البريد الإلكتروني وانقر فوق «فتح موقع الويب».

الحصول على الوقت المقدر لإكمال: من 5 إلى 10 دقائق

يتضمن Office 365 موقع فريق أساسي يحتوي على بعض الميزات لمساعدتك على بدء الاستخدام. لن يتمكن من الوصول إلى موقع الويب الداخلي هذا سوى الأشخاص في شركتك.

إليك كيف يمكنك الوصول إلى موقع الفريق:

  1. أثناء تسجيل الدخول إلى Office 365، في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة، اختر مشغّل التطبيق أيقونة مشغّل تطبيق Office 365 ، ثم اختر المواقع.

    في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة، اختر مشغل التطبيق، ثم اختر "المواقع".

  2. في صفحة "المواقع"، اختر موقع الفريق.

    للوصول إلى مواقع الفريق، انقر فوق "مواقع" ثم انقر فوق "مواقع الفريق".

سترى الصفحة الرئيسية لموقع الويب الداخلي لفريقك بعنوان افتراضي لموقع فريق <اسم شركتك>. تتضمن هذه الصفحة الرئيسية:

  • الإطارات المتجانبة للميزات لمساعدتك في بدء تخصيص موقع الفريق.

  • ارتباطات الجانب الأيمن للانتقال إلى مناطق أخرى في موقع الفريق.

  • مكتبة مستندات، كي يمكنك البدء في تخزين الملفات ومشاركتها مع فريقك.

تتضمن صفحة مواقع الفريق الأولية لوحات للميزات الأكثر استخدامًا لتخصيص موقعك.

الحصول على الوقت المقدر لإكمال: من 20 إلى 30 دقيقة لملفاتك القليلة الأولى

لمساعدتك على بدء تخزين الملفات ومشاركتها بسرعة، يتضمن موقع الفريق مكاناً لتخزين الملفات. يسمى هذا المكان مكتبة المستندات كما في "مكتبة مستندات."

اتبع الخطوات التالية:

  1. في الصفحة الرئيسية لموقع الفريق، اختر المستندات من قائمة التنقل في الجهة اليمني، وبذلك ستنتقل إلى مكتبة المستندات.

    اختيار المكتبة "المستندات" في القائمة اليمنى

  2. عندما تكون مسجل الدخول إلى Office 365، افتح مستكشف الملفات من شريط البدء أو موقع آخر.

    افتح "مستكشف الملفات" من شريط البدء أو موقع آخر.

  3. انتقل إلى الملفات التي تريد تحميلها إلى موقع الفريق.

    حدد "استعراض" للانتقال إلى الملف على الكمبيوتر الذي تريد تحميله إلى موقع الفريق.

  4. حدد الملفات التي تريد تحميلها إلى موقع الفريق، واسحبها إلى مكتبة المستندات.

    مثال لملف تم تحميله إلى مكتبة المستندات في موقع فريقك على الويب.

    عندما تنتهي من ذلك، سيتم تخزين الملفات في كل من موقع الفريق والكمبيوتر لديك.

    صورة للمظهر التي تتخذه مكتبة المستندات بعد أن تكون قد حمّلت الملفات إليه.

    يمكنك حذف الملفات من الكمبيوتر لديك. في الخطوة التالية، خطوة 4: مزامنة الملفات عبر الإنترنت مع سطح المكتب، ستتمكن من إنشاء موقع جديد لهذه الملفات على الكمبيوتر لديك.

    إذا كان لديك كثير من الملفات أو ملفات كبيرة لتحميلها إلى موقع الفريق، فاقرأ هذه التلميحات حول تحميل ملفات عديدة أو كبيرة إلي مكتبة.

    إذا كنت بحاجه إلى مساحة تخزين إضافية، فراجع تغيير مساحة التخزين للاشتراك.

الحصول على الوقت المقدر لإكمال: من 20 إلى 30 دقيقة لملفاتك القليلة الأولى

الآن وقد أصبح لديك ملفات على موقع الفريق، يمكنك إعدادها لمزامنتها مع الكمبيوتر أو جهاز Mac. بهذه الطريقة، يمكنك العمل على الملفات من الكمبيوتر أو جهاز Mac بدلاً من العمل في Internet Explorer أو Chrome أو أي مستعرض آخر. من المفيد أيضاً أن يكون لديك إصدار من ملفاتك تمت مزامنته على الكمبيوتر لديك لاستخدامه في الأوقات التي تحتاج فيها إلى الوصول إلى ملف ولا يوجد اتصال بالإنترنت.

بعد إعداد الملفات لمزامنتها مع الكمبيوتر لديك، عندما تكون متصلاً بالإنترنت، ستتم مزامنتها تلقائياً كل 10 دقائق تقريباً.

إليك كيفية مزامنة الملفات على موقع الفريق مع جهاز سطح المكتب:

  1. في الصفحة الرئيسية لموقع الفريق، اختر المستندات من قائمة التنقل في الجهة اليمني. لا يمكنك إعداد المزامنة من الصفحة الرئيسية، لذلك يتعين عليك فتح المكتبة من قائمة التنقل.

    تلميح: عند مزامنة الملفات في موقع الفريق، تقوم بمزامنة كل مكتبة مستندات في الموقع، وليس الموقع بأكمله.

    اختيار المكتبة "المستندات" في القائمة اليمنى

  2. في مكتبة المستندات، اختر مزامنة، أو حدد الملفات الفردية التي تريد مزامنتها.

    اختر الملف ثم اختر "مزامنة".
  3. في المربع OneDrive for Business، اختر المزامنة الآن. (OneDrive for Business هي عملية تنفيذ المزامنة.)

    اختر الزر "المزامنة الآن" لبدء مزامنة الملفات من موقع الفريق إلى سطح المكتب.
  4. إذا تلقيت مطالبة أمان، فاختر السماح. إذا ظهرت مطالبة بإدخال بيانات اعتماد Office 365 الخاصة بك، فأدخل مُعرّف مستخدم Office 365 وبعد ذلك كلمة المرور. عند بدء عملية المزامنة، سترى مربع الحوار هذا:

    صورة مربع الحوار الذي ستراه عندما تبدأ عملية المزامنة.
  5. اختر إظهار الملفات الخاصة بي لرؤية مستنداتك في "مستكشف Windows". ستتمكن من رؤية الملفات الموجودة على الكمبيوتر لديك في مجلد SharePoint. تشير علامة الاختيار الخضراء الصغيرة الموجودة بجانب الملف إلى أنه قد تم تحديثه ومزامنته مع الإصدار الموجود في موقع الفريق.

    استخدم "مستكشف الملفات" للانتقال إلى الملف الذي تمت مزامنته على سطح المكتب. إنه موجود في مجلد SharePoint.

    ملاحظات: 

    • عند مزامنة الملفات في OneDrive for Business، تكون هذه الملفات موجودة على سطح المكتب في مجلد OneDrive for Business.

    • لقطة شاشة للمظهر في "مستكشف الملفات" بعد قيامك بمزامنة ملف OneDrive for Business وسطح مكتبك

  6. انتقل إلى مجلد SharePoint، وافتح الملف. قم بإجراء تغيير، ثم اختر حفظ. إذا كنت متصلاً بالإنترنت، فسترى أسفل الشاشة يتم الآن التحميل إلى SharePoint، الذي يشير إلى عملية حفظ الملف في موقع الفريق. يتم أيضاً حفظ الملف على سطح المكتب في مجلد SharePoint في الوقت نفسه. إذا تلقيت الرسالة "فشل التحميل"، فحاول مرة أخرى. في بعض الأحيان، قد يعيق اتصال الإنترنت المتقطع عملية الحفظ.

    صورة رسالة الحالة التي تتلقاها عندما يتم حفظ أحد الملفات في موقع الفريق.

    تهانينا! لقد انتهيت من إعداد تخزين الملفات والتعاون عبر الإنترنت لمؤسستك.

أفضل الممارسات لتخزين الملفات ومشاركتها

  • مؤسسة غير ربحية صغيرة: أنشئ موقع فريق Office 365 لتخزين المستندات المشتركة حتى يتم وضع المعلومات وأرشفتها مركزياً. بهذه الطريقة لن يتم فقدان المعلومات أثناء انتقالات العاملين على سبيل المثال إلى مدير آخر. أنشئ موقع ويب فرعي لفريق Office 365 لتخزين الملفات التي تريد الحفاظ على خصوصيتها بعيداً عن باقي أعضاء الفريق، مثل مستندات العاملين والمستندات المالية.

  • الملكيات الفردية: استخدم OneDrive for Business لتخزين ملفاتك الخاصة ومشاركتها مع العملاء حسب كل حالة على حدة.

  • الملكيات المشتركة: إذا كنت تمتلك شركة ملكية مشتركة، يمكنك مع ذلك استخدام OneDrive for Business الخاص بك، ولكن عليك مشاركة ملفاتك مباشرة مع مالك آخر، والعكس صحيح.

  • الشركات التي لديها شركاء أو عملاء خارجيين يلزمهم الوصول إلى الملفات: استخدم مواقع الويب الفرعية لفريق Office 365 لتخزين المستندات المخصصة لعميل محدد ومشاركتها. نظراً أن الوصول إلى موقع الويب الفرعي خاص بعملاء محددين ومقصور على موقع الويب الفرعي، فلا داعي للقلق حيال وصول أحد العملاء إلى المعلومات المخصصة لعميل آخر.

عند تخزين ملف في OneDrive for Business فلن يُسمح لأحد غيرك بالوصول إليه، إلا إذا قمت بمشاركته مع الآخرين. عند مشاركة الملفات، يمكنك اختيار أشخاص محددين لمشاركتها معهم، أو مشاركتها مع الجميع. كما يمكنك أيضاً إنشاء مجلدات منفصلة في OneDrive لأغراض مختلفة مثل المشروعات العامة أو الشخصية أو الفردية. يمكن مشاركة أي مجلد مع شخص أو مجموعة مختلفة أو عدم مشاركته على الإطلاق.

للحصول على مزيد من المعلومات حول المشاركة، راجع أيضاً مشاركة الملفات والمجلدات في OneDrive for Business‏

للطلاع على مساحة التخزين التي تركتها في OneDrive for Business، راجع إدارة التخزين في OneDrive for Business‏.

في حين أنه يمكنك تحميل ملفات بأي تنسيق تقريباً، قد لا يُسمح بتحميل بعض الملفات لسببين هما الأمان والأحرف غير الصالحة في أسماء الملفات. تعمل نُهج أمان OneDrive for Business على حظر أنواع ملفات معينة ومجموعة صغيرة من الأحرف. للحصول على مزيد من المعلومات حول تنسيقات الملفات والأحرف غير الصالحة التي لا يُسمح بها، راجع أنواع الملفات وأحرف الملفات غير الصالحة في OneDrive for Business‏.

الخطوات التالية

نحن هنا لمساعدتك!

إذا كنت أحد مسؤولي Office 365، يمكنك الاتصال بدعم العملاء مجاناً في أي وقت.

كان آخر تحديث لهذه المقالة في ‏22 مارس 2017‏ بفضل ملاحظاتك.

إذا كان لديك سؤال أو اقتراح، فالرجاء تزويدنا بمعلومات حوله في مربع التعليق أدناه حتى يمكننا معالجته في التحديثات المستقبلية لهذه المقالة.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×