أرشفة بيانات Access

ملاحظة:  نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

يمكنك المساعدة في الاحتفاظ بالبيانات منظمة عن طريق أرشفة السجلات القديمة أو غير النشطة. على سبيل المثال، افترض أنك تستخدم Access لإدارة مكتبة للإعارة. قد يكون لديك جدول يتتبع معاملات الإعارة، فيه حقل يحتوي على التاريخ الذي تمت فيه استعارة العنصر وحقل يحتوي على التاريخ الذي تمت إعادته فيه. وربما يكون نهج استبقاء السجلات لديك هو أرشفة سجلات معاملات الإعارة بعد مرور عام واحد على إعادة العنصر، وإتلاف السجلات بعد مرور عامين.

يمكنك أرشفة جميع الجداول الموجودة في قاعدة بيانات أو جداول معينة أو سجلات معينة فقط — على سبيل المثال، السجلات الأقدم من تاريخ معين. يوضح هذا الموضوع كيفية أرشفة البيانات.

في هذه المقالة

نظره عامه

ب# شكل دوري نقل السجلات الي جدول ارشيف

ب# شكل دوري استبدال جدول

ب# شكل دوري استبدال كافه الجداول

نظرة عامة

يجب مراعاة أرشفة البيانات عندما تكون لديك بيانات لا تنوي استخدامها فيما بعد، وأنك تريد الاحتفاظ بالبيانات في متناول يدك تحسباً لأن تحتاج إليها. قد يكون لديك نهج يوجه عمليات الأرشفة، مثل نهج استبقاء البيانات.

تُستخدم الأرشفة غالباً لتخزين البيانات استناداً إلى شرط تاريخ، مثل نهاية شهر قادم.

طرق أرشفة البيانات

يسرد الجدول التالي طرق أرشفة البيانات، وتوقيت استخدام كل أسلوب، واعتبارات أخرى.

الأسلوب

الوصف

وقت الاستخدام...

اعتبارات أخرى

ب# شكل دوري نقل السجلات الي جدول ارشيف

قم بتشغيل استعلام يحدد البيانات التي تريد أرشفتها وإلحاق البيانات بجدول أرشيف بشكل دوري. ثم قم بتشغيل استعلام يحدد البيانات نفسها (من الجدول الأصلي) ويحذفها.

تطابق بعض السجلات في الجدول الشرط الذي تستخدمه لتحديد القيام بالأرشفة أم لا.

مثال: تريد أرشفة معاملات مكتبة (عمليات السحب) إذا كان تاريخ الإيداع قد مضى عليه عام على الأقل.

  • قد تحتاج الي ايجاد حل بديل تكامل مرجعي، خاصه اذا الموجوده علي الجانب الاخر من علاقة واحد لأكثر السجلات التي تريد ارشفته.

  • اذا كنت ب# حاجه الي استخدام المعلمات في الاستعلامات، يجب ان تقوم ب# انشاء نموذج ل# التعامل مع المعلمات. خلاف ذلك، مخاطره فقدان البيانات.

ب# شكل دوري استبدال جدول

قم بإنشاء نسخة مؤرشفة من جدول معين بشكل دوري، ثم استبدل الجدول بنسخة جديدة فارغة.

تطابق كافة السجلات في الجدول الشرط الذي تستخدمه لتحديد القيام بالأرشفة أم لا.

مثال: لديك جدول يخزن درجات الحرارة القصوى يومياً. تقوم كل عام بأرشفة الجدول وتبدأ من جديد بجدول فارغ.

  • قد تحتاج إلى تجاوز التكامل المرجعي.

ب# شكل دوري استبدال كافه الجداول

تبدأ بقاعدة بيانات مقسمة (وهي قاعدة بيانات تتألف من: ملف قاعدة بيانات موجودة على الخادم يحتوي على كافة الجداول؛ وملف قاعدة بيانات واجهة أمامية يحتوي على كافة الكائنات الأخرى لقاعدة البيانات). قم بإنشاء نسخة مؤرشفة من قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بشكل دوري، ثم استبدل قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بقاعدة بيانات جديدة فارغة.

تطابق كافة السجلات الموجودة في معظم جداول قاعدة البيانات الشرط الذي تستخدمه لتحديد القيام بالأرشفة أم لا.

مثال: تتكون قاعدة البيانات من عدة جداول ذات أنواع مختلفة من بيانات الأرصاد الجوية. تقوم كل عام بأرشفة كافة الجداول.

  • إذا كان لديك أي جداول بحث (وهي الجداول التي تستخدمها في تخزين القيم لإجراء البحث، مثل الرموز البريدية أو الأقسام)، فقد تحتاج إلى استيراد البيانات الخاصة بها إلى قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

  • لا يمكنك استخدام الماكرو مع هذا الأسلوب. يجب أرشفة قاعدة البيانات يدوياً.

تجاوز التكامل المرجعي

اذا كانت السجلات التي تريد ارشفته متعلقه ب# السجلات في الجداول الاخري، قد تحتاج الي ايجاد حل بديل ل# العلاقه. في حاله السجلات التي تريد ارشفته السجلات "الطفل" (كانت تنتمي الي جانب "الاطراف" من علاقة واحد لأكثر )، يمكنك ارشفه عليها الارجح ب# امان دون الاهتمام. اذا كانت السجلات التي تريد ارشفته هي السجلات "parent" (التي تنتمي اليها جانب "الراس" من علاقة واحد لأكثر )، عندما يمكنك ارشفه السجلات الخاصه بهم "التابعه" ذات الصله مايو:

  • منعك من حذف السجلات "الأصل". وقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشاكل في حالة قمت بالفعل بإلحاق السجلات "الأصل" بجدول الأرشيف.

    - أو -

  • تصبح سجلات "وحيدة" — أي تنتمي إلى "أصل" غير موجود. وقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشاكل مع تكامل البيانات والوظائف المختلفة في قاعدة البيانات التي تستخدم السجلات "الوحيدة".

لتحقيق التكامل المرجعي، قم بتنفيذ الخطوات التالية:

  1. حدد أي السجلات "التابعة" تنتمي إلى السجلات التي تريد أرشفتها. على سبيل المثال، إذا كنت أريد أرشفة سجلات من الأصول التي قمت بإعارتها في المكتبة الخاصة بي، فيجب أن أحدد أولاً ما إن كان هناك أي معاملات مفتوحة في هذه الأصول، أي إذا كان قد تم سحب الأصول ولكن لم تتم إعادتها.

  2. قم بـأي مما يلي:

    • اذا كانت "التابعه" دائما يمكن حذف السجلات ب# شكل امن، تاكد من ان العلاقه فرض التكامل المرجعي، مع المتتاليه ل# حذف. يؤدي هذا الي ضمان انه سيتم حذف كافه السجلات المرتبطه "الطفل".

    • اذا تعذر دائما يمكن حذف السجلات "التابعه" ب# شكل امن، ضع في اعتبارك الارشفه كل الجداول في قاعده البيانات.

    • انشاء استعلام ل# تحديد السجلات "parent" التي لا تملك سجلات "الطفل". بعد ذلك، استخدم هذا الاستعلام الاولي ل# انشاء الاستعلامات الارشيف (راجع المقطع نقل السجلات الي جدول ارشيف ب# شكل دوري)، بدلا من استخدام الجدول "الاصل".

      تلميح: يمكنك استخدام "معالج استعلام" ل# البحث عن السجلات غير المتطابقه. ل# مزيد من المعلومات، راجع المقاله المقارنه بين جدولين و# البحث عن سجلات ب# دون متطابقات.

اعلي الصفحه

نقل السجلات بشكل دوري إلى جدول أرشيف

اولا، يمكنك اجراء نسخه فارغه من الجدول الذي يحتوي علي السجلات التي تريد ارشفته. يتم هذا جدول جديد فارغ الجدول الارشيف. بعد ذلك، يمكنك انشاء استعلام الإلحاق ل# نسخ سجلات من الجدول الاصلي الي جدول الارشيف. بعد ذلك، يمكنك انشاء استعلام حذف ل# ازاله السجلات المؤرشفه من الجدول الاصلي. و# اخيرا، يمكنك انشاء ماكرو يتم تشغيله في كل من الاستعلامات. عندما تريد ل# ارشفه السجلات، يمكنك تشغيل الماكرو.

تلميح: يمكنك إرفاق الماكرو بزر في نموذج، وعند النقر فوق ذلك الزر، يتم تشغيل الماكرو.

الخطوه 1: انشاء جدول ارشيف

الخطوه 2: انشاء استعلام ب# نسخ البيانات الي جدول ارشيف الخاص بك

الخطوه 3: انشاء استعلام حذف مما يؤدي الي ازاله نفس البيانات من الجدول الاصلي

الخطوه 4: انشاء ماكرو يتم تشغيله في كل من الاستعلامات

الخطوة 1: إنشاء جدول أرشيف

إذا أردت الاحتفاظ بكافة السجلات المؤرشفة في جدول واحد، فقم بتنفيذ هذه الخطوة مرة واحدة فقط. وسيحتفظ جدول الأرشيف الذي تقوم بإنشائه في هذه الخطوة بكافة السجلات المؤرشفة.

اذا كنت تريد ان destroy الجدول الارشيف القديم عندما تقوم ب# انشاء واحده جديده، لا تحتاج ل# تنفيذ هذه الخطوه. يمكنك استخدام استعلام تكوين جدول بدلا من استعلام الحاقي ل# نسخ البيانات الي جدول ارشيف الخاص بك. ل# القيام ب# ذلك، انتقل الي الخطوه 2.

إذا كنت ترغب في استخدام جدول أرشيف جديد في كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية الأرشفة، وكنت تريد الاحتفاظ بجداول الأرشيف القديمة، فقم بإعادة تسمية جدول الأرشيف القديم قبل إنشاء الجدول الجديد. وإذا كنت تقوم بإجراء عملية الأرشفة استناداً إلى تاريخ ما، مع الوضع في الاعتبار تسمية جداول الأرشيف القديمة وفقاً لنطاق التاريخ الذي تمثله.

ملاحظة: إذا قمت بإنشاء جدول أرشيف جديد في كل مرة، مع الاحتفاظ بالجدول القديم، فعليك إعادة تسمية الأرشيف القديم قبل تشغيل الاستعلامات.

  1. في جزء التنقل، حدد الجدول الذي يتضمن السجلات المطلوب أرشفتها، ثم اضغط على CTRL+C، ثم على CTRL+V.

  2. في مربع الحوار لصق جدول باسم، ضمن خيارات اللصق، حدد البنية فقط.

  3. في المربع اسم الجدول، حذف الكلمات نسخه من و# الحاق تسطير و# الكلمه "ارشيف" الي اسم جدول موجود، و# من ثم انقر فوق موافق. علي سبيل المثال، اذا تم تسميه الجدول الاصلي حركات جدول ارشيف يسمي Transactions_archive.

    لصق جدول باسم

الخطوة 2: إنشاء استعلام يقوم بنسخ البيانات إلى جدول الأرشيف

  1. في علامة التبويب إنشاء، ضمن المجموعة أخرى، انقر فوق تصميم الاستعلام.

  2. استخدم مربع الحوار إظهار جدول لإضافة الجدول الذي يحتوي على السجلات التي تريد أرشفتها. أغلق مربع الحوار إظهار جدول.

  3. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق العلامة النجمية (*) في الجدول الذي أضفته للتو. يظهر اسم الجدول وعلامة نجمية (*) في العمود الأول من شبكة تصميم الاستعلام.

    ملاحظة: تدلّ العلامة النجمية على أن الاستعلام يجب أن يتضمن كافة حقول الجدول في إخراج الاستعلام. عند استخدام العلامة النجمية، في حالة إضافة الحقول إلى الجدول أو إزالتها منه، يتم ضبط إخراج الجدول وفقاً لذلك.

  4. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق الحقل الذي تريد استخدامه لتحديد شرط يجب أن تحققه السجلات قبل أرشفتها. على سبيل المثال، إذا كان جدول "المعاملات" يحتوي على حقل يسمى "تاريخ الإيداع"، وكنت تريد أرشفة جميع السجلات التي يكون بها ذلك التاريخ أقدم من عام، فانقر نقراً مزدوجاً فوق "تاريخ الإيداع". يظهر الحقل في العمود الفارغ التالي في شبكة تصميم الاستعلام.

    شبكة تصميم الاستعلام

    كرر هذه الخطوة إذا كنت تريد استخدام معايير مع حقول إضافية.

  5. استخدام صف " المعايير " ل# تحديد المعايير ل# حقلي الذي اضفته ل# التو. علي سبيل المثال، قد تحدد ان محدده في يجب ان يكون تاريخ اقدم من 1 يناير 2008 ب# استخدام التعبير < # #1 / 1 / 2008 في صف المعايير.

    اذا تغيرت قيم المعايير الخاصه بك كل مره يتم فيها ارشفه، يجب ان جعل الاستعلام يطالب ب# ادخال. ل# القيام ب# ذلك، يمكنك استخدام معلمه في الصف معايير حيث يطلب الاستعلام ل# الادخال. ل# استخدام معلمه، استخدم تعبيرا كما تفعل عاده، لكن بدلا من قيمه معينه، استخدم سؤال مختصر محاطا ب# اقواس مربعه. علي سبيل المثال، قد تستخدم التعبير < [ارشفه حركات اكمالها قبل:]، كما يلي:

    تعبير معلمة

    ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول استخدام المعلمات، راجع المقاله جعل استعلام يطالب ب# ادخال.

    قد تحتاج ايضا الي استخدام الصف او ل# تحديد شروط بديله. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول استخدام المعايير، انظر المقاله امثله حول معايير الاستعلام.

    تلميح: اذا كنت تستخدم حقل تاريخ ل# تحديد المعايير، و# الذي تريد ارشفته كافه السجلات التي تكون اقدم من التاريخ الحالي، و# ادخل < date () في الصف معايير ل# حقل التاريخ.

  6. قم بـأي مما يلي:

    • إذا كنت قد قمت بالفعل بإنشاء جدول الأرشيف، فأنت بحاجة إلى استعلام إلحاقي لإضافة السجلات المحددة إلى ذلك الجدول.

      1. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق إلحاق.

      2. في مربع الحوار إلحاق، وفي مربع اسم الجدول، حدد اسم جدول الأرشيف، ثم انقر فوق موافق.

        إلحاق بـ

        في شبكة تصميم الاستعلام، يظهر صف إلحاق بـ.

      3. امسح صف إلحاق بـ لأي حقول استخدمتها لتحديد المعايير. (يجب أن يتضمن الحقل ذو العلامة النجمية فقط قيمة لـ إلحاق بـ.)

        الصف "إلحاق بـ" لشبكة تصميم الاستعلام

    • إذا لم تكن قد قمت بإنشاء جدول الأرشيف، فأنت بحاجة إلى استعلام تكوين جدول لإنشاء جدول الأرشيف باستخدام السجلات المحددة.

      1. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق تكوين جدول.

      2. في مربع الحوار تكوين جدول، وفي مربع اسم الجدول، اكتب اسم جدول الأرشيف، ثم انقر فوق موافق.

  7. اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.

الخطوة 3: إنشاء استعلام حذف يقوم بإزالة البيانات نفسها من الجدول الأصلي

  1. في علامة التبويب إنشاء، ضمن المجموعة أخرى، انقر فوق تصميم الاستعلام.

  2. استخدم مربع الحوار إظهار جدول لإضافة الجدول الذي يحتوي على السجلات التي تريد أرشفتها. أغلق مربع الحوار إظهار جدول.

  3. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق العلامة النجمية (*) في الجدول الذي أضفته للتو. يظهر اسم الجدول وعلامة نجمية (*) في العمود الأول من شبكة تصميم الاستعلام.

  4. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق الحقول نفسها التي استخدمتها لتحديد شرط في الاستعلام الإلحاقي.

  5. استخدام صف " المعايير " ل# تحديد المعايير ل# حقلي الذي اضفته ل# التو. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول استخدام المعايير، انظر المقاله امثله حول معايير الاستعلام.

    هام: استخدام الاستعلام الالحاقي او تكوين جدول معلمه، وب# التالي يجب استعلام الحذف. فضلا عن ذلك، يجب التاكد من ادخال القيمه نفسها ل# كل من الاستعلامات. اذا قمت ب# ادخال قيم المعلمات مختلف، قد تفقد البيانات. ل# المساعده علي منع فقدان البيانات، ف# يمكنك استخدام نموذج ل# جمع القيم، و# اجراء الاستعلامات طرح النموذج ل# قيم الادخال. ل# مزيد من المعلومات، راجع المقاله جعل استعلام يطالب ب# ادخال.

  6. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق حذف.

    يظهر الصف حذف في شبكة تصميم الاستعلام.

    الصف "حذف" لشبكة تصميم الاستعلام

  7. اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.

الخطوة 4: إنشاء ماكرو يقوم بتشغيل كلا الاستعلامين

  1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق ماكرو. إذا لم يكن هذا الأمر متوفراً، فانقر فوق السهم الموجود أسفل الزر وحدة نمطية أو وحدة نمطية للفئة، ثم انقر فوق ماكرو.

  2. في الصف الاول من شبكه التصميم الماكرو، في عمود الاجراء، حدد OpenQuery.

    إجراء الماكرو "فتح استعلام"

  3. في الجزء السفلي من الشبكه، ضمن وسيطات الاجراء، في المربع اسم الاستعلام، حدد (الحاق او تكوين جدول) الاستعلام الذي انشاته في الخطوه 2 من القائمه المنسدله.

    وسيطة الاستعلام لإجراء الماكرو "فتح استعلام"

  4. في الصف الثاني من شبكه التصميم الماكرو، في عمود الاجراء، حدد OpenQuery.

  5. في الجزء السفلي من الشبكه، ضمن وسيطات الاجراء، في المربع اسم الاستعلام، حدد استعلام الحذف من القائمه المنسدله.

    يجب ان تبدو الماكرو مماثله ل# ما يلي:

    ماكرو جاهز للحفظ

  6. اضغط على CTRL+S لحفظ الماكرو.

    وعندما ترغب في أرشفة السجلات، قم بتشغيل الماكرو.

اعلي الصفحه

استبدال جدول بشكل دوري

إذا كنت ترغب دائماً في أرشفة كافة البيانات في جدول، فأنت لست بحاجة إلى استخدام استعلامات أو وحدات ماكرو. ولكن يمكنك استبدال الجدول بنسخة فارغة بشكل دوري كحل بديل.

هام: اذا كان الجدول الذي قمت ب# ارشفه مرتبطه ب# الجداول الاخري، قد تحتاج الي ايجاد حل بديل ل# التكامل المرجعي.

  1. في جزء التنقل، حدد الجدول الذي ترغب في أرشفته، ثم اضغط على CTRL+C، ثم على CTRL+V.

  2. في مربع الحوار لصق جدول باسم، ضمن خيارات اللصق، حدد البنية فقط، ثم انقر فوق موافق.

    الوصول الي اسماء نسخ "نسخه من" اسم الجدول الاصلي.

  3. في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الأصلي، ثم فوق إعادة تسمية ضمن القائمة المختصرة التي تظهر.

    تسميه الجدول الذي يشير الي ماذا تحتوي، مثل "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق النسخة الفارغة، ثم فوق إعادة تسمية ضمن القائمة المختصرة التي تظهر.

    قم بتسمية النسخة الفارغة باسم الجدول الأصلي.

اعلي الصفحه

استبدال كافة الجداول بشكل دوري

إذا كنت تستخدم قاعدة بيانات مقسمة، فيمكنك استبدال كافة الجداول بشكل دوري عن طريق استبدال قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بنسخة فارغة.

أولاً، قم بإعداد النسخة الفارغة. ويمكنك استخدام هذه النسخة كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية الأرشفة إلا إذا تغير تصميم قاعدة البيانات. بعد ذلك، عندما تريد إجراء عملية الأرشفة، قم بإعادة تسمية قاعدة البيانات الموجودة على الخادم للإشارة إلى أنها عبارة عن أرشيف، ثم احفظ النسخة الفارغة باعتبارها قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

إعداد نسخة فارغة من قاعدة بيانات موجودة على الخادم

استيراد تعريفات الجدول لكافة الجداول الموجودة في قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

  1. قم إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة. احذف جدول1.

  2. من علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة استيراد، انقر فوق Access.

  3. في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية، حدد استيراد جداول واستعلامات ونماذج وتقارير ووحدات ماكرو ووحدات نمطية إلى قاعدة البيانات الحالية، ثم انقر فوق استعراض.

  4. في مربع الحوار فتح ملف، حدد قاعدة البيانات الموجودة على الخادم. انقر فوق فتح لإغلاق مربع الحوار فتح ملف، ثم انقر فوق موافق.

  5. في مربع الحوار استيراد كائنات، انقر فوق خيارات.

  6. ضمن استيراد جداول، حدد التعريف فقط.

  7. ضمن علامة التبويب جداول، انقر فوق تحديد الكل، ثم فوق موافق، ثم فوق إغلاق.

ثم بعد ذلك، أضف البيانات إلى أي جداول بحث في النسخة الفارغة. لكل جدول بحث، قم بالخطوات التالية:

  1. الارتباط بجدول البحث الموجود في قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

  2. إنشاء استعلام إلحاقي يقوم بإضافة كافة السجلات من الجدول الأصلي إلى النسخة.

استبدال قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بنسخة فارغة

أولاً، قم بإعادة تسمية قاعدة البيانات الأصلية الموجودة على الخادم للإشارة إلى أنها أصبحت أرشيفاً الآن.

ثم بعد ذلك، افتح النسخة الفارغة، ثم احفظها باسم قاعدة البيانات الأصلية الموجودة على الخادم.

  1. انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ثم قم ب# الاشاره الي حفظ ب# اسم. فتح القائمه حفظ ب# اسم.

  2. تحت حفظ قاعدة البيانات بتنسيق آخر، انقر فوق قاعدة بيانات Access 2007‏.

اعلي الصفحه

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×