أفضل الممارسات لاجتماع Lync

توجد خيارات مختلفة تستطيع استخدامها عند إعداد اجتماع Lync والانضمام إليه وتقديمه. تساعدك أفضل الممارسات هذه في الاستفادة من الميزات التي تضفي المزيد من السهولة على تنفيذ مهمتك وتوفر تجربة اجتماع ممتعة.

ملاحظة: للاطلاع على دليل تفاعلي حول مهام مقدم العرض الشائعة، راجع جدولة اجتماع Lync والتحضير له وإدارة اجتماع Lync

إعداد اجتماع Lync

استخدم Outlook أو مجدول ويب لجدولة اجتماع Lync، واتبع أفضل هذه الممارسات.

ملاحظة: للحصول على تفاصيل حول كيفية جدولة "اجتماع Lync"، راجع إعداد اجتماع Lync.

جدولة الاجتماع

  • استخدم الخيارات الافتراضية للاجتماع عوضاً عن تغيير الإعدادات لأي اجتماع صغير وغير رسمي مع أشخاص داخل شركتك. وتذكّر أن الخيارات الافتراضية تسمح للجميع بالقيام بدور مقدم العرض فضلاً عن انضمامهم إلى الاجتماع مباشرةً.

  • إذا كان هناك أحد المتطلبات المعينة للاجتماع، مثل جمهور أكبر أو بيانات آمنة أو عملاء خارجيين، فتأكد من تغيير خيارات الاجتماع لتلبية هذا المتطلب. للحصول على معلومات، راجع تغيير إعدادات المشاركين في اجتماعات Lync.

ملاحظة: يبلغ العدد الأقصى للمشاركين في الاجتماعات 250.

  • إذا كان بعض الأشخاص سيحضر الاجتماع شخصياً والبعض الآخر سيتابعه عبر الإنترنت وكنت تستخدم Outlook، فبإمكانك تشغيل اجتماع Lync في قاعة مؤتمرات. انقر فوق الباحث عن القاعة في طلب اجتماع Outlook للبحث عن قاعة مؤتمرات في المبنى الذي تريده وإضافتها. أو احجز القاعة بشكلٍ منفصل، وأضف معلومات القاعة في المربع الموقع في طلب الاجتماع.

تعيين مقدم عرض احتياطي

اختر مقدم عرض احتياطياً، في حالة عدم قدرتك على الانضمام أو قيامك بالتشغيل متأخراً. يستطيع أيضاً مقدم العرض الاحتياطي أن يبدأ التسجيل، أو يساعد الجمهور ويقوم بإدارته، أو يراقب الأسئلة المُرسلة في الاجتماع، لتتمكن من التركيز على العرض التقديمي. يكون ذلك هاماً بشكلٍ خاص إذا كان لديك اجتماع أو حدث كبير.

تضمين مستند تدريبي أو ارتباط في طلب الاجتماع

إذا كنت تقوم بدعوة مشاركين لا يجيدون استخدام Lync، فقم بتضمين مستند تدريبي إرشادي أو ارتباط إلى تدريب حول Lync في طلب الاجتماع، لمساعدتهم في معرفة ميزات الاجتماع قبل الانضمام إليه.

إضافة ملاحظات إلى طلب الاجتماع

عند جدولة الاجتماع، إذا كنت تستخدم OneNote، فستتمكّن من إضافة ملاحظات خاصة أو مشتركة. يستطيع المدعوون حينئذٍ عرض الملاحظات المشتركة وتحريرها قبل الاجتماع إذا كان لديهم الإذن المناسب. ما عليك سوى النقر فوق ملاحظات الاجتماع على شريط الدعوة، ثم إضافة الملاحظات المشتركة لطلبات الاجتماع أو الملاحظات الخاصة بك (التي تكون غير مرئية للآخرين). راجع استخدام الملاحظات المشتركة والخاصة في اجتماع Lync للحصول على المزيد من المعلومات.

الانضمام إلى اجتماع Lync

للحصول على تفاصيل حول كيفية الانضمام إلى اجتماع Lync، راجع الانضمام إلى اجتماع Lync. واتبع أفضل الممارسات التالية للانضمام:

  • قم بتسجيل الدخول إلى الاجتماع قبل بدئه بمدة تتراوح من 10 إلى 15 دقيقة ليتم إعداده ويتوفر وقت لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها، إذا تطلب الأمر ذلك.

  • قبل الاجتماع، قرر ما إذا كنت ستستخدم صوت الكمبيوتر (الصوت والفيديو المدمجين في Lync) أم الهاتف (إذا كان طلب الاجتماع يتضمن تفاصيل الاتصال)، للجزء الصوتي من الاجتماع.

  • إذا كنت تستخدم صوت الكمبيوتر، فقم بإعداد أجهزة الصوت والفيديو وتحقق من الجودة. ويمكنك استخدام الميكروفون والسماعات المضمنة في الكمبيوتر، أو توصيل سماعة رأس. لمزيد من المعلومات، راجع إعداد الصوت في Lync واختباره واستكشاف الأخطاء في فيديو Lync وإصلاحها.

  • إذا كنت حالياً تستخدم هاتفاً للاستماع إلى صوت الاجتماع وبإمكانك المشاركة في المؤتمرات بالطلب (اتصل بخدمة الدعم التقني في مساحة العمل للحصول على التفاصيل)، فقم بالاستفادة من ميزة الاتصال بي في Lync. في النافذة الانضمام إلى صوت الاجتماع، حدد الاتصال بي على، واكتب رقم الهاتف الذي تريد أن يتم الاتصال بك عليه. عند استخدام هذه الميزة، لن تحتاج إلى إدخال معرّف الاجتماع أو رقم التعريف الشخصي (PIN).

  • استخدم سماعة رأس، بدلاً من ميكروفون الكمبيوتر وسماعاته، للاستماع إلى صوت عالي الجودة، إذا أمكن ذلك.

  • تعتمد جودة الصوت بشكلٍ كبير على حالة الشبكة. استخدم اتصال شبكة سلكياً وتأكد من إيقاف تشغيل الاتصال اللاسلكي على الكمبيوتر.

  • بعد الانضمام إلى الاجتماع، قم بكتم صوت الميكروفون إذا لم تكن تتحدث.

معرفة رقم التعريف الشخصي

في معظم الأوقات، لن تحتاج إلى رقم تعريف شخصي (PIN) عندما تتصل بالاجتماع باستخدام هاتف. فيتم توصيلك بشكلٍ مباشر ويظهر الرقم في قائمة المشاركين. ولكن، إذا كنت تريد الاتصال كرئيس الاجتماع أو متصل مُصدق عليه، فستتم مطالبتك برقم PIN و/أو رقم هاتف العمل و/أو الرقم الداخلي.

ملاحظة: إن الطلب كمتصل مُصادق عليه يعني فقط أن الاجتماع مؤمّن ويجب أن يتم التحقق من هويتك قبل انضمامك إلى الاجتماع.

يُفضل أن يتوفر لديك رقم PIN في حالة احتياجك إليه. وإذا لم تتذكّر رقم PIN الخاص بك، فانقر فوق هل نسيت رقم PIN للطلب؟ في طلب الاجتماع واتبع الإرشادات الموجودة على الصفحة لإعادة التعيين.

هام: يتم تضمين تفاصيل الاتصال في الاجتماعات فقط التي يعدّها المستخدمون الذين يتم تكوين حساباتهم للمشاركة في المؤتمرات بالطلب. للاطلاع على التفاصيل، اتصل بخدمة الدعم التقني في مساحة العمل.

التقديم في اجتماع Lync

للتعرّف على كيفية إعداد جلسة عمل المشاركة، راجع مشاركة سطح المكتب أو برنامج. وعند المشاركة، نوصي بالقيام بما يلي:

  • يمكنك السماح لزميل بتسجيل الدخول إلى الاجتماع معك للتحقق من جودة الصوت والفيديو للاجتماع.

  • تحقق من خيارات الاجتماع للتأكد من أنّك قمت بتحديد ميزات الجمهور التي تريدها مثل أذونات الحضور أو عرض المحتوى أو أذونات التعليق التوضيحي.

  • اترك وقتاً كافياً للأسئلة واجعل الجمهور يعرف أنه يستطيع كتابة أسئلته أو تعليقاته في مقطع المراسلة الفورية (IM) من الاجتماع.

  • اكتم صوتك عندما لا تتحدث وتأكد من أنك تعرف كيفية كتم صوت المشاركين أو إلغاء كتمه عند الضرورة، باستخدام Lync وأوامر الطنين باللمس في الهاتف إذا كنت تستخدم هاتفاً ( اضغط على 1* على لوحة الطلب الخاصة بالهاتف لسماع الأوامر).

  • ذكّر المشاركين في بداية الاجتماع بكيفية كتم صوتهم أو إلغاء كتمه.

في حالة استخدام PowerPoint:

  • أبقِ مجموعة الشرائح بحيث تتكون من 15 شريحة أو أقل تقريباً، مع استخدام خطوط أكبر (تتكون من أكثر من 30 نقطة)، وخلفية بسيطة لتجنب تشتيت الانتباه.

  • قم بتحميل العرض التقديمي بشكلٍ مسبق ثم تدرّب على استخدام عناصر التحكم لتحريك الشرائح أو إضافة تعليق توضيحي إليها. على سبيل المثال، يمكنك التعبير عن نقاط هامة باستخدام مؤشر الليزر أو الطوابع.

  • استخدم ملاحظات مقدم العرض لمساعدتك على تذكّر النقاط التي تريد التحدث عنها. راجع تقديم شرائح PowerPoint في اجتماع Lync للحصول على المزيد من المعلومات.

في حالة مشاركة سطح المكتب أو برنامج:

  • ضع في اعتبارك أنه عند مشاركة أحد البرامج، تكون البرامج والملفات فقط التي تقوم بمشاركتها حالياً مرئية للحضور. وإذا قمت بالاستعراض للوصول إلى برامج أخرى، فلن تصبح مرئية في الاجتماع.

  • استخدم مشاركة سطح المكتب إذا كنت بحاجة إلى التبديل بين البرامج.

  • انقر فوق معاينة في نافذة الاجتماع لرؤية ما يشاهده الحضور عند مشاركة سطح المكتب أو برنامج.

  • قم بتمكين الجمهور من معرفة أنهم يستطيعون زيادة منطقة العرض الخاصة بهم من خلال الانتقال إلى الوضع "الكامل". لمزيد من المعلومات، راجع مشاركة سطح المكتب أو برنامج.

تشغيل الاجتماع في قاعدة مؤتمرات

يُفضل أن تمنح نفسك فترة من الوقت ريثما يتم تجهيز قاعة المؤتمرات قبل بدء الاجتماع، وذلك للتأكد من إعداد Lync للعمل مع أجهزة الصوت والفيديو الموجودة في القاعة.

  • قم بتوصيل الكمبيوتر المحمول بالبروجيكتور وهاتف قاعة المؤتمرات، إذا لزم الأمر.

  • قم بكتم صوت ميكروفون الكمبيوتر ومكبرات الصوت، في حال وجود أي ارتداد. واطلب من الأشخاص الآخرين الموجودين في القاعة أن يقوموا أيضاً بكتم صوت الميكروفون والسماعات لديهم في حالة تسجيل دخولهم إلى Lync.

  • يمكنك توصيل هاتف القاعة بالكمبيوتر أو استخدام الهاتف للاتصال بصوت الاجتماع، في حال كان طلب الاجتماع يتضمن تفاصيل الطلب.

  • إذا كنت تستخدم بروجيكتور القاعة، فقم بتوصيل الكبل بالكمبيوتر ثم حدد العرض الملائم. على لوحة المفاتيح، اضغط على زر Windows +‏ P لكي تظهر الشاشة، ثم انقر فوق: تكرار، لعرض سطح المكتب على كل من جهاز عرض الكمبيوتر وجهاز عرض القاعة؛ أو توسيع، لتوسيع سطح المكتب من جهاز عرض الكمبيوتر وجهاز عرض القاعة؛ أو البروجيكتور فقط، لعرض سطح المكتب على جهاز عرض القاعة فقط.

تلميح: نحن نوصي بتحديد تكرار لكي تتمكّن من رؤية الاجتماع على كلٍ من جهاز العرض الخاص بك وجهاز عرض القاعة.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×