إدارة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام القواعد

إدارة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام القواعد

القاعدة هي إجراء يقوم Outlook for Windows بتنفيذه تلقائياً على الرسائل الواردة أوالصادرة. يمكنك اختيار ما يقوم بتشغيل القاعدة والإجراءات التي تتخذها القاعدة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لنقل جميع الرسائل من المدير إلى مجلد أو لحذف الرسائل كافة التي تحتوي "Buy now!" في الموضوع.

كيفية مساعدة القواعد لك على إدارة رسائل البريد الإلكتروني

باستخدام القواعد، يمكنك تقليل الإجراءات اليدوية والمتكررة المطلوبة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني. عند تشغيل القواعد، يتم تشغيلها باستمرار وبشكل تلقائي.

تقع القواعد بشكل عام ضمن أحد فئتين: المؤسسة أو الإعلام. يمكنك استخدام "معالج القواعد" لمساعدتك في تصميم القواعد لإدارة الرسائل.

يتضمن "معالج القواعد" قوالب للقواعد الأكثر استخداماً.

معالج قواعد Outlook

  • الاحتفاظ بالترتيب   
    هذه القواعد لا تساعدك في تصنيف الرسائل فحسب بل تساعدك في متابعتها. يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل من مُرسِل معين. لذا يمكنك تعيين قاعدة، على سبيل المثال، أن يتم وضع علامة المتابعة على الرسائل التي يتم تلقيها من حسيبة ناصر والتي تحتوي على كلمة "مبيعات" في الموضوع، وتصنيفها كمبيعات، ونقلها إلى مجلد باسم "مبيعات حسيبة".

  • البقاء على اطلاع   
    عندما تتلقى رسالة معينة، ستقوم هذه القواعد بإعلامك بها —بناءً على الاختيارات التي تحددها—. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تقوم تلقائياً بإرسال رسالة إلى هاتفك المحمول عند تلقي رسالة من أحد أفراد العائلة.

  • البدء من قاعدة فارغة   
    هذه هي القواعد التي يمكنك إنشاؤها وتخصيصها دون قالب قاعدة.


الخطوة 1: اختر قالب قواعد Outlook

  1. اختر قواعد > إدارة القواعد والتنبيهات من الشريط أو اختر علامة التبويب ملف ثم اختر إدارة القواعد والتنبيهات.

  2. في مربع الحوار القواعد والتنبيهات، من علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، اختر قاعدة جديدة.

  3. في معالج القواعد، ضمن الخطوة 1: تحديد قالب ، اختر أحد القوالب الافتراضية ضمن الاحتفاظ بالترتيب أوالبقاء على اطلاع أو البدء من قاعدة فارغة.


الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة

يحتوي كل قالب من قوالب القواعد التي تم اختيارها في الخطوة 1 على خيارات مختلفة قليلاً للخطوة 2. عندما تتطلب الخيارات تحديد خيار، على سبيل المثال تحديد مُرسِل أو اختيار مجلد، فسيتم تسطير الخيار. في هذا المثال، تم اختيار إحدى القواعد الأكثر شيوعاً، لنقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد.

  1. اختر أشخاص أو مجموعة عامة في مربع تحرير الوصف لعرض دفتر العناوين. اختر اسماً من دفتر العناوين أو اكتب عنوان الشخص في المربع من، ثم اختر موافق.

  2. اختر المحدد لعرض قائمة بالمجلدات. يمكنك اختيار مجلد موجود أو اختيار جديد لإنشاء مجلد جديد. عند تحديد المجلد المناسب، اختر موافق.

إذا كنت تريد استكشاف خيارات متقدمة للقاعدة، فاختر التالي ثم تخطى إلى "خيارات قاعدة متقدمة"، أدناه. بخلاف ذلك، اختر إنهاء. هذا الأمر يعيدك إلى نافذة القواعد والتنبيهات. من هنا، يمكنك إنشاء قاعدة أخرى أو اختيار موافق لحفظ التغييرات.

 

• نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد

  1. اختر الارتباط أشخاص أو مجلد عام.

  2. في مربع الحوار عنوان القاعدة، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • في المربع بحث، اكتب الاسم.

      أو

    • في قائمة دفتر العناوين، اختر مصدراً.

  3. عندما يتم عرض التحديد في مربع من، اختر موافق.

  4. اختر ارتباط المجلد المحدد وفي مربع الحوار القواعد والتنبيهات، اختر مجلداً، ثم اختر موافق.

  5. اختر التالي وانتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

 

• نقل الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة في الموضوع إلى مجلد

  1. اختر كلمات معينة ارتباط الموضوع.

  2. في مربع الحوار نص البحث في مربع الحوار تحديد كلمات أو عبارات للبحث عنها في الموضوع ، اكتب كلمة أو عبارة كي يتم البحث عنها.

  3. اختر إضافة لإضافة مشاركتك إلى جزء قائمة البحث، ثم اختر موافق.

  4. اختر ارتباط المجلد المحدد وفي مربع الحوار القواعد والتنبيهات، اختر مجلداً، ثم اختر موافق.

  5. اختر التالي وانتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

 

• نقل الرسائل المُرسَلة إلى مجموعة عامة إلى مجلد

  1. اختر الارتباط أشخاص أو مجلد عام.

  2. في مربع الحوار عنوان القاعدة، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • في المربع بحث، اكتب الاسم.

      أو

    • في قائمة دفتر العناوين، اختر مصدراً.

  3. عندما يتم عرض التحديد في مربع إلى، اختر موافق.

  4. اختر ارتباط المجلد المحدد وفي مربع الحوار القواعد والتنبيهات، اختر مجلداً، ثم اختر موافق.

  5. اختر التالي وانتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

 

• وضع علامات المتابعة على رسائل من شخص ما

  1. اختر الارتباط أشخاص أو مجلد عام.

  2. في مربع الحوار عنوان القاعدة، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • في المربع بحث، اكتب الاسم.

      أو

    • في قائمة دفتر العناوين، اختر مصدراً.

  3. عندما يتم عرض التحديد في مربع من، اختر موافق.

  4. في مربع الحوار وضع علامة للرسالة، في مربع وضع علامة لـ، قم بقبول الإعداد الافتراضي لـ المتابعة، أو اختر عنصراً آخر في القائمة.

  5. في المربع لـ ، قم بقبول الإعداد الافتراضي لـ اليوم أو اختر عنصراً آخر في القائمة.

  6. اختر موافق > التالي، ثم انتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

 

• قم بنقل عناصر RSS من موجز RSS خاص إلى مجلد

ملاحظة: لاستخدام هذا الخيار، يجب الاشتراك في موجز RSS. عند اختيار هذا الخيار، هناك مطالبة للمتابعة. إذا قمت باختيار لا، فلن يمكنك المتابعة، لكن إذا قمت باختيار نعم، يمكنك المتابعة.

قالب البقاء على اطلاع

 

• عرض البريد من شخص ما في "نافذة تنبيه عن وجود عنصر جديد"

  1. اختر الارتباط أشخاص أو مجلد عام.

  2. في مربع الحوار عنوان القاعدة، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • في المربع بحث، اكتب الاسم.

      أو

    • في قائمة دفتر العناوين، اختر مصدراً.

  3. عندما يتم عرض التحديد في مربع من، اختر موافق.

  4. اختر رسالة معينة في ارتباط نافذة "تنبيه عن وجود عنصر جديد".

  5. في صندوق الحوار رسالة تنبيه في مربع تحديد رسالة تنبيه، اكتب رسالة، ثم اختر موافق.

  6. اختر التالي، ثم انتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

 

• تشغيل صوت عند تلقي رسائل من شخص ما

  1. اختر الارتباط أشخاص أو مجلد عام.

  2. في مربع الحوار عنوان القاعدة، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • في المربع بحث، اكتب الاسم.

      أو

    • في قائمة دفتر العناوين، اختر مصدراً.

  3. عندما يتم عرض التحديد في مربع من، اختر موافق.

  4. اختر الارتباط تشغيل صوت، وفي النافذة تحديد صوت للتشغيل، اختر ملفاً (على سبيل المثال، ملف.wav)، ثم اختر فتح.

  5. اختر التالي، ثم انتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

 

• إرسال تنبيه للجهاز المحمول عند تلقي رسائل من شخص ما

  1. اختر الارتباط أشخاص أو مجلد عام.

  2. في مربع الحوار عنوان القاعدة، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • في المربع بحث، اكتب الاسم.

      أو

    • في قائمة دفتر العناوين، اختر مصدراً.

  3. عندما يتم عرض التحديد في مربع من، اختر موافق.

  4. اختر الارتباط إعادة التوجيه إلى أشخاص أومجموعة عامة.

  5. في مربع الحوار عنوان القواعد، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • في المربع بحث، اكتب الاسم.

      أو

    • في قائمة دفتر العناوين، اختر مصدراً.

  6. عندما يتم عرض التحديد في مربع إلى، اختر موافق.

  7. اختر التالي، ثم انتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

قالب البدء من قاعدة فارغة

  1. اختر أحد الإجراءات التالية.

    • تطبيق القاعدة على الرسائل التي يتم تلقيها

      أو

    • تطبيق القاعدة على الرسائل التي يتم إرسالها

  2. اختر التالي، ثم انتقل إلى الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.


الخطوة 3: تعيين الشروط لقاعدة.

لديك الآن الفرصة لإضافة شروط إلى الخيارات التي اخترتها في الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة. تختلف الخيارات المتوفرة لتحرير وصف القاعدة استناداً إلى الشروط التي قمت بتحديدها.

تعيين الشروط عند تطبيق القواعد الخاصة بالخيار المحددة في قالب "البقاء منظماً" أو قالب "البقاء على اطلاع" عند بدء "معالج القواعد"

  1. ضمن الخطوة 1: تحديد الشرط (الشروط)، حدد خانة الاختيار للشرط الذي تريد إضافته.

    ملاحظة: يمكنك تحديد خانات اختيار متعددة.

  2. ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة (النقر فوق قيمة مُسَطَرة)، اختر ارتباط وقم بإكمال الإجراءات المطلوبة وعند الانتهاء، اختر موافق.

  3. اختر الارتباط التالي وقم بإكمال الإجراءات المطلوبة وعند الانتهاء، اختر موافق.

  4. إذا توفّر ارتباط آخر، فقم باختياره وقم بإكمال الإجراءات المطلوبة وعند الانتهاء، اختر موافق.

  5. اختر إنهاء عند الانتهاء.

  1. من علامة التبويب ملف، اختر إدارة القواعد والتنبيهات.

  2. في مربع القواعد والتنبيهات من علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، اختر قاعدة جديدة.

  3. ضمن البدء من قاعدة فارغة، اختر تطبيق القاعدة على الرسائل التي يتم تلقيها أو تطبيق القاعدة على الرسائل التي يتم إرسالها،

  4. اختر التالي، ثم قم بما يلي:

    • ضمن الخطوة 1: تحديد الشرط (الشروط)، حدد الشروط التي تريد أن تفي بها (تطابقها) الرسائل لتطبيق القاعدة.

      وأيضاً

    • ضمن الخطوة 2: قم بتحرير وصف القاعدة واختر قيمة مُسطّرة لأي شرط قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  5. اختر التالي، ثم قم بما يلي:

    • ضمن الخطوة 1: تحديد الإجراء(الإجراءات)، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند استيفاء الشروط المحددة.

      وأيضاً

    • ضمن الخطوة 2: قم بتحرير وصف القاعدة وانقر فوق قيمة مُسطّرة لأي إجراء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  6. اختر التالي، ثم قم بما يلي:

    • ضمن الخطوة 1: حدد الاستثناء (الاستثناءات) وحدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.

      وأيضاً

    • ضمن الخطوة 2: قم بتحرير وصف القاعدة وانقر فوق قيمة مُسطّرة لأي استثناء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  7. اختر التالي، ثم قم بما يلي:

    • ضمن الخطوة 1: قم بتحديد اسم لهذه القاعدة واكتب اسم.

      وأيضاً

    • ضمن الخطوة 2: قم بإعداد خيارات القاعدة وحدد خانات الاختيار للخيارات التي تريدها.

      تلميحات: 

      • إذا أردت تشغيل القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد، فحدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة في "علبة الوارد".

      • لإيقاف تشغيل القاعدة التي تم تشغيلها تلقائياً قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة.

      • لتطبيق القاعدة على حسابات البريد الإلكتروني كافة التي تم إعدادها في Outlook، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على الحسابات كافة.

  8. اختر إنهاء.

يمكن إنشاء قاعدة من أي رسالة. وتتمثل ميزة هذا الأسلوب في اقتراح القواعد استناداً إلى مُرسَل الرسالة أو المستلم. على سبيل المثال، عند البدء برسالة، تعمل إحدى القواعد المقترحة على نقل الرسائل كافة من المُرسِل إلى مجلد يتم اختياره.

  1. في علبة الوارد، اختر الرسالة التي تريد إنشاء قاعدة لها، ثم من علامة التبويب الشريط الرئيسي في المجموعة نقل، اختر قواعد.

    ملاحظة: في قائمة القواعد، تظهر القواعد المقترحة استناداً إلى مُرسِل الرسالة والمستلمين.

  2. قم بأي من الإجراءات التالية:

    • اختر قاعدة مٌقترحَة، واختر مجلد وجهة ثم اختر موافق لإكمال تعيين القاعدة.

      أو

    • اختر إنشاء قاعدة وانتقل إلى الخطوة التالية.

  3. في مربع الحوار إنشاء قاعدة، ضمن عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني بالشروط المحددة كافة، حدد بلا خانة اختيار أو خانة اختيار واحدة أو أكثر من خانات الاختيار المتوفرة.

  4. ضمن قم بما يلي، حدد خانات الاختيار للإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند استيفاء الشروط (المعايير)المحددة.

  5. حدد خانة الاختيار نقل مجلد العنصر.

  6. قم بأي من الإجراءات التالية:

    • اختر تحديد مجلد واختر مجلد موجود.

      أو

    • اختر جديد لإنشاء مجلد.

    ملاحظات: 

    • لإضافة المزيد من الشروط أو الإجراءات أو الاستثناءات للقاعدة، اختر خيارات متقدمة، ثم اتبع باقي الإرشادات الموجودة في معالج القواعد.

    • اطلع على تصميم قاعدة مخصصة لمزيد من المعلومات.

  7. اختر موافق.

  8. في مربع الإعلام، قم بأي من الإجراءات التالية:

    • اختر موافق.

      أو

    • حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد الحالي، ثم اختر موافق.

راجع استيراد مجموعة قواعد أو تصديرها لمعرفة كيفية استيراد قواعد أو تصديرها لتمكين الآخرين من استخدامها.

يمكنك حذف قاعدة إذا لم تعد ضرورية.

  1. من علامة التبويب ملف، اختر إدارة القواعد والتنبيهات.

  2. في مربع الحوار القواعد والتنبيهات، من علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني واختر القاعدة التي تريد حذفها.

  3. اختر حذف الأيقونة "حذف" > موافق.

يمكنك تشغيل قاعدة واحدة أو أكثر يدوياً.

  1. من علامة التبويب ملف، اختر إدارة القواعد والتنبيهات، ومن علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، اختر تشغيل القواعد الآن.

  2. في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد المطلوب تشغيلها، حدد خانة الاختيار لكل قاعدة تريد تشغيلها.

  3. في المربع تشغيل في المجلد، لتحديد مجلد آخر، اختر استعراض، واختر المجلد ثم اختر موافق.

    حدد خانة الاختيار تضمين المجلدات الفرعية لتضمين المجلدات كافة ضمن المجلد الذي تم اختياره في الخطوة 3.

  4. في القائمة تطبيق القواعد على، قم بقبول الإعداد الافتراضي للرسائل كافة أو قم بتغييره إلى رسائل مقروءة أو غير مقروءة.

  5. اختر تشغيل الآن.

هناك نوعان من القواعد في Outlook: القواعد المستندة إلى الخادم وقواعد العميل فقط.

  • القواعد المستندة إلى الخادم   
    عند استخدام حساب Microsoft Exchange Server‏‏، بعض القواعد تكون مستندة إلى الخادم. يتم تشغيل هذه القواعد من علبة البريد من Exchange خادم البريد حتى عندما لا يكون Outlook قيد التشغيل.

    يجب تطبيق القواعد المستندة إلى الخادم على الرسائل عندما يتم تسليمها لأول مرة إلى علبة الوارد، ويجب أن يتم تمكين تشغيل القواعد حتى تكتمل على الخادم. على سيبل المثال، قاعدة تُحدِد أنه لا يمكن تشغيل رسالة سيتم طباعتها حتى تكتمل على الخادم، ينطبق هذا عند بدء Outlook والتحول إلى قاعدة العميل فقط.

  • قواعد العميل فقط   
    قواعد العميل فقط هي القواعد التي يتم تشغيلها فقط على جهاز الكمبيوتر لديك. هذه هي القواعد التي يتم تشغيلها في Outlook بدلاً من الخادم Exchange. لا يمكن تشغيل قواعد العميل فقط إلا عندما يكون Outlook قيد التشغيل.

تلميح: إذا كانت قائمة القواعد تحتوي على نوعي القواعد، يتم تطبيق القواعد المستندة إلى الخادم أولاً، متبوعةً بقواعد العميل فقط.

إيصالات التسليم واستجابات التصويت والردود التلقائية

عند تطبيق القواعد، تتم معالجة إيصالات التسليم وإيصالات القراءة واستجابات التصويت والردود التلقائية (إعلامات خارج المكتب) تماماً كالرسائل. على سبيل المثال، القاعدة التي تقوم بنقل الرسائل التي تحتوي على كلمة "اجتماع" في مربع الموضوع، تقوم أيضاً بنقل إيصالات التسليم أو استجابات التصويت أو الردود التلقائية كافة إلى المجلد نفسه.

ملاحظة: يتأثر تعقّب الصوت عندما تقوم قاعدة ما بنقل استجابات التصويت من علبة الوارد إلى مجلد آخر. عند فتح رسالة مُرسَلة تحتوي على زر تصويت، لا تتضمن معلومات التعقّب سجِل الاستجابات الذي نقلته قاعدة ما. لا يؤثر نقل استجابة أو حذفها يدوياً على التعقّب.

طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات

تُعتَبَر طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات رسائل. إذا قمت بإنشاء قاعدة لنقل عنصر إلى مجلد معين استناداً إلى شروط معينة (معايير) يتم استيفاؤها (تطابقها)، فعندئذ يتم نقل أي طلب اجتماع ومهمة تطابق هذه الشروط. ومع ذلك، كُن على علم بالشروط التالية عند إنشاء قواعد تؤثر على أنواع العناصر هذه:

  • قد لا يعمل العنصر الذي تم نقله إلى مجلد غير مجلد البريد كما هو متوقع بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى مجلد التقويم، فلن يتم إنشاء موعد جديد.

  • إذا تم نقل اجتماع أو استجابة لمهمة إلى المجلد العناصر المحذوفة باستخدام قاعدة، فلا يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.

  • إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة، لا تتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.

  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر في الرسائل التي ترسلها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.

مجموعات جهات الاتصال

قد يختلف سلوك القاعدة التي تتضمن "مجموعة جهات اتصال" عن القواعد الأخرى استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة.

  • نقل الرسائل المُرسَلة إلى مجموعة عامة إلى مجلد   
    هذه القاعدة متوفرة فقط إذا كنت تستخدم حساب Exchange Server. يتم نقل الرسائل المُرسَلة إلى "مجموعة جهات الاتصال" فقط إلى مجلد معين. لا يتم نقل رسائل الأشخاص الأعضاء في "مجموعة جهات الاتصال" إلى مجلد معين.

Exchange Serverيمكن للحسابات (التي تبدأ بـ 2010 Exchange Server) استخدام القواعد لإعادة توجيه الرسائل إلى عناوين البريد الإلكتروني خارج مؤسستك. ومع ذلك، يمكن لمسؤول Exchange منع إعادة التوجيه التلقائي للرسائل إلى المستلمين في مجالات معينة.

لمزيد من المعلومات، اطلع على تحديد إصدار Microsoft Exchange Server الذي يتصل به حسابي.

كيف تساعدك القواعد في إدارة رسائل البريد الإلكتروني

إن القاعدة عبارة عن إجراء يتخذه Microsoft Outlook تلقائياً على الرسائل الواردة أو المرسلة التي تلبي الشروط التي تحددها في القاعدة. ويمكنك اختيار عدد الشروط والإجراءات باستخدام معالج القواعد.

تندرج القواعد في فئة واحدة من فئتين ــــ المؤسسة والإعلام. لا تعمل القواعد على الرسائل التي تمت قراءتها، بل فقط على الرسائل غير المقروءة.

قوالب القواعد في "معالج القواعد"

يتضمن معالج القواعد قوالب للقواعد الأكثر استخداماً، والتي تتضمن ما يلي:

  • اعتماد التنظيم    تساعدك هذه القواعد على تصنيف الرسائل ومتابعتها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل الواردة من مرسل معين، مثل "جاكلين حداد" مع وجود الكلمة "مبيعات" في سطر الموضوع، ليتم وضع علامة للمتابعة عليها، وتصنيفها كمبيعات، ونقلها إلى مجلد باسم مبيعات "جاكلين".

  • متابعة التحديث    عندما تتلقى رسالة معينة، ستقوم هذه القواعد بإعلامك بها بطريقة ما. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تقوم تلقائياً بإرسال تنبيه إلى هاتفك المحمول عند تلقي رسالة من أحد أفراد العائلة.

  • البدء من قاعدة فارغة    هذه هي القواعد التي قمت بإنشائها من دون مساعدة قالب قاعدة والتي يمكنك تخصيصها بالكامل.

إنشاء قاعدة

يتضمن Outlook قوالب قواعد لوحدات السيناريو الشائعة. استخدم قوالب القواعد هذه أو قم بإنشاء تصميم لقواعد مخصصة.

استخدام قوالب القواعد في Outlook

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.

  2. انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات.

  3. في مربع الحوار قواعد وتنبيهات، على علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، انقر فوق قاعدة جديدة.

  4. ضمن الخطوة الأولى: تحديد قالب، حدد القالب الذي تريده من مجموعة القوالب الاحتفاظ بالترتيب أو متابعة التحديث.

  5. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة. على سبيل المثال، إذا قمت بالنقر فوق الارتباط أشخاص أو مجموعة عامة، يتم فتح دفتر العناوين.

  6. انقر فوق التالي.

  7. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تفي بها الرسائل لتطبيق القاعدة.

  8. ضمن الخطوة الثانية: قم بتحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي شرط قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  9. انقر فوق التالي.

  10. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند الإيفاء بالشروط المحددة.

  11. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي إجراء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  12. انقر فوق التالي.

  13. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناء (الاستثناءات)، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.

  14. ضمن الخطوة الثانية: قم بتحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي استثناء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  15. انقر فوق التالي.

  16. ضمن الخطوة الأولى: تعيين اسم لهذه القاعدة، أدخل اسماً.

  17. ضمن الخطوة الثانية: إعداد خيارات القاعدة، حدد خانات الاختيار للخيارات التي تريدها.

    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل التي توجد بالفعل في علبة الوارد، فحدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "علبة الوارد".

    • يتم تشغيل القاعدة الجديدة بشكلٍ افتراضي. لإيقاف تشغيل القاعدة، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة.

    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني التي تم إعدادها في Outlook، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.

  18. انقر فوق إنهاء.

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.

  2. انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات.

  3. في مربع الحوار قواعد وتنبيهات، على علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، انقر فوق قاعدة جديدة.

  4. ضمن البدء من قاعدة فارغة، انقر فوق فحص الرسائل عند وصولها أو تدقيق في الرسائل بعد إرسالها.

  5. انقر فوق التالي.

  6. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تفي بها الرسائل لتطبيق القاعدة.

  7. ضمن الخطوة الثانية: قم بتحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي شرط قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  8. انقر فوق التالي.

  9. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند الإيفاء بالشروط المحددة.

  10. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي إجراء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  11. انقر فوق التالي.

  12. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناء (الاستثناءات)، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.

  13. ضمن الخطوة الثانية: قم بتحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي استثناء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.

  14. انقر فوق التالي.

  15. ضمن الخطوة الأولى: تعيين اسم لهذه القاعدة، أدخل اسماً.

  16. ضمن الخطوة الثانية: إعداد خيارات القاعدة، حدد خانات الاختيار للخيارات التي تريدها.

    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل التي توجد بالفعل في علبة الوارد، فحدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "علبة الوارد".

    • يتم تشغيل القاعدة الجديدة بشكلٍ افتراضي. لإيقاف تشغيل القاعدة، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة.

    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني التي تم إعدادها في Outlook، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.

  17. انقر فوق إنهاء.

يمكن إنشاء قاعدة بسرعة من أي رسالة. وتتمثل ميزة إنشاء قاعدة بهذه الطريقة باقتراح القواعد استناداً إلى مرسل الرسالة أو مستلميها. على سبيل المثال، عند البدء برسالة، تعمل إحدى القواعد المقترحة على نقل الرسائل كافة الخاصة بهذا المرسل إلى مجلد تختاره.

  1. انقر فوق الرسالة التي تريد إنشاء قاعدة لها، ثم في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة نقل، انقر فوق قواعد.

    تظهر القواعد المقترحة استناداً إلى مرسل الرسالة والمستلمين.

  2. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

    • انقر فوق إحدى القواعد المقترحة، ثم انقر فوق المجلد الوجهة، ثم فوق موافق.

    • لمزيد من خيارات القواعد التي تستند إلى المرسل، أو المستلمين، أو موضوع الرسالة، انقر فوق إنشاء قاعدة.

إذا اخترت إنشاء قاعدة في الخطوة 2، يظهر مربع الحوار إنشاء قاعدة. تابع الخطوات التالية.

  1. ضمن عند تلقي بريد إلكتروني بكافة الشروط المحددة، حدد خانات الاختيار للشروط التي تريدها.

  2. ضمن قم بما يلي، حدد خانات الاختيار للإجراء الذي تريد تعيين القاعدة له عند الإيفاء بالشروط المحددة.

  3. حدد خانة الاختيار نقل العنصر إلى المجلد.

  4. انقر فوق مجلد موجود أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد لتخزين الرسائل.

    لإضافة مزيد من الشروط أو الإجراءات أو الاستثناءات للقاعدة، انقر فوق خيارات متقدمة، ثم اتبع بقية الإرشادات الموجودة في معالج القواعد. هذا هو المعالج عينه الذي يظهر عند النقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات في طريقة العرض Backstage (بواسطة النقر فوق علامة التبويب ملف). راجع تصميم قاعدة مخصصة للحصول على مزيد من المعلومات.

  5. انقر فوق موافق.

راجع استيراد مجموعة قواعد أو تصديرها لمعرفة كيفية استيراد قواعد أو تصديرها لتمكين الآخرين من استخدامها.

إذا أردت تشغيل قاعدة واحدة أو أكثر يدوياً، فقم بما يلي:

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.

  2. انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات.

  3. انقر فوق تشغيل القواعد الآن.

  4. في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد للتشغيل، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة التي تريد تشغيلها.

  5. في المربع تشغيل في المجلد، إذا أردت تحديد مجلد آخر، انقر فوق استعراض، ثم المجلد، فـ موافق.

    حدد خانة الاختيار تضمين المجلدات الفرعية ليشمل المجلدات كافة ضمن المجلد المحدد في الخطوة 5.

  6. في القائمة تطبيق القواعد على، يكون الإعداد الافتراضي هو الرسائل كافة. يمكنك تغيير هذا الإعداد إلى الرسائل المقروءة أو غير المقروءة.

  7. انقر فوق التشغيل الآن.

ثمة نوعان من القواعد في Outlook — قواعد تستند إلى الخادم وقواعد البرنامج العميل فقط.

  • قواعد تستند إلى الخادم    إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange Server، ستكون بعض القواعد التي تقوم بإنشائها عبارة عن قواعد تستند إلى الخادم. تعمل هذه القواعد على علبة البريد الخاصة بك في خادم بريد Exchange، حتى في حال لم يكن Outlook قيد التشغيل على الكمبيوتر. يجب تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم على الرسائل بمجرد بدء تسليمها إلى علبة الوارد، ويجب أن تكون القواعد قابلة للتشغيل حتى يتم إكمالها على الخادم. فعلى سبيل المثال، يتعذر تشغيل قاعدة تحدد طباعة رسالة حتى يتم إكمالها على الخادم. إذا تعذّر تطبيق قاعدة على الخادم، سيتم تطبيقها عند بدء تشغيل Outlook وتصبح قاعدة تستند إلى البرنامج العميل فقط.

  • قواعد تستند إلى البرنامج العميل فقط    القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط هي القواعد التي يتم تشغيلها على الكمبيوتر فقط. وهي قواعد يتعذر تشغيلها حتى يتم إكمالها على الخادم، مثل تحديد طباعة رسائل معينة. يمكن تشغيل القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط عندما يكون Outlook قيد التشغيل.

إذا كانت قائمة القواعد لديك تحتوي على نوعي القواعد، فسيتم تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم أولاً، تليها القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط.

تطبيق القواعد على عناصر Outlook أخرى

عند تطبيق القواعد، تتم معالجة إيصالات التسليم وإيصالات القراءة واستجابات التصويت والردود التلقائية (إعلامات خارج المكتب) تماماً كالرسائل. على سبيل المثال، إنّ القاعدة التي تنقل عناصر تحتوي على الكلمة "اجتماع" في الموضوع إلى مجلد معين، تنقل أيضاً كل إيصالات التسليم أو استجابات التصويت أو الردود التلقائية التي تحتوي على الكلمة "اجتماع" في الموضوع.

ملاحظة: يتأثر تعقب التصويت عندما تنقل إحدى القواعد استجابات التصويت من علبة الوارد إلى مجلد آخر. عندما تفتح رسالة مرسلة تحتوي على زر تصويت، لن تتضمن معلومات التعقب سجل الاستجابات الذي نقلته إحدى القواعد. لا يؤثر نقل استجابة أو حذفها يدوياً على التعقب.

عند تطبيق القواعد، تُعامل طلبات الاجتماعات وطلبات المهام والمستندات كرسائل. على سبيل المثال، عند إنشاء قاعدة لنقل عناصر تحتوي على كلمة "اجتماع" في المربع الموضوع إلى مجلد معين، يتم أيضاً نقل أي طلب مهمة أو طلب اجتماع يفي بهذا الشرط. مع ذلك، يجب مراعاة القيود التالية عند إنشاء قواعد تؤثر على أنواع العناصر هذه:

  • قد لا يعمل العنصر الذي تم نقله إلى مجلد غير مجلد البريد كما هو متوقع بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى المجلد التقويم، لن يتم إنشاء موعد جديد.

  • إذا تم نقل اجتماع أو استجابة لمهمة إلى المجلد "العناصر المحذوفة" باستخدام قاعدة، فلن يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.

  • إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة، لا تتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.

  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر في الرسائل التي ترسلها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.

مجموعات جهات الاتصال

قد يختلف سلوك القاعدة التي تتضمن مجموعة جهات اتصال استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة.

  • نقل الرسائل المرسلة إلى مجلد "مجموعة جهات اتصال"     لا تتوفر هذه القاعدة إلا إذا كان لديك حساب في Exchange Server. ويتم نقل الرسائل المرسلة إلى مجموعة جهات الاتصال فقط إلى المجلد المحدد. لن يتم نقل الرسائل من أشخاص أعضاء في مجموعة جهات الاتصال إلى المجلد المحدد.

إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange Server 2010، بشكل افتراضي، فلن تتمكّن من استخدام هذه القواعد لإعادة توجيه الرسائل إلى عناوين بريد إلكتروني خارج المؤسسة. يساعدك هذا الإعداد في منع الكشف عن معلومات المؤسسة السرية والخاصة. ولا يمكن تغيير هذا الإعداد إلا بواسطة مسؤول Exchange.

لمزيد من المعلومات، اطلع على تحديد إصدار Microsoft Exchange Server الذي يتصل به حسابي.

كيفية مساعدة القواعد لك على إدارة الرسائل

إن القاعدة عبارة عن إجراء يتخذه Microsoft Outlook تلقائياً على الرسائل الواردة أو المرسلة التي تفي بالشروط المحددة في القاعدة. يمكنك اختيار العديد من الشروط والإجراءات باستخدام معالج القواعد والتنبيهات. لا تعمل القواعد على الرسائل التي تمت قراءتها، فهي تعمل فقط على الرسائل غير المقروءة.

تقع القواعد ضمن أحد فئتين عامتين: المؤسسة والإعلام. يحتوي معالج القواعد والتنبيهات على قوالب للقواعد الأكثر استخداماً.

  • الاحتفاظ بالتنظيم    تساعدك هذه القواعد على حفظ تصنيف الرسائل ومتابعتها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل الواردة من مُرسِل معين، مثل "جاكلين حداد" عن طريق وضع كلمة "مبيعات" في سطر الموضوع، ليتم وضع علامة عليها للمتابعة، وتصنيفها كمبيعات، ونقلها إلى مجلد باسم "مبيعات جاكلين".

  • البقاء على اطلاع   هذه هي القواعد التي تقوم بإعلامك بطريقة ما عندما تتلقى رسالة معينة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تقوم تلقائياً بإرسال تنبيه لهاتفك المحمول عند تلقي رسالة من أحد أفراد العائلة.

  • البدء من قاعدة فارغة    هذه هي القواعد التي تقوم بإنشائها من البداية.

    قوالب قاعدة
    الرسم التوضيحي 1: يحتوي معالج القواعد والتنبيهات على عدة قواعد مُعرَفة مسبقاً، تسمى قوالب.

الاستثناءات

يمكنك إضافة استثناءات إلى القواعد لظروف خاصة، فمثلاً عندما يتم وضع علامة على رسالة للقيام بإجراء المتابعة أو عندما يتم وضع علامة ذات أهمية عالية عليها. لا تنطبق القاعدة على رسالة حتى وإن تم استيفاء أحد الاستثناءات التي تحددها.

  1. في جزء التنقل، انقر فوق البريد.

  2. من القائمة أدوات، انقر فوق القواعد والتنبيهات.

  3. إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني، فمن القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة البريد التي تريدها.

  4. انقر فوق قاعدة جديدة.

  5. ضمن الخطوة الأولى: تحديد قالب، حدد القالب الذي تريده من مجموعة القوالب الاحتفاظ بالترتيب أو متابعة التحديث.

  6. ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مُسطّرة. على سبيل المثال، إذا قمت بالنقر فوق الارتباط أشخاص أو توزيع، يتم فتح دفتر العناوين.

  7. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تفي بها الرسائل لتطبيق القاعدة.

  8. ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مُسطّرة إذا كنت لم تقم بذلك مسبقاً، ثم انقر فوق التالي.

  9. ضمن الخطوة 1: تحديد الإجراء(الإجراءات)، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند استيفاء الشروط المحددة.

  10. ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مُسطّرة إذا كنت لم تقم بذلك مسبقاً، ثم انقر فوق التالي.

  11. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناء (الاستثناءات)، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.

  12. للانتهاء من إنشاء القاعدة، أدخل اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.

    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في أحد المجلدات، فحدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "مجلد".

    • لتطبيق هذه القاعدة على حسابات البريد الإلكتروني كافة وعلبة الوارد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على الحسابات كافة.

  13. انقر فوق إنهاء.

لإنشاء قاعدة عن طريق اختيار الشروط والإجراءات والاستثناءات، قم بما يلي:

  1. في جزء التنقل، انقر فوق البريد.

  2. من القائمة أدوات، انقر فوق القواعد والتنبيهات.

  3. إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني، فمن القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة البريد التي تريدها.

  4. انقر فوق قاعدة جديدة.

  5. ضمن البدء من قاعدة فارغة، اختر فحص الرسائل عند وصولها أو فحص الرسائل بعد إرسالها، ثم انقر فوق التالي.

  6. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تفي بها الرسائل لتطبيق القاعدة.

  7. ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مُسطّرة إذا كنت لم تقم بذلك مسبقاً، ثم انقر فوق التالي.

  8. ضمن الخطوة 1: تحديد الإجراء(الإجراءات)، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند استيفاء الشروط المحددة.

  9. ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مُسطّرة إذا كنت لم تقم بذلك مسبقاً، ثم انقر فوق التالي.

  10. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناء (الاستثناءات)، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.

  11. للانتهاء من إنشاء القاعدة، أدخل اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.

    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في أحد المجلدات، فحدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "مجلد".

    • لتطبيق هذه القاعدة على حسابات البريد الإلكتروني كافة وعلبة الوارد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على الحسابات كافة.

  12. انقر فوق إنهاء.

يمكنك إنشاء قاعدة مباشرة من رسالة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لنقل رسائل من شخص ما إلى مجلد معين.

  1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسالة التي تريد إسناد القاعدة إليها، ثم انقر فوق إنشاء قاعدة من القائمة المختصرة.

    في مربع الحوار إنشاء قاعدة، حدد خانات الاختيار للخيارات التي تم تعبئتها بالمعلومات مسبقاً من الرسالة المحددة.

  2. حدد خانة الاختيار نقل العنصر إلى مجلد.

  3. انقر فوق مجلد موجود أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد جديد لتخزين الرسائل.

  4. لإضافة مزيد من الشروط أو الإجراءات أو الاستثناءات للقاعدة، انقر فوق خيارات متقدمة، ثم اتبع باقي الإرشادات الموجودة في "معالج القواعد والتنبيهات".

    تلميح    لتشغيل القاعدة بمجرد أن يتم إنشاؤها، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد من الصفحة الأخيرة من معالج القواعد والتنبيهات.

    يتم نقل كل الرسائل الموجودة في علبة الوارد، أو أي مجلد تختاره، التي تفي بالشروط والاستثناءات المقترنة بالقاعدة إلى المجلد المحدد. لاختبار القاعدة الجديدة، افتح المجلد الجديد. هل تم نقل الرسائل الصحيحة؟

إذا كنت تريد تشغيل قاعدة بشكل دوري ولكن ليس طوال الوقت، قم بما يلي:

  1. من القائمة أدوات، انقر فوق القواعد والتنبيهات.

  2. في مربع الحوار القواعد والتنبيهات، قم بإيقاف تشغيل القاعدة عن طريق إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة.

  3. انقر فوق تشغيل القواعد الآن.

  4. في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد المطلوب تشغيلها، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة التي تريد تشغيلها.

  5. حدد المجلد الذي تريد تطبيق القاعدة عليه.

  6. حدد فئة الرسائل التي تريد تطبيق الرسائل عليها.

    على سبيل المثال، يمكنك تطبيق القاعدة فقط على الرسائل غير المقروءة في مجلد.

  7. انقر فوق التشغيل الآن.

قواعد تستند إلى الخادم    إذا كان لديك حساب Microsoft Exchange‏‏، يمكن للخادم تطبيق القواعد على الرسائل حتى وإن لم يكن Outlook قيد التشغيل. تسمى هذه قواعد تستند إلى الخادم. يجب تعيين القواعد ليتم تطبيقها على الرسائل عندما يتم تسليمها إلى علبة الوارد على الخادم، ويجب أن يتم تشغيل القواعد حتى الانتهاء على الخادم. على سبيل المثال، لا يمكن تشغيل قاعدة حتى الانتهاء على الخادم إذا كانت الرسالة ستتم طباعتها وفقاً للإجراء. إذا تعذر تطبيق قاعدة على الخادم، يتم تطبيقها عند بدء تشغيل Outlook.

قواعد العميل فقط    "العميل" عبارة برنامج البريد الإلكتروني الذي يتم تشغيله على كمبيوتر أحد الأفراد. القاعدة التي لا يمكن تطبيقها بواسطة الخادم تُعتَبر "قاعدة عميل فقط" نظراً لأنه يتم تشغيلها على كمبيوتر أحد الأفراد فقط. إذا كانت قائمة القواعد تحتوي على قواعد يمكن تشغيلها على الخادم وقواعد لا يمكن تشغيلها، يتم تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم أولاً، متبوعة بقواعد العميل فقط.

يتم التعامل مع إيصالات التسليم وإيصالات القراءة واستجابات التصويت وإشعارات خارج المكتب كرسائل. على سبيل المثال، عند إنشاء قاعدة تنقل العناصر التي تحتوي على كلمة "اجتماع" في مربع الموضوع لمجلد معين، يتم نقل إيصالات التسليم واستجابات التصويت ورسائل خارج المكتب كافة التي تفي بهذا الشرط أيضاً.

ملاحظة: إذا تم نقل استجابة التصويت خارج علبة الوارد، لا يتم تعقّب الاستجابة تلقائياً في الرسالة الأصلية.

يتم التعامل مع طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات كرسائل. على سبيل المثال، عند إنشاء قاعدة تنقل العناصر التي تحتوي على كلمة "اجتماع" في صندوق الموضوع لمجلد معين، يتم نقل أي طلب مهمة أو طلب اجتماع يفي بهذا الشرط أيضاً. ومع ذلك تذكّر القيود التالية عند إنشاء قواعد تؤثر على أنواع العناصر هذه:

  • قد لا يعمل العنصر الذي تم نقله إلى مجلد غير مجلد البريد كما هو متوقع بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى مجلد التقويم، فلن يتم إنشاء موعد جديد.

  • إذا تم نقل استجابة اجتماع أو مهمة إلى مجلد العناصر المحذوفة باستخدام قاعدة، فلا يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.

  • إذا تم نقل طلب اجتماع تلقائياً إلى مجلد العناصر المحذوفة، فلا تتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.

  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر على الرسائل التي ترسلها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.

يختلف سلوك قاعدة جديدة لقائمة توزيع استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة:

  • نقل الرسائل المُرسَلة إلى قائمة توزيع إلى مجلد    إذا قمت باختيار قالب القاعدة هذا، يتم نقل الرسائل التي يتم إرسالها إلى قائمة التوزيع فقط إلى المجلد المحدد. لن يتم نقل الرسائل من الأفراد المتواجدين على قائمة التوزيع إلى المجلد المحدد.

    ملاحظة: تعمل هذه القاعدة فقط لحسابات Exchange.

  • نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد    إذا قمت باختيار قالب القاعدة هذا، يتم أيضا نقل الرسائل من أي الأفراد الأعضاء في قائمة التوزيع التي تقوم بتحديدها إلى المجلد المحدد.

إذا كنت تعمل في مؤسسة تستخدم Exchange، فلن يتم إرسال الرسائل التي تقوم بإعادة توجيها إلى عناوين بريد إلكتروني خارجية خارج مؤسستك باستخدام القاعدة. يساعد هذا الإعداد على منع كشف بيانات الشركة ويتم التحكم فيها عن طريق مسؤول Exchange.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×