أفضل 10 أسباب لاستخدام Access مع Excel

عند استخدام عائله Office للمنتجات ، هل يجب عليك استخدام Excel أو هل يجب استخدام Access لأداره البيانات الجدولية ؟ تناقش المقالة المرافق ، باستخدام Access أو Excel لأداره البيانات، الفوائد التي يقدمها كل منتج وما يراه الجدول. ولكن لماذا الاختيار بين واحد أو آخر ؟ إذا قمت بتخزين البيانات في Access والاتصال بها من Excel ، ستحصل علي مزايا الاثنين. فيما يلي عشر الأسباب التي تجعل فيها استخدام Excel و Access معا كثيرا.

وعلي الرغم من ان Excel ليس عبارة عن قاعده بيانات ، فانه يستخدم بشكل كبير لتخزين البيانات ، وهو يستخدم غالبا لحل مشاكل بسيطه في قاعده البيانات. ومع ذلك ، فان Excel عبارة عن قاعده بيانات ذات ملفات ثابته ، وليس قاعده بيانات علائقية. عندما تحتاج الجداول البسيطة إلى التوسع علي جداول متعددة من البيانات المرتبطة ، يكون Access هو الخيار الأول لعمال المعلومات لإنشاء تطبيق قاعده بيانات بسرعة. أصبح Access دائما "لوحه الهبوط للبيانات" لجمع البيانات المختلفة ودمجها في كل انحاء المؤسسة ، والتي تكون موجودة داخل مصنفات Excel. بمجرد ان تكون بياناتك في Access ، يمكنك أضافه المزيد من الجداول والانضمام اليها ، وإنشاء استعلامات (أو طرق عرض البيانات) ، وبناء البيانات وتعريف أنواع البيانات للمساعدة علي ضمان تكامل البيانات ومشاركه البيانات وتحديثها بين العديد من المستخدمين وإنشاء تقارير ونماذج فعاله.

بخلاف تخطيط جدول البيانات البسيط في Excel ، يتم تنظيم Access بطريقه مختلفه مع عده كائنات متصلة قد تبدو داونتينج في الأول. ولكنك لا تحتاج إلى الحصول علي خبير باستخدام Access. تم تصميم Access لكل أنواع المستخدمين ، ويمكنك الحصول عليه فقط حتى الآن.

بيل الوصول مره أخرى إلى طبقه في كل مره.

طبقات الوصول

1. يمكنك استخدام Access بثلاث طرق: كمستخدم في الداخل أو مستخدم في الطاقة أو مطور.

2. الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير بناء علي بعضها البعض وتشكل قلب تطبيق قاعده البيانات.

3. يملك المستخدمون العرضيون معالجات ومنشئو الخصائص وواجهه مستخدم Office Fluent والميزات التي تستخدمها Excel لتنفيذ مهمة بسرعة.

4. يملك المستخدمون وحدات ماكرو ، وجزء الخصائص ، والتعبيرات ، وأداات تصميم قاعده البيانات في delve ، والقيام بالمزيد.

5. يمكن للمطورين العمل باستخدام الوحدات النمطية وتطوير التعليمات البرمجية ل VBA لإنشاء حلول قواعد بيانات مخصصه ونشر تطبيقات وقت التشغيل.

نسخ بيانات excel إلى access

من الطرق الجيدة لبدء نسخ البيانات من Excel إلى Access. يمكنك إنشاء جدول Access وعرضه في طريقه عرض "ورقه البيانات" ، التي تمثل بشكل أقرب ورقه عمل Excel. يمكنك القيام بمهام إنشاء الجدول الشائعة ، مثل تعريف نوع بيانات أو اسم حقل أو حقل جديد ، مباشره في طريقه عرض ورقه البيانات. علي سبيل المثال ، إذا قمت بإدخال تاريخ في حقل فارغ ، يقوم Access بتعيين نوع البيانات "تاريخ/وقت" لهذا الحقل. إذا أدخلت نصا مثل اسم ، سيقوم Access بتطبيق نوع البيانات "نص" علي الحقل. إذا كنت تريد نقل حقل ، فما عليك سوي النقر فوقه وسحبه.

عند نسخ بيانات من Excel ولصقها في Access ، لا تحتاج إلى إنشاء جدول أولا ، أو فتح جدول في طريقه عرض ورقه البيانات. يطلب Access تلقائيا إذا كانت البيانات تحتوي علي رؤوس ، مما يؤدي إلى تخمينات جيده باستخدام نوع البيانات الصحيح ، وإنشاء جدول Access. لا يمكن ان يكون ابسط.

لمزيد من المعلومات ، راجع فتح ورقه بيانات فارغه.

ربط بيانات Excel بـ Access

أحدي الطرق الأسهل لاشتقاق فوائد كل من Excel و Access هي ربط ورقه عمل Excel بجدول Access. استخدم ارتباط Access عندما تخطط للاحتفاظ بالبيانات في Excel ، ولكن يمكنك أيضا زيادة بعض ميزات الوصول المتعددة ، مثل اعداد التقارير والاستعلامات. يمكنك ربط البيانات من Access ، وليس من Excel.

يدعم Access طريقتين مختلفتين لإنشاء جداول قاعده البيانات. يمكن للمستخدمين إنشاء جداول أصليه جديده لتخزين البيانات في قاعده بيانات Access ، أو يمكنهم إنشاء ارتباطات إلى البيانات الموجودة خارج قاعده بيانات Access. تظهر البيانات الموجودة في الجداول المرتبطة وتعمل بطريقه أكثر تماما مثل الجداول الاصليه. يساعدك معالج أداره الجداول المرتبطة في تعقب ورقه عمل Excel أو مصدر بيانات آخر وتحديد موقعها وتحديثها إذا كانت تنتقل وفواصل الارتباطات.

عند إنشاء ارتباط إلى ورقه عمل Excel أو نطاق مسمي ، ينشئ Access جدولا جديدا مرتبطا ببيانات Excel. إذا كنت تريد أضافه البيانات أو تحريرها أو حذفها ، فيمكنك اجراء التغييرات في Excel ، وتحديث (أو أعاده الاستعلام) البيانات الموجودة في جدول Access. علي الرغم من ذلك ، لا يمكنك تحرير محتويات الجدول في Access. باستخدام البيانات المرتبطة ب Excel ، يمكنك إنشاء تقارير واستعلامات ونماذج للقراءة فقط في Access.

للحصول علي مزيد من المعلومات ، راجع استيراد البيانات أو إنشاء ارتباط اليها في مصنف Excel.

استيراد بيانات من Excel إلى Access

إذا قررت قص سلك البيانات ، فيمكنك نقل البيانات إلى Excel عن طريق استيراد البيانات إلى Access. لاحظ ان الكلمة " استيراد " لها معاني مختلفه بين Excel و Access. في Excel ، عند الاستيراد (أو الاتصال) ، يمكنك اجراء اتصال دائم بالبيانات التي يمكن تحديثها. في Access ، عند الاستيراد ، يمكنك إحضار البيانات إلى Access مره واحده ، ولكن بدون اتصال بيانات دائم. عند استيراد البيانات ، يخزن Access البيانات في جدول جديد أو موجود دون تبديل البيانات في Excel. في Access ، يمكنك استيراد اي من أوراق العمل أو كلها في مصنف Excel في عمليه واحده.

يرشدك معالج الاستيراد عبر خطوات الاستيراد ويساعدك علي اتخاذ قرارات مهمة حول تغيير أنواع البيانات وأضافه الرؤوس. إذا واجهت أخطاء عند استيراد البيانات ، يقوم Access بتنبيك وحفظ الأخطاء في جدول بحيث يمكنك العثور عليها وتصحيحها بسرعة. علي سبيل المثال ، قد يكون هناك رمز بريدي أبجدي رقمي بوريد في عمود كنت تفكر فيه بالبالكامل ، أو تم الكشف عن معرف مكرر لحقل مفتاح أساسي. يمكنك اجراء التغييرات في مصنف Excel وأعاده استيراد البيانات ، أو اجراء التغييرات في جدول Access الجديد. عند إكمال العملية ، يمكنك حفظ الخطوات التي استخدمتها وحتى إنشاء مهمة Outlook لتذكيرك عند اجراء عمليه الاستيراد بشكل منتظم.

بعد استيراد البيانات ، من الآن فصاعدا إلى Access ، ويمكنك استخدام أوراق البيانات والنماذج لأضافها وتحريرها وحذفها. بعد استيراد البيانات ، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد حذف البيانات من Excel. انها فكره جيده ان يكون لديك موقع واحد فقط لتحديث البيانات.

ملاحظة: لا يؤدي استيراد البيانات من Excel إلى Access إلى استيراد الصيغ ، وهي نتائج هذه الصيغ فقط.

لمزيد من المعلومات، اطلع على:

الاتصال ببيانات Access من Excel

يمكنك أيضا أعاده توصيل بيانات Access إلى Excel. للقيام بذلك ، قم بإنشاء اتصال في Excel ، غالبا ما يتم تخزينه في ملف اتصال بيانات Office (.odc) ، إلى قاعده بيانات Access واسترداد كل البيانات من جدول أو استعلام. بعد الاتصال بالبيانات ، يمكنك أيضا تحديث مصنفات Excel أو تحديثها تلقائيا من قاعده بيانات Access الاصليه عند تحديث قاعده البيانات باستخدام معلومات جديده.

لمزيد من المعلومات، اطلع على:

تقرير الموظفين في تخطيط جدولي

بمجرد ان تكون بياناتك في Access ، يمكنك الاستفادة من كان إنشاء التقارير وأداات التخصيص. هل تريد إنشاء تقرير ببضع نقرات فقط ؟ استخدم معالج التقارير. هل تريد تصميم تخطيط التقرير وتعديله في الوقت الحقيقي باستخدام البيانات المباشرة ، ونقل كتل البيانات وتغيير حجمها ، وأضافه الحقول وأزالها ، ورؤية التغييرات مباشره ؟ استخدم طريقه عرض التخطيط. هل تريد التفاعل مع التقرير للبحث عن البيانات المباشرة وتصفيتها وفرزها ؟ استخدم طريقه عرض التقرير. هل تريد أضافه أزرار الأوامر وأرقام الصفحات والصور والارتباطات التشعبية والأنماط ذات المظهر الاحترافي بنفسك ؟ استخدم العديد من معالجات عناصر التحكم والمعارض في المجموعة عناصر التحكموالتخطيط في علامة التبويب تصميم في الشريط. باستخدام Access ، يمكنك بسهوله إنشاء تقارير بسيطه وتقارير المجموعات والتلخيص والتسميات البريدية والتقارير الرسوميه والتقارير الفرعية.

بمجرد إنشاء التقرير ، استخدم Access لتوزيع التقرير الكترونيا. علي سبيل المثال ، يمكنك إرسال التقرير باستخدام رسالة بريد الكتروني ، أو حفظ التقرير بتنسيقات مختلفه ، مثل لقطه Access أو ملف PDF ، لأضافه إلى صفحه ويب أو موقع SharePoint.

لمزيد من المعلومات، اطلع على:

عينة نموذج

بمجرد ان تكون بياناتك في Access ، يمكنك الاستفادة من العديد من أدوات إنشاء النماذج والتخصيص. هل تريد إنشاء نموذج ببضع نقرات فقط ؟ استخدام معالج النماذج. هل تريد تصميم تخطيط النموذج وتعديله في الوقت الحقيقي باستخدام البيانات المباشرة ، ونقل كتل البيانات وتغيير حجمها ، وأضافه الحقول وأزالها ، ورؤية التغييرات مباشره ؟ استخدم طريقه عرض التخطيط. هل تريد أضافه أزرار الأوامر ومربعات القوائم ومربعات التحرير والسرد ومجموعات الخيارات والصور وأقنعه الإدخال والمخططات والارتباطات التشعبية والأنماط ذات المظهر الاحترافي ؟ استخدم العديد من معالجات عناصر التحكم والمعارض في المجموعة عناصر التحكموالتخطيط في علامة التبويب تصميم في الشريط. باستخدام Access ، يمكنك بسهوله إنشاء نماذج بسيطه ، ونماذج مبوبه ، ونماذج مستمرة ، ونماذج منبثقة ، ومربعات الحوار المشروطة.

في Access ، يمكنك بسهوله إنشاء نموذج منقسم يعرض طريقه عرض النموذج وورقه البيانات التي تمت مزامنتها بحيث يمكنك الحصول علي أفضل ما فيهما. بمجرد إنشاء نموذج محسن ، من السهل التمرير والتصفية والبحث حتى الآن في البيانات الموجودة في النموذج باستخدام أزرار التنقل القياسية ومربع البحث في أسفل النموذج.

نموذج منقسم

لمزيد من المعلومات، اطلع على:

تصفية تلقائية

اي منتج تستخدمه ، يمكنك تصفيه البيانات للعمل باستخدام مجموعه فرعيه من البيانات ، وتقوم بفرز البيانات لطلبها بالطريقة التي تريدها تماما. في Access ، يمكن لمستخدمي Excel تصفيه البيانات وفرزها في طريقه عرض ورقه بيانات دون الحاجة إلى أعاده التعرف علي واجهه مستخدم جديده بالبالكامل. ان الرموز وقوائم الأوامر والأوامر والمعايير ومربعات الحوار مماثله للغاية ، سواء كنت تستخدم النص أو الأرقام أو التواريخ أو الفراغات. يمكنك حتى حفظ عوامل التصفية وفرزها بالاضافه إلى طريقه عرض ورقه البيانات.

يمكنك إنشاء استعلام في Access ، ولا يمكنك معرفه ما هو SQL الذي يمثل. تساعدك أربعه معالجات استعلام في إنشاء استعلامات بسيطه والبحث عن التكرارات وتحديد موقع السجلات غير المتطابقة وإنشاء استعلامات جدوليه. لن تحتاج حتى إلى إنشاء استعلام ؛ قم ببساطه بتصفية البيانات وفرزها بالطريقة التي تريد من خلالها البحث عنها وحفظها في ورقه بيانات.

معايير البلد/المنطقة

لمزيد من المعلومات، اطلع على:

الصفحة الأولى لمعالج التسميات

الآن وقد أصبحت العائلة الخاصة بك أكبر حجما ، وكانت قائمه بطاقات الأيام الخاصة بك كبيره بشكل مفاجئ وتحتاج إلى تعقب عدد أكبر من الميلاد والذكريات الزواجه. ليست مشكلة. يمكنك استخدام جدول أو استعلام Access كمصدر بيانات لدمج المراسلات ، وإنشاء عمليه دمج المراسلات باستخدام معالج دمج المراسلات في Word ، للرسائل والبطاقات ورسائل البريد الكتروني والمغلفات. إذا كنت بحاجه فقط إلى إنشاء تسميات بريديه ، فاستخدم "معالج التسميات" في Access لإنشاء التسميات وطباعتها من تقرير تقوم بإنشاءه. يمكنك حتى أضافه رمز شريطي بشكل تلقائي مقابل كل عنوان عميل.

لمزيد من المعلومات، اطلع على:

يوفر Access و Excel أوامر للاتصال بالبيانات في قوائم SharePoint. يوفر Excel اتصالا للقراءة فقط (باتجاه واحد) لقوائم SharePoint المرتبطة ؛ بالاضافه إلى ان Access يسمح لك بقراءه البيانات وكتابتها (ثنائيه الاتجاه) في قوائم SharePoint المرتبطة. يعمل Access وقوائم SharePoint بشكل جيد تماما. يمكنك الوصول إلى أنواع بيانات SharePoint ، مثل النص المنسق ، وإلحاق فقط (لدعم تعقب محفوظات المراجعة في حقل مذكره) ، والمرفقات ، والترقيم التلقائي ، والبحث ، والحقول متعددة القيم ، وذلك في حاله وجود اي حالات عدم تناسق البيانات.

بمجرد ربط بيانات قائمه SharePoint في قاعده بيانات Access ، يمكنك حتى نقل بيانات قائمه SharePoint دون اتصال في قاعده بيانات Access محليه ، والعمل علي البيانات محليا ، ثم أعاده الاتصال بموقع SharePoint لتحميل اي تغييرات. سيتم التعامل مع التغييرات المتعارضة التي أجراها مستخدمون آخرون باستخدام معالج حل التعارض. تعتمد النماذج والتقارير التي انشاتها في Access علي البيانات نفسها ، ولكنها مرتبطة بقوائم SharePoint.

يوفر Excel نقاط التكامل التالية مع SharePoint Server.

نقاط التكامل التي تركّز على البيانات في Excel

1. تنفيذ عملية استيراد لمرة واحدة لبيانات ورقة عمل Excel إلى قائمة SharePoint أو عملية تصدير بيانات ورقة عمل Excel إلى قائمة SharePoint لإنشاء اتصال بيانات دائم أحادي الاتجاه.

2. استخدام اتصال البيانات الدائم الأحادي الاتجاه لتحديث البيانات في ورقة عمل Excel من قائمة SharePoint.

3. يمكنك نشر مصنفات Excel في Excel Services وعرض البيانات والتفاعل معها باستخدام جزء ويب الخاص ب Excel Web Access علي صفحه جزء ويب.

4. استيراد بيانات (توصيل) إلى مصنف Excel من خوادم OLAP و SQL Server وقواعد بيانات Access والملفات الثابتة.

يوفر Access نقاط التكامل التالية مع SharePoint Server.

1. تنفيذ عملية استيراد أو تصدير للبيانات لمرة واحدة بين طرق عرض Access وقائمة SharePoint.

2. ربط البيانات بين جداول Access وقائمه SharePoint من خلال إنشاء اتصال دائم ثنائي الاتجاه. (يمكن الاطلاع علي بيانات القائمة المحدثة في جدول Access ؛ يمكن رؤية بيانات جدول Access المحدث في قائمه.)

3. نقل بيانات القائمة إلى وضع عدم الاتصال، وتحديثها في Access، وإعادتها إلى وضع الاتصال، ومزامنة التحديثات وحل التعارضات.

4. عرض بيانات القائمة وتحريرها في طرق عرض أوراق البيانات والنماذج والتقارير في Access.

لمزيد من المعلومات، اطلع على:

يمكنك إنشاء تطبيقات قواعد بيانات معقده لسطح المكتب بدون كتابه سطر واحد من التعليمات البرمجية ل VBA. يحتوي كل عنصر Access علي مجموعه شامله من الخصائص والاحداث التي يمكن الوصول اليها بسهوله من ورقه الخصائص لمساعدتك علي تخصيص الحل. يتضمن كل كائن مصممين تفصيليين يكشفون عن كل الميزات المتوفرة لك. تتوفر قوالب قواعد بيانات اضافيه علي Office Online. تساعدك قوالب الحقول والجداول في إنشاء جداول جديده وتخصيصها بسرعة. يمكنك تصميم قاعده بيانات جديده من البداية باستخدام أدوات تصميم قاعده البيانات المضمنة.

تستخدم وحدات ماكرو Access بيئة تعريفيه لا تتطلب كتابه اي تعليمات برمجيه ل VBA ، بحيث لا تحتاج إلى المطور. ينفذ كل اجراء ماكرو مهمة ، مثل فتح نموذج أو تشغيل استعلام أو البحث عن سجلات أو عرض رسالة. يمكنك تضمين وحدات الماكرو في اي حدث في تقرير أو نموذج أو عنصر تحكم. تتضمن معظم وحدات الماكرو وسيطه ، ويمكنك أضافه منطق شرطي اليها للحصول علي المهام التي تريدها. يمكنك حتى تعريف المتغيرات والتحقق من الأخطاء ، مره أخرى من دون كتابه التعليمات البرمجية ل VBA.

تصميم نموذج اولي وتشغيله بواسطة قسم تكنولوجيا التقنيات. يمكنك إنشاء حل لفريقك عند الحاجة اليه ASAP ، والقيام بذلك علي شوسترينج باستخدام الفريق المستقل. تابع تعقب البطاقات المباعة لطرف شركه ، أو تعقب فتره الصلاحية الخاصة بمواد التصنيع ، أو طباعه علامات القبول للأجزاء. تعقب المهام والمشاكل والتسليمات في مشاريع الفريق. قم بإنشاء قاعده بيانات تدفقات مبيعات لمراقبه المبيعات المتوقعة داخل مجموعه صغيره من المتخصصين في المبيعات.

معلومات إضافية

أعلى الصفحة

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×