أفضل الممارسات لاجتماع Lync

توجد خيارات مختلفة تستطيع استخدامها عند إعداد اجتماع Lync والانضمام إليه وتقديمه. تساعدك أفضل الممارسات هذه في الاستفادة من الميزات التي تضفي المزيد من السهولة على تنفيذ مهمتك وتوفر تجربة اجتماع ممتعة.

إعداد اجتماع Lync

جدولة الاجتماع

  • استخدم الخيارات الافتراضية للاجتماع عوضاً عن تغيير الإعدادات لأي اجتماع صغير وغير رسمي مع أشخاص داخل شركتك. وتذكّر أن الخيارات الافتراضية تسمح للجميع بالقيام بدور مقدم العرض فضلاً عن انضمامهم إلى الاجتماع مباشرةً.

  • إذا كان هناك أحد المتطلبات المعينة للاجتماع، مثل جمهور أكبر أو بيانات آمنة أو عملاء خارجيين، فتأكد من تغيير خيارات الاجتماع لتلبية هذا المتطلب. للحصول على معلومات، راجع تعيين خيارات لاجتماعات Lync.

ملاحظة: يبلغ العدد الأقصى للمشاركين في الاجتماعات 250.

  • إذا كان بعض الأشخاص سيحضر الاجتماع شخصياً والبعض الآخر سيتابعه عبر الإنترنت، فبإمكانك تشغيل اجتماع Lync في قاعة مؤتمرات. انقر فوق الباحث عن القاعة في Outlook للبحث عن قاعة مؤتمرات في المبنى الذي تريده وإضافتها. أو احجز القاعة بشكلٍ منفصل، وأضف معلومات القاعة في المربع الموقع في طلب الاجتماع.

تعيين مقدم عرض احتياطي

اختر مقدم عرض احتياطياً، في حالة عدم قدرتك على الانضمام أو قيامك بالتشغيل متأخراً. يستطيع أيضاً مقدم العرض الاحتياطي أن يبدأ التسجيل، أو يساعد الجمهور ويقوم بإدارته، أو يراقب الأسئلة المُرسلة في الاجتماع، لتتمكن من التركيز على العرض التقديمي. يكون ذلك هاماً بشكلٍ خاص إذا كان لديك اجتماع أو حدث كبير.

معرفة رقم التعريف الشخصي

في معظم الأوقات، لن تحتاج إلى رقم تعريف شخصي (PIN) عندما تتصل بالاجتماع باستخدام هاتف. فيتم توصيلك بشكلٍ مباشر ويظهر الرقم في قائمة المشاركين. ولكن، إذا كنت تريد الاتصال كرئيس الاجتماع أو متصل مُصدق عليه، فستتم مطالبتك برقم PIN و/أو رقم هاتف العمل و/أو الرقم الداخلي.

ملاحظة: إن الطلب كمتصل مُصادق عليه يعني فقط أن الاجتماع مؤمّن ويجب أن يتم التحقق من هويتك قبل انضمامك إلى الاجتماع.

يُفضل أن يتوفر لديك رقم PIN في حالة احتياجك إليه. وإذا لم تتذكّر رقم PIN الخاص بك، فانقر فوق هل نسيت رقم PIN للطلب؟ في طلب الاجتماع واتبع الإرشادات الموجودة على الصفحة لإعادة التعيين.

تضمين مستند تدريبي أو ارتباط في طلب الاجتماع

إذا كنت تقوم بدعوة مشاركين لا يجيدون استخدام Lync، فقم بتضمين مستند تدريبي إرشادي أو ارتباط إلى تدريب حول Lync في طلب الاجتماع، لمساعدتهم في معرفة ميزات الاجتماع قبل الانضمام إليه.

الانضمام إلى اجتماع Lync

  • قم بتسجيل الدخول إلى الاجتماع قبل بدئه بحوالي من 10 إلى 15 دقيقة، ليتم الإعداد ويتوفر وقت لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها إذا تطلب الأمر ذلك.

  • قبل الاجتماع، حدد ما إذا كنت ستستخدم صوت الكمبيوتر (الصوت والفيديو المتكاملان في Lync) أم هاتفاً للجزء الصوتي من الاجتماع.

  • إذا كنت تستخدم حالياً صوت الكمبيوتر، فقم بإعداد أجهزة الصوت والفيديو، وتحقق من الجودة. يمكنك استخدام الميكروفون والسماعات المُضمنة في الكمبيوتر أو توصيل سماعة رأس. لمزيد من المعلومات، راجع إعداد الصوت في Lync واختباره واستكشاف الأخطاء فيه وإصلاحها.

  • إذا كنت تستخدم هاتفاً للاستماع إلى صوت الاجتماع، فقم بالاستفادة من الميزة اتصل بي في Lync. ضمن النافذة الانضمام إلى صوت الاجتماع، حدد اتصل بي على واكتب رقم الهاتف الذي تريد أن يتم الاتصال بك عليه. عند استخدام هذه الميزة، لن تحتاج إلى إدخال معرّف الاجتماع أو رقم PIN.

  • استخدم سماعة رأس، بدلاً من ميكروفون الكمبيوتر وسماعاته، للاستماع إلى صوت عالي الجودة، إذا أمكن ذلك.

  • تعتمد جودة الصوت بشكلٍ كبير على حالة الشبكة. استخدم اتصال شبكة سلكياً وتأكد من إيقاف تشغيل الاتصال اللاسلكي على الكمبيوتر.

  • قبل الانضمام إلى الاجتماع، قم بكتم صوت الميكروفون إذا لم تكن تتحدث.

التقديم في اجتماع Lync

  • يمكنك السماح لزميل بتسجيل الدخول إلى الاجتماع معك للتحقق من جودة الصوت والفيديو للاجتماع.

  • تحقق من خيارات الاجتماع للتأكد من إيقاف تشغيل أو تشغيل ميزات الجمهور الصحيحة، مثل أذونات الحضور أو عرض المحتوى أو أذونات التعليق التوضيحي.

  • في حالة استخدام PowerPoint:

    • أبقِ مجموعة الشرائح بحيث تتكون من 15 شريحة أو أقل تقريباً، مع استخدام خطوط أكبر (تتكون من أكثر من 30 نقطة)، وخلفية بسيطة لتجنب تشتيت الانتباه.

    • قم بتحميل العرض التقديمي بشكلٍ مسبق ثم تدرّب على استخدام عناصر التحكم لتحريك الشرائح أو إضافة تعليق توضيحي إليها. على سبيل المثال، يمكنك التعبير عن نقاط هامة باستخدام مؤشر الليزر أو الطوابع.

    • استخدم ملاحظات مقدم العرض لمساعدتك على تذكّر النقاط التي تريد التحدث عنها. راجع مشاركة شرائح PowerPoint في اجتماع Lync للحصول على المزيد من المعلومات.

  • في حالة مشاركة سطح المكتب أو برنامج:

    • ضع في اعتبارك أنه عند مشاركة أحد البرامج، تكون البرامج والملفات فقط التي تقوم بمشاركتها حالياً مرئية للحضور. وإذا قمت بالاستعراض للوصول إلى برامج أخرى، فلن تصبح مرئية في الاجتماع.

    • استخدم مشاركة سطح المكتب إذا كنت بحاجة إلى التبديل بين البرامج.

    • انقر فوق معاينة في "اجتماع Lync" للاطلاع على ما يشاهده الحضور عند مشاركة سطح المكتب أو برنامج.

    • قم بتمكين الجمهور من معرفة أنهم يستطيعون زيادة منطقة العرض الخاصة بهم من خلال الانتقال إلى الوضع "الكامل".

      للحصول على مزيد من المعلومات، راجع مشاركة سطح المكتب أو برنامج في اجتماع Lync.

  • اترك وقتاً كافياً للأسئلة وقم بتمكين الجمهور من معرفة أنهم يستطيعون كتابة أسئلتهم أو تعليقاتهم في منطقة المراسلة الفورية (IM) في الاجتماع.

    • اكتم صوتك عندما لا تتحدث وتأكد من أنك تعرف كيفية كتم صوت المشاركين أو إلغاء كتمه عند الضرورة، باستخدام Lync وأوامر الطنين باللمس في الهاتف إذا كنت تستخدم هاتفاً ( اضغط على 1* على لوحة الطلب الخاصة بالهاتف لسماع الأوامر).

    • ذكّر المشاركين في بداية الاجتماع بكيفية كتم صوتهم أو إلغاء كتمه.

تشغيل الاجتماع في قاعدة مؤتمرات

يُفضل أن تمنح نفسك فترة من الوقت ريثما يتم تجهيز قاعة المؤتمرات قبل بدء الاجتماع، وذلك للتأكد من إعداد Lync للعمل مع أجهزة الصوت والفيديو الموجودة في القاعة.

  • قم بتوصيل الكمبيوتر المحمول بالبروجيكتور وهاتف قاعة المؤتمرات، إذا لزم الأمر.

  • قم بكتم صوت ميكروفون الكمبيوتر وسماعاته، في حالة عدم وجود أي ارتداد. واطلب من الأشخاص الآخرين الموجودين في القاعة أن يقوموا أيضاً بكتم صوت الميكروفون والسماعات لديهم في حالة تسجيل دخولهم إلى Lync.

  • يمكنك توصيل هاتف القاعة بالكمبيوتر أو استخدام الهاتف للاتصال الهاتفي بصوت الاجتماع.

  • إذا كنت تستخدم بروجيكتور القاعة، فقم بتوصيل الكبل بالكمبيوتر ثم حدد العرض الملائم. على لوحة المفاتيح، اضغط على مفتاح Windows + P للحصول على العرض، ثم انقر فوق أي مما يلي:

    • تكرار، لإظهار سطح مكتبك على كلٍ من جهاز عرض الكمبيوتر وبروجيكتور القاعة.

    • توسيع، لتوسيع سطح مكتبك من جهاز عرض الكمبيوتر وبروجيكتور القاعة.

    • البروجيكتور فقط، لإظهار سطح مكتبك على بروجيكتور القاعة فقط.

نحن نوصي بتحديد تكرار بحيث يمكنك رؤية الاجتماع على كلٍ من جهاز العرض الخاص بك وجهاز عرض القاعة.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×