إدارة المشاركة الخارجية لبيئة SharePoint Online

إذا كانت مؤسستك تنفّذ عملاً يتضمّن مشاركة المستندات أو التعاون مباشرةً مع مورّدين أو عملاء أو زبائن، عندئذ يمكنك استخدام ميزات المشاركة الخارجية من SharePoint Online لمشاركة المحتوى مع أشخاص من خارج مؤسستك. أو قد ترغب في الحد من استخدام المشاركة الخارجية في مؤسستك. في هذه المقالة، نبيّن خيارات المشاركة في SharePoint Online وكيفية التخطيط لها.

(إذا كنت تريد إعداد المشاركة مباشرة، فراجع تشغيل المشاركة الخارجية أو إيقاف تشغيلها لـ SharePoint Online‏. إذا كنت تحاول مشاركة ملف أو مجلد، فراجع ‏‏ مشاركة ملفات ومجلدات OneDrive‏ أو مشاركة ملفات أو مجلدات SharePoint في Office 365‏.)

يجب أن يتم تضمين التخطيط للمشاركة الخارجية كجزء من تخطيط إجمالي الأذونات لـ SharePoint Online.

ومن الجدير بالذكر أن المشاركة الخارجية تكون قيد التشغيل بشكل افتراضي لبيئة SharePoint Online الكاملة ومجموعات المواقع المشتركة فيها. قد ترغب في إيقاف تشغيلها بشكل عمومي قبل أن يبدأ الأشخاص باستخدام المواقع أو حتى تعرف تماماً كيف ترغب في استخدام الميزة.

ما هي ميزات المشاركة الخارجية التي يوفرها SharePoint Online؟

يتضمن SharePoint Online إعدادات مجموعة المواقع المشتركة والعامة (على مستوى المستأجر) للمشاركة الخارجية. تتجاوز الإعدادات على مستوى المستأجر أي إعدادات على مستوى مجموعة المواقع المشتركة.

فيما يخص مستأجر SharePoint Online وكل مجموعة مواقع مشتركة فردية، يمكنك الاختيار من خيارات المشاركة الأساسية التالية:

  • عدم المشاركة الخارجية – لا يمكن مشاركة المواقع والمستندات إلا مع مستخدمين داخليين في اشتراك Office 365 الخاص بك.

  • عدم المشاركة إلا مع مستخدمين خارجيين في الدليل – لا يمكن مشاركة المواقع والمجلدات والمستندات إلا مع المستخدمين الخارجيين الموجودين بالفعل في دليل مستخدم Office 365. على سبيل المثال، يمكن للمستخدمين الذين سبق لهم قبول دعوة المشاركة أو المستخدمين الذين قمت باستيرادهم من مستأجر Office 365 أو Azure Active Directory آخر.

  • المشاركة مع المستخدمين الخارجيين المصادق عليهم – يمكن مشاركة المواقع والمجلدات والمستندات مع مستخدمين خارجيين ممن يتوفر لديهم حساب Microsoft أو حساب العمل أو المؤسسة التعليمية من اشتراك Office 365 أو اشتراك Azure Active Directory.

  • المشاركة مع مستخدمين مجهولين – يمكن مشاركة المستندات والمجلدات (ولكن ليس المواقع) عبر ارتباط مجهول، حيث يمكن لأي شخص لديه الارتباط عرض المستند أو تحريره أو تحميله إلى المجلد.

تكون القائمة أعلاه بالترتيب من الأعلى تقييداً إلى الأقل تقييداً. بصرف النظر عن الخيار الذي تختاره، فإن الوظيفة الأكثر تقييداً ما زالت متوفرة لك. على سبيل المثال، إذا اخترت السماح بالمشاركة مع مستخدمين مجهولين، فإنه لا يزال بإمكانك المشاركة مع المستخدمين الخارجيين المصادق عليهم والمستخدمين الموجودين بالفعل في الدليل، بما في ذلك المستخدمين الداخليين.

المشاركة والأمان   

إذا كانت لديك معلومات سرية لا ينبغي مشاركتها على الإطلاق مع مستخدمين خارجيين، فضع في اعتبارك أنه يجب أن يكون لديك مجموعة أو أكثر من مجموعات المواقع المشتركة حيث يمكنك إيقاف تشغيل المشاركة الخارجية حتى تتمكن من الاحتفاظ بالمعلومات السرية. أنشئ مجموعات مواقع مشتركة إضافية كلما اقتضت الحاجة إلى استخدام المشاركة الخارجية. يساعدك ذلك على إدارة المخاطر المتعلقة بالأمان من خلال منع الوصول الخارجي إلى المعلومات الحساسة.

ما هو المستخدم الخارجي؟

إن المستخدم الخارجي هو شخص لا يشمله اشتراك Office 365 الخاص بمن قمت بمنحه إمكانية الوصول إلى موقع أو ملف أو مجلد أو أكثر. هناك نوعان من المستخدمين الخارجيين:

المستخدمون المصادق عليهم   

المستخدمون المصادق عليهم هم المستخدمون الذين لديهم حساب Microsoft أو حساب العمل أو المؤسسة التعليمية من اشتراك Office 365 آخر. يمكنك مشاركة المواقع والمستندات مع هؤلاء المستخدمين تقريباً بالطريقة نفسها التي تقوم بها بمشاركة المواقع والمستندات مع المستخدمين الداخليين. تعمل الأذونات والمجموعات بالطريقة نفسها مع المستخدمين الخارجيين المصادق عليهم كما هو الحال مع المستخدمين الداخليين.

نظراً لأن المستخدمين الخارجيين لا يمتلكون ترخيصاً لاشتراكك في Office 365، فهم مقتصرون على مهام التعاون الأساسية:

  • يمكن للمستخدم الخارجي المصادق عليه تنفيذ مهام على موقع متناسق باستخدام مستوى الأذونات المعين له. على سبيل المثال، إذا أضفت مستخدماً خارجياً إلى مجموعة الأعضاء، فسيحصل على أذونات "التحرير" وسيتمكن من إضافة القوائم وتحريرها وحذفها، كما سيتمكن من عرض المستندات وعناصر القائمة وإضافتها وتحديثها وحذفها.

  • يمكن للمستخدمين الخارجيين المصادق عليهم استخدام Office Online لعرض المستندات وتحريرها. إذا كانت تتضمن خطتك Office Professional Plus، فلا يمكنهم تثبيت إصدار سطح المكتب من Office على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ما لم يتم تعيين ترخيص لهم.

  • سيتمكن المستخدمون الخارجيون المصادق عليهم من رؤية أنواع أخرى من المحتوى على المواقع بناءً على الأذونات التي تمنحها لهم. على سبيل المثال، يمكنهم التنقل إلى مواقع فرعية مختلفة داخل مجموعة المواقع التي تمت دعوتهم إليها. سيتمكنون أيضاً من تنفيذ أمور مثل عرض موجزات الموقع.

إذا كان المستخدمون الخارجيون المصادق عليهم بحاجة إلى قدرة أكبر، يجب تعيين ترخيص Office 365 مناسب لهم. يمكنك القيام بذلك بالطريقة نفسها التي من خلالها تعيّن ترخيصاً لمستخدم داخلي.

المستخدمون المجهولون   

المستخدمون المجهولون هم المستخدمون الذين لديهم ارتباط إلى مجلد أو مستند قابل للمشاركة، ويمكنهم عرض المستند أو تحريره أو التحميل إلى المجلد (استناداً إلى نوع الارتباط) بدون الحاجة إلى تسجيل الدخول باستخدام اسم المستخدم أو كلمة المرور. يمكن تمرير الارتباطات المجهولة بحرية بين المستخدمين، وهي صالحة إلى أن يتم تعطيلها أو تنتهي مدة صلاحيتها (إذا قمت بتعيين تاريخ انتهاء صلاحية).

لا يمكن للمستخدمين المجهولين الوصول إلى المواقع، كما لا يمكنك تعيين تراخيص لهم. ولا يمكنهم سوى عرض مستند أو مجلد معين أو تحريره وذلك لمن لديه ارتباط وصول مجهول.

ماذا يحدث عند مشاركة موقع أو مستند؟

عند مشاركة موقع أو مجلد أو مستند، يتوقف ما يحدث بعد ذلك على ما إذا اخترت المشاركة مع مستخدمين خارجين مصادق عليهم أو مستخدمين مجهولين.

المشاركة مع مستخدمين خارجيين مصادق عليهم   

عند مشاركة مستند أو موقع مع مستخدم خارجي مصادق عليه، يتم إرسال دعوة إليه عبر البريد الإلكتروني الذي يحتوي على ارتباط إلى الموقع أو المستند. عند النقر فوق الارتباط، يُطلب منه تسجيل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور لحساب Microsoft أو حساب العمل أو المؤسسة التعليمية. وعند تسجيل الدخول، تتم إضافته إلى قائمة المستخدمين ضمن اشتراك Office 365 (سيظهر مدرجاً مع #EXT#‏ في اسم المستخدم)، كما سيتم منحه إمكانية الوصول إلى الموقع أو المستند.

وبعد أن يُدرج في قائمة المستخدمين ضمن اشتراك Office 365، يمكنك منحه إمكانية الوصول إلى المستندات أو المواقع الأخرى بدون الحاجة إلى إرسال دعوات إضافية له. (قد يلزم أن ترسل إليه ارتباطاً إلى الموقع أو المستند حتى يمكنه العثور عليه). ويمكنك أيضا تعيين ترخيص Office 365 إذا أردت ذلك.

كما يمكنك إيقاف المشاركة مع أحد المستخدمين الخارجيين المصادق عليهم بإزالة الأذونات الخاصة به من الموقع أو المستند، أو من خلال إزالته من قائمة المستخدمين في Office 365.

المشاركة مع مستخدمين مجهولين   

عند المشاركة مع مستخدمين مجهولين، يمكنك السماح لهم بتحرير مستند أو عرضه أو بالتحميل إلى مجلد. ويمكنك عرض وتحرير الارتباطات التي يتم إنشاؤها بشكل منفصل، ويمكن تعيينها بحيث تنتهي صلاحيتها في وقت معين. وبمجرد إنشاء هذه الارتباطات، يمكنك إعادة استخدامها وتمريرها بحرية. يمكن لأي شخص لديه الارتباط الوصول إلى المستند.

المستخدمين المجهولين غير مضافين إلى قائمة المستخدمين في Office 365. ويمكنك إيقاف المشاركة معهم عن طريق الانتقال إلى المستند أو المجلد الذي قمت بمشاركته ثم حذف الارتباط المجهول.

التعاون في العمل مع شركاء العمل الخارجيين

إذا كان لديك موردين أو شركاء عمل ترغب في مشاركة المستندات والتعاون في العمل معهم، يتعين عليك إعداد موقع إكسترانت لـ SharePoint Online. وموقع إكسترانت هو مجموعة مواقع مشتركة مخصصة يتم استخدامها لتعاون المتاجرة بين عمل-عمل مع شريك أو مورّد معين. يمكنك تأمين هذا الموقع بحيث لا يمكن إلا لمالكي الموقع دعوة المستخدمين الخارجيين، كما يمكن دعوة مستخدمين خارجيين من مجالات محددة فقط.

تتميز مواقع إكسترانت لـ SharePoint Online بسهولة الإعداد، كما أن صيانتها أكثر سهولة وأقل تكلفة من مواقع إكسترانت المحلية. للحصول على التفاصيل، راجع استخدام Office 365 SharePoint Online كحل إكسترانت للمتاجرة بين عمل-عمل (B2B)‏.

مواضيع ذات صلة

إدارة المشاركة مع مستخدمين خارجيين في Office 365 Small Business‏‏
‏إعداد طلبات الوصول وإدارتها
مشاركة المواقع أو المستندات مع أشخاص من خارج مؤسستك
البحث عن محتوى موقع تمت مشاركته مع مستخدمين خارجيين
تخطيط استراتيجية الأذونات

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×