إدارة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام القواعد

إدارة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام القواعد

تسمح لك القواعد بنقل رسائل البريد الإلكتروني ووضع علامات عليها والرد عليها تلقائيًا. يمكنك أيضًا استخدام القواعد لتشغيل الأصوات أو نقل الرسائل إلى المجلدات أو عرض تنبيهات عناصر جديدة.

القاعدة الأسهل والأكثر شيوعًا في الإنشاء هي القاعدة التي تسمح لك بنقل عنصر من مرسل معين أو بكلمات معينة في سطر الموضوع إلى مجلد آخر. يمكنك إنشاء هذه القاعدة مباشرة من رسالة تلقيتها بالفعل.

  1. انقر بزر الماوس الأيمن على رسالة في البريد الوارد أو مجلد بريد إلكتروني آخر وحدد القواعد..

    انقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة التي تلقيتها لإنشاء قاعدة.
  2. حدد أحد من الخيارات. يقترح Outlook تلقائيًا إنشاء قاعدة استنادًا إلى المرسل والمستلمين. لعرض مزيد من الخيارات، اختر إنشاء قاعدة.

  3. في مربع الحوار إنشاء قاعدة، حدد واحدًا أو أكثر من خانات الاختيار الثلاث الأولي.

    حدد "إنشاء قاعدة" لإنشاء قاعدة جديدة.
  4. في القسم قم بإجراء ما يلي إذا كنت تريد للقاعدة أن تقوم بنقل رسالة إلى مجلد ما، فحدد المربع نقل عنصر إلى مجلد ثم حدد المجلد من مربع الحوار تحدد مجلد الذي ينبثق، ثم انقر فوق موافق.

    يمكنك نقل العناصر إلى مجلد موجود أو جديد.
  5. انقر فوق موافق لحفظ القاعدة الخاصة بك.

    ملاحظة: إذا كنت تريد تشغيل القاعدة على الرسائل التي تلقيتها بالفعل، فحدد المربع الموجود في مربع حوار التأكيد الذي ينبثق ثم انقر فوق موافق.

إنشاء قاعدة باستخدام "معالج القواعد"

هناك ثلاثة أنواع من القواعد التي يمكنك إنشاؤها باستخدام "معالج القواعد".

  • البقاء منظمًا: تساعدك هذه القواعد في تصفية الرسائل وأرشفتها ومتابعتها.

  • البقاء على اطلاع: هذه القواعد تقوم بإعلامك عندما تتلقي رسالة تلائم مجموعة معينة من المعايير.

  • القواعد المخصصة: هذه هي القواعد التي قمت بانشاءها دون قالب.

تكاد تكون القواعد قابلة للتخصيص بشكل لا نهائي. هناك مجموعة متنوعة من الخيارات التي يمكنك تعيينها لكل نوع من القواعد التي تنشئها. اتبع الخطوات التالية لمعرفة كيفية إنشاء قاعدة باستخدام "معالج القواعد".

  1. حدد ملف > إدارة القواعد والتنبيهات لفتح مربع الحوار القواعد والتنبهات.

  2. ضمن علامة التبوب قواعد البريد الإلكتروني، اختر قاعدة جديدة.

  3. حدد أحد القوالب من الخطوة 1. للبدء من قاعدة فارغة، اختر تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها or تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها.

  4. في مربع الحوار الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة ، انقر فوق أي خيارات مسطرة لتعيينها. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد الإبلاغ عن الرسائل من شخص ما للمتابعة في الخطوة 1، انقر فوق أشخاص أو مجموعة عامة لتحديد رسائل المرسلين التي تريد الإبلاغ عنها، ثم انقر فوق متابعة في هذا الوقت لوضع علامة عليها وتحديد تاريخ للمتابعة.

  5. انقر فوق التالي.

في الصفحة الثانية من "معالج القواعد"، يمكنك إضافة شروط إضافية إلى القاعدة الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكنك تحديد الرسائل المرسلة من شخص معين والتي تحتوي أيضًا على كلمات محددة في الموضوع أو نص الرسالة.

  1. في مربع الخطوه 1: تحديد الشرط (الشروط)، يتم تحديد أي شرط قمت بتعيينه على الشاشة السابقة. يمكنك تحديد شروط إضافية متعددة من خلال تحديد خانات الاختيار الخاصة بها.

  2. في مربع "الخطوة الثانية": تحرير وصف القاعدة، انقر فوق أية شروط إضافية مسطرة التي أضفتها للتو. ثم انقر فوق التالي.

في الصفحة الثالثة من "معالج القواعد"، يمكنك تحديد إجراءات إضافية لتتخذها. على سبيل المثال، يمكنك وضع علامة على الرسائل للمتابعة ووضع علامة على الرسالة كأهمية كبيرة.

  1. في مربع الخطوة 1: تحديد الشرط (الشروط)، أي إجراء قمت بتعيينه علي الشاشة الأولي محددًا. يمكنك تحديد عدة إجراءات إضافية عبر تحديد خانات الاختيار الخاصه بها.

  2. في مربع "الخطوة الثانية": تحرير وصف القاعدة، انقر فوق أي إجراءات إضافية مسطرة أضفتها للتو. ثم انقر فوق التالي.

في الصفحة الرابعة من "معالج القواعد"، يمكنك إضافة أي استثناءات إلى القاعدة. على سبيل المثال، يمكنك التحقق مما إذا تم وضع علامة عليها كأهمية للتأكد من عدم وضع علامة على أي رسائل تم وضع علامة لها بأهمية محددة لتتم متابعتها.

  1. في مربع الخطوة 1: تحديد الشرط (الشروط)، حدد أي استثناءات على القاعدة عبر تحديد خانات الاختيار الخاصه بها.

  2. في مربع "الخطوة الثانية": تحرير وصف القاعدة، انقر فوق أي استثناءات مسطرة إضافيه أضفتها للتو. ثم انقر فوق التالي.

  1. في الصفحة الأخيرة من "معالج القواعد"، أدخل اسمًا للقاعدة.

  2. إذا كنت تريد تشغيل هذه القاعدة على الرسائل التي تلقيتها بالفعل، فحدد تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "البريد الوارد"..

  3. بشكل افتراضي، يكون خيار تشغيل هذه القاعدة محددًا. يمكنك إلغاء تحديد هذا المربع إذا كنت لا تريد أن تكون هذه القاعدة قيد التشغيل في الوقت الحالي.

  4. انقر فوق إنهاء لحفظ القاعدة وتشغيلها.

يمكنك حذف قاعدة إذا لم تعد ضرورية.

  1. من علامة التبويب ملف، اختر إدارة القواعد والتنبيهات.

  2. في مربع الحوار القواعد والتنبيهات، من علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني واختر القاعدة التي تريد حذفها.

  3. اختر حذف الأيقونة "حذف" > موافق.

يمكنك تشغيل قاعدة واحدة أو أكثر يدوياً.

  1. من علامة التبويب ملف، اختر إدارة القواعد والتنبيهات، ومن علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، اختر تشغيل القواعد الآن.

  2. في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد المطلوب تشغيلها، حدد خانة الاختيار لكل قاعدة تريد تشغيلها.

  3. في المربع تشغيل في المجلد، لتحديد مجلد آخر، اختر استعراض، واختر المجلد ثم اختر موافق.

    حدد خانة الاختيار تضمين المجلدات الفرعية لتضمين المجلدات كافة ضمن المجلد الذي تم اختياره في الخطوة 3.

  4. في القائمة تطبيق القواعد على، قم بقبول الإعداد الافتراضي للرسائل كافة أو قم بتغييره إلى رسائل مقروءة أو غير مقروءة.

  5. اختر تشغيل الآن.

هناك نوعان من القواعد في Outlook: القواعد المستندة إلى الخادم وقواعد العميل فقط.

  • القواعد المستندة إلى الخادم   
    عند استخدام حساب Microsoft Exchange Server‏‏، بعض القواعد تكون مستندة إلى الخادم. يتم تشغيل هذه القواعد من علبة البريد من Exchange خادم البريد حتى عندما لا يكون Outlook قيد التشغيل.

    يجب تطبيق القواعد المستندة إلى الخادم على الرسائل عندما يتم تسليمها لأول مرة إلى علبة الوارد، ويجب أن يتم تمكين تشغيل القواعد حتى تكتمل على الخادم. على سيبل المثال، قاعدة تُحدِد أنه لا يمكن تشغيل رسالة سيتم طباعتها حتى تكتمل على الخادم، ينطبق هذا عند بدء Outlook والتحول إلى قاعدة العميل فقط.

  • قواعد العميل فقط   
    قواعد العميل فقط هي القواعد التي يتم تشغيلها فقط على جهاز الكمبيوتر لديك. هذه هي القواعد التي يتم تشغيلها في Outlook بدلاً من الخادم Exchange. لا يمكن تشغيل قواعد العميل فقط إلا عندما يكون Outlook قيد التشغيل.

تلميح: إذا كانت قائمة القواعد تحتوي على نوعي القواعد، يتم تطبيق القواعد المستندة إلى الخادم أولاً، متبوعةً بقواعد العميل فقط.

إيصالات التسليم واستجابات التصويت والردود التلقائية

عند تطبيق القواعد، تتم معالجة إيصالات التسليم وإيصالات القراءة واستجابات التصويت والردود التلقائية (إعلامات خارج المكتب) تماماً كالرسائل. على سبيل المثال، القاعدة التي تقوم بنقل الرسائل التي تحتوي على كلمة "اجتماع" في مربع الموضوع، تقوم أيضاً بنقل إيصالات التسليم أو استجابات التصويت أو الردود التلقائية كافة إلى المجلد نفسه.

ملاحظة: يتأثر تعقّب الصوت عندما تقوم قاعدة ما بنقل استجابات التصويت من علبة الوارد إلى مجلد آخر. عند فتح رسالة مُرسَلة تحتوي على زر تصويت، لا تتضمن معلومات التعقّب سجِل الاستجابات الذي نقلته قاعدة ما. لا يؤثر نقل استجابة أو حذفها يدوياً على التعقّب.

طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات

تُعتَبَر طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات رسائل. إذا قمت بإنشاء قاعدة لنقل عنصر إلى مجلد معين استناداً إلى شروط معينة (معايير) يتم استيفاؤها (تطابقها)، فعندئذ يتم نقل أي طلب اجتماع ومهمة تطابق هذه الشروط. ومع ذلك، كُن على علم بالشروط التالية عند إنشاء قواعد تؤثر على أنواع العناصر هذه:

  • قد لا يعمل العنصر الذي تم نقله إلى مجلد غير مجلد البريد كما هو متوقع بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى مجلد التقويم، فلن يتم إنشاء موعد جديد.

  • إذا تم نقل اجتماع أو استجابة لمهمة إلى المجلد العناصر المحذوفة باستخدام قاعدة، فلا يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.

  • إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة، لا تتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.

  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر في الرسائل التي ترسلها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.

مجموعات جهات الاتصال

قد يختلف سلوك القاعدة التي تتضمن "مجموعة جهات اتصال" عن القواعد الأخرى استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة.

  • نقل الرسائل المُرسَلة إلى مجموعة عامة إلى مجلد   
    هذه القاعدة متوفرة فقط إذا كنت تستخدم حساب Exchange Server. يتم نقل الرسائل المُرسَلة إلى "مجموعة جهات الاتصال" فقط إلى مجلد معين. لا يتم نقل رسائل الأشخاص الأعضاء في "مجموعة جهات الاتصال" إلى مجلد معين.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×