أساسيات قاعدة البيانات

توفر هذه المقالة نظرة عامة مختصرة عن قواعد البيانات - ما هي قواعد البيانات، ولماذا قد ترغب في استخدام واحدة، وما هي الوظائف المختلفة التي تقوم بها قاعدة البيانات. تشير المصطلحات في هذا الموضوع إلى قواعد بيانات Microsoft Access، بينما تطبق المفاهيم على جميع منتجات قاعدة البيانات.

في هذه المقالة

ما المقصود بقاعدة البيانات؟

أجزاء قاعدة بيانات Access

ما المقصود بقاعدة البيانات؟

قاعدة البيانات هي أداة لتجميع المعلومات وتنظيمها. يمكن لقواعد البيانات تخزين المعلومات حول الأشخاص أو المنتجات أو الطلبات أو أي شيء آخر. تظهر العديد من قواعد البيانات كقائمة في برنامج معالجة الكلمات أو جدول البيانات. كلما زاد حجم القائمة، تبدأ حالات عدم التناسق والتكرار في الظهور بين البيانات. يصبح من الصعب فهم البيانات في نموذج القائمة، كما تكون طرق البحث عن المجموعات الفرعية للبيانات أو سحبها للمراجعة محدودة. وبمجرد ظهور تلك المشاكل، يكون من الأفضل نقل البيانات إلى قاعدة بيانات تم إنشاؤها بواسطة نظام إدارة قاعدة البيانات (DBMS)، مثل Access.

تعتبر قاعدة البيانات الإلكترونية هي حاوية من العناصر. يمكن لقاعدة بيانات واحدة أن تحتوي على أكثر من جدول واحد. على سبيل المثال، لا يعتبر نظام تعقب المخزون الذي يستخدم ثلاثة جداول في ثلاث قواعد بيانات، ولكن قاعدة بيانات واحدة تحتوي على ثلاثة جداول. إذا لم تكن قاعدة البيانات مصممة خصيصاً لاستخدام بيانات أو تعليمة برمجية من مصدر آخر، فإن قاعدة بيانات Access تخزن الجداول الخاصة بها في ملف مفرد، مع عناصر أخرى، مثل النماذج والتقارير ووحدات الماكرو والوحدات النمطية. يكون الملحق الخاص بقواعد البيانات المنشأة بتنسيق Access 2007 (الذي يستخدم أيضاً بـ Access 2016 وAccess 2013 وAccess 2010) هو accdb.، ويكون الملحق الخاص بقواعد البيانات المنشأة بتنسيقات Access السابقة هو mdb.. يمكنك استخدام Access 2016 أو Access 2013 أو Access 2010 أو Access 2007 لإنشاء ملفات بتنسيقات ملف قديمة (على سبيل المثال، Access 2000 وAccess 2002-2003).

باستخدام Access، يمكنك تنفيذ ما يلي:

  • إضافة بيانات جديدة إلى قاعدة بيانات، مثل عنصر جديد في مخزون

  • تحرير البيانات الموجودة في قاعدة البيانات، كتغيير الموقع الحالي للعنصر

  • حذف المعلومات، ربما إذا تم بيع عنصر أو إهماله

  • تنظيم البيانات وعرضها بطرق مختلفة

  • مشاركة البيانات مع الآخرين من خلال التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني أو الإنترانت أو الإنترنت

أعلى المستند

أجزاء قاعدة بيانات Access

الأقسام التالية هي أوصاف مختصرة لأجزاء من قاعدة بيانات Access النموذجي.

الجداول

النماذج

التقارير

الاستعلامات

وحدات الماكرو

الوحدات النمطية

الجداول

صورة الزر يشبه جدول قاعدة البيانات جدول البيانات من ناحية المظهر حيث يتم تخزين البيانات في صفوف وأعمدة. لذلك في معظم الأحوال يكون من السهل استيراد جدول بيانات إلى جدول قاعدة البيانات. أما نقطة الاختلاف الرئيسية بين تخزين البيانات في جدول بيانات أو تخزينها في جدول قاعدة بيانات فتكمن في كيفية تنظيم البيانات.

للحصول على أعلى معدل من المرونة في قاعدة بيانات، يجب تنظيم البيانات في جداول بحيث لا يحدث تكرار. على سبيل المثال، إذا كنت تخزن معلومات عن الموظفين، يجب أن يتم إدخال كل موظف مرة واحدة فقط في الجدول الذي تم تعيينه ليتضمن بيانات الموظفين. يتم تخزين بيانات المنتجات في الجدول الخاص بها، ويتم تخزين البيانات الخاصة بالمكاتب الفرعية في جدول آخر. تسمى هذه العملية التسوية.

تتم الإشارة إلى كل صف في الجدول كسجل. السجلات هي أماكن تخزين أجزاء فردية من المعلومات. يحتوي كل سجل على حقل واحد أو أكثر. تقابل الحقول الأعمدة في الجدول. على سبيل المثال، قد تمتلك جدولاً يسمى "الموظفون" حيث يحتوي كل سجل (صف) على معلومات عن موظف مختلف، ويحتوي كل حقل (عمود) على نوع آخر من المعلومات، كالاسم الأول واسم العائلة والعنوان وهكذا. يجب تعيين نوع بيانات محدد لكل حقل، سواء أكان نصاً أم تاريخاً أم وقتاً أم عدداً أم نوعاً آخر.

يمكن وصف السجلات والحقول بطريقة أخرى عن طريق تصور كتالوج بطاقات ذي نمط قديم خاص بالمكتبة. تتقابل كل بطاقة في الخزانة مع سجل في قاعدة البيانات. كما تتقابل كل قطعة من المعلومات في بطاقة مفردة (الكاتب والعنوان وما إلى ذلك) مع حقل في قاعدة البيانات.

للحصول على مزيد من المعلومات حول الجداول، راجع المقالة مقدمة حول الجداول.

النماذج

صورة الزر تسمح لك النماذج أيضاً بإنشاء واجهة مستخدم يمكنك فيها إدخال البيانات أو تحريرها. غالباً ما تحتوي النماذج على أزرار أوامر وعناصر تحكم أخرى تنفذ مهام متنوعة. يمكنك إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام نماذج بخطوة بسيطة عن طريق تحرير بياناتك في جداول بيانات جدول. غير أن معظم مستخدمي قواعد البيانات يفضلون استخدام النماذج لعرض البيانات وإدخالها وتحريرها في الجداول.

يمكنك برمجة أزرار الأوامر لتحديد البيانات التي تظهر في النموذج، أو فتح نماذج أو تقارير أخرى، أو تنفيذ مهام أخرى متنوعة. على سبيل المثال، قد تمتلك نموذجاً يسمى «نموذج العميل» يحتوي على بيانات العميل. قد يحتوي هذا النموذج على زر يفتح طلباً بحيث يمكنك إدخال طلب جديد فيه لهذا العميل.

تسمح لك النماذج أيضاً بالتحكم في كيفية تفاعل المستخدمين الآخرين مع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نموذج يعرض فقط حقولاً معيّنة ويسمح فقط بتنفيذ عمليات معيّنة. وهو ما يساعد على حماية البيانات وضمان إدخال البيانات بشكل صحيح.

للحصول على مزيد من المعلومات حول النماذج، راجع المقالة مقدمة حول النماذج.

التقارير

صورة الزر التقارير هي ما تستخدمه لتنسيق البيانات وتلخيصها وتقديمها. غالباً ما يجاوب التقرير على سؤال محدد، مثل "كم من الأموال تلقينا من كل عميل هذا العام؟" أو "ما هي المدن التي ينتمي إليها عملاؤنا؟" يمكن تنسيق كل تقرير لعرض المعلومات بأكثر طريقة ممكنة قابلة للقراءة.

يمكن تشغيل التقرير في أي وقت، وسيعكس دائماً البيانات الحالية في قاعدة البيانات. يتم تنسيق التقارير بشكل عام لتتم طباعتها، ولكن يمكن أيضاً عرضها على الشاشة أو تصديرها إلى برنامج آخر أو إرسالها كمرفق برسائل بريد إلكتروني.

للحصول على مزيد من المعلومات حول التقارير، راجع المقالة مقدمة حول التقارير.

الاستعلامات

صورة الزر يمكن للاستعلامات تنفيذ العديد من الوظائف المختلفة في قاعدة البيانات. وتتمثل وظيفتها الأكثر شيوعاً في استرداد بيانات معينة من الجداول. غالباً ما تكون البيانات التي ترغب في رؤيتها منتشرة في عدة جداول، فتمكنك الاستعلامات من عرضها في ورقة بيانات واحدة. وكذلك، بما أنك لا ترغب دائماً في رؤية كافة السجلات مرة واحدة، تسمح لك الاستعلامات بإضافة معايير لـ «تصفية» البيانات لتقتصر على السجلات التي تريدها فقط.

تعد بعض الاستعلامات "قابلة للتحديث"، بمعنى أنه يمكنك تحرير البيانات في الجداول الأساسية من خلال ورقة بيانات الاستعلام. إذا كنت تعمل في استعلام قابل للتحديث، فتذكر أن التغييرات التي تقوم بها تطبق بالفعل على الجداول، وليس فقط على ورقة بيانات الاستعلام.

تنقسم الاستعلامات إلى نوعين أساسيين: استعلامات التحديد والاستعلامات الإجرائية. يقوم استعلام التحديد ببساطة باسترداد البيانات وجعلها متوفرة للاستخدام. يمكنك عرض نتائج الاستعلام على الشاشة، أو طباعتها، أو نسخها إلى الحافظة. أو يمكنك استخدام إخراج الاستعلام كمصدر السجلات لنموذج أو تقرير.

أما الاستعلام الإجرائي، كما يتضح من الاسم، فيقوم بتنفيذ مهمة باستخدام البيانات. يمكن استخدام الاستعلامات الإجرائية لإنشاء جداول جديدة، أو إضافة بيانات إلى الجداول الموجودة، أو تحديث البيانات، أو حذف البيانات.

للحصول على مزيد من المعلومات حول الاستعلامات، راجع المقالة مقدمة حول الاستعلامات.

وحدات الماكرو

صورة الزر يمكن اعتبار وحدات الماكرو في Access كلغة برمجة مبسطة يمكنك استخدامها لإضافة وظائف إلى قاعدة البيانات. على سبيل المثال، يمكنك إرفاق ماكرو إلى زر أمر في نموذج بحيث يعمل الماكرو كلما تم النقر فوق الزر. تتضمن وحدات الماكرو إجراءات تقوم بتنفيذ مهام، كفتح تقرير، أو تشغيل استعلام، أو إغلاق قاعدة بيانات. كما يمكن تشغيل عمليات قاعدة البيانات اليدوية تلقائياً باستخدام وحدات الماكرو، ومن ثم تصبح وحدات الماكرو من أهم أجهزة توفير الوقت.

للحصول على مزيد من المعلومات حول وحدات الماكرو، راجع المقالة مقدمة حول برمجة Access.

الوحدات النمطية

صورة الزر الوحدات النمطية هي عناصر، مثل وحدات الماكرو، يمكنك استخدامها لإضافة وظائف إلى قاعدة البيانات. غير أنك تقوم بإنشاء وحدات الماكرو في Access عن طريق الاختيار من قائمة إجراءات الماكرو، بينما تقوم بكتابة الوحدات النمطية في لغة البرمجة Visual Basic for Applications (VBA). الوحدة النمطية هي مجموعة من التعريفات والجمل والإجراءات المخزنة معاً كوحدة واحدة. يمكن أن تكون الوحدة النمطية إما وحدة نمطية للفئة أو وحدة نمطية قياسية. يتم إرفاق الوحدات النمطية للفئة إلى النماذج أو التقارير، وغالباً ما تحتوي على إجراءات محددة للنموذج أو التقرير المرفقة إليه. تحتوي الوحدات النمطية القياسية على إجراءات عامة غير مقترنة بأي عنصر آخر. يتم سرد الوحدات النمطية القياسية ضمن الوحدات النمطية في «جزء التنقل»، بينما لا يتم سرد الوحدات النمطية للفئة.

للحصول على مزيد من المعلومات حول الوحدات النمطية، راجع المقالة مقدمة حول برمجة Access.

أعلى المستند

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×