إضافة البيانات المجمعة من خلال رسائل البريد الإلكتروني إلى قاعدة بيانات Access

ملاحظة: نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

يمكنك جمع او معلومات التحديث عبر البريد الالكتروني ب# استخدام Access 2010 او Microsoft Access 2007 ب# استخدام Microsoft Outlook 2007 او Microsoft Outlook 2010. يرشدك الوصول من خلال انشاء نموذج مجموعه بيانات و# ارسال النموذج في رساله بريد الكتروني. عند العوده مستلمي البريد الالكتروني الخاص بك النماذج المكتمله، يمكنك اختيار البيانات التي تم تجميعها معالجتها تلقائيا و# تخزينها في قاعده بيانات Access محدد. هذا الاسلوب ل# مجموعه البيانات حفظ الذي الوقت و# الجهد عاده مشترك في نسخه "و" لصق "او" عمليه ادخال بيانات يدويا. فيما يلي بعض سيناريوهات حيث يمكنك استخدام هذه العمليه ل# تجميع البيانات:

الاستطلاعات    اجراء استطلاع و# تحويل النتائج ب# الاول انشاء قاعده بيانات Access تضم جداول اللازمه ل# تخزين النتائج، و# استخدام المعالج ل# انشاء نموذج استبيان، و# ثم بريد علي المشاركين في الاستطلاع. عند الرد المشاركين، يتم تخزين البيانات الاستطلاع تلقائيا في قاعده البيانات.

تقارير الحاله    سواء كانت حاله مستوي المخزون الاخير او معلومات محدثه علي تعليق المشاكل، فريقك يمكنك اعلامك عن طريق ارسال بريد الكتروني الرسائل التي تحتوي علي المعلومات الحاليه علي فترات زمنيه منتظمه.

اداره حدث    عند تنظيم مؤتمر او التدريب او احداث اخري، ف# يمكنك ارسال نموذج واحد او اكثر ك# رساله بريد الكتروني ل# تجميع معلومات جهات الاتصال و# تفضيلات السفر و# الاقامه و# ما الي ذلك. اذا اخترت ان يقوم معالجه الردود تلقائيا، ل# المشاركين ب# مقدورك تغيير تفضيلاته في اي وقت دون الحاجه ل# الاعلام، و# عليك دائما الوصول الي احدث البيانات ل# اغراض قرار اجراء.

تشرح هذه المقاله ما تحتاج الي استخدام هذا معالجه، كيفيه الشروع في استخدام المعالج، و# ثم يوفر لك معلومات اضافيه حول خطوات مختلفه يمكنك القيام ب# التحديد افضل كما اتبع الخطوات في المعالج

ملاحظة: لن تتمكن من اضافه البيانات المجمعه اذا استخدمت المستلم اما Hotmail او Yahoo ل# ارسال نموذج مجموعه البيانات.

قبل البدء

اذا كانت هذه هي المره الاولي تجميع البيانات ب# استخدام رسائل البريد الالكتروني، نفذ الخطوات التاليه:

  1. تاكد من انك قمت ب# تثبيت التطبيقات التاليه علي الكمبيوتر الخاص بك:

    • Access 2007 او Access 2010.

    • Outlook 2007 او Outlook 2010. يجب ان كان Outlook مثبتا و# تكوينها علي الكمبيوتر الذي تستخدمه ل# ارسال رسائل البريد الالكتروني. اذا كان لديك تثبيت Outlook لكن لم يتم تكوين، ابدا تشغيل Outlook و# اتبع الارشادات الوارده في معالج بدء تشغيل Outlook. ل# الحصول علي المساعده ب# شان المعالج، راجع تعليمات Outlook.

    • اذا كنت تخطط ل# استخدام نموذج InfoPath، تاكد من انه لديك InfoPath 2007 او تثبيت الاصدار الاحدث و# المستلمين ستحتاج ايضا الي InfoPath مثبتا علي الكمبيوتر الخاص به.

    • يمكنك يحتوي البريد الالكتروني يجب ان يكون لديك المستلمين اما InfoPath او عميل بريد الكتروني يعتمد تنسيق HTML مثبتا علي الكمبيوتر الخاص به ل# كي تتمكن من عرض و# تحرير النموذج.

      نموذج يستخدم ل# تجميع البيانات من خلال رسائل البريد الالكتروني غير نموذج Access. يقوم المعالج ب# انشاء نموذج خاص ب# تنسيق HTML او InfoPath.

      تحديد قاعده البيانات وجهه. يمكن ان تكون قاعده البيانات ب# تنسيق الملف accdb او mdb.. ب# الاضافه الي ذلك، يتم اعتماد ملفات .mde و .accde. اذا لم ترغب في استخدام قاعده بيانات موجوده، يجب انشاء واحده جديده.

  2. تحديد او انشاء الجداول التي تريد تعبئتها ب# البيانات من الردود البريد الالكتروني. اذا تم تجميع البيانات من اجل الجداول الموجوده، تاكد من ان الجداول غير القراءه فقط و# ان لديك الاذونات اللازمه ل# اضافه الي او تحديث محتوياتها.

ملاحظة: المرفقات، و# ترقيم تلقائي، و# OLE، و# لا يمكن تجميع انواع ب# استخدام رسائل البريد الالكتروني حقل متعدد القيم

في حاله عمليه تجميع البيانات الخاص بك ب# ملء جدولين او اكثر، يجب انشاء استعلام تحديد و# استخدامه ك# مصدر السجلات ل# النموذج. تاكد من ان الاستعلام يتضمن كل الحقول المطلوبه من الجداول الاساسيه. اذا كنت تستخدم استعلام موجود، تاكد من ان الاستعلام ليس ل# القراءه فقط و# ان لديك الاذونات اللازمه ل# اضافه الي او تحديث محتوياته. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول انشاء استعلام يستند الي جدولين او اكثر، راجع المقاله مقدمه حول الاستعلامات.

تخزين البيانات ك# سجلات جديده في الحالات التاليه:

  • اذا كان سيتم ملء البيانات في جداول متعدده.

  • اذا لم يكن الجدول الوجهه حقل مفتاح اساسي. قيم المفتاح الاساسي ضروريه ل# تعيين كل رد الي سجل موجود. اذا لم يكن الجدول الوجهه ل# حقل مفتاح اساسي، يمكنك اضافه الان او تعيين حقل موجود الذي يحتوي علي قيم فريده ك# مفتاح اساسي.

  • اذا لم يكن اي سجلات الجدول الوجهه. اذا كان الجدول فارغا، يفترض المعالج الذي تريده ل# اضافه السجلات.

  • اذا لم يتم تخزين عناوين البريد الالكتروني ل# المستلمين ك# حقل في قاعده البيانات. عند تجميع البيانات تحديث سجلات خوادم الاسماء، ف# لن تتمكن من كتابه العناوين يدويا في الرساله التي يتم انشاؤها من المعالج. يجب ان يكون حقل العنوان في الجدول الوجهه، او في جدول يحتوي علي علاقه ب# استخدام الجدول الوجهه.

أعلى الصفحة

بدء الاستخدام

  1. افتح قاعده البيانات التي سيتم تخزين البيانات المجمعه.

  2. ل# اضافه البيانات الي جدول واحد، حدد الجدول في "جزء التنقل". ل# تعبئه عده جداول مرتبطه، حدد الاستعلام المرتبط ب# هذه الجداول.

  3. قم ب# اي من الاجراءات التاليه ل# بدء تشغيل المعالج:

    • علي علامه التبويب بيانات خارجيه، في المجموعه تجميع البيانات، انقر فوق انشاء بريد الكتروني.

    • زر الماوس الايمن فوق الجدول او الاستعلام، و# من ثم انقر فوق تجميع البيانات و# تحديثها عبر البريد الالكتروني.

      ملاحظة: اذا كان الجدول لا يحتوي علي ايه حقول، او فقط يحتوي علي "ترقيم تلقائي" او كائن OLE، مرفق، او انواع حقل بحث متعدد القيم، يعرض Access ب# الرساله التاليه: المحدد جدولا او استعلاما يحتوي اي حقول تعتمد تجميع البيانات ب# استخدام البريد الالكتروني .

اذا كان يحتوي الجدول علي الحقول التي تعتمد تجميع البيانات، يبدا تشغيل المعالج. اذا كان الجدول يدعم كل من اضافه و# تحديث البيانات، يرشدك المعالج عبر الخطوات المطلوبه ل# تجميع البيانات من خلال رسائل البريد الالكتروني.

استخدم المقاطع التاليه ك# مرجع ل# اي الاسئله التي قد تحتاج عبر الخطوات الرئيسيه سبعه التاليه العمليه.

  1. اختيار نوع نموذج ادخال البيانات التي تريد ارسالها

  2. اختر ما اذا كنت تريد تجميع بيانات جديده ام تحديث بيانات موجوده

  3. حدد البيانات التي تريد تجميعها

  4. تحديد معالجه البيانات تلقائيا او يدويا

  5. حدد كيف تريد تعيين عناوين البريد الالكتروني ل# المستلمين

  6. مراجعه و# تحديد قائمه المستلمين

  7. انشاء و# ارسال رساله البريد الالكتروني

أعلى الصفحة

اختيار نوع نموذج ادخال البيانات التي تريد ارسالها

حدد نوع النموذج استنادا الي سهوله استخدام الخاصه بك وب# المستلمين.

نموذج تحديد HTML    يمكنك عرض نموذج HTML و# تحريرها ب# واسطه اي مستخدم عميل البريد الالكتروني التي تدعم HTML

نموذج تحديد Microsoft InfoPath    سوف يظهر هذا الخيار InfoPath اذا كان مثبتا علي الكمبيوتر الخاص بك. حدد هذا الخيار فقط اذا كان لدي المستلمين كافه InfoPath و Outlook مثبتا علي الكمبيوتر الخاص به. يوفر نموذج InfoPath افضل ادخال البيانات و# بيئه تحرير،

يعتمد صفحه المعالج الذي يظهر بعد ذلك علي ما اذا كان الكائن الوجهه يعتمد تحديث البيانات. اذا كان الكائن استعلام يستند الي جدولين او اكثر، او اذا كان جدول الذي لا يحتوي حقل مفتاح اساسي او لا يحتوي علي ايه سجلات، المعالج يفترض التي تريد اضافه سجلات جديده، و# المطالبه ب# تحديد حقول النموذج. في كل الحالات الاخري، يطالبك المعالج ب# تحديد ما اذا كنت تريد اضافه البيانات او تحديثها قبل المطالبه ب# تحديد حقول النموذج.

أعلى الصفحة

اختر ما اذا كنت تريد تجميع بيانات جديده ام تحديث بيانات موجوده

حدد ما تريد القيام بها ب# استخدام البيانات. يؤثر نوع النموذج الذي تستخدمه علي عدد السجلات الجديده التي يمكنك ارسال مستلم لك في رد واحده. عند تحديث البيانات، يحدد عدد السجلات التي يجب تحديث ب# مستلم عدد المكتمل مسبقا النماذج التي سيتم تضمينها في رساله.

ملاحظة: ل# اضافه سجلات جديده، اكتب عناوين البريد الالكتروني في المربع عنوان رساله البريد الالكتروني عند انشاء الرساله. ل# تحديث بيانات موجوده، يجب ان يتم تخزين عناوين البريد الالكتروني ل# المستلمين ك# حقل في الجدول او الاستعلام الاساسي، او في جدول مرتبط.

أعلى الصفحة

تحديد البيانات التي تريد تجميعها

عند اختيار الحقول المطلوب تضمينها في النموذج الخاص بك، غير الضروري ل# تضمين كل الحقل الموجود في الجدول او الاستعلام في النموذج الاساسي. و# مع ذلك، يجب ان تكون الشروط التاليه:

  • الحقول المطلوبه:    الحقول التي تم وضع علامه عليه ب# استخدام رمز العلامه نجميه (*)، هي الحقول المطلوبه. حاله جمع سجلات جديده، سيقوم المعالج تلقائيا ب# تضمين كافه الحقول الخاصه به الخاصيه مطلوب معينه الي نعم. اذا كان اي سجل المطلوب الحقلان فارغه، فشل Access ل# اضافه السجل الي الجدول.

  • انواع الحقول غير معتمده:    لن تتمكن من تضمين بعض انواع الحقول في النموذج مثل، "ترقيم تلقائي" او مرفق، كائن OLE او حقول بحث متعدد القيم.

  • حقل المفتاح الاساسي:    سيتمكن المستخدم من كتابه قيمه في الحقل عند اضافه السجلات و# مع ذلك؛ لن تتم معالجه الرد اذا كانت القيمه المحدده قيد الاستخدام ب# الفعل.

    ملاحظة: تعيين تسميه ل# كل حقل تضمين، ضمن خصائص الحقل، ثم انقر فوق القراءه فقط اذا كنت لا تريد المستخدم ل# تغيير البيانات الموجوده في هذا الحقل.

أعلى الصفحة

تحديد معالجه البيانات تلقائيا او يدويا

يمكنك تحديد معالجه الردود تلقائيا او يدويا. المعالجه التلقائيه يعني ان عندما تتلقي الردود، Outlook و Access العمل معا ل# تصدير البيانات الي الجداول الوجهه في قاعده البيانات. المعالجه التلقائيه يمكنك توفير الوقت و# الجهد. معالجه يدويا يعني فقط ان تبدا عمليه التصدير ل# نقل البيانات من مجلد محدد في Outlook، ل# الجدول الوجهه في Access.

يتم تصدير الردود ب# نجاح الي الجدول الوجهه طالما استيفاء الشروط التاليه في الوقت تصل الردود الي علبه البريد:

  • يجب ان يكون outlook التشغيل ب# الفعل علي الكمبيوتر الخاص بك. في حال عدم تشغيل Outlook، يبدا معالجه في المره التاليه التي يتم فيها تشغيل Outlook.

  • الوصول الي لا يجب ان تكون محمي ب# كلمه مرور، و# لا يجب فتح في وضع خاص. اسم او موقع قاعده البيانات يجب عدم تم تغييرها منذ ان قمت ب# ارسال رساله البريد الالكتروني.

  • اسماء الجداول و# الاستعلامات و# خصائص الحقول المضمنه في النموذج، يجب ان لا تم تغييرها منذ ان قمت ب# ارسال رساله البريد الالكتروني.

  • يجب ان يكون لديك الاذونات المطلوبه ل# اضافتها او تحديثها محتويات الجدول الاساسي و# الاستعلام.

    ملاحظة: اذا فشلت عمليه المعالجه التلقائيه، حاول اصلاح اي مشاكل،، ثم التصدير الردود التي فشل يدويا. متابعه معالجه تلقائيا اي ردود الوصول الي علبه الوارد بعد حل المشاكل.

تعيين خصائص ل# التحكم في المعالجه التلقائيه ل# الردود

ل# تحديد مجلد Outlook اخر حيث يتم تخزين الردود علي الصفحه تحديد كيف تريد معالجه الردود من المعالج، انقر فوق اسم المجلد. في مربع الحوار تحديد مجلد، حدد مجلد اخر، او انقر فوق جديد ل# انشاء مجلد جديد.

اذا نقرت فوق تعيين خصائص ل# التحكم ب# المعالجه التلقائيه ل# الردود الي التغيير او اعدادات الاستيراد تحسين جوده مشكله في ذلك، راجع الجدول التالي ل# الحصول علي معلومات علي الخيارات المتوفره:

الخيار

النتيجة

تجاهل الردود من الاشخاص الذين لم يتم ارسال الرساله   

حدد خانه الاختيار هذه اذا كنت تريد فقط الردود التي تم ارسالها ب# واسطه المستلمين الاصليين الرساله الخاصه بك ل# كي تتم معالجتها تلقائيا. الردود الاشخاص الاخرين مخزنه في المجلد الوجهه، و# لكن لا تتم معالجه تلقائيا.

قبول ردود متعدده من كل مستلم   

حدد خانه الاختيار هذه اذا اردت الرد الاول فقط من كل مستلم معالجه تلقائيا. الردود الثاني و# الثالث مخزنه في المجلد الوجهه، و# لكن لا تتم معالجه تلقائيا.

ملاحظة: يتحكم هذا الاعداد فقط عدد الردود، و# غير عدد السجلات داخل رد مفرده، التي تتم معالجتها. ب# عباره اخري، اذا قمت ب# ارسال نموذج InfoPath، مستخدم قادرا علي ارسال سجلات متعدده في رد واحده، و Access تلقائيا ب# معالجه كافه السجلات في الرد، حتي لو لم يتم تحديد خانه الاختيار هذه.

السماح ب# تحديثات ل# البيانات الموجوده فقط   

عندما المستلمين ب# استخدام نموذج InfoPath ل# تحديث البيانات، يمكنهم ارسال سجلات جديده ب# الاضافه الي تحديثات ل# السجلات الموجوده. حدد خانه الاختيار هذه ل# معالجه تحديثات سجلات موجوده فقط.

عدد الردود الي المعالجه   

اكتب العدد الاجمالي ل (من جميع المستلمين) التي تريد معالجه الردود تلقائيا. اذا كنت تريد كل الردود معالجتها تلقائيا، ادخل قيمه كبيره، مثل 5000، في مربع النص. الردود التي تم تلقيها بعد الوصول الي القيمه المحدده مخزنه في المجلد الوجهه، و# لكن لا تتم معالجه تلقائيا.

التاريخ و# الوقت ل# التوقف عن   

تحديد عندما يجب ايقاف المعالجه التلقائيه ل# ردود رساله البريد الالكتروني هذه. الردود تلقي بعد هذا التاريخ و# الوقت مخزنه في المجلد الوجهه، و# لكن لا تتم معالجه تلقائيا.

ل# تغيير هذه الخيارات في وقت لاحق، علي علامه التبويب بيانات خارجيه، في المجموعه تجميع البيانات، انقر فوق اداره الردود. في مربع الحوار اداره رسائل تجميع البيانات، حدد الرساله التي تريد ل# تغيير الاعدادات، و# من ثم انقر فوق خيارات الرساله. تسري التغييرات التي تجريها في مربع الحوار كل الردود اللاحقه التي تلقيتها ل# هذه الرساله.

معالجه الردود يدويا

ل# التحكم في حالات و# معالجه اي ردود، لا تحدد الخيار العمليه التلقائيه. سيتم تخزين الردود في مجلد محدد في Outlook حتي يتم تحديد و# انقر ب# زر الماوس كل رد في المجلد، ثم انقر فوق تصدير بيانات الي Microsoft Access في القائمه المختصره.

في بعض الحالات، قد تحتاج ايضا الي يدويا معالجه الردود التي فشل معالجه تلقائيا.

تذكر ما يلي قبل تصدير البيانات

  • يجب ان تكون قاعده بيانات Access غير مفتوحه في الوضع "خاص"، و# اسم او موقع قاعده البيانات يجب عدم تم تغييرها منذ ان قمت ب# ارسال رساله البريد الالكتروني.

  • اسماء الجداول و# الاستعلامات و# خصائص الحقول المضمنه في النموذج، يجب ان لا تم تغييرها منذ ان قمت ب# ارسال رساله البريد الالكتروني.

  • يجب ان يكون لديك الاذونات المطلوبه ل# اضافتها او تحديثها محتويات الجدول الاساسي و# الاستعلام.

أعلى الصفحة

حدد كيف تريد تعيين عناوين البريد الالكتروني ل# المستلمين

حاله جمع معلومات جديده فقط، يمكنك تحديد عناوين البريد الالكتروني ب# استخدام طريقتين:

  • اكتب عناوين البريد الالكتروني كل علي حده في رساله بريد الكتروني Outlook، او تحديد العناوين من دفتر عناوين.

  • استخدام حقل عنوان البريد الالكتروني في الجدول او الاستعلام من قاعده بيانات Access.

    ملاحظة: عند تجميع البيانات ل# تحديث سجلات موجوده، لا يظهر مربع الحوار هذا، ل# انه يجب ان تكون عناوين البريد الالكتروني الخاصه ب# المستلمين اولا المتوفره ك# حقل في قاعده البيانات.

ادخال عناوين البريد الالكتروني في Outlook

اذا اردت تعيين المستلمين في Outlook، يمكنك معاينه و# قم ب# تخصيص الرساله قبل ارسالها. في البريد الالكتروني يتضمن النص الاساسي ل# الرساله مقدمه مختصره و# نموذج. من المستحسن ان عدم اجراء ايه تغييرات الي النموذج. قد يؤدي اجراء تغييرات علي بنيه نموذج الرد لم تتم معالجه.

استخدام عناوين البريد الالكتروني المخزنه في حقل في قاعده البيانات

خيار ل# تحديد الجدول ب# "المقترنه" تشير الي الجداول المرتبطه. ل# عرض او تحرير العلاقات بين الجداول في قاعده البيانات، ضمن ادوات قاعده البيانات.، في المجموعه علاقات، انقر فوق العلاقات

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول العلاقات، راجع مقاله دليل الي العلاقات بين الجداول.

أعلى الصفحة

مراجعه و# تحديد قائمه المستلمين

يتضمن الخطوه النهائيه الرئيسيه معاينه و# تخصيص رساله البريد الالكتروني، و# تحسن توليف قائمه المستلمين، و# من ثم ارسال رسائل تجميع البيانات الخاصه بك.

انشاء و# ارسال رساله البريد الالكتروني

عندما يعلمك المعالج الان انشاء رساله البريد الالكتروني، و# تظهر لك كيفيه عرض حاله البريد الالكتروني ب# استخدام الامر اداره الردود، قد تظهر بعض رسائل تحذير. يصف الجدول التالي كل تحذير و# الاجراءات التي يمكنك تنفيذها ل# حل المشكله:

تحذير رساله

الوصف

S أولوتيون

لا تتضمن بعض السجلات عنوان صالح في الحقل عنوان البريد الالكتروني المحدد. لن يتم ارجاع ايه بيانات ل# هذه الصفوف.

يحتوي حقل عنوان البريد الالكتروني التي حددتها علي القيم الخاليه.

اذا كنت تريد تجميع البيانات ل# كل سجل، قم ب# انهاء المعالج و# استبدال القيم الفارغه ب# عناوين البريد الالكتروني. قم ب# تشغيل المعالج مره اخري.

لديك حاليا قفل خاص علي قاعده البيانات؛ لن المعالجه التلقائيه حتي تحرير التامين.

لديك قاعده البيانات المفتوحه حاليا في الوضع "خاص".

اذا اخترت ان يقوم الردود تلقائيا معالجتها، و# معالجه فشل ل# انه لا يمكن اضافه الي او تحديثه قاعده بيانات Access التي علي تامين ل# الاستخدام خاص. اغلاق و# اعاده فتحه ب# قاعده البيانات في وضع غير حصري مباشره بعد ارسال الرساله

قد تحتوي علي رسائل البريد الالكتروني هذه بيانات طبيعه سري او حساس.

تقوم ب# جمع المعلومات ل# تحديث سجلات موجوده، و# سيتم النموذج الذي الذي سيتم ارسال المكتمل مسبقا ب# استخدام البيانات الموجوده.

اذا كان يتضمن بعض الحقول في نموذج بيانات حساسه، عد الي خطوه المعالج حيث يمكنك تحديد الحقول و# ازاله الحقول التي تحتوي علي بيانات حساسه من النموذج

بعد معاينه و# قم ب# تخصيص الرساله، يمكنك تصفيه حقل عنوان البريد الالكتروني و# حدد المستلمين. اختر عناوين البريد الالكتروني الذي تريد استخدامه عن طريق تحديد خانات الاختيار المناظره. اذا رايت مربع حوار ادراج عناوين البريد الالكتروني غير صحيح، ف# قم ب# تدوين العناوين في القائمه و# انقر فوق انهاء. التحقق من صحه العناوين غير صالحه و# اجراء التصحيح الضروري اي ثم حاول اعاده ارسال الرساله.

أعلى الصفحة

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×