أفضل الممارسات عند استخدام تقويم Outlook

أفضل الممارسات عند استخدام تقويم Outlook

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يتكامل تقويم Outlook تماماً مع البريد الإلكتروني وجهات الاتصال وغيرها من الميزات. ويجعل التكامل مكون التقويم إحدى الميزات الأكثر شيوعاً في Outlook. سنطلعك في هذه المقالة على أوجه استخدام الوظائف المتعددة في التقويم. وسنعرّفك كذلك على تحسينات التقويم التي تهدف بشكلٍ خاص إلى جعل أسلوب عملك أكثر تناسقاً.

ملاحظة: تمت اضافه العديد من التحسينات التقويم الي Outlook 2007 حزم الخدمات. ل# ذلك، يتم الخاصه بنا التوصيه الاولي تاكد من استخدام Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) او اصدار لاحق. الاقسام الموجوده ادناه ب# افتراض انك تستخدم Outlook 2007 SP3 او Outlook 2010، Outlook 2013 او Outlook 2016.

إعادة توجيه طلبات الاجتماع

إذا كنت تستخدم Outlook 2007، فيجب ألا تقوم بإعادة توجيه طلبات الاجتماعات. فقد يؤدي ذلك إلى فقدان الاجتماعات أو عدم تطابقها. بدلاً من ذلك، اطلب من منظم الاجتماع إضافة الحضور إلى طلب الاجتماع الأصلي.

اذا كنت تستخدم Outlook 2010 او احدث منه و# كنت افراد حضور، يمكنك اعاده توجيه اجتماع الي شخص اخر يستخدم Outlook 2010 او احدث منه ب# استخدام ميزه "اعاده توجيه الاعلام ب# الاجتماع". عند استخدام Outlook 2010 او احدث منه ل# اعاده توجيه اجتماع ل# احد الاشخاص الذين تم غير الاصل دعوتهم الي الاجتماع، يرسل Outlook اعلام ب# اعاده توجيه اجتماع ل# منظم الاجتماع. عند تلقي المنظم الاعلام ب# الاجتماع، تتم اضافه حضور جديده الي الاجتماع ل# منظم. اذا كان الحضور موجود ب# حاجه الي معرفه انه تمت اضافه حضور اضافيه الي الاجتماع، ثم المنظم يجب فتح الاجتماع و# ارسال تحديث ل# اجتماع الي جميع الحضور.

ملاحظة: اذا كنت تريد السماح ل# شخص ما معرفتها حول حضور اجتماع، و# لكن ليس دعوتهم، ما عليك سوي سحب طلب الاجتماع من التقويم الخاص بك الي ايقونه البريد علي الجانب السفلي الايمن من Outlook. يؤدي هذا الي فتح رساله بريد الكتروني مع معلومات حول الاجتماع الذي يمكن ارسال. لاحظ انه لا يضيف البريد الالكتروني هذا المستلم الي الاجتماع، و# انه يحتوي فقط علي معلومات الاجتماع مثل التاريخ و# الوقت، و# الموضوع و# جدول الاعمال.

لمستخدمي Microsoft Exchange

تقديم Microsoft Exchange Server 2007 ايضا "الاجتماع الاعلامات ب# اعاده توجيه" ك# جزء من الميزه "الرد التقويم". اذا كنت تستخدم Outlook ل# الاتصال ب# علبه بريد في مؤسسه Exchange Server، سلوك اعلام ب# اعاده توجيه الاجتماع قد تفرض اعدادات Exchange، اذا لم تكوين قبل مسؤول Exchange. علي سبيل المثال، يمكنك منع مسؤول Exchange اعلام ب# اعاده توجيه الاجتماع من الذي يتم ارساله الي مجالات بعيده.

نوصي بشكلٍ عام بألا يقوم أحد الحضور بإعادة توجيه اجتماع في حال لم يكن في مؤسسة Exchange نفسها التي يعمل فيها المنظم، ما لم تنطبق كل الشروط التالية:

  • أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.

  • أن يسمح مسؤول Exchange الخاص بالحضور بإرسال إعلامات بإعادة توجيه الاجتماعات إلى مجالات بعيدة.

  • أن يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.

اذا كان احد حضور يستخدم نظام بريد غير Exchange، نوصي عاده عدم اعاده توجيه اجتماع، الا اذا تحققت كافه الشروط التاليه:

  • أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.

  • أن يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.

اذا كان ل# اي سبب عدم تلقي المنظم اعلام ب# اعاده توجيه اجتماع، لا تتم اضافه حضور الاجتماع ل# منظم الاجتماع. اذا كان المنظم فيما بعد تغيير الاجتماع و# ترسل تحديثا، يتم ارسال التحديث فقط ل# المدعوين الاصلي. الحضور مستلمي النسخه معاده التوجيه الاجتماع سابقا لن تتلقي التحديث.

اذا المسؤوليه من ب# نجاح و# متناسق اعاده توجيه دعوات الاجتماع، ف# من الافضل ب# بساطه طرح منظم الاجتماع ل# اضافه حضور المطلوب. من المهم ان اطلب من منظم الاجتماع ل# اضافه حضور المطلوب اذا لم تكن متاكدا من ان كل من الخاص بك و# البيئات الحضور المطلوب تفي ب# الشروط الوارده اعلاه.

ملاحظة: لا يتلقى مفوضو Outlook الإعلامات بإعادة توجيه الاجتماعات.

معالجة كل طلبات الاجتماعات والإلغاءات

علي الرغم من انه يمكنك حذف طلب اجتماع مباشره من علبه الوارد، ب# شكل صحيح معالجه طلب الاجتماع اما ب# قبول او رفض فوقه. استخدم دائما الازاله من الامر "التقويم" ل# الالغاءات الاجتماع من علبه الوارد. تجنب الاجتماعات معالجه مباشره من الوحده النمطيه التقويم.

استخدام الاجتماعات المتكررة

تعيين تواريخ الانتهاء وتحديد عدد التكرارات

يسهل outlook ل# جدوله اجتماع يحتوي علي تكرارات العاديه متعدده. نوصي ب# يمكنك دائما تعيين تاريخ انتهاء و# تحديد سلسله المتكرره ل# عدد معين من التكرارات. تتطلب الاجتماعات المتكرره، و# غالبا التعديلات عند نقطه معينه. علي سبيل المثال، ستتم اضافه افراد الحضور او ازالتها من تكرار واحد، او موقع الاجتماع او وقت سيؤدي الي تغيير سبب التواريخ عطله او ظروف غير متوقعه. يحفظ outlook كل من هذه التغييرات فريده ك# استثناء اجتماع. يؤدي الاجتماعات ب# استخدام عدد كبير جدا من الاستثناءات سلسله اجتماعات ما يكون من الصعب ل# اداره. ب# الاضافه الي ذلك، يمكن ل# تقديم سلوك غير متوقع. يمكنك دائما انشاء سلسله اجتماعات جديده عند انتهاء الحالي. عند يفكر عدد التكرارات، خذ في الاعتبار معدل التكرار. في الفتره الزمنيه السنه، سيكون اجتماع مرتين اسبوعيه حول 90 تكرارات اخري من اجتماع شهريه اثناء هذه الفتره نفسه.

إنهاء اجتماع متكرر قبل تاريخ الانتهاء الأصلي

بالرغم من أنه يمكنك إلغاء اجتماع متكرر، إلا أن هناك خياراً أفضل وهو تغيير تاريخ انتهاء السلسلة. ويسمح ذلك لك وللحاضرين بالاحتفاظ بسجل للاجتماعات التي حدثت في الماضي. إذا ألغيت اجتماعاً متكرراً تماماً، فسيتم فقد هذه المحفوظات. وأفضل حل هو تعيين تاريخ انتهاء جديد ثم إرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. ويؤدي هذا إلى إنهاء سلسلة الاجتماعات مبكراً مع الاحتفاظ بسجل للاجتماعات السابقة.

ملاحظة: اذا قمت ب# انهاء سلسله الاجتماعات شكل مبكر، يتم فقدان الاستثناءات المقترنه ب# الاجتماع متكررا. ل# مزيد من المعلومات حول استثناءات، راجع "انتهاء تعيين تواريخ و# تحديد عدد التكرارات" اعلاه.

للحصول على مزيد من المعلومات حول إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة، انظر: إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة

تغيير المنظم

لا يوفر Outlook طريقة لتغيير منظم الاجتماع. لتغيير منظم الاجتماع لاجتماع متكرر، قم بإنهاء الاجتماع المتكرر. للقيام بذلك، قم بتعيين تاريخ انتهاء مبكر وإرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. بعد إكمال هذه الخطوة، يجب أن ينشئ المنظم الجديد اجتماعاً متكرراً جديداً.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول تعيين تاريخ انتهاء ابكر، انظر الغاء اجتماع.

تجنب استخدام اجتماع متكرر لمشاركة المرفقات

إن المرفقات تزيد استثناءات الاجتماعات المتكررة تعقيداً. فكل استثناء يحتوي على نسخة خاصة به من المرفقات. ومع إضافة الاستثناءات إلى الاجتماعات المتكررة، يتم إنشاء نسخ جديدة من المرفقات. وفي حال إجراء تغييرات على مجموعة واحدة من المرفقات، لا تنتشر هذه التغييرات على الاستثناءات الأخرى. إذا كنت تتطلب أن يمتلك كل أفراد الحضور أحدث نسخة من التغييرات لأي اجتماع، فشارك المستندات عبر خدمة مشاركة مثل OneDrive. ويستطيع مستخدمو Enterprise الاستفادة من SharePoint أو أي خادم آخر للملفات المشتركة على الشبكة.

تجنب نسخ الاجتماعات

Outlook حسب التصميم، ل# ازاله اي ارتباطات بين اجتماع منسوخ و# الاجتماع الاصلي. يساعد هذا في منع حالات عدم التناسق. اضافه اصدارات احدث Outlook ل# السلسله النصيه "نسخه:" ل# الموضوع. يؤدي ذلك الي تسهيل ل# تحديد عدد النسخ الاجتماع.

الاجراءات ذات الصله ب# الاجتماعات المنسوخه yield نتائج غير متوقعه، حيث نحن نوصي ب# تجنب نسخ الاجتماعات. و# ينطبق ذلك علي كل من الاجتماعات منسوخه من تقويم مستخدم اخر، ب# الاضافه الي تلك منسوخه من مجلد تقويم اخر خاصه بك.

للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية نقل الاجتماعات التي نظمتها إلى مجلد تقويم آخر، انظر:

كيفيه نقل اجتماعات Outlook دون فقدان الخيار "ارسال تحديث"

صيانة الأجهزة التي تتصل بالتقويم

تاكد من ان اي جهاز يصل الي تقويمك يحتوي علي كافه تثبيت اخر تحديثات. استخدام بعض الاجهزه Exchange ActiveSync ل# مزامنه التقويم و# مجلدات اخري. تتضمن هذه الاجهزه Windows Phone و Windows RT، و# نظام التشغيل Apple iOS و# اجهزه Android. يمكنك ايضا مزامنه اجهزه BlackBerry الابحاث في Motion (RIM) و# اشخاص اخرون ب# التقويم.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول بعض المشاكل المعروفه، راجع: المشاكل الحاليه مع Microsoft Exchange ActiveSync و# اجهزه الجهات الخارجيه.

ملاحظة: في بعض الحالات، عده عملاء Outlook و# الاجهزه قد تعديل عناصر في الوقت نفسه، حيث يمكن ل# تقديم التعارضات. ل# تقليل احتماليه، لا معالجه نفس العنصر علي العملاء او اجهزه او اكثر في فتره زمنيه قصيره نسبيا.

المحافظة على الوظائف الإضافية التي تتكامل مع Outlook

الاكثر، اذا لم يكن كل، وظائف Outlook الاضافيه الوصول الي بيانات Outlook. وظيفه الاضافيه، قد تتغير عنصر Outlook التي تقوم ب# تحريرها في الوقت نفسه، سواء في Outlook او علي جهاز اخر. يمكن ان يؤدي التعارضات. ل# تقليل احتماليه، تاكد من تثبيت اخر التحديثات ل# اي وظائف اضافيه او البرامج التي تتكامل مع Outlook. ازاله تثبيت او تعطيل اي من هذه البرامج و# الوظائف الاضافيه التي لا تستخدمها او التي لا تحتاج الي التكامل مع Outlook.

ملاحظة: في بعض الحالات، عده عملاء Outlook و# الاجهزه قد تعديل عناصر في الوقت نفسه، حيث يمكن ل# تقديم التعارضات. ل# تقليل احتماليه، لا معالجه نفس العنصر علي العملاء او اجهزه او اكثر في فتره زمنيه قصيره نسبيا.

توصيات إضافية لمستخدمي Microsoft Exchange

العمل كمدير/مفوض

إذا كانت مؤسستك تسمح بذلك، قم بتكوين Outlook للاتصال بعلبة بريد Exchange باستخدام وضع Exchange المخزّن مؤقتاً. ويوفر هذا الوضع أفضل أداء.

تتضمن الإصدارات الأحدث من Microsoft Outlook وMicrosoft Entourage وMicrosoft Outlook for Mac تحسينات كثيرة على ميزة التفويض. للحصول على مزيد من المعلومات حول هذه الإصدارات، انظر:

تفويض outlook ميزه في اصدارات مختلطه من Microsoft Outlook و Entourage

تحديد عدد المفوضين

لا يحدد Outlook عدد المفوضين الذين يمكنك إضافتهم. ولكن نوصي بمنح الأذونات محرر لمفوض واحد (1). فهذا يتيح لك تعقب وقت معالجة اجتماع ما وطريقة معالجته. نظراً إلى أنه باستطاعة مفوض استخدام عدة أجهزة للوصول إلى البيانات الخاصة بك، فإن امتلاك الكثير من المفوضين الأذونات محرر يجعل من الصعب جداً تحديد سبب فقدان الاجتماعات أو انتهاء صلاحيتها.

حتي لو قمت فقط ب# منح اذونات المحرر ل# مفوض واحد، تجنب اضافه عدد كبير من المفوضين مع اذونات المراجع او مساهم . هذا نظرا ل# اضافه عدد كبير من المفوضين قد استنفاد موارد اخري. علي سبيل المثال، قد وصلت الي حد حجم قاعده البيانات. عند اضافه مفوض، اجراء تغييرات مختلفه:

  • يطبّق Outlook الأذونات على المجلدات ذات الصلة.

  • يتم تحديث السمة PublicDelegates في Active Directory لإضافة أذونات "الإرسال نيابة عن" للمفوض.

  • يضيف Outlook المفوض إلى قاعدة إعادة توجيه على علبة بريد المدير. ويؤدي هذا إلى إعادة توجيه طلبات الاجتماع إلى المفوض.

  • يحفظ Outlook معلومات المفوض الإضافية في علبة بريد المدير.

قد يكون لكل ناحية من نواحي المكونات هذه حدود مختلفة. وقد يؤثر الاقتراب من بلوغ هذه الحدود على الأداء والاستقرار.

ملاحظات: 

  • أثناء عملية تطوير المنتج واختباره، استخدمت Microsoft عدداً أقصى من أربعة (4) مفوضين. بالإضافة إلى ذلك، استخدم المفوضون Outlook فقط. ولم يتم تضمين الأجهزة في الاختبارات.

  • إذا كان يجب استبدال المفوض الذي يملك الأذونات محرر بشكلٍ مؤقت أو دائم، فغيّر الأذونات من محرر إلى مراجع أو بلا. ثم امنح الأذونات محرر للمفوض الجديد أو الاحتياطي.

راجع أيضاً

معلومات office Configuration Analyzer Tool

معلومات حول اداه ل Outlook (CalCheck) التحقق من التقويم

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×