بدء استخدام قواعد البيانات

لإبقاء تصميمك مركز عليه، تلخيص الغرض من قاعدة البيانات و الرجوع إلى الملخص في أغلب الأحيان. إذا كنت تريد قاعدة بيانات صغيرة خاصة بأعمال منزلية، على سبيل المثال، فقد تكتب شيئا بسيطا، مثل "تحتفظ قاعدة بيانات العملاء بمعلومات العملاء بغرض إنتاج المراسلات والتقارير"." بالنسبة إلى قاعدة بيانات المؤسسة، قد تحتاج إلى فقرات متعددة لوصف متى وكيف سيستخدم الأشخاص في أدوار مختلفة قاعدة البيانات وبياناتها. أنشئ بيان مهمة محددا ومفصلا للإشارة إلى خلال عملية التصميم.

ابدأ بالمعلومات وأساليب التعقب الموجودة لديك. على سبيل المثال، ربما تقوم حاليا بتسجيل طلبات الشراء في دفتر ملاحظات أو يمكنك الاحتفاظ بمعلومات العميل على النماذج الورقية. استخدم هذه المصادر لقائمة المعلومات التي تقوم بالتقاطها حاليا (على سبيل المثال، كل المربعات في النماذج). في الحالات التي لا تقوم فيها حاليا بالتقاط معلومات مهمة، فكر في المعلومات غير المكتومة التي تحتاج إليها. يصبح كل نوع بيانات فردي حقلا في قاعدة البيانات.

لا تقلق بشأن جعل قائمتك الأولى مثالية، يمكنك ضبطها مع مرور الوقت. ولكن يجب التفكير في جميع الأشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات، وطلب أفكارهم.

بعد ذلك، فكر في ما تريده من قاعدة البيانات وأنواع التقارير أو المراسلات التي تريد إنتاجها. بعد ذلك، تأكد من أنك تلتقط المعلومات المطلوبة لتحقيق هذه الأهداف. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تقريرا يعرض المبيعات حسب المنطقة، ستحتاج إلى تسجيل بيانات المبيعات على المستوى الإقليمي. حاول تخطيط التقرير بالمعلومات الفعلية كما تريد رؤياها. بعد ذلك، قم سرد البيانات التي تحتاج إليها لإنشاء التقرير. يمكنك القيام بالشيء نفسه للمرسلات أو الإخراجات الأخرى التي تريدها من قاعدة البيانات.

مثال

لنفترض أنك تمنح العملاء فرصة الاشتراك (أو إلغاء الاشتراك) في تحديثات البريد الإلكتروني الدورية، وتريد طباعة قائمة بأسماء الأشخاص الذين تم الاشتراك في هذه التحديثات. تحتاج إلى عمود "إرسال بريد إلكتروني" في جدول "العميل"، مع قيم "نعم" و"لا" المسموح بها.

بالنسبة إلى الأشخاص الذين يرغبون في تلقي رسائل البريد الإلكتروني، ستحتاج إلى عنوان بريد إلكتروني، والذي يتطلب أيضا حقلا. إذا كنت تريد تضمين تحية مناسبة (مثل السيد أو السيدة أو السيدة)، فتضمن حقل التحية. إذا كنت تريد مخاطبة العملاء حسب اسمهم الأول في رسائل البريد الإلكتروني، فأضف حقل الاسم الأول.

بعد الحصول على قائمة المعلومات المطلوبة، حدد الكيانات الرئيسية (أو المواضيع) التي تحتاج إليها لتنظيم بياناتك. تجنب تكرار البيانات عبر الكيانات. على سبيل المثال، قد تبدو القائمة الأولية لقاعدة بيانات مبيعات المنتج كما يلي:

الوحدات الرئيسية هي: العملاء والموردين والمنتجات والأوامر. لذا ابدأ بهذه الجداول الأربعة: جدول لحقائق حول العملاء، واحد لحقائق حول الموردين، وما إلى ذلك. قد لا يكون هذا هو التصميم النهائي، ولكنه نقطة بداية جيدة.

لفهم سبب تحسين عدد أكبر من الجداول عن أقل، يجب عليك التفكير في الجدول الموضح هنا:

يحتوي كل صف على معلومات حول كل من المنتج ومورده. نظرا لأنه قد يكون لديك العديد من المنتجات من المورد نفسه، يجب تكرار معلومات اسم المورد وعنوانه عدة مرات. وهذا أمر مهدر لمساحة القرص. بدلا من ذلك، سجل معلومات المورد مرة واحدة فقط في جدول موردين منفصل، ثم قم بربط هذا الجدول إلى جدول المنتجات.

هناك مشكلة ثانية في هذا التصميم واضحة عندما تحتاج إلى تعديل معلومات حول المورد. لنفترض أنك تحتاج إلى تغيير عنوان المورد. ولإنه يظهر في عدة أماكن، قد تقوم بتغيير العنوان في مكان عن طريق الخطأ وتنسى تغييره في الجداول الأخرى. يحل تسجيل عنوان المورد في مكان واحد فقط هذه المشكلة.

وأخيرا، لنفترض أن هناك منتجا واحدا فقط تم توفيره بواسطة Coho Winery، وتريد حذف المنتج مع الاحتفاظ بمعلومات اسم المورد وعنوانه. باستخدام هذا التصميم، كيف يمكنك حذف سجل المنتج دون فقدان معلومات المورد أيضا؟ لا يمكنك. وبما أن كل سجل يحتوي على حقائق حول منتج بالإضافة إلى حقائق حول مورد، فمن المستحيل حذف أحد السجلين دون حذف الآخر. لإبقاء هذه الحقائق منفصلة، اقسم هذا الجدول إلى اثنتين: الأولى للحصول على معلومات المنتج والثانية للحصول على معلومات المورد. بعد ذلك، عندما تحذف سجل منتج، يمكنك حذف الحقائق فقط حول المنتج، وليس الحقائق حول المورد.

بعد اختيار موضوع جدول قاعدة بيانات، يجب أن تخزن الأعمدة في هذا الجدول الحقائق حول هذا الموضوع الفردي فقط. على سبيل المثال، يجب أن يخزن جدول المنتجات الحقائق حول المنتجات فقط، وليس حول مورديها.

لتحديد المعلومات التي يجب تعقبها في الجدول، استخدم القائمة التي أنشأتها سابقا. على سبيل المثال، قد يتضمن جدول "العملاء" ما يلي: الاسم الأول واسم العائلة العنوان وإرسال البريد الإلكتروني والتحيات وعنوان البريد الإلكتروني. يحتوي كل سجل (عميل) في الجدول على مجموعة الأعمدة نفسها، لذلك يمكنك تخزين المعلومات نفسها تماما لكل عميل.

أنشئ قائمتك الأولى، ثم راجعها وتنقيحها. تذكر أن تكسر المعلومات إلى أصغر الحقول الممكنة. على سبيل المثال، إذا كانت قائمتك الأولية تتضمن عنوانا ك حقل، فقصمته إلى عنوان الشارع والمدينة والدولة والرمز البريدي، أو، إذا كان عملاؤك عامين، إلى المزيد من الحقول. بهذه الطريقة، على سبيل المثال، يمكنك إرسال رسائل بريدية بتنسيق صحيح أو الإبلاغ عن الطلبات حسب الولاية.

بعد تحسين أعمدة البيانات في كل جدول، تكون جاهزا لاختيار المفتاح الأساسي لكل جدول.

تحتاج إلى طريقة لتعريف كل صف في كل جدول بشكل فريد. هل تتذكر المثال السابق حيث يكون لدى عميلين الاسم نفسه؟ نظرا لمشاركة اسم، تحتاج إلى طريقة لتعريف كل اسم بشكل منفصل.

لذا يجب أن يتضمن كل جدول عمودا (أو مجموعة أعمدة) تعرف كل صف بشكل فريد. يسمى هذا المفتاح الأساسي وغالبا ما يكون رقما فريدا، مثل رقم المسمى الموظف أو الرقم التسلسلي. يستخدم Access المفاتيح الأساسية لاقران البيانات بسرعة من جداول متعددة ولإحضار البيانات معا من أجلك.

في بعض الأحيان يتكون المفتاح الأساسي من حقلين أو أكثر. على سبيل المثال، قد يستخدم جدول "تفاصيل الطلب" الذي يخزن عناصر السطر الخاصة بأوامر الشراء عمودين في المفتاح الأساسي الخاص به: "معرّف الطلب" و"مفتاح المنتج". عندما يستخدم المفتاح الأساسي أكثر من عمود واحد، يسمى أيضا مفتاح مركب.

إذا كان لديك معرف فريد للمعلومات في جدول، مثل أرقام المنتجات التي تعرف كل منتج في الكتالوج بشكل فريد، فاستخدم ذلك، ولكن فقط إذا كانت القيم تفي بهذه القواعد للمفاتيح الأساسية:

• سيختلف المعرف دائما لكل سجل. القيم المتكررة غير مسموح بها في المفتاح الأساسي.

• هناك دائما قيمة العنصر. يجب أن يكون لكل سجل في الجدول مفتاح أساسي. إذا كنت تستخدم أعمدة متعددة لإنشاء المفتاح (مثل "عائلة الجزء" و"رقم الجزء")، فيجب أن تكون القيمتين دائما موجودة.

• المفتاح الأساسي هو قيمة لا تتغير. ونظرا لأن المفاتيح تشير إليها جداول أخرى، فإن أي تغيير يتم على مفتاح أساسي في جدول واحد يعني تغييرا في كل مكان يشير إليه. تزيد التغييرات المتكررة من مخاطر الأخطاء.

إذا لم يكن لديك معرف واضح، فاستخدم رقما عشوائيا وفريدا كمفتاح أساسي. على سبيل المثال، يمكنك تعيين رقم طلب فريد لكل طلب لغرض وحيد وهو تحديد الطلب.