أرشفة بيانات Access

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يمكنك المساعدة في الاحتفاظ بالبيانات منظمة عن طريق أرشفة السجلات القديمة أو غير النشطة. على سبيل المثال، افترض أنك تستخدم Access لإدارة مكتبة للإعارة. قد يكون لديك جدول يتتبع معاملات الإعارة، فيه حقل يحتوي على التاريخ الذي تمت فيه استعارة العنصر وحقل يحتوي على التاريخ الذي تمت إعادته فيه. وربما يكون نهج استبقاء السجلات لديك هو أرشفة سجلات معاملات الإعارة بعد مرور عام واحد على إعادة العنصر، وإتلاف السجلات بعد مرور عامين.

يمكنك أرشفة جميع الجداول الموجودة في قاعدة بيانات أو جداول معينة أو سجلات معينة فقط — على سبيل المثال، السجلات الأقدم من تاريخ معين. يوضح هذا الموضوع كيفية أرشفة البيانات.

في هذا المقال

نظرة عامة

نقل السجلات بشكل دوري إلى جدول أرشيف

استبدال جدول بشكل دوري

استبدال كافة الجداول بشكل دوري

نظرة عامة

يجب مراعاة أرشفة البيانات عندما تكون لديك بيانات لا تنوي استخدامها فيما بعد، وأنك تريد الاحتفاظ بالبيانات في متناول يدك تحسباً لأن تحتاج إليها. قد يكون لديك نهج يوجه عمليات الأرشفة، مثل نهج استبقاء البيانات.

تُستخدم الأرشفة غالباً لتخزين البيانات استناداً إلى شرط تاريخ، مثل نهاية شهر قادم.

طرق أرشفة البيانات

يسرد الجدول التالي طرق أرشفة البيانات، وتوقيت استخدام كل أسلوب، واعتبارات أخرى.

الأسلوب

الوصف

وقت الاستخدام...

اعتبارات أخرى

نقل السجلات بشكل دوري إلى جدول أرشيف

قم بتشغيل استعلام يحدد البيانات التي تريد أرشفتها وإلحاق البيانات بجدول أرشيف بشكل دوري. ثم قم بتشغيل استعلام يحدد البيانات نفسها (من الجدول الأصلي) ويحذفها.

تطابق بعض السجلات في الجدول الشرط الذي تستخدمه لتحديد القيام بالأرشفة أم لا.

مثال: تريد أرشفة معاملات مكتبة (عمليات السحب) إذا كان تاريخ الإيداع قد مضى عليه عام على الأقل.

  • قد تحتاج الي ايجاد حل بديل تكامل مرجعي، خاصه اذا الموجوده علي الجانب الاخر من علاقة واحد لأكثر السجلات التي تريد ارشفته.

  • ‏إذا احتجت إلى استخدام معلمات في الاستعلامات، فيجب إنشاء نموذج لمعالجة المعلمات. وإلا فإنك تخاطر بفقدان البيانات.

استبدال جدول بشكل دوري

قم بإنشاء نسخة مؤرشفة من جدول معين بشكل دوري، ثم استبدل الجدول بنسخة جديدة فارغة.

تطابق كافة السجلات في الجدول الشرط الذي تستخدمه لتحديد القيام بالأرشفة أم لا.

مثال: لديك جدول يخزن درجات الحرارة القصوى يومياً. تقوم كل عام بأرشفة الجدول وتبدأ من جديد بجدول فارغ.

  • قد تحتاج إلى تجاوز التكامل المرجعي.

استبدال كافة الجداول بشكل دوري

تبدأ بقاعدة بيانات مقسمة (وهي قاعدة بيانات تتألف من: ملف قاعدة بيانات موجودة على الخادم يحتوي على كافة الجداول؛ وملف قاعدة بيانات واجهة أمامية يحتوي على كافة الكائنات الأخرى لقاعدة البيانات). قم بإنشاء نسخة مؤرشفة من قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بشكل دوري، ثم استبدل قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بقاعدة بيانات جديدة فارغة.

تطابق كافة السجلات الموجودة في معظم جداول قاعدة البيانات الشرط الذي تستخدمه لتحديد القيام بالأرشفة أم لا.

مثال: تتكون قاعدة البيانات من عدة جداول ذات أنواع مختلفة من بيانات الأرصاد الجوية. تقوم كل عام بأرشفة كافة الجداول.

  • إذا كان لديك أي جداول بحث (وهي الجداول التي تستخدمها في تخزين القيم لإجراء البحث، مثل الرموز البريدية أو الأقسام)، فقد تحتاج إلى استيراد البيانات الخاصة بها إلى قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

  • لا يمكنك استخدام الماكرو مع هذا الأسلوب. يجب أرشفة قاعدة البيانات يدوياً.

تجاوز التكامل المرجعي

اذا كانت السجلات التي تريد ارشفته متعلقه ب# السجلات في الجداول الاخري، قد تحتاج الي ايجاد حل بديل ل# العلاقه. في حاله السجلات التي تريد ارشفته السجلات "الطفل" (كانت تنتمي الي جانب "الاطراف" من علاقة واحد لأكثر )، يمكنك ارشفه عليها الارجح ب# امان دون الاهتمام. اذا كانت السجلات التي تريد ارشفته هي السجلات "parent" (التي تنتمي اليها جانب "الراس" من علاقة واحد لأكثر )، عندما يمكنك ارشفه السجلات الخاصه بهم "التابعه" ذات الصله مايو:

  • منعك من حذف السجلات "الأصل". وقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشاكل في حالة قمت بالفعل بإلحاق السجلات "الأصل" بجدول الأرشيف.

    - أو -

  • تصبح سجلات "وحيدة" — أي تنتمي إلى "أصل" غير موجود. وقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشاكل مع تكامل البيانات والوظائف المختلفة في قاعدة البيانات التي تستخدم السجلات "الوحيدة".

لتحقيق التكامل المرجعي، قم بتنفيذ الخطوات التالية:

  1. حدد أي السجلات "التابعة" تنتمي إلى السجلات التي تريد أرشفتها. على سبيل المثال، إذا كنت أريد أرشفة سجلات من الأصول التي قمت بإعارتها في المكتبة الخاصة بي، فيجب أن أحدد أولاً ما إن كان هناك أي معاملات مفتوحة في هذه الأصول، أي إذا كان قد تم سحب الأصول ولكن لم تتم إعادتها.

  2. قم بأحد الإجراءات التالية:

أعلى الصفحة

نقل السجلات بشكل دوري إلى جدول أرشيف

اولا، يمكنك اجراء نسخه فارغه من الجدول الذي يحتوي علي السجلات التي تريد ارشفته. يتم هذا جدول جديد فارغ الجدول الارشيف. بعد ذلك، يمكنك انشاء استعلام الإلحاق ل# نسخ سجلات من الجدول الاصلي الي جدول الارشيف. بعد ذلك، يمكنك انشاء استعلام حذف ل# ازاله السجلات المؤرشفه من الجدول الاصلي. و# اخيرا، يمكنك انشاء ماكرو يتم تشغيله في كل من الاستعلامات. عندما تريد ل# ارشفه السجلات، يمكنك تشغيل الماكرو.

تلميح: يمكنك إرفاق الماكرو بزر في نموذج، وعند النقر فوق ذلك الزر، يتم تشغيل الماكرو.

الخطوة 1: إنشاء جدول أرشيف

الخطوة 2: إنشاء استعلام يقوم بنسخ البيانات إلى جدول الأرشيف

الخطوة 3: إنشاء استعلام حذف يقوم بإزالة البيانات نفسها من الجدول الأصلي

الخطوة 4: إنشاء ماكرو يقوم بتشغيل كلا الاستعلامين

الخطوة 1: إنشاء جدول أرشيف

إذا أردت الاحتفاظ بكافة السجلات المؤرشفة في جدول واحد، فقم بتنفيذ هذه الخطوة مرة واحدة فقط. وسيحتفظ جدول الأرشيف الذي تقوم بإنشائه في هذه الخطوة بكافة السجلات المؤرشفة.

اذا كنت تريد ان destroy الجدول الارشيف القديم عندما تقوم ب# انشاء واحده جديده، لا تحتاج ل# تنفيذ هذه الخطوه. يمكنك استخدام استعلام تكوين جدول بدلا من استعلام الحاقي ل# نسخ البيانات الي جدول ارشيف الخاص بك. ل# القيام ب# ذلك، انتقل الي الخطوه 2.

إذا كنت ترغب في استخدام جدول أرشيف جديد في كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية الأرشفة، وكنت تريد الاحتفاظ بجداول الأرشيف القديمة، فقم بإعادة تسمية جدول الأرشيف القديم قبل إنشاء الجدول الجديد. وإذا كنت تقوم بإجراء عملية الأرشفة استناداً إلى تاريخ ما، مع الوضع في الاعتبار تسمية جداول الأرشيف القديمة وفقاً لنطاق التاريخ الذي تمثله.

ملاحظة: إذا قمت بإنشاء جدول أرشيف جديد في كل مرة، مع الاحتفاظ بالجدول القديم، فعليك إعادة تسمية الأرشيف القديم قبل تشغيل الاستعلامات.

  1. في جزء التنقل، حدد الجدول الذي يتضمن السجلات المطلوب أرشفتها، ثم اضغط على CTRL+C، ثم على CTRL+V.

  2. في مربع الحوار لصق جدول باسم، ضمن خيارات اللصق، حدد البنية فقط.

  3. في المربع اسم الجدول، حذف الكلمات نسخه من و# الحاق تسطير و# الكلمه "ارشيف" الي اسم جدول موجود، و# من ثم انقر فوق موافق. علي سبيل المثال، اذا تم تسميه الجدول الاصلي حركات جدول ارشيف يسمي Transactions_archive.

    لصق جدول باسم

الخطوة 2: إنشاء استعلام يقوم بنسخ البيانات إلى جدول الأرشيف

  1. من علامة التبويب إدراج، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق استعلام.

  2. استخدم مربع الحوار إظهار جدول لإضافة الجدول الذي يحتوي على السجلات التي تريد أرشفتها. أغلق مربع الحوار إظهار جدول.

  3. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق العلامة النجمية (*) في الجدول الذي أضفته للتو. يظهر اسم الجدول وعلامة نجمية (*) في العمود الأول من شبكة تصميم الاستعلام.

    ملاحظة: تدلّ العلامة النجمية على أن الاستعلام يجب أن يتضمن كافة حقول الجدول في إخراج الاستعلام. عند استخدام العلامة النجمية، في حالة إضافة الحقول إلى الجدول أو إزالتها منه، يتم ضبط إخراج الجدول وفقاً لذلك.

  4. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق الحقل الذي تريد استخدامه لتحديد شرط يجب أن تحققه السجلات قبل أرشفتها. على سبيل المثال، إذا كان جدول "المعاملات" يحتوي على حقل يسمى "تاريخ الإيداع"، وكنت تريد أرشفة جميع السجلات التي يكون بها ذلك التاريخ أقدم من عام، فانقر نقراً مزدوجاً فوق "تاريخ الإيداع". يظهر الحقل في العمود الفارغ التالي في شبكة تصميم الاستعلام.

    شبكة تصميم الاستعلام

    كرر هذه الخطوة إذا كنت تريد استخدام معايير مع حقول إضافية.

  5. استخدام صف " المعايير " ل# تحديد المعايير ل# حقلي الذي اضفته ل# التو. علي سبيل المثال، قد تحدد ان محدده في يجب ان يكون تاريخ اقدم من 1 يناير 2008 ب# استخدام التعبير < # #1 / 1 / 2008 في صف المعايير.

    إذا تغيرت قيم المعايير كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية الأرشفة، فيجب أن تجعل الاستعلام يطالب بتوفير إدخال. وللقيام بذلك، استخدم معلمة في صف معايير لكي يطالب الاستعلام بتوفير إدخال. لاستخدام معلمة، استخدم تعبيراً كما تفعل غالباً، ولكن استخدم سؤالاً مختصراً محاطاً بأقواس مربعة، بدلاً من القيمة المحددة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام التعبير <[أرشفة المعاملات المكتملة قبل:]، كالتالي:

    تعبير معلمة

    لمزيد من المعلومات حول استخدام المعلمات، راجع المقالة جعل الاستعلام يطالب بتوفير إدخال.

    يمكنك أيضاً استخدام صف أو لتحديد شروط بديلة. لمزيد من المعلومات حول استخدام المعايير، راجع المقالة أمثلة لمعايير الاستعلام.

    تلميح: إذا كنت تستخدم حقل تاريخ لتحديد المعايير، وكنت تريد أرشفة كافة السجلات الأقدم من التاريخ الحالي، فأدخل <Date() في صف معايير لحقل التاريخ.

  6. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • إذا كنت قد قمت بالفعل بإنشاء جدول الأرشيف، فأنت بحاجة إلى استعلام إلحاقي لإضافة السجلات المحددة إلى ذلك الجدول.

      1. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق إلحاق.

      2. في مربع الحوار إلحاق، وفي مربع اسم الجدول، حدد اسم جدول الأرشيف، ثم انقر فوق موافق.

        إلحاق بـ

        في شبكة تصميم الاستعلام، يظهر صف إلحاق بـ.

      3. امسح صف إلحاق بـ لأي حقول استخدمتها لتحديد المعايير. (يجب أن يتضمن الحقل ذو العلامة النجمية فقط قيمة لـ إلحاق بـ.)

        الصف "إلحاق بـ" لشبكة تصميم الاستعلام

    • إذا لم تكن قد قمت بإنشاء جدول الأرشيف، فأنت بحاجة إلى استعلام تكوين جدول لإنشاء جدول الأرشيف باستخدام السجلات المحددة.

      1. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق تكوين جدول.

      2. في مربع الحوار تكوين جدول، وفي مربع اسم الجدول، اكتب اسم جدول الأرشيف، ثم انقر فوق موافق.

  7. اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.

الخطوة 3: إنشاء استعلام حذف يقوم بإزالة البيانات نفسها من الجدول الأصلي

  1. من علامة التبويب إدراج، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق استعلام.

  2. استخدم مربع الحوار إظهار جدول لإضافة الجدول الذي يحتوي على السجلات التي تريد أرشفتها. أغلق مربع الحوار إظهار جدول.

  3. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق العلامة النجمية (*) في الجدول الذي أضفته للتو. يظهر اسم الجدول وعلامة نجمية (*) في العمود الأول من شبكة تصميم الاستعلام.

  4. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق الحقول نفسها التي استخدمتها لتحديد شرط في الاستعلام الإلحاقي.

  5. استخدم صف معايير لتحديد معايير الحقول التي قمت بإضافتها للتو. لمزيد من المعلومات حول استخدام المعايير، راجع المقالة أمثلة لمعايير الاستعلام.

    هام: إذا كان الاستعلام الإلحاقي أو استعلام تكوين الجدول يستخدم معلمة، فيجب أن يستخدم استعلام الحذف معلمة أيضاً. فضلاً عن ذلك، يجب أن تتأكد من إدخال القيمة نفسها لكلا الاستعلامين. إذا أدخلت قيمًا مختلفة للمعلمة، فقد تفقد البيانات. للمساعدة في منع فقدان البيانات، استخدام نموذج لتجميع القيم، وكذلك جعل الاستعلامات تطالب النموذج بتوفير قيم إدخال. لمزيد من المعلومات، راجع المقالة جعل الاستعلام يطالب بتوفير إدخال.

  6. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق حذف.

    يظهر الصف حذف في شبكة تصميم الاستعلام.

    الصف "حذف" لشبكة تصميم الاستعلام

  7. اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.

الخطوة 4: إنشاء ماكرو يقوم بتشغيل كلا الاستعلامين

  1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق ماكرو. إذا لم يكن هذا الأمر متوفراً، فانقر فوق السهم الموجود أسفل الزر وحدة نمطية أو وحدة نمطية للفئة، ثم انقر فوق ماكرو.

  2. في الصف الاول من شبكه التصميم الماكرو، في عمود الاجراء، حدد OpenQuery.

    إجراء الماكرو "فتح استعلام"

  3. في الجزء السفلي من الشبكه، ضمن وسيطات الاجراء، في المربع اسم الاستعلام، حدد (الحاق او تكوين جدول) الاستعلام الذي انشاته في الخطوه 2 من القائمه المنسدله.

    وسيطة الاستعلام لإجراء الماكرو "فتح استعلام"

  4. في الصف الثاني من شبكه التصميم الماكرو، في عمود الاجراء، حدد OpenQuery.

  5. في الجزء السفلي من الشبكه، ضمن وسيطات الاجراء، في المربع اسم الاستعلام، حدد استعلام الحذف من القائمه المنسدله.

    يجب ان تبدو الماكرو مماثله ل# ما يلي:

    ماكرو جاهز للحفظ

  6. اضغط على CTRL+S لحفظ الماكرو.

    وعندما ترغب في أرشفة السجلات، قم بتشغيل الماكرو.

أعلى الصفحة

استبدال جدول بشكل دوري

إذا كنت ترغب دائماً في أرشفة كافة البيانات في جدول، فأنت لست بحاجة إلى استخدام استعلامات أو وحدات ماكرو. ولكن يمكنك استبدال الجدول بنسخة فارغة بشكل دوري كحل بديل.

هام: وإذا كان الجدول الذي تريد أرشفته مرتبطاً بجداول أخرى، فقد تحتاج إلى تجاوز التكامل المرجعي.

  1. في جزء التنقل، حدد الجدول الذي ترغب في أرشفته، ثم اضغط على CTRL+C، ثم على CTRL+V.

  2. في مربع الحوار لصق جدول باسم، ضمن خيارات اللصق، حدد البنية فقط، ثم انقر فوق موافق.

    الوصول الي اسماء نسخ "نسخه من" اسم الجدول الاصلي.

  3. في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الأصلي، ثم فوق إعادة تسمية ضمن القائمة المختصرة التي تظهر.

    تسميه الجدول الذي يشير الي ماذا تحتوي، مثل "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق النسخة الفارغة، ثم فوق إعادة تسمية ضمن القائمة المختصرة التي تظهر.

    قم بتسمية النسخة الفارغة باسم الجدول الأصلي.

أعلى الصفحة

استبدال كافة الجداول بشكل دوري

إذا كنت تستخدم قاعدة بيانات مقسمة، فيمكنك استبدال كافة الجداول بشكل دوري عن طريق استبدال قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بنسخة فارغة.

أولاً، قم بإعداد النسخة الفارغة. ويمكنك استخدام هذه النسخة كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية الأرشفة إلا إذا تغير تصميم قاعدة البيانات. بعد ذلك، عندما تريد إجراء عملية الأرشفة، قم بإعادة تسمية قاعدة البيانات الموجودة على الخادم للإشارة إلى أنها عبارة عن أرشيف، ثم احفظ النسخة الفارغة باعتبارها قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

إعداد نسخة فارغة من قاعدة بيانات موجودة على الخادم

استيراد تعريفات الجدول لكافة الجداول الموجودة في قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

  1. قم إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة. احذف جدول1.

  2. علي علامه التبويب بيانات خارجيه، في المجموعه " استيراد "، انقر فوق Access.

  3. في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية، حدد استيراد جداول واستعلامات ونماذج وتقارير ووحدات ماكرو ووحدات نمطية إلى قاعدة البيانات الحالية، ثم انقر فوق استعراض.

  4. في مربع الحوار فتح ملف، حدد قاعدة البيانات الموجودة على الخادم. انقر فوق فتح لإغلاق مربع الحوار فتح ملف، ثم انقر فوق موافق.

  5. في مربع الحوار استيراد كائنات، انقر فوق خيارات.

  6. ضمن استيراد جداول، حدد التعريف فقط.

  7. ضمن علامة التبويب جداول، انقر فوق تحديد الكل، ثم فوق موافق، ثم فوق إغلاق.

ثم بعد ذلك، أضف البيانات إلى أي جداول بحث في النسخة الفارغة. لكل جدول بحث، قم بالخطوات التالية:

  1. الارتباط بجدول البحث الموجود في قاعدة البيانات الموجودة على الخادم.

  2. إنشاء استعلام إلحاقي يقوم بإضافة كافة السجلات من الجدول الأصلي إلى النسخة.

استبدال قاعدة البيانات الموجودة على الخادم بنسخة فارغة

أولاً، قم بإعادة تسمية قاعدة البيانات الأصلية الموجودة على الخادم للإشارة إلى أنها أصبحت أرشيفاً الآن.

ثم بعد ذلك، افتح النسخة الفارغة، ثم احفظها باسم قاعدة البيانات الأصلية الموجودة على الخادم.

  1. انقر فوق زر Microsoft Office صورة زر Office ثم قم ب# الاشاره الي حفظ ب# اسم. فتح القائمه حفظ ب# اسم.

  2. تحت حفظ قاعدة البيانات بتنسيق آخر، انقر فوق قاعدة بيانات Access 2007‏.

أعلى الصفحة

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×